簡(jiǎn)論高校學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)

陳文瑤

（內(nèi)蒙古科技大學(xué)，內(nèi)蒙古 包頭 014010）

高校檔案館作為學(xué)校檔案的永久保管和利用基地，其檔案資源建設(shè)是檔案館生存發(fā)展的先決條件。豐富的檔案資源既是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，又是實(shí)現(xiàn)檔案工作“服務(wù)功能”的根本保證?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中第二條和第三條明確規(guī)定：“高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案）是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！备鶕?jù)檔案管理辦法，學(xué)校檔案分為十二個(gè)大類，主要包括黨群工作類檔案、行政管理類檔案、教學(xué)類檔案、科學(xué)研究類檔案、基本建設(shè)類檔案、儀器設(shè)備類檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案、出版類檔案、外事類檔案、財(cái)會(huì)類檔案、聲像載體類檔案和業(yè)務(wù)考績(jī)類檔案，實(shí)物類檔案為輔類。其中，高校學(xué)籍檔案是高校教學(xué)類檔案的核心部分，也是干部人事檔案的重要組成部分，它在近年來(lái)學(xué)歷認(rèn)證、征兵入伍、出國(guó)留學(xué)、干部政審、人事檔案材料補(bǔ)充等工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的佐證作用。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，國(guó)內(nèi)部分高校已建立了檔案管理系統(tǒng)，尤其是學(xué)籍檔案部分。在目前的形勢(shì)下，高校學(xué)籍檔案管理服務(wù)工作就應(yīng)適時(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，改進(jìn)服務(wù)方式，在確保學(xué)籍檔案安全的情況下，依托檔案管理系統(tǒng)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源跨地域、跨層級(jí)、跨部門、跨系統(tǒng)共享利用。

1 高校學(xué)籍檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)利國(guó)利民、惠及千秋萬(wàn)代的崇高事業(yè)。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。只有深刻認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位和獨(dú)特作用，才能更堅(jiān)定自覺(jué)做好檔案工作。

“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！庇纱丝梢?jiàn)檔案工作在高校中的重要地位和作用，高校的檔案是高校辦學(xué)過(guò)程中形成的，它除了具有檔案的一般特色外，還具有高校的特點(diǎn)。高等學(xué)校是培養(yǎng)人才的地方，也是科學(xué)知識(shí)高度濃縮的地方，所形成的檔案具有社會(huì)和時(shí)代的代表性，他們?cè)诮陙?lái)學(xué)校教育評(píng)估、項(xiàng)目審計(jì)、博士點(diǎn)申報(bào)、學(xué)歷認(rèn)證、干部政審、人事檔案材料補(bǔ)充等工作中發(fā)揮著各自的重要作用。所以提高高校全員檔案意識(shí)，就是指提高高校領(lǐng)導(dǎo)者、檔案形成者和檔案管理者對(duì)于檔案和檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)，并由此激發(fā)起來(lái)對(duì)優(yōu)化檔案管理的自覺(jué)參與和支持的熱情，在一個(gè)學(xué)校中形成一種合力。

檔案館作為集中保管檔案的機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地。檔案利用服務(wù)是檔案部門為滿足檔案利用需求向用戶提供檔案并為之服務(wù)的一項(xiàng)活動(dòng)。高校學(xué)籍檔案是指被國(guó)家招生部門正式錄取、并按規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)，取得學(xué)籍的學(xué)生在大學(xué)期間學(xué)習(xí)、生活和參加社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)形成的對(duì)學(xué)校、社會(huì)和個(gè)人具有保存價(jià)值的歷史記錄。作為高等學(xué)校檔案工作的重要組成部分，學(xué)籍檔案主要包括新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍卡片、中文成績(jī)單、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、專升本等）、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料、上級(jí)及本校有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)定、通知等文件材料，是館藏檔案中利用率最高的部分。以我校檔案館為例，2021年全年我館利用檔案人次786人次，其中學(xué)籍檔案利用人次為453人次，約占全年利用人次的57.6%，利用的目的主要集中在就業(yè)、升學(xué)、參軍、提干、出國(guó)留學(xué)、補(bǔ)充人事檔案等方面，檔案在這些方面發(fā)揮了不可替代的憑證作用。

