發(fā)揮干部人事檔案在人力資源管理中的作用淺析

摘 要：借助干部人事檔案，通過檔案信息查詢、利用，可推動人力資源精細化管理，做到人盡其才、才盡其用，優(yōu)化人力資源配置。本文以臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心為例，結合干部人事檔案管理工作實際，簡要分析了干部人事檔案管理與人力資源管理二者之間的關系，闡述了干部人事檔案在人力資源管理中的價值和作用，提出了新時代改革干部人事檔案管理，更好地發(fā)揮其作用的建議。

關鍵詞：檔案管理;人事檔案;人力資源配置

干部人事檔案是指各級黨委（黨組）組織人事等部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法及家庭狀況、社會關系等系列情況的歷史記錄材料。主要包括履歷類、自傳類、鑒定考察類、學歷類、政審類、黨團類、獎勵類、處分類、任免類，以及其他類等[1 ]。干部人事檔案在打造高素質人才隊伍方面發(fā)揮著極其重要作用。人才是機關、企事業(yè)單位發(fā)展進步的關鍵性因素，也是事業(yè)發(fā)展最為活躍的因素[2 ]。借助干部人事檔案，通過檔案信息查詢、利用，可以推動人力資源精細化管理，做到人盡其才、才盡其用、用當其時，優(yōu)化人力資源配置。

本文以臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心為例，探討新時代干部人事檔案在人力資源管理中的價值發(fā)揮問題。臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心（以下簡稱“中心”）于2019年8月設立，由臨沂市公路局、市農村公路管理處、市高速公路建設辦公室、市公路局檔案館等10余家單位整合組建，是市政府直屬事業(yè)單位，主要負責公路建設、管理、應急處置等項工作。

1 干部人事檔案管理與人力資源管理的關系

公路事業(yè)類機關單位中，人力資源結構十分復雜，既有行政編制，也有事業(yè)編制，還有臨時聘用人員，做好各類人力資源優(yōu)化配置，十分重要。高效的人力資源管理是建立在事業(yè)發(fā)展對人力資源需求基礎之上，根據事業(yè)發(fā)展現實情況，以及人才需求進行合理人才配置，實現人力資源配置最優(yōu)化[3 ]。此外，還需根據事業(yè)發(fā)展需要，培養(yǎng)相應的管理類、專業(yè)型人才，鼓勵單位從高校或人才市場引進所需的不同類型人才。干部人事檔案作為人力資源管理工作的重要組成部分，全面記錄了單位所有類型員工的年齡、學歷、性別、專業(yè)等基本信息，通過數據分析整合，能夠及時發(fā)現單位亟需人才，也可發(fā)現員工的某些方面專長、潛力，從而為崗位調整、人才資源配置，甚至是引進人才等提供精準服務。完善的人事檔案內容可為單位人力資源管理部門提供寶貴人事信息，精準掌握人員整體素能，作出客觀、準確評價，在崗位調整、升職加薪等方面都發(fā)揮重要作用。

綜上可見，干部人事檔案管理與人力資源管理之間有著密切關聯性。干部人事檔案管理工作是人力資源管理的重要內容之一，是人力資源管理的重要參考依據，也是提高人力資源管理工作質量和效率的重要手段;人力資源管理則是形成干部人事檔案的重要來源和前提。

2 干部人事檔案管理對人力資源管理的主要作用

2.1 提高人力資源管理工作效率

人力資源管理效率是指人力資源有效利用的程度。即，擁有的人力資源圍繞單位績效所做出有效貢獻的程度。影響人力資源管理效率的因素主要包括系統(tǒng)、素質、匹配和激勵四個主要因素。干部人事檔案反映了所有人員的學歷、經歷，用人單位或部門通過查閱干部人事檔案，便可全面了解其綜合情況和能力，通過干部人事檔案查閱適時實地地干預人力資源管理，也可根據干部人事檔案掌握所擁有的人力資源結構是否科學合理，還可以根據干部人事檔案分析人員技能與崗位匹配程度;當然，也可根據干部人事檔案掌握其個性專長，采取相應的激勵措施，從而達到人盡其才、才盡其用的預期效果。

2.2 保障人力資源信息的真實性

高質量的干部人事檔案管理，尤其是通過“三齡兩歷一身份”審核的檔案，能夠顯著增強單位人力資源數據信息的真實性、可靠性，幫助用人單位在其發(fā)展、壯大過程中全面把握已有員工總體業(yè)務素能，并根據干部人事檔案將新進人員分配至合適崗位，可顯著提升人力資源管理工作質量和效率[4 ]。例如，中心掛牌成立后，為了有效保障25個內設科室工作的開展，對傳統(tǒng)紙質人事檔案進行了數字化更新，建立一人一檔，尤其是補充和完善了聘用人員人力資源檔案信息，并利用數字備份技術，防止病毒入侵或人為惡意篡改干部人事檔案信息失真問題。

