網(wǎng)絡(luò)時代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

祝英姿

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各種高端技術(shù)走入了人們生活和工作的各個角落，同時也為事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作至關(guān)重要，關(guān)系到事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展速度和品質(zhì)。本文按照事業(yè)單位實際發(fā)展情況進(jìn)行研究活動，分析其內(nèi)部檔案管理工作的詳細(xì)內(nèi)容，研究數(shù)字化檔案管理方案的獨特優(yōu)勢，深入研究在網(wǎng)絡(luò)時代不斷完善檔案管理工作的策略，希望能給相關(guān)工作者提供一些啟迪和幫助。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時代;事業(yè)單位;檔案管理;發(fā)展策略;具體方案

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展和社會信息化趨勢逐漸加強的新時期，事業(yè)單位的相關(guān)工作人員必須積極研究新時期的發(fā)展要求，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的獨特優(yōu)勢，不斷改革整體的管理形式，調(diào)整檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而有效提升檔案管理工作的效率和品質(zhì)，為事業(yè)單位其他工作的順利開展提供資料支撐。

一、簡述檔案管理工作的具體內(nèi)容

檔案管理工作，顧名思義是指整理檔案資料、管理檔案室（檔案館）以及進(jìn)行相關(guān)的檔案收集、管理和應(yīng)用等工作。事業(yè)單位必須應(yīng)用科學(xué)合理的方式完成檔案管理任務(wù)，在進(jìn)行檔案管理工作時，工作人員需要接受所有的資料信息，完成整理收集工作，保管重要的信息資料，完成編目檢索工作和一系列服務(wù)工作。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的基本模式為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理相融合，這種模式能在一定程度上保障留存資料的精準(zhǔn)性，避免重要信息被丟失或竊取，保證檔案室的信息資料為事業(yè)單位建設(shè)工作提供實際幫助。

二、事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時出現(xiàn)的漏洞

1.工作人員沒有從根本上重視檔案管理工作

事業(yè)單位的工作任務(wù)很多，包含的內(nèi)容豐富，相關(guān)負(fù)責(zé)人非常重視事業(yè)單位的日常管理工作，將工作重心轉(zhuǎn)移到了財務(wù)監(jiān)管工作當(dāng)中，完全忽視檔案管理對事業(yè)單位建設(shè)的直接影響。工作人員也未從根本上重視檔案管理工作，導(dǎo)致各部門之間并未通力合作，沒有積極配合檔案室的相關(guān)管理要求，協(xié)調(diào)性較差，最終導(dǎo)致檔案保存、監(jiān)管和使用工作出現(xiàn)諸多漏洞。

2.整體的資料管理系統(tǒng)不完善

根據(jù)目前的發(fā)展情況來看，絕大多數(shù)事業(yè)單位都缺少完整的檔案管理工作體制。有些事業(yè)單位甚至沒有建立檔案資料室，也未分配專業(yè)的檔案管理人員。負(fù)責(zé)檔案收集、管理和保存的工作者同時也負(fù)責(zé)其他工作，導(dǎo)致檔案管理人員沒有充分的精力完成相應(yīng)的工作，經(jīng)常會出現(xiàn)人為失誤，不僅加劇檔案資料保存和管理的工作難度，還影響檔案監(jiān)管工作的速度和品質(zhì)，無法充分發(fā)揮重要信息資料的作用。因此，事業(yè)單位的相關(guān)工作者一定要重視檔案信息資料的整理和保存工作，利用新時代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的便利條件，不斷調(diào)整資料室的管理系統(tǒng)，聘用更專業(yè)的工作人員進(jìn)行相關(guān)的管理工作，提升檔案管理工作的自動化水平，不斷提高檔案資料管理的效率和品質(zhì)。

3.信息化程度偏低

雖然現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展得越來越快，高新技術(shù)被應(yīng)用到日常生活和工作當(dāng)中，但是一些單位并沒有摒棄傳統(tǒng)的工作方法，仍然選擇使用紙質(zhì)檔案，每天收集、整理、保存大量的紙質(zhì)資料，不但會消耗大量的人力和時間，而且還會花費很多不必要的資金。隨著事業(yè)單位工作年限的增加，紙質(zhì)檔案資料越來越多，管理員的工作量越來越大，工作時間長且效率低。信息化時代，數(shù)字化檔案管理模式已脫穎而出，事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，積極應(yīng)用數(shù)字化管理模式，摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理法，建設(shè)更符合時代發(fā)展要求的工作模式。

