檔案管理社會化問題初探

劉月星

摘 要：進(jìn)入新世紀(jì)之后，我國的社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)開始引起社會各界的高度重視。檔案記載著歷史信息，其重要性不言自明，加強(qiáng)檔案管理是時代的需要。在當(dāng)前形勢背景下，實現(xiàn)檔案管理社會化是大勢所趨。這是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展的具體表現(xiàn)。筆者結(jié)合已有的經(jīng)驗，略談幾點實現(xiàn)檔案管理社會化的對策，意在起到拋磚引玉之用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；社會化；對策

1 目前檔案管理社會化的一些具體表現(xiàn)

1.1 集中統(tǒng)一的管理體現(xiàn)社會化

目前來說，提到檔案管理的社會化，大多數(shù)的人都會想到目前對檔案集中統(tǒng)一管理的現(xiàn)象，顯然這就是檔案管理社會化的最明顯的特征和開端，對檔案統(tǒng)一集中的管理，能使檔案管理變得更加科學(xué)有序。如果不同的檔案分散在不同的地方，我們就不能很快的實現(xiàn)信息的收集和匯總，會經(jīng)常出現(xiàn)一些不可避免的混亂現(xiàn)象，也會出現(xiàn)檔案丟失不全的現(xiàn)象，這對于檔案管理是很不利的。

1.2 檔案管理正向高效科學(xué)的方向發(fā)展

在進(jìn)行檔案管理的時候，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)存在著很多的困難，例如在管理的過程之中無法確保信息的完整以及安全，但是檔案管理的社會化就會很好的避免這些問題。檔案管理的社會化現(xiàn)象表現(xiàn)為管理方式以及手段的科學(xué)化以及高效化，它往往會通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成數(shù)據(jù)化的管理工作，這樣做的好處是使得檔案管理的工作效率得到了很大的提高。不僅如此，科學(xué)高效率的管理方式還能夠方便大家對于檔案信息的查閱，這就使得我們對一些流動的檔案管理更加方便，一些繁瑣的工作就可以通過科學(xué)的計算機(jī)管理系統(tǒng)來完成，減少了人工的工作量。

1.3 自帶檔案的現(xiàn)象依然存在但此現(xiàn)象應(yīng)該杜絕

在企業(yè)服務(wù)工作時，應(yīng)注意到一個問題，就是在進(jìn)行檔案管理的時候，如果出現(xiàn)自帶檔案的情況，檔案管理工作就會變得更加麻煩，這主要的原因就是因為自帶檔案更容易造成檔案的流失。例如一個員工的檔案對于每一個員工來說都是很重要的，一旦丟失就會讓員工在今后的工作之后遇見更多的問題，所以我們一定要確保員工檔案的安全，杜絕員工自帶檔案的現(xiàn)象。

2 檔案管理的重要性及其社會化可行性

2.1 分析檔案管理的重要作用

檔案管理是一個單位管理中一個很重要的部分。例如，人事檔案管理正是檔案管理中一個很重要的部分，一個員工的檔案記錄著這個員工的重要信息以及憑證，我們必須對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。在現(xiàn)在的市場之中，員工的流動性是很大的，那么也就造成了檔案的流動性也越來越大，在這樣的情況下如果不采取有效的方法對檔案進(jìn)行管理就會帶來很多的麻煩和不便。檔案管理要保證信息的真實性，也要保證檔案的安全，嚴(yán)格有序的檔案管理是一個單位中一個必不可少的工作部分，對檔案的管理絕對不能輕視。我們要對檔案進(jìn)行合理的管理這樣才能減少員工與企業(yè)之間的矛盾，也能減少員工之間的人事糾紛。

2.2 檔案管理社會化需要技術(shù)支持

在經(jīng)濟(jì)科技都快速發(fā)展的今天我們必須知道檔案管理的社會化需要技術(shù)作為支持，只有信息技術(shù)取得了高速的發(fā)展，檔案管理才能更快更好地發(fā)展和進(jìn)步。檔案管理人員在信息技術(shù)的幫助之下可以更快地取得一些必要的信息，方便了對檔案信息的核對以及查看，并且還可以通過反饋機(jī)制，高效快速的完成信息的反饋工作，提高工作的效率。

2.3 使用合適的手段并營造良好的市場環(huán)境

全球化越來越明顯的今天，一個單位的業(yè)務(wù)范圍也在不斷地擴(kuò)展，隨之而來的就是檔案工作的復(fù)雜化，要更好的完成檔案管理的工作就需要我們在進(jìn)行檔案管理的時候采取一些更為先進(jìn)的手段和方法。目前來說人力資源與管理工作之間存在著越來越嚴(yán)重的矛盾，我們在進(jìn)行管理的時候就要注意減弱這兩者之間的矛盾，這時就需要我們采取一些更為有效的措施和手段。

