煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)管理的“業(yè)財(cái)融合”

王云平 北京市懷柔煙草公司

當(dāng)前，“降本增效”“精細(xì)化管理”“高質(zhì)量發(fā)展”是企業(yè)管理中的主題詞，成為各行各業(yè)發(fā)展的主旋律，“成本更低、效率更高、效益更好”成為對(duì)企業(yè)的更高要求。采購(gòu)工作是企業(yè)開(kāi)支的閥門，采購(gòu)管理質(zhì)量和效率直接影響到企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。近年來(lái)，煙草商業(yè)企業(yè)的采購(gòu)管理逐漸向精細(xì)化、規(guī)范化轉(zhuǎn)變，取得了一定的成效，規(guī)范程度有所提升，基本脫離了原“粗放型”的采購(gòu)方式。然而從采購(gòu)效率和采購(gòu)業(yè)務(wù)質(zhì)量上看，仍有諸多進(jìn)步空間。隨著數(shù)據(jù)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，“智能財(cái)務(wù)”概念被廣泛提出并加以運(yùn)用，在實(shí)務(wù)中也逐漸被運(yùn)用和不斷發(fā)展?！皹I(yè)財(cái)融合”的概念無(wú)論是在學(xué)術(shù)界還是實(shí)務(wù)界，都是探討的重點(diǎn)。

一、概念闡述

財(cái)政部2016年發(fā)布的《管理會(huì)計(jì)基本指引》中指出單位應(yīng)用管理會(huì)計(jì)的原則之一是“融合性原則”：管理會(huì)計(jì)應(yīng)嵌入單位相關(guān)領(lǐng)域、層次、環(huán)節(jié)，以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，利用管理會(huì)計(jì)工具方法，將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)等有機(jī)融合。由此，“業(yè)財(cái)融合”作為中國(guó)本土的創(chuàng)新詞匯，逐漸成為學(xué)術(shù)界討論的焦點(diǎn)。田高良等（2021）[1]對(duì)“業(yè)財(cái)融合”給出了一個(gè)相對(duì)綜合的概念：業(yè)財(cái)融合是一個(gè)管理過(guò)程，也是一個(gè)創(chuàng)造價(jià)值的過(guò)程，業(yè)財(cái)融合以戰(zhàn)略為目標(biāo)，以流程為牽引，將企業(yè)業(yè)務(wù)流、信息流、資金流、物流等數(shù)據(jù)流充分共享，并運(yùn)用一定的管理會(huì)計(jì)工具和手段為業(yè)務(wù)發(fā)展提供有效支撐的管理活動(dòng)。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息化水平逐漸提高，信息系統(tǒng)為“業(yè)財(cái)融合”提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。

自2016年至今，“業(yè)財(cái)融合”不僅有學(xué)術(shù)界的探討，更有實(shí)務(wù)界的具體應(yīng)用。湯谷良，夏怡斐（2018）總結(jié)實(shí)務(wù)界對(duì)業(yè)財(cái)融合的闡述大致有四種概念主張：一是合作關(guān)系主張，即業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，業(yè)務(wù)管理和財(cái)務(wù)管理對(duì)接，共同作用以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展；二是合作與制衡關(guān)系主張。業(yè)務(wù)既需要財(cái)務(wù)對(duì)其進(jìn)行決策支持，又需要財(cái)務(wù)的過(guò)程監(jiān)督；三是融合價(jià)值鏈主張，財(cái)務(wù)要向業(yè)務(wù)的前端延伸，打破財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)及外部利益相關(guān)者的界限；四是信息系統(tǒng)一體化主張，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息系統(tǒng)的支撐下，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融為一體，為決策提供支持[2]?；跓煵萆虡I(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)際，采購(gòu)視角的業(yè)財(cái)融合更適用第二種觀點(diǎn)：合作與制衡。合作即指導(dǎo)、參謀；制衡即審核、監(jiān)督。

二、煙草行業(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析

（一）當(dāng)前流程梳理

以某基層煙草商業(yè)企業(yè)為例進(jìn)行分析，煙草商業(yè)企業(yè)的采購(gòu)管理大致分為兩個(gè)階段：采購(gòu)計(jì)劃編制階段和采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行階段。采購(gòu)計(jì)劃編制經(jīng)過(guò)三關(guān)三審確定：實(shí)施部門提出采購(gòu)需求并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后提交采購(gòu)辦；采購(gòu)辦匯總各實(shí)施部門的采購(gòu)需求，合并同類項(xiàng)目，形成匯總表格后交由采購(gòu)監(jiān)督部門對(duì)照采購(gòu)目錄、預(yù)算定額、各類限制標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行監(jiān)督審核后提交采購(gòu)管理委員會(huì)；采購(gòu)管理委員會(huì)逐一討論各采購(gòu)項(xiàng)目，票決通過(guò)年度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行環(huán)節(jié)，區(qū)分網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)和非網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)。網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)中，財(cái)務(wù)部門作為監(jiān)督部門之一，參與其中的環(huán)節(jié)是驗(yàn)收監(jiān)督和報(bào)銷審核。非網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)中參與的環(huán)節(jié)是小組成員抽取、采購(gòu)文件編制、供應(yīng)商邀請(qǐng)、選取供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、合同會(huì)簽、驗(yàn)收監(jiān)督、報(bào)銷審核等環(huán)節(jié)。