2.3 確保人才招聘的科學性

通過干部人事檔案數據分析，可及時掌握當年即將退休人員數量，根據空編情況或人才結構分析，幫助事業(yè)單位招收到對口專業(yè)、高素質型亟需人才，使人才引進更具針對性、科學性。如中心掛牌成立以來，先后通過人才招聘、人才引進多名專業(yè)人才，及時補充到用人崗位一線，效果較好。因此，干部人事檔案在人才招聘前后都會發(fā)揮極其重要的價值和作用。招聘前，通過干部人事檔案預測單位人才缺編數量，也可通過當前單位發(fā)展方向，尤其是新拓展業(yè)務的綜合分析，研判未來發(fā)展對人才需求的數量和類型，使人才招聘工作更具針對性。招聘后，根據應聘人員干部人事檔案，掌握其學歷、經歷和能力情況并進行分析，進行差異化訂單式崗位培訓，為新入職人員量身制定培訓計劃和內容，并安排到相應崗位工作。

2.4 彌補人力資源管理短板弱項

干部人事檔案的真實性、完整性也是彌補或改善用人單位人力資源管理短板的重要參考依據，使人力資源管理能夠始終圍繞用人單位的業(yè)務發(fā)展、改革轉型需要，為用人單位提供源源不斷的高素質型人才隊伍[5 ]。目前，普遍存在人力資源開發(fā)形式單一，人員交流不暢，人才資源評估不規(guī)范，人才競爭機制不科學等問題。通過干部人事檔案管理，利用大數據分析，全面掌握人力資源優(yōu)勢或不足等現狀，有利于發(fā)揚優(yōu)勢，彌補不足;根據干部人事檔案信息分析，把握崗位人才缺口或冗余情況，及時引進或交流，采取科學人才評估機制，防止出現人才短缺或人浮于事現象。

2.5 利于內部人力資源相互交流

人才資源合理流動是提升人力資源管理的重要手段和現實表現。由于各個崗位的工作性質不同、專業(yè)要求不同，以及薪酬待遇不同等，導致長期以來用人單位存在著人才交流難的現象，制約了單位事業(yè)的科學發(fā)展。通過干部人事檔案管理，將不同部門人才結構進行數據分析，為其制訂職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供精準依據，也為用人部門人才交流打消思想顧慮，真正使人才流起來、動起來，做到人崗相適。

3 改革干部人事檔案管理適應人力資源管理的途徑

新《檔案法》的修訂，突出將“檔案信息化建設”作為重要一個章節(jié);《干部人事檔案工作條例》的頒布，明確提出要推動干部人事檔案工作“科學化、制度化和規(guī)范化”建設。這些新變化、新情況為做好新時代干部人事檔案管理工作提出了新的要求。我們應認清新情況、新形勢，采取積極有效的措施，推進干部人事檔案管理工作，更好地適應新形式新變化新要求。

3.1 創(chuàng)新管理體制，全面推進干部人事檔案管理科學化

一是始終堅持黨管干部原則。黨政軍民學、東西南北中，黨是領導一切的。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作應堅定黨管干部原則，主動接受單位黨委（黨組）對干部人事檔案工作的領導和監(jiān)督，并將干部人事檔案管理工作納入單位干部人事工作的重要議事日程，從上到下營造重視干部人事檔案管理的濃厚氛圍。二是始終堅持以人為本原則[6 ]。事業(yè)單位干部人事檔案作為國家檔案的重要組成部分之一，也屬于黨和國家的秘密，干部人事檔案工作的透明度不高，長期以來不為外界所熟悉。為此，可借鑒國外發(fā)達國家的先進經驗，大力推進干部人事檔案透明度改革，牢固樹立“以人為本、立檔為民”理念，在保護個人隱私基礎上，進一步擴大干部人事檔案透明度和利用效率，充分發(fā)揮其在薪酬調整、轉正定級、干部入職中的重要作用，保障職工權益[7 ]。三是始終堅持“一盤棋”管理原則。中心內設科室多、職能多、人員多，傳統(tǒng)的“同工同酬”管理模式難以調動員工的積極性。因此，可在單位內部實行檔案管理“一盤棋”，設立專門的檔案管理機構或部門統(tǒng)一管理，統(tǒng)一檔案管理標準和要求，根據黨管干部的原則，根據其干部身份、事業(yè)編制身份、臨時聘用等不同，采取對應的統(tǒng)一管理、分類施策模式，建立更為精細、科學的人事檔案管理模式。