4.檔案資料查詢效率偏低

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高，人民生活水平逐漸提升，大家對生活品質(zhì)的要求也越來越高。事業(yè)單位也緊隨時代發(fā)展步伐，積極應(yīng)用高新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時，利用高新設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案管理中的各個環(huán)節(jié)，不斷完善檔案編目、管理和審核工作，但并未改變檔案查詢工作形式。某些事業(yè)單位工作人員整理重要的信息資料時，并未更換檢索和查詢技術(shù)，導(dǎo)致檔案資料查詢效率偏低。為提升查詢和檢索速度，工作人員需要不斷完善編目工作，提升編目水平，一旦編目技術(shù)和查詢技術(shù)不相符，將無法充分發(fā)揮編目技術(shù)的價值和作用，影響實際的查詢效果，甚至有可能阻礙正常工作的順利完成。

三、利用網(wǎng)絡(luò)時代的便利條件完成事業(yè)單位檔案管理工作的實際意義

1.提高檔案工作管理的實際效率和品質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)新時代，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、整理、分析研究和保存單位內(nèi)部的重要信息資料，能大幅度增強檔案工作管理水平，增強管理的強度和效果，確保各部門間能夠協(xié)調(diào)發(fā)展，有利于事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。新時期，各大高新技術(shù)層出不窮，推動了各行各業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理監(jiān)管方案，可以真正解決資料丟失、損壞等問題。積極應(yīng)用高新技術(shù)，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時應(yīng)用數(shù)字化的軟件或系統(tǒng)，不但能大幅度提高檔案整理速度，提高歸檔和查詢效率，還能有效節(jié)省檔案的儲存空間，打造檔案信息化管理模式，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打造在線傳輸系統(tǒng)，完成事業(yè)單位重要信息資料的共享要求，提升檔案管理的效率和品質(zhì)。

2.優(yōu)化檔案管理工作體制

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的新時期，事業(yè)單位利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，不斷完善檔案室內(nèi)部的信息資料，了解工作人員的實際工作情況和最終的工作成果，對工作人員進(jìn)行正確評價，不斷調(diào)整人員分配，優(yōu)化檔案資源管理工作，加強各部門之間的聯(lián)系，在大家的共同努力下，不斷提升檔案管理水平。

3.完善事業(yè)單位辦公模式

生活在信息化時代，想要趕上時代發(fā)展潮流，提高工作效率和水平，就必須要積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時應(yīng)用高新技術(shù)，使用新型的高端工作設(shè)施，打造新穎的資料管理形式，增加檔案管理室的實際作用，能在一定程度上推動事業(yè)單位建設(shè)的飛速發(fā)展。

四、網(wǎng)絡(luò)時代增強事業(yè)單位檔案監(jiān)管工作成效的策略

新穎的數(shù)字化檔案監(jiān)管形式脫穎而出，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用該管理模式能大幅度提升其自動化辦公水平，提高工作效率。事業(yè)單位管理重要信息資料時利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷優(yōu)化整合相關(guān)的信息資料，應(yīng)用數(shù)字化管理模式能不斷優(yōu)化單位內(nèi)部的人員分配效果，提升單位軟件設(shè)施和硬件設(shè)備的更換速度，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，將重要的信息資料以數(shù)字化形式保存到計算機中。工作人員可以突破時間和空間限制，隨時隨地調(diào)取工作所需要的信息資料，節(jié)省時間，減少檔案調(diào)取的工作成本，提高實際工作的速度和品質(zhì)。事業(yè)單位可以利用數(shù)字化檔案處理技術(shù)，打造信息資料的共享平臺，將所有重要資料保存起來，減少因保存不當(dāng)造成的資料丟失問題，為事業(yè)單位的后續(xù)工作提供充足且完備的信息資料?？偠灾W(wǎng)絡(luò)時代提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的策略非常多，必須更新檔案管理模式，打造信息化平臺，才能不斷提升事業(yè)單位的檔案管理工作水平。