（二）現(xiàn)狀剖析

當(dāng)前，采購(gòu)部門所遵循的采購(gòu)規(guī)范為采購(gòu)活動(dòng)提供了詳盡的內(nèi)部控制指南，采購(gòu)規(guī)范的起點(diǎn)是采購(gòu)計(jì)劃的編制，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)督。從上文的采購(gòu)管理流程梳理中可以看出，財(cái)務(wù)部門作為監(jiān)督部門之一，依據(jù)現(xiàn)行文件制度，當(dāng)前在采購(gòu)管理中體現(xiàn)的職能主要是指采購(gòu)監(jiān)督和審核，也就是“制衡”，其“合作”職能基本沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)。無(wú)論作為監(jiān)督部門的財(cái)務(wù)人員在采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)如何盡職盡責(zé)，體現(xiàn)的都是“事中”和“事后”控制，然而，最有效的內(nèi)部控制應(yīng)該是“事前”控制，現(xiàn)有模式?jīng)]有發(fā)揮財(cái)務(wù)的“合作”職能。特別是在最后的支付把關(guān)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)講求“無(wú)預(yù)算不支出”，那預(yù)算是如何編制出來(lái)的？正常情況下，采購(gòu)計(jì)劃編制在前，預(yù)算編制在后，除了上級(jí)單位要求的限定預(yù)算科目外，大部分的預(yù)算編制依據(jù)是采購(gòu)計(jì)劃。那采購(gòu)計(jì)劃是如何編制出來(lái)的？一是預(yù)算定額；二是歷史數(shù)據(jù)。那定額合不合理？歷史數(shù)據(jù)可不可靠？有沒(méi)有具體的事項(xiàng)支撐？從采購(gòu)部門的視角，大概率在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)會(huì)留有余地，因?yàn)槟承┲赋鼍哂型话l(fā)性和偶然性和不可預(yù)計(jì)性，因此做高金額支出就不會(huì)受限，甚至產(chǎn)生“引導(dǎo)”支出的結(jié)果。因此，采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)一定要進(jìn)行可行性論證，那由誰(shuí)來(lái)論證？這就回到了文章的主題：“業(yè)財(cái)融合”——由業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)共同論證。如前所述，從內(nèi)部控制的角度講，事前控制是最有效的控制方法，財(cái)務(wù)管理要從預(yù)算控制轉(zhuǎn)向全面預(yù)算管理，這就要求財(cái)務(wù)要向前一步，向采購(gòu)業(yè)務(wù)前端延伸。

（三）信息系統(tǒng)應(yīng)用情況

采購(gòu)管理的計(jì)劃環(huán)節(jié)和執(zhí)行環(huán)節(jié)全過(guò)程都是在專門的采購(gòu)系統(tǒng)中進(jìn)行，采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)前是OA系統(tǒng)下的一個(gè)子系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)為用友的NC賬務(wù)處理系統(tǒng)。從采購(gòu)執(zhí)行的角度來(lái)講，為了使采購(gòu)流程先于報(bào)銷流程，避免流程倒置，當(dāng)前采購(gòu)系統(tǒng)和用友NC賬務(wù)處理系統(tǒng)唯一的對(duì)接就是采購(gòu)系統(tǒng)申請(qǐng)支付后通過(guò)層層審批提交，在NC賬務(wù)處理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)。從職能角度來(lái)看，起到的也是“監(jiān)督”的作用，是為了避免先支出，后補(bǔ)走采購(gòu)流程，這在一定程度上能夠通過(guò)前置的采購(gòu)流程降低采購(gòu)成本和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)利益。從采購(gòu)計(jì)劃編制的角度來(lái)講，采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)之一是預(yù)算定額，用友的預(yù)算定額板塊是用友NC賬務(wù)處理系統(tǒng)的前端，通過(guò)錄入業(yè)務(wù)量、各科目定額、職工人數(shù)、車輛基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等指標(biāo)，可以在NC賬務(wù)處理系統(tǒng)生成預(yù)算金額，是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)概念下的信息系統(tǒng)創(chuàng)新。當(dāng)前系統(tǒng)層面存在的問(wèn)題表現(xiàn)在：一是預(yù)算定額板塊作為前端，當(dāng)前未跟采購(gòu)系統(tǒng)銜接，不能在系統(tǒng)層面為采購(gòu)計(jì)劃編制提供支撐和約束反饋；二是NC賬務(wù)處理系統(tǒng)作為核算系統(tǒng)，沒(méi)有對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)提供反饋，采購(gòu)系統(tǒng)無(wú)法直觀看出采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行情況。因此，信息系統(tǒng)的分離，會(huì)導(dǎo)致如下局面：依據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則形成的NC賬務(wù)處理系統(tǒng)所提供的信息讓非專業(yè)財(cái)務(wù)人員望而卻步；多個(gè)系統(tǒng)存在多個(gè)口徑容易存在理解誤區(qū)；各個(gè)系統(tǒng)之間的信息流沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享。由此看來(lái)，從信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享的角度來(lái)看，采購(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有做到“融合”。