2 高校學(xué)籍檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀

高校的檔案管理體制和檔案服務(wù)利用方式相對(duì)于當(dāng)前的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展來(lái)說(shuō)，處于相對(duì)滯后的地位。雖然目前有些高校已根據(jù)本校實(shí)際情況建立起相應(yīng)的檔案服務(wù)利用方式，但還是有部分學(xué)校由于對(duì)檔案管理的投資不足，缺乏比較完善的檔案管理體系，缺少信息化管理所需的技術(shù)設(shè)備。使得檔案服務(wù)利用還停留在半手工作業(yè)上。

目前高校的檔案館查詢學(xué)籍檔案的方式為到館查詢、自助查詢、在線預(yù)約、在線查詢、遠(yuǎn)程辦理幾種方式。高校的學(xué)籍檔案內(nèi)容均為個(gè)人信息，基于學(xué)籍檔案的特殊性和保密性，現(xiàn)大多數(shù)高校學(xué)籍檔案館查詢利用主要方式均采用本人或委托他人到館查詢。以我校檔案館為例，我校的學(xué)籍檔案查詢當(dāng)前主要查詢方式是到館查詢，將復(fù)印件提供利用者，即將檔案復(fù)印件提供給利用者，同時(shí)在復(fù)印件上加蓋檔案館公章和此件由內(nèi)蒙古科技大學(xué)檔案館提供印章。到館查詢要求本人或者委托人到館才能夠查詢利用檔案，但由于畢業(yè)生畢業(yè)后流動(dòng)性大，及近幾年受新冠疫情的影響，有近一半以上的學(xué)生是委托他人代辦。這其中新生錄取名冊(cè)、中文成績(jī)單、答辯決議書、學(xué)籍卡片、畢業(yè)生名冊(cè)是學(xué)籍檔案中利用率最高的部分。在電話咨詢過(guò)程中，有些人無(wú)法到檔案館查詢亦因各種原因不便委托他人到檔案館代為辦理，這就勢(shì)必會(huì)造成檔案的利用者與檔案工作人員溝通交流障礙，不利于檔案管理服務(wù)，故有必要研究學(xué)籍檔案查詢利用服務(wù)問(wèn)題。

3 高校學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)發(fā)展

在這個(gè)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域的時(shí)代，高校教育的深化改革，數(shù)字化、信息化與服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，已成為高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出發(fā)展目標(biāo)：“檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階。檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制進(jìn)一步完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。

近年來(lái)隨著學(xué)校教育改革的深入和招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校在管理、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、聲像等方面產(chǎn)生的各種檔案數(shù)量不斷增加，尤其是學(xué)籍檔案增加更快，同時(shí)隨著學(xué)籍檔案憑證作用的凸顯，引入遠(yuǎn)程利用服務(wù)新模式，有利于提高高校學(xué)籍檔案的利用率。因此，將學(xué)籍檔案紙質(zhì)版轉(zhuǎn)換成信息化資源，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展學(xué)籍檔案的信息化查詢可以有效地解決異地查詢的需求與到館查詢之間的矛盾，使利用者不受時(shí)間地域的限制，依托檔案信息管理平臺(tái)，根據(jù)自己需求獲取學(xué)籍檔案的復(fù)制件材料，實(shí)現(xiàn)檔案利用查詢服務(wù)，有效地提高學(xué)籍檔案的利用服務(wù)率。