1.高度重視檔案管理工作，重視細(xì)節(jié)性問題

事業(yè)單位工作人員一定要積極轉(zhuǎn)變工作態(tài)度和思想觀念，高度重視單位的檔案管理工作，深入了解新型檔案管理形式的優(yōu)勢，積極參加單位組織的各種專業(yè)性培訓(xùn)，學(xué)習(xí)和了解更多先進(jìn)的知識和高新技術(shù)，掌握更多專業(yè)的技術(shù)手段，不斷提高檔案管理工作的效率和水平，組建一個具有高素質(zhì)、高能力的管理團(tuán)隊。同時，事業(yè)單位要調(diào)整數(shù)字化檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，根據(jù)單位建設(shè)的實際情況和檔案管理工作現(xiàn)狀，應(yīng)用科學(xué)合理的管理形式，用高端的信息管理技術(shù)和軟硬件設(shè)備，在保證事業(yè)單位正常生產(chǎn)工作的基礎(chǔ)上，增強實際工作效果。除此之外，應(yīng)用自動化管理模式的過程當(dāng)中，檔案管理者一定要重視細(xì)節(jié)問題，嚴(yán)格把控每個檔案管理環(huán)節(jié)，重視檔案資料的整理、收集、錄入、歸檔、編目、檢索等各個環(huán)節(jié)。檔案管理人員必須要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行操作，防止出現(xiàn)檔案丟失、信息資料泄露等嚴(yán)重問題。以醫(yī)療器械檢驗所為例，醫(yī)療器械所一定要高度重視相關(guān)資料的驗收和保管工作，保存所有機械設(shè)施的相關(guān)證件和復(fù)印件，保證大型醫(yī)療器械資料數(shù)據(jù)的完整性，提升器械所檔案管理工作的規(guī)范性。需要特別注意的是，一定要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止犯罪分子偷盜、移除或更改重要的信息資料，保證單位工作的順利進(jìn)行。

2.提高檔案的信息化管理效果，提高資料庫的安全性

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，有的人將網(wǎng)絡(luò)區(qū)域當(dāng)成了法外之地，在網(wǎng)絡(luò)世界中進(jìn)行各種違法行為。因此，事業(yè)單位一定要提高自動檔案管理工作的安全性，積極應(yīng)用區(qū)塊鏈的去中心化技術(shù)，加大對檔案信息資料的保護(hù)力度。相關(guān)工作人員可以設(shè)置專屬的登錄賬號和特別的登錄密碼，完善每一位工作人員的具體信息，及時驗證登錄者的身份，監(jiān)督檔案資料查詢者的實際操作情況。而且，檔案工作者在整理重要的信息數(shù)據(jù)時，必須明確檔案管理工作要求和檔案使用的具體限制標(biāo)準(zhǔn)，保障相關(guān)信息資料的安全，提高事業(yè)單位檔案管理效果。同時，檔案工作人員可以在檔案管理系統(tǒng)中安裝防火墻技術(shù)，利用加密手段保護(hù)重要信息資料，防止檔案系統(tǒng)遭遇黑客或病毒攻擊。工作人員必須保存好檔案備份，提高重要檔案資料的使用效率，盡可能減少數(shù)據(jù)資料遺失的概率，加強對檔案信息數(shù)據(jù)的保護(hù)力度，有效提升事業(yè)單位檔案管理效果。

3.應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式，減輕管理難度

事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容非常多，工作難度大。工作人員在數(shù)字化檔案中查詢所需信息時，一旦操作不當(dāng)就有可能銷毀或者更改原有的資料信息。因此，相關(guān)工作人員一定要認(rèn)真完成工作任務(wù)，在紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子資料的過程中，必須提前歸納總結(jié)原始的信息資料，將各種不同的信息資料分門別類，做好檔案編碼工作，為資料轉(zhuǎn)化工作奠定良好基礎(chǔ)，保證負(fù)責(zé)錄入的工作人員能夠?qū)⑺匈Y料對號入座，提升資料的精準(zhǔn)性和完整性。以醫(yī)療器械所的工作為例，醫(yī)療器械所在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時，為了減輕管理工作難度，一定要完成建檔說明工作，指派專業(yè)人員保管檔案說明書，不斷更新說明書上的說明資料。一旦出現(xiàn)管理人員的變動問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人一定要重視交接工作，認(rèn)真監(jiān)督資料管理人員，確保其完成所有的交接手續(xù)，防止出現(xiàn)檔案室資料的遺失或損毀問題。在建設(shè)檔案管理工作體系時，應(yīng)用自動化檔案管理方法提升工作人員對檔案資料管理工作的重視程度，提高工作人員的管理能力，能夠在一定程度上減輕后續(xù)的檔案管理難度，提高實際的檔案管理水平。