三、“業(yè)財(cái)融合”視角下的采購(gòu)管理分析

（一）業(yè)務(wù)流程延伸

“業(yè)財(cái)融合”強(qiáng)調(diào)的是“大會(huì)計(jì)”的理念，如前文所述，財(cái)務(wù)管理要向前一步，向采購(gòu)業(yè)務(wù)前端延伸。預(yù)算定額作為采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)之一，應(yīng)該作為采購(gòu)流程的最前端，全面預(yù)算管理是管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)中最基本的機(jī)制，應(yīng)貫穿在采購(gòu)管理全過(guò)程中。全面預(yù)算管理大致包括預(yù)測(cè)和目標(biāo)設(shè)定，預(yù)算編制，預(yù)算審核、批準(zhǔn)、下達(dá)，預(yù)算執(zhí)行控制，預(yù)算調(diào)整，預(yù)算報(bào)告與分析和預(yù)算考核七個(gè)步驟。采購(gòu)管理和全面預(yù)算管理并不是分離的兩項(xiàng)活動(dòng)，全面預(yù)算管理理念和方法步驟應(yīng)融合到采購(gòu)管理的全過(guò)程中。

如圖1所示，財(cái)務(wù)管理要融合到采購(gòu)業(yè)務(wù)中，要打破組織邊界，以延伸的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，參與到采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。在計(jì)劃(PLAN)環(huán)節(jié)，采購(gòu)計(jì)劃編制和預(yù)算編制相互融合，財(cái)務(wù)部門要參與到預(yù)算定額及無(wú)定額項(xiàng)目的計(jì)劃編制中來(lái)，與業(yè)務(wù)部門共同開(kāi)展可行性論證，為計(jì)劃編制和預(yù)算編制提供事項(xiàng)支撐；在執(zhí)行(DO)環(huán)節(jié)，采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程也是預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程，財(cái)務(wù)要依據(jù)年度預(yù)算執(zhí)行計(jì)劃，與年度采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃對(duì)接，起到提醒監(jiān)督的作用；在檢查(CHECK)環(huán)節(jié)，預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)的過(guò)程也是對(duì)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況的評(píng)價(jià)；在反饋(ACT)環(huán)節(jié)，將評(píng)價(jià)的結(jié)果和建議反饋到最初的預(yù)算編制和采購(gòu)計(jì)劃編制環(huán)節(jié)，為其提供更科學(xué)的編制依據(jù)。

圖1 “業(yè)財(cái)融合”模式下的采購(gòu)管理

如前文所述，采購(gòu)計(jì)劃是預(yù)算編制的依據(jù)，采購(gòu)需求是預(yù)算編制的事項(xiàng)支撐。在延伸的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，預(yù)算定額是采購(gòu)管理的起點(diǎn)，是采購(gòu)計(jì)劃編制的依據(jù)，也是預(yù)算編制的基礎(chǔ)，因此，對(duì)于執(zhí)行定額的采購(gòu)項(xiàng)目和預(yù)算科目，預(yù)算定額是整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的基石。財(cái)務(wù)要參與業(yè)務(wù)，發(fā)揮指導(dǎo)、參謀的“合作”作用，就要求財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行預(yù)算定額編制的可行性論證，財(cái)務(wù)發(fā)揮專業(yè)作用，應(yīng)用預(yù)算管理工具，提高預(yù)算定額、采購(gòu)計(jì)劃編制的科學(xué)性；業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求，利用業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，提高預(yù)算定額、采購(gòu)計(jì)劃編制的務(wù)實(shí)性。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門在這一環(huán)節(jié)還要起到審核、監(jiān)督的“約束”作用，參考采購(gòu)目錄，審查采購(gòu)計(jì)劃編制的全面性，是否能與預(yù)算科目對(duì)應(yīng)一致，如果存在差異，如何在“事前”和“事中”對(duì)這部分開(kāi)支進(jìn)行監(jiān)督。

