優(yōu)化高職檔案管理工作的創(chuàng)新策略研究

萬逸君

（天津海運(yùn)職業(yè)學(xué)院 天津 300350）

引言

由于我國高等教育在不斷變革，高職院校傳統(tǒng)的管理體系已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在的管理工作，高職院校的管理人員需要加強(qiáng)對這一管理工作的重視程度。高職院校檔案管理工作的科學(xué)性對于高職工作的高效開展與進(jìn)行有著重要的意義，推動高職檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新能夠提高工作的質(zhì)量，為高職檔案管理發(fā)展打下基礎(chǔ)。隨著高職檔案工作的不斷優(yōu)化與完善，高職檔案工作信息也在增加，如何解決信息數(shù)據(jù)量不斷增加帶來的管理困難是高職檔案管理人員正在思考的問題。由于檔案是學(xué)校進(jìn)行管理的重要數(shù)據(jù)信息，也是評判高職院校管理工作的重要條件之一，并且高職院校檔案管理信息中包括了學(xué)生信息以及高職院校發(fā)展歷程等多種數(shù)據(jù)資料，在高職院校發(fā)展的過程中起重要助力作用，因此對高職院校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是勢在必行的。

1.高職院校檔案管理工作的必要性

高職院校檔案管理水平影響著高職院校的建設(shè)發(fā)展，具體影響分別體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.1 記載并傳承著高職院校的發(fā)展歷程與文化

高職院校的檔案中包括高職院校的發(fā)展歷程、學(xué)校文化及重大事件等內(nèi)容，因此整理并記錄檔案資料、履行自身管理的職責(zé)、對檔案進(jìn)行保護(hù)與保存是管理人員的主要任務(wù)，將檔案中的文化內(nèi)容與歷史信息不斷的發(fā)揚(yáng)光大，可以促進(jìn)高職院校的建設(shè)與發(fā)展。

1.2 影響著高職院校的科學(xué)決策

高職院校的檔案信息記錄了院校從籌備到建設(shè)，再到相關(guān)部門的設(shè)置等數(shù)據(jù)資料，還記錄了學(xué)校關(guān)于黨建與招生的各方面信息以及學(xué)校未來發(fā)展的規(guī)劃等。其中包括了很多歷史經(jīng)驗(yàn)，可以為高職院校未來的規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持，利用好高職院校的信息資料，使決策人員作出科學(xué)的判斷，從而加強(qiáng)高職院校發(fā)展的穩(wěn)定性。[1]

1.3 符合規(guī)范發(fā)展的實(shí)際要求

在新時(shí)代的背景下，我國謀求建設(shè)社會主義現(xiàn)代化教育強(qiáng)國，為了響應(yīng)國家的號召，高校的建立的過程中需要更加注重檔案管理的質(zhì)量。可以利用高校檔案信息來提高高校發(fā)展水平，不斷使高校的教學(xué)工作、科學(xué)研究以及學(xué)生管理工作規(guī)范化、合理化，不斷的向高校管理現(xiàn)代化發(fā)展。

2.創(chuàng)新高職院校檔案管理工作的價(jià)值分析

在高校管理的實(shí)踐過程中，檔案管理占重要的位置。不斷優(yōu)化高校檔案管理工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)高校服務(wù)的科學(xué)化與現(xiàn)代化，還可以將高校的檔案管理工作納入到高校管理體系中，使高校管理體系不斷向現(xiàn)代化水平發(fā)展，加強(qiáng)高校治理水平。由于時(shí)代的不斷演變，檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，不管是高校發(fā)展還是需求上來說，都需要檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新工作，不斷的完善高校檔案管理體系，在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上，引進(jìn)現(xiàn)代化觀念，創(chuàng)新管理方法，從而提高高職院校管理的水平。

除此之外，由于社會不斷發(fā)展，高校管理的工作與管理對象也發(fā)生了改變，因此高校管理人員必須適應(yīng)這一變化，不斷完善自身的業(yè)務(wù)能力，根據(jù)工作的變化調(diào)整自身與管理方法，從而緊跟時(shí)代潮流，加強(qiáng)高校檔案管理水平，使檔案管理工作富有先進(jìn)性，一定程度上可以推動高職院校管理水平的穩(wěn)步提升，促進(jìn)高職院校的綜合發(fā)展。[2]