此外，事業(yè)單位一定要根據(jù)本行業(yè)的發(fā)展特征和時代發(fā)展要求，打造完備的自動化檔案管理模式，不斷完善檔案資料的監(jiān)管方案，確保自動化檔案管理模式充分發(fā)揮其價值和作用，提升檔案管理工作的實際速度和效果。同時，一定要在數(shù)字化檔案管理體制中建立數(shù)據(jù)庫搜索引擎，保證檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)都能順利完成，加強各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，提升每一個工作環(huán)節(jié)的速度和品質(zhì)，進(jìn)而大幅度提升整體工作效率，推動事業(yè)單位工作的開展和進(jìn)步。

4.提升自動化檔案建設(shè)速度，打造高水平的工作團(tuán)隊

在創(chuàng)新檔案管理形式過程當(dāng)中，一定要積極應(yīng)用自動化檔案管理模式，重視紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子版檔案的過程。相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化過程中，一定要根據(jù)紙質(zhì)版檔案的記錄規(guī)則完成相應(yīng)的記錄工作，防止出現(xiàn)重要信息遺漏問題。事業(yè)單位想要提升發(fā)展速度和工作效率，就必須要緊跟新時期的發(fā)展步伐，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息平臺，整合重要的信息資料，落實信息化和數(shù)字化檔案管理體制。在進(jìn)行檔案管理工作時，一定要明確每一位工作人員的具體職責(zé)，分配好每一位工作人員的任務(wù)。同時，事業(yè)單位在選擇檔案管理工作者時，一定要遵守考核制度，保證上崗人員的綜合素質(zhì)符合檔案管理要求，打造一支符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的高素質(zhì)工作團(tuán)隊，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的自動化水平，加強檔案管理的秩序要求，減少不必要的管理環(huán)節(jié)，不斷提升網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位管理工作的實際效果。

此外，一定要大力進(jìn)行改革活動，應(yīng)用新穎的檔案管理方案，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷提高對檔案信息資料的分析、研究和數(shù)據(jù)處理能力。具體來講，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案影像管理工作，增加檔案資料的備份，提升檔案資料的精確性和安全性。工作人員在整理資料的過程當(dāng)中，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效完成分類工作，打造具有綜合性質(zhì)的檔案信息資料庫。工作人員一定要加大對網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系的研究和研發(fā)力度，大幅度提高對影像資料、圖像資料的管理能力，及時更新和完善各種新產(chǎn)品的數(shù)據(jù)信息，妥善保管工作所需要的各種證明類文件，為事業(yè)單位工作的正常運行提供保障。

5.高度重視檔案編目工作，提升檔案檢索速度和品質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，檔案編目工作至關(guān)重要，完善的搜索機制能夠有效提高檔案檢索工作的效果。因此，工作人員一定要充分應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新編目檢索機制，調(diào)整事業(yè)單位內(nèi)部的搜索方法，保證工作人員能夠隨時隨地進(jìn)行檢索工作。與此同時，一定要增強檔案管理各部門之間的聯(lián)系，確保所有工作都能夠順利進(jìn)行，提高檔案管理的實際效率。

五、結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)時代應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式代替紙質(zhì)檔案管理模式，能夠加快事業(yè)單位檔案管理工作的更新速度，引進(jìn)更多先進(jìn)技術(shù)和高端設(shè)備，提高實際工作效率。目前，有些事業(yè)單位在整理和保存重要信息資料時，仍然存在很多問題，工作人員并未高度重視檔案管理工作，未能充分發(fā)揮新型管理方案的優(yōu)勢。因此，相關(guān)工作人員一定要積極探索有效的管理策略，充分利用高新技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，完善檔案資料管理系統(tǒng)，確保核心檔案資料信息不被丟失或竊取，提高工作人員檔案資料管理能力，推動事業(yè)單位工作的開展和進(jìn)步。

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（作者單位：曹縣醫(yī)養(yǎng)結(jié)合服務(wù)中心）