某工程項(xiàng)目需求管理實(shí)踐應(yīng)用分析

曾令東 董鵬 王飛輝

(1.海軍工程大學(xué)管理工程與裝備經(jīng)濟(jì)系，湖北 武漢 430033；2.91515部隊(duì)，海南 三亞 572016)

0 引言

項(xiàng)目需求包括功能、非功能、質(zhì)量等方面的指標(biāo)和要求。正確的項(xiàng)目需求是為了滿足利益相關(guān)方期望而收集的，是檢驗(yàn)項(xiàng)目成果的基本依據(jù)。工程項(xiàng)目需求管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的工作，必須采用科學(xué)的管理方法。

1 需求管理中存在的問題

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，項(xiàng)目缺陷與返工事件中有近50%來源于需求問題?？梢?，實(shí)施有效的需求管理活動是工程項(xiàng)目獲得成功的關(guān)鍵。

1.1 需求信息收集不全面

如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)沒有花費(fèi)足夠的時(shí)間和精力收集項(xiàng)目需求，而是直接進(jìn)入項(xiàng)目需求起草階段，很容易導(dǎo)致需求缺失、需求信息不完整和范圍變更。項(xiàng)目管理人員往往容易錯誤地認(rèn)為只有部分利益相關(guān)方有需求信息，僅邀請部分利益相關(guān)方參與需求管理活動。技術(shù)人員也經(jīng)常犯需求“鍍金”和“過濾”兩類錯誤：“鍍金”是指拋開實(shí)際需求，片面追求先進(jìn)性；“過濾”是指根據(jù)主觀偏好開展需求篩選。

某工程項(xiàng)目需求管理面臨的問題主要包括：需求和理解不一致；用戶不能直接寫出所有需求；用戶在項(xiàng)目驗(yàn)收前仍然存在許多需求；謙讓和遷就用戶太多；溝通交流渠道不順暢。

1.2 期望與需求混淆

在某工程項(xiàng)目需求管理實(shí)踐中，很多用戶可能表述的是“期望”，而不是“需求”。用戶基于閱歷與認(rèn)知，會習(xí)慣性地把自己的需求套到可實(shí)現(xiàn)的方法或技術(shù)中，或者用自己見過的東西描述從未見過的東西。用戶提出建議時(shí)，可能會帶有自己對問題的理解、定義與處理意見。項(xiàng)目需求管理人員需要對用戶期望進(jìn)行篩選，過濾掉無效期望，總結(jié)提煉出項(xiàng)目真實(shí)、準(zhǔn)確的需求。

1.3 “投射效應(yīng)”的不利影響

用戶往往只提供期待解決的需求，而忽視其他重要和隱含的需求，并認(rèn)為項(xiàng)目管理者應(yīng)該知道其基本需求。在某工程項(xiàng)目中，大多管理人員具有較好的技術(shù)背景，而技術(shù)視角可能會影響需求管理實(shí)踐的開展。即管理人員的技術(shù)信心越大，越容易把自己的理念灌輸給別人而造成“投射效應(yīng)”?！巴渡湫?yīng)”加大了某工程項(xiàng)目需求獲取的難度，增添了項(xiàng)目需求實(shí)踐障礙。因此，項(xiàng)目管理者應(yīng)詳細(xì)調(diào)查項(xiàng)目的使用環(huán)境，深入了解業(yè)務(wù)過程，收集用戶的真實(shí)需求。

2 需求收集

全面、有效地收集需求是完成工程項(xiàng)目的第一步，應(yīng)連續(xù)不斷地接受新需求直到真正開始項(xiàng)目活動。

2.1 正確使用需求收集方法

某工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目全生命周期都面臨需求收集和更改問題，必須認(rèn)識到收集所有利益相關(guān)方的需求是不現(xiàn)實(shí)的，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注與確認(rèn)主要利益相關(guān)方需求。需求收集人員必須“讀懂”利益相關(guān)方，并使用合適的方法完成需求收集工作。為了提高需求的被理解力和減少歧義，需求管理人員可使用示意圖、函數(shù)模型、表格、用例、用戶故事、原型示例等方法，如可使用圖表和算法描述過程和數(shù)據(jù)流需求。某工程需求管理實(shí)踐中可使用的收集方法很多，具體分析見表1。需求管理人員應(yīng)根據(jù)需求管理實(shí)踐特點(diǎn)和不同階段要求，正確地選用一種或多種需求收集方法。

表1 需求收集方法示例分析

2.2 合理使用啟發(fā)式計(jì)劃

啟發(fā)式計(jì)劃也是需求收集工具之一。在某工程項(xiàng)目實(shí)踐中，需求管理人員可根據(jù)需要對啟發(fā)式計(jì)劃進(jìn)行簡化或概括，根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模對啟發(fā)式計(jì)劃的主題進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑黾踊驕p少。啟發(fā)式計(jì)劃不需太龐雜，可以采用簡單的文字處理或電子表格軟件，以文檔的名稱、版本號和日期開頭，列出主要需求發(fā)起人和關(guān)鍵貢獻(xiàn)者，詳細(xì)描述項(xiàng)目將會遇到的問題和機(jī)會，確定收集需求的高層級目標(biāo)和關(guān)鍵策略。啟發(fā)式計(jì)劃模板示例見表2。