3.2 強化管理剛性，全面實行干部人事檔案管理制度化

一是健全規(guī)章體系。事業(yè)單位等用人部門應根據新修訂的《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案造假問題處理辦法（試行）》，以及《勞動法》《事業(yè)單位人事檔案管理條例》，進一步明確事業(yè)單位干部人事檔案管理部門及工作人員的工作職責，細化人事檔案歸檔范圍、保存期限，全面推動事業(yè)單位人事檔案法治化管理。二是完善制度體系。主要是圍繞事業(yè)單位檔案管理的相關規(guī)定，積極探索新形勢下干部人事檔案管理規(guī)章制度，嚴格照章辦事。具體來說，當前需要健全完善的規(guī)章制度包括干部人事檔案收集整理制度，要結合事業(yè)單位人事檔案管理實際，建立科學、有效、合理的材料收集機制，堅持定向收集與全面收集、長期收集與隨時收集相結合。還應建立信息化管理制度[8 ]。新修訂的《檔案法》明確將檔案信息化建設作為一項重要內容，這是滿足信息化時代發(fā)展的現實需要。應重點做好信息化干部人事檔案錄入、維護和管理，確保干部人事檔案信息真實、準確、完整。還要建立服務利用制度。正確處理好保密與利用之間的關系，從制度體系上規(guī)范干部人事檔案管理利用。利用先進的信息技術，通過身份認證或審批實現在線查詢，提高檔案利用效率。三是建立監(jiān)督體系。事業(yè)單位上一級行政管理部門應加大對各事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度，進一步督促其落實相關規(guī)章制度[9 ]。另一方面，應賦予干部人事檔案部門及人員一定的管理權力，保障人事檔案當事人必要的知情權。此外，應建立健全考核機制，將干部人事檔案管理工作與單位其他業(yè)務工作一道考核，同部署、同落實、同檢查、同考核，強化考核結果應用，樹立目標導向。

3.3 拓寬管理方式，全面加強干部人事檔案管理規(guī)范化

一是加快干部人事檔案信息化進程。信息化時代，需要充分利用計算機、網絡信息技術，突破傳統(tǒng)干部人事檔案管理藩籬，加快單位干部人事檔案數據庫建設，加快推進館藏干部人事檔案信息系統(tǒng)建設。此外，以滿足外部需要為契機，積極開發(fā)干部人事檔案服務系統(tǒng)，通過掃描個人簡歷、個人經歷、任免材料等信息，通過技術手段，在法律法規(guī)允許范圍內通過社保號碼或身份證號碼實現檔案信息查詢，為干部人事調動、選拔、任用等提供支持。二是規(guī)范干部人事檔案全過程管理。從干部人事檔案收集、整理、審核、鑒定、歸檔、利用等全過程抓好質量管理，嚴格按照“三化”標準，落實“三不”“三嚴”原則，持續(xù)抓好干部人事檔案全過程質量管理。即：科學化、制度化、規(guī)范化;審核不合格不接收、不符合要求不歸檔、不符合查閱規(guī)定不提供;嚴防丟失毀損、嚴防涂改造假、嚴防失密泄密[10 ]。三是健全干部人事檔案保障體系。干部人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，與文書檔案、科技檔案、財務檔案等共同組成檔案管理體系。要在人、財、物等方面加大干部人事檔案保障力度。配齊配強專業(yè)檔案從業(yè)人員，在各部門也應配置相應的兼職人員，實行扁平化人員管理網絡，打通部門間聯絡，便于干部人事檔案資料收集、整理。明確干部人事檔案崗位工作職責，出臺制度辦法，統(tǒng)一落實標準。加大干部人事檔案經費支持力度，納入年初部門工作預算，實行?？顚Ｓ肹11 ];根據干部人事檔案管理的實際需要，添置必要的儀器設備，如計算機、密集架、掃描儀、刻錄機、人事檔案管理軟件等。

干部人事檔案管理是事業(yè)單位干部人事工作的重要組成部分，也是激發(fā)人力資源活力的重要支撐。應始終堅持科學化、制度化、規(guī)范化的原則和要求，著力構建滿足新時代事業(yè)發(fā)展需要的干部人事檔案管理工作體系，尋求“人”與“工作”的和諧點[12 ]，全方位、立體式發(fā)掘干部人事檔案信息內容，結合事業(yè)單位自身人力資源管理現狀，切實發(fā)揮干部人事檔案在優(yōu)化人力資源配置、激發(fā)人的內生動力方面的應有作用。

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作者簡介：徐昕（1970— ），大學學歷，山東省臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。

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