（二）執(zhí)行過(guò)程既要“制衡”也要“合作”

年度采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)后可開(kāi)始采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行，如前文所述，各類采購(gòu)監(jiān)督辦法對(duì)采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范，財(cái)務(wù)部門作為監(jiān)督部門之一，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中主要起到“制衡”作用。那合作的作用如何體現(xiàn)？一是以執(zhí)行數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的實(shí)時(shí)反饋機(jī)制，去除財(cái)務(wù)科目中的專業(yè)屬性，直接轉(zhuǎn)換成某一采購(gòu)項(xiàng)目的可執(zhí)行金額，并能夠清晰地呈現(xiàn)在采購(gòu)系統(tǒng)中，形成提醒/預(yù)警機(jī)制，實(shí)時(shí)為采購(gòu)人員提供執(zhí)行參考。這在考察執(zhí)行率方面尤為重要。二是往來(lái)款項(xiàng)智能化管理，應(yīng)發(fā)揮系統(tǒng)中錄入的合同支付條款作用，在某一特定步驟完成后自動(dòng)觸發(fā)支付命令，形成支付申請(qǐng)，對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)形成支付單據(jù)。可減少人工編制往來(lái)款臺(tái)賬、人工提醒機(jī)制下的工作量，提高工作效率，降低違約風(fēng)險(xiǎn)。三是將財(cái)稅知識(shí)融入業(yè)務(wù)中，在供應(yīng)商納稅資質(zhì)審核、合同支付條款、實(shí)物驗(yàn)收及管理等方面給予建議，降低“隱形”采購(gòu)成本。如在供應(yīng)商選取過(guò)程中的納稅資質(zhì)審核，視其開(kāi)具發(fā)票的類別對(duì)其報(bào)價(jià)進(jìn)行修正后再評(píng)分；合同約定的開(kāi)票、付款的順序及比例是否會(huì)增加賬務(wù)處理不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)；如何保證驗(yàn)收貨物的準(zhǔn)確性和完整性及如何進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)的管理等。

（三）結(jié)果反饋形成閉環(huán)

全面預(yù)算管理中的績(jī)效評(píng)價(jià)和采購(gòu)管理中的結(jié)果檢查環(huán)節(jié)最重要的作用是評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)制定的科學(xué)性和機(jī)制運(yùn)行的有效性，將執(zhí)行數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析工具的運(yùn)用，檢驗(yàn)其穩(wěn)定性和顯著性，將結(jié)果反饋到最初的預(yù)算編制和采購(gòu)計(jì)劃編制環(huán)節(jié)，形成管理閉環(huán)，不斷對(duì)初始環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)的制定進(jìn)行修正，形成不斷完善、向上的管理循環(huán)。

（四）信息系統(tǒng)支持

“業(yè)財(cái)融合”下的信息系統(tǒng)，理想狀態(tài)是職能財(cái)務(wù)系統(tǒng)，將外部系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)銜接，形成統(tǒng)一運(yùn)行體，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享，決策透明。在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)不變的情況下，對(duì)其進(jìn)行改善，依照PDCA循環(huán)形成閉環(huán)的管理信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的預(yù)算管理模塊要與采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，預(yù)算定額可以直接成為采購(gòu)計(jì)劃的編制和控制依據(jù)，減少人工的重復(fù)性計(jì)算可以極大地提高效率降低成本；賬務(wù)處理系統(tǒng)要與采購(gòu)系統(tǒng)緊密銜接，給予實(shí)時(shí)反饋，形成運(yùn)營(yíng)指標(biāo)異動(dòng)機(jī)制。運(yùn)用智能財(cái)務(wù)的理念，根據(jù)執(zhí)行頻次和金額，運(yùn)用一定的算法，自動(dòng)生成分析報(bào)告及建議，最后將結(jié)果再反饋到初始環(huán)節(jié)，形成PDCA閉環(huán)。

四、結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)管理層面的業(yè)財(cái)融合要以預(yù)算定額的編制為起點(diǎn)，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)共同論證定額編制的可行性，并據(jù)此形成采購(gòu)計(jì)劃，與此同時(shí)，財(cái)務(wù)要審查采購(gòu)計(jì)劃編制的全面性，監(jiān)督非采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)事項(xiàng)的執(zhí)行。在采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，財(cái)務(wù)既要依據(jù)采購(gòu)監(jiān)督辦法起到監(jiān)督作用，又要將執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)反饋以指導(dǎo)業(yè)務(wù)開(kāi)展。最后將整個(gè)周期的執(zhí)行情況進(jìn)行檢驗(yàn)、分析、轉(zhuǎn)化后反饋到最初環(huán)節(jié)，不斷修正定額標(biāo)準(zhǔn)，形成管理閉環(huán)。