3.高職院校在檔案管理工作中存在的問題

3.1 傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的管理需求

由于我國經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，再加上互聯(lián)網(wǎng)的普及，大多數(shù)高職院校的管理工作都通過科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的管理需求。例如，大多數(shù)高職院校利用微信、QQ等軟件來收集與整合信息，但是高職院校缺乏相關(guān)制度的調(diào)整，因此需要完善相關(guān)的制度規(guī)定；再加上學(xué)校以學(xué)生為主體這一原則，忽視了對檔案工作的管理，也沒有制定相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，使學(xué)校的檔案管理工作效率低下，也不能與學(xué)校的其他管理部門直接對接，降低了高職院校的綜合管理效率。除此之外，由于檔案管理相關(guān)規(guī)定少，激勵措施比較缺乏，缺少對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員責(zé)任意識薄弱，工作積極性與專業(yè)能力低下，影響著檔案管理工作的水平。[3]因此，在這一現(xiàn)實(shí)情況下，檔案管理工作無法促進(jìn)高職院校進(jìn)一步發(fā)展建設(shè)。這就要求高職院校必須及時(shí)調(diào)整管理方案，不斷的完善檔案管理體系，建立健全的規(guī)章制度，使高職院校能夠緊跟新時(shí)代的腳步。

3.2 檔案管理缺乏相關(guān)的制度規(guī)定

檔案管理工作是否緊跟現(xiàn)代化社會發(fā)展是影響管理效率的重要因素。建立健全相關(guān)的檔案管理體系是高職院校目前的重要任務(wù)之一。如果高職院校沒有一套合理的檔案管理體系，并且檔案管理方法落后，就會降低檔案管理的效率，甚至?xí)斐纱罅康男畔?shù)據(jù)丟失，影響高職院校的發(fā)展。目前，大量的學(xué)生檔案被高職院校當(dāng)做一種輔助資料，沒有專門的負(fù)責(zé)人對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，學(xué)生在畢業(yè)后會由于檔案的缺失影響就業(yè)；再加上由于高職院校的檔案管理工作不合理，使學(xué)生檔案傳遞工作變的緩慢，制約了學(xué)生的發(fā)展。因此，在遵守法律的情況下，高職院?？梢约訌?qiáng)檔案管理的工作力度，避免影響高職院校的社會效益。

3.3 管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不適合新時(shí)代的發(fā)展要求

由于大多數(shù)高校的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施沒有及時(shí)完善升級，部分軟硬件老化，已經(jīng)不能夠滿足新時(shí)代的發(fā)展要求。軟硬件設(shè)施主要包括但管理軟件、存儲空間以及檔案管理人員的專業(yè)技能等。在新時(shí)代的背景下，科技的快速發(fā)展為高職院校檔案管理工作提供了便利，但是如果高職院校不及時(shí)的更換先進(jìn)的硬件存儲設(shè)備，會導(dǎo)致老舊的硬件不能滿足大量的存儲需求，必然影響檔案管理的效率；同時(shí)，檔案管理軟件升級也是影響檔案管理的重要因素之一；除此之外，高職院校要招聘具有專業(yè)能力的檔案管理人員，并需要對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，考核完成達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后方可持證上崗。因此，高職院校要打造專業(yè)的管理隊(duì)伍，需從檔案管理軟件、硬件及人員培養(yǎng)上共同進(jìn)行調(diào)整。但值得注意的是，由于目前檔案管理人員的工資待遇低下，但責(zé)任意識與專業(yè)能力需求較高，這就使管理人員與待遇上產(chǎn)生矛盾，增加了檔案管理人員引進(jìn)的工作難度，因此高職院?？梢赃M(jìn)行合理的調(diào)整，從而進(jìn)一步優(yōu)化高職院校的檔案管理工作。