人們對于檔案管理的重要性有了更深的認(rèn)識，隨著國家一級各地方的相關(guān)政策的出臺，涌現(xiàn)出了越來越多的檔案管理中介機(jī)構(gòu)，并且檔案管理的市場也在不斷地擴(kuò)大。面對這樣的情況，我們應(yīng)該意識到構(gòu)建一個良好的市場氛圍以及有序的市場秩序是很重要的，并且在服務(wù)的過程之中，也應(yīng)該要有意識地提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，全面提高檔案服務(wù)中介的綜合能力和水平。

3 檔案管理社會化的對策分析

3.1 構(gòu)建多元主體互動機(jī)制

一直以來，檔案管理都是由公共部門來執(zhí)行的，說到底還是以政府為主導(dǎo)，社會大眾和其他社會力量在此過程中難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。隨著時代的變遷，政府在檔案管理中占據(jù)絕對主導(dǎo)地位的行為已經(jīng)難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。國外的新公共管理思想理論對實現(xiàn)檔案管理社會化大有啟發(fā)。在檔案管理社會化過程中，檔案部門要打造檔案管理事業(yè)的多元化主體，構(gòu)建一個由檔案部門、社會大眾和其他社會力量共同組建、一起發(fā)揮作用的管理機(jī)制，而且這些多元主體要結(jié)合具體的檔案管理事務(wù)進(jìn)行有效互動和及時溝通，通過互相理解來兼顧各方的利益，實現(xiàn)對檔案事業(yè)的大力支持。檔案部門也要正確定位自己的角色，發(fā)揮協(xié)調(diào)中和作用，均衡社會大眾和其他社會力量的利益。

3.2 引入科學(xué)有效競爭機(jī)制

要想激發(fā)某項事業(yè)的活力，需要適當(dāng)引入競爭機(jī)制。檔案管理主體多元化互動機(jī)制為良性競爭創(chuàng)造了良好的條件。競爭代表著強(qiáng)弱之分，但是也激發(fā)了創(chuàng)新。在傳統(tǒng)“官僚制”視域下，檔案部門一般不重視引入先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念，不重視社會大眾對檔案事業(yè)的訴求。引入競爭機(jī)制，一是可以激發(fā)檔案部門主動提升自己的業(yè)務(wù)能力，比如完善館藏結(jié)構(gòu)、充實館藏量，竭力為社會提供良好的檔案服務(wù)，二是激發(fā)檔案部門創(chuàng)新管理方式和管理理念。具體而言，檔案部門在管理檔案事業(yè)時，要與社會力量進(jìn)行良性競爭，獲得社會大眾對檔案事業(yè)的滿意度；其次，要在不同等級的檔案部門之間參與競爭，主動提升自身的形象，創(chuàng)造良好的口碑；再次，檔案部門也要在內(nèi)部引入競爭機(jī)制，促使工作人員進(jìn)行競爭，激發(fā)他們主動尋求更好的檔案管理方案。

3.3 建立暢通無阻溝通渠道

要想順利實現(xiàn)檔案管理社會化，需要檔案部門與社會大眾進(jìn)行密切交流與溝通。毫無疑問，交流渠道不順暢可能會導(dǎo)致檔案部門的管理方式不符合社會發(fā)展需求，也導(dǎo)致檔案部門可能無法及時提供社會大眾所需要的檔案服務(wù)，就算提供了一些檔案服務(wù)，也可能會因為信息不對稱而不被社會大眾所接受，這些都會造成資源浪費，影響檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。有鑒于此，檔案部門與社會大眾之間要建立起暢通無阻的溝通渠道，使檔案管理進(jìn)程與社會接軌，相輔相成、相互促進(jìn)。具體而言，檔案部門可以通過電話、訪談、電子郵件、微信等調(diào)查方式來獲得相關(guān)信息，了解社會大眾對檔案事業(yè)的需求，檔案部門還要及時更新自己的官方網(wǎng)站，及時回復(fù)社會大眾的留言，形成良好的雙向反饋渠道。

4 結(jié)束語

總之，在新時期背景下，檔案工作必須從重“藏”轉(zhuǎn)變?yōu)橹亍坝谩保獜臑樯俨糠秩朔?wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?wù)，所以實現(xiàn)檔案管理社會化已是大勢所趨。檔案的管理對于一個單位來說是很重要，對檔案進(jìn)行科學(xué)有序的管理，能夠為將來的工作減少很多的阻礙和麻煩，也能夠更好地保證員工的權(quán)益。檔案部門要按照這個方向不斷探索，提高管理水平，力爭在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中做出更大貢獻(xiàn)。

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