表2 啟發(fā)式計(jì)劃簡化模板示例

2.3 準(zhǔn)確辨別期望和需求

期望和需求概念和意義并不同：期望是用戶確實(shí)想得到的東西，比需求的范圍大；需求是用戶期望和項(xiàng)目目標(biāo)結(jié)合的實(shí)際表現(xiàn)形式，可以明確表述，體現(xiàn)在合同里。期望與需求的差距一般是交流溝通不順暢、不全面所致。利益相關(guān)方通常是通過描述性的自然語言描述需求，由于漢語詞匯的多義性，需求理解往往存在一定困難。某工程項(xiàng)目需求分析模板示例見表3。

表3 某工程項(xiàng)目需求分析模板示例

2.4 防止需求信息的虛假共識

利益相關(guān)方即便有不同的想法或需求，通常也不會直接否定別人的建議，容易導(dǎo)致真實(shí)需求的收集不全面。作為項(xiàng)目經(jīng)理，面對需求必須謹(jǐn)防表面上的一致，必要時(shí)可以到用戶項(xiàng)目成果使用現(xiàn)場進(jìn)行觀察和對工作、業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)地跟蹤調(diào)查。某工程項(xiàng)目需求調(diào)查模板示例見表4。

表4 某工程項(xiàng)目需求調(diào)查模板示例

3 有效設(shè)置需求文檔

3.1 擬制需求說明書

擬制某工程項(xiàng)目需求說明書的目的是對如何記錄項(xiàng)目需求在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部達(dá)成一致意見。如果使用一定結(jié)構(gòu)的框架和規(guī)則，具體說明和表述需求更簡單。需求說明書可包含不實(shí)施某個需求將產(chǎn)生的影響。編寫某工程項(xiàng)目需求說明書需要的主要關(guān)鍵詞見表5。

表5 某工程項(xiàng)目功能需求主要關(guān)鍵詞

某工程項(xiàng)目需求描述中最難的是非功能或質(zhì)量需求，這些需求能夠確保解決方案如期進(jìn)行。非功能需求中有部分需求關(guān)系到解決方案的可靠性，以及隨著解決方案的演化、成長和實(shí)施，需求的可擴(kuò)展性。某工程項(xiàng)目的非功能需求主要關(guān)鍵詞及示例見表6。

(續(xù))

表6 某工程項(xiàng)目非功能需求關(guān)鍵詞及示例

3.2 建立需求文檔

需求文檔是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的指南針，可清晰描述一個解決方案的目的、特點(diǎn)、功能、使用以及可能會遇到的風(fēng)險(xiǎn)。需求文檔通常包括商業(yè)需求文檔、功能說明書、系統(tǒng)說明書等形式。某工程項(xiàng)目需求產(chǎn)生的時(shí)候，應(yīng)將需求文檔化，需求文檔模板見表7。利益相關(guān)方通過需求文檔可了解項(xiàng)目發(fā)展程度以及掌握進(jìn)入項(xiàng)目的最佳時(shí)機(jī)。需求文檔有助于減少歧義，為團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目實(shí)踐和成果測試提供參考和標(biāo)準(zhǔn)，這是需求文檔最重要的用處。某工程項(xiàng)目需求文檔制定注意事項(xiàng)見表8。

表7 某工程項(xiàng)目需求文檔模板示例

表8 某工程需求文檔擬制要求和注意事項(xiàng)

3.3 設(shè)置需求基線

據(jù)統(tǒng)計(jì)，只有很少的原始需求文檔體現(xiàn)了過半數(shù)的期望和要求，因此需要變更。如果不對某工程需求變更進(jìn)行科學(xué)的管理，將導(dǎo)致失誤或產(chǎn)生不必要的結(jié)果以及返工等現(xiàn)象。因此，應(yīng)建立需求基線反映項(xiàng)目需求的一致意見。需求基線一旦獲得所有利益相關(guān)方批準(zhǔn)，將成為需求管理過程中的核心內(nèi)容。

4 及時(shí)審查和驗(yàn)證需求

某工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要重點(diǎn)從三個方面對需求進(jìn)行審查，確保每項(xiàng)需求只有一種解釋，具體見表9?？墒褂眯枨髮彶榍鍐吻宄枨筇岢稣叱７傅腻e誤，具體模板示例見表10。

表9 某工程需求審查重點(diǎn)分析

表10 需求審查清單模板示例

在需求確認(rèn)上，某工程項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)用各種可能的辦法促使利益相關(guān)方把需求考慮清楚?？刹捎肦UMBA方法驗(yàn)證用戶的需求和期望；簡單地記下每個需要和期望，按照表11中的要素進(jìn)行驗(yàn)證；如果所有RUMBA問題的答案都是“是”，那么需求基本可認(rèn)定是有效的；任何“否”的回答都需要進(jìn)一步討論和協(xié)商，直到得到“是”的答案；如果驗(yàn)證答案不是“是”，那么用戶的需要或合理期望就不是有效需求。

表11 某個工程用戶需求和期望驗(yàn)證要素分析

5 結(jié)語

本文針對某工程項(xiàng)目需求管理的特點(diǎn)，分析了需求管理實(shí)踐問題、困難和注意事項(xiàng)，有助于提高需求管理活動的有效性、針對性和全面性。使用正確有效的需求收集方法和工具，可確定某工程需求重點(diǎn)。將某工程項(xiàng)目需求文檔化，便于需求使用對象查找他們想要的信息，并明確需要做什么。建立某工程項(xiàng)目需求基線，可使有關(guān)人員知道哪些需求通過審核。分析某工程需求重點(diǎn)、需求審查清單和RUMBA方法的使用過程及要求，可確保需求清晰、簡潔、可度量。

(續(xù))