3.4 檔案資料的利用效率低下

目前，高職院校逐漸向現(xiàn)代化與信息化教學(xué)發(fā)展，同時(shí)檔案管理設(shè)備也不斷在完善，軟件也在全面優(yōu)化。但是從實(shí)際的調(diào)查來看，高職院校的檔案資料利用效率低下，沒有合理的使用數(shù)據(jù)索引的功能，大部分軟件還沒有被使用，降低檔案資料的利用效率，制約著高職院校綜合管理的發(fā)展。

4.優(yōu)化高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

4.1 打造一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，優(yōu)化工作環(huán)境與氛圍

高職院校的管理者必須重視學(xué)校檔案管理工作，將大的工作納入到年度規(guī)劃與重點(diǎn)關(guān)注環(huán)節(jié)中，并不斷探討學(xué)習(xí)檔案法，在法律的范圍內(nèi)完善檔案管理工作。根據(jù)檔案管理具體的實(shí)際情況，管理領(lǐng)導(dǎo)者對辦法進(jìn)行解讀，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭榜樣作用。學(xué)生和老師也需要加強(qiáng)檔案管理的觀念，支持并輔助檔案工作的完成。除此之外，學(xué)校應(yīng)該采取措施，提高檔案管理人員的政治覺悟與業(yè)務(wù)能力，打造一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，提高管理工作的可靠性。專職檔案員是管理檔案方面的專業(yè)人員，能根據(jù)我國相關(guān)法律規(guī)定完善檔案管理工作，提高檔案管理水平，也是檔案管理隊(duì)伍中的核心，不能隨意換崗。并且，檔案管理工作所需要的經(jīng)費(fèi)應(yīng)該被計(jì)算到高校年度管理預(yù)算內(nèi)，從而為檔案管理工作提供資金支持。

4.2 完善檔案管理體系

一個(gè)管理工作水平的高低需要依靠一個(gè)科學(xué)的管理體系。而檔案管理工作體系是指軟件與硬件設(shè)施是否完善。其中軟件是指檔案資料的收集與整合相關(guān)的規(guī)定制度與利用標(biāo)準(zhǔn)，硬件是指工作人員的專業(yè)能力與整體素質(zhì)。只有將軟件與硬件相結(jié)合，才能組建一個(gè)合理的檔案管理工作體系，發(fā)揮檔案管理工作體系的作用，將每一環(huán)節(jié)都管理到位，并做好監(jiān)督工作。

首先，需要保證檔案資料的完整性。檔案資料的完整與否是關(guān)系到管理工作能夠順利進(jìn)行的首要條件，檔案資料完整才能被管理人員所使用。因此，管理人員在工作的過程中必須檢查以往的歷史資料是否漏缺，對缺失的內(nèi)容進(jìn)行彌補(bǔ)措施，確保資料的準(zhǔn)確性。[4]除此之外，還需要注意保存檔案資料，注意資料整合的嚴(yán)謹(jǐn)性，為后期的工作提供便利。

其次，記錄借閱信息。高職院校檔案資料在使用的過程中應(yīng)該制定檔案利用制度，對資料進(jìn)行及時(shí)的追蹤，以防文件信息缺失。對于重要的信息資料應(yīng)該采取保密措施，避免他人進(jìn)行查閱，只有專門的負(fù)責(zé)人才可以進(jìn)行資料查詢，以防重要的數(shù)據(jù)丟失。

再次，提高檔案資料的使用效率。在使用檔案資料的過程中，管理人員可以先對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整合，在利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，編輯整理公眾借閱信息，還可以設(shè)置網(wǎng)上信息查閱區(qū)域，方便查閱人員能夠及時(shí)的獲得自己想要的信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高檔案資料的使用效率。

最后，制定激勵制度。工作人員的綜合能力與道德素養(yǎng)也是影響檔案管理工作水平的重要影響因素之一。因此，要加強(qiáng)對管理工作人員的培訓(xùn)力度，提高工作人員的責(zé)任感與職業(yè)道德意識，制定相應(yīng)的激勵制度，對工作上進(jìn)的人員進(jìn)行激勵，對于不遵守工作制度、態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