3.1 開(kāi)展學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)的設(shè)想

在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)庫(kù)信息的不斷發(fā)展，電子文件數(shù)據(jù)信息量劇增，檔案信息的保存數(shù)量相應(yīng)增多，檔案工作的對(duì)象由傳統(tǒng)的載體檔案為主變成傳統(tǒng)載體檔案與數(shù)字檔案并存；檔案工作的任務(wù)由檔案實(shí)體保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體保管與檔案信息開(kāi)發(fā)并重。傳統(tǒng)的手工錄制、分類檢索、經(jīng)驗(yàn)查詢已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的檔案利用需求，借助智能信息技術(shù)，加快檔案信息儲(chǔ)存，推進(jìn)信息化建設(shè)，使數(shù)據(jù)規(guī)模和檔案存儲(chǔ)量相匹配，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)快速發(fā)展，將死板檔案變成靈活的信息，切實(shí)完善檔案信息，對(duì)龐大檔案信息進(jìn)行處理的過(guò)程中，添加一些能夠體現(xiàn)個(gè)人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像過(guò)去一樣，過(guò)于模式化。在大量的檔案信息中能夠快、全、準(zhǔn)、精地查找到所需信息，充分發(fā)揮檔案作用，對(duì)于當(dāng)前檔案利用服務(wù)非常重要。

通過(guò)校內(nèi)協(xié)同、校外兩個(gè)入口分別為在校學(xué)生和校友、用人單位等提供相應(yīng)的智能化服務(wù)，針對(duì)不同的利用者設(shè)計(jì)不同的身份認(rèn)證方式，如：在校生一卡通和密碼認(rèn)證、身份證認(rèn)證等。學(xué)籍檔案中的新生錄取名冊(cè)和畢業(yè)生名冊(cè)需要對(duì)原件進(jìn)行遮蓋處理，掃描上傳至檔案信息管理平臺(tái)；中文成績(jī)單、學(xué)籍卡片、答辯決議書不需要進(jìn)行遮蓋處理可直接掃描上傳至檔案信息管理平臺(tái)，利用者可以通過(guò)身份認(rèn)證后查詢下載打印。

3.2 開(kāi)展學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)面臨的困難

根據(jù)我?，F(xiàn)有情況，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案利用服務(wù)信息化還存在一定的困難。一是學(xué)籍檔案的數(shù)量龐大，短時(shí)期內(nèi)無(wú)法完成全部學(xué)籍檔案的全文掃描工作；二是年代比較久遠(yuǎn)的學(xué)籍檔案材料（新生錄取名冊(cè)和畢業(yè)生名冊(cè)）為手工填寫，字跡不夠清晰，填寫內(nèi)容多用省略符號(hào)，新生錄取名冊(cè)和畢業(yè)生名冊(cè)又必須對(duì)原件進(jìn)行遮蓋處理，要想實(shí)現(xiàn)文字的識(shí)別和篩選在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)有一定困難。

3.3 開(kāi)展學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)的對(duì)策

要順利開(kāi)展學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)，檔案資源的數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化利用服務(wù)，要深入調(diào)研，對(duì)目前高校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)起步比較早的高校進(jìn)行調(diào)研，實(shí)地考察其建設(shè)和使用情況，充分借鑒好的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念；要將學(xué)籍檔案全文掃描，積極實(shí)現(xiàn)檔案存量數(shù)字化，為開(kāi)展學(xué)籍檔案的利用服務(wù)信息化提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐；要加強(qiáng)檔案工作人員信息化專業(yè)技能的培訓(xùn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對(duì)檔案工作人員要求較低，而信息化利用服務(wù)不僅要求檔案工作人員具有專業(yè)技能，還要有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。

3.4 開(kāi)展學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)安全

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：“提升檔案數(shù)字資源安全管理能力。健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系”。實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)固然有諸多重要意義，但安全問(wèn)題是不容忽視的，建立數(shù)據(jù)安全管理制度、開(kāi)展安全教育培訓(xùn)，更要采取相應(yīng)的技術(shù)保障檔案信息平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案的信息化建設(shè)是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，高校學(xué)籍檔案的信息化利用服務(wù)是高校檔案信息化的重要組成部分，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，持續(xù)強(qiáng)化檔案數(shù)字資源安全管理能力，不斷健全檔案安全防護(hù)體系，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，進(jìn)而提高高校檔案管理水平。