4.3 提高管理人員的職業(yè)能力

學(xué)校檔案管理工作非常復(fù)雜，因此檔案管理員需要具備長時(shí)間的工作經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)的專業(yè)知識，這樣才可以服務(wù)于學(xué)校的管理工作，提高高職院校的綜合管理服務(wù)效率。但是高質(zhì)量的檔案管理工作需要每個(gè)時(shí)間段的管理效率來維持，因此需要將每一時(shí)間段的管理效績記錄在檔案內(nèi)，為學(xué)校未來發(fā)展與管理提供決策依據(jù)。除此之外，管理人員應(yīng)該對檔案進(jìn)行劃分與歸類，這樣可以方便利用和展示，讓學(xué)生可以進(jìn)一步的深入了解學(xué)校發(fā)展歷程，提高學(xué)校的社會知名度，提高學(xué)校的社會效益。但是由于目前高職院校的管理工作具有綜合性、交叉性以及政治性，并且管理工作量大，沒有專業(yè)的人員及時(shí)對檔案進(jìn)行有效的管理，使高職院校的檔案管理工作落后。因此，高職院校需要聘請專業(yè)的管理人員來改善這一局面，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠合格上崗。

4.4 完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施直接影響檔案管理的效率。管理人員需要利用基礎(chǔ)設(shè)施來規(guī)范檔案管理工作。例如，高職院校檔案的整理與查閱工作空間需要相互獨(dú)立，檔案需要儲存在干燥的環(huán)境內(nèi)，必須要進(jìn)行定時(shí)檢查，以防被害蟲損壞。除此之外，由于儲存檔案的空間比較干燥，工作人員需要每天定時(shí)對儲存空間進(jìn)行透氣工作，最大化的減少儲存空間蛀蟲的出現(xiàn)，正確存放檔案，合理保護(hù)檔案。

4.5 不斷提高檔案信息化服務(wù)水平

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的背景下，各種先進(jìn)技術(shù)為學(xué)校檔案管理工作提供了便利，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案工作進(jìn)行管理，也可以提高查閱的效率。但是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，管理人員也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的完善自身的專業(yè)能力學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識，使自身能力符合時(shí)代需求。

第一，高職院校可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理工作的效率。管理人員可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行分析，找出檔案管理工作中的不足，針對性解決問題。值得注意的是，需要搭配相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，開發(fā)軟件應(yīng)用系統(tǒng)，將管理對象都納入到同一體系中進(jìn)行管理，使管理工作富有先進(jìn)性。還需要落實(shí)現(xiàn)代化的管理理念，制定合理的信息化管理目標(biāo)，滿足在大數(shù)據(jù)技術(shù)影響下的管理需求[5]。

第二，高職院?？梢越⒒ヂ?lián)網(wǎng)平臺。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，高校開始利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行工作管理，尤其是移動互聯(lián)技術(shù)，改變了檔案工作傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新了檔案的管理方法。高職院校可以利用現(xiàn)代化技術(shù)建立管理平臺，利用移動互聯(lián)平臺收集并整合信息，為檔案管理人員提供便利，還可以進(jìn)一步的劃分工作重點(diǎn)，讓管理人員可以明確得知自身的任務(wù)，提高管理工作的具體性與針對性[6]。管理員還可以利用大數(shù)據(jù)平臺發(fā)布信息，利用移動互聯(lián)技術(shù)創(chuàng)新管理服務(wù)，是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的有效方式。

第三，重視檔案管理信息化建設(shè)。高職院校要加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施與檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理的信息化建設(shè)是現(xiàn)在“互聯(lián)網(wǎng)+”教育和“智慧校園”等各種高校升級改革中的重要部分，在管理的工作的過程中，管理人員需要篩選出管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)與薄弱環(huán)節(jié)，針對性的完善管理措施緊靠科技創(chuàng)新，提高檔案管理信息化建設(shè)的水平[7]。

結(jié)束語

根據(jù)以上分析得知，.隨著社會對于教育的重視度不斷加強(qiáng)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景下，高職院校的檔案管理工作存在著很多不足，為了促進(jìn)高職院校能夠在未來持續(xù)的發(fā)展與建設(shè)，就需要解決管理工作上的問題。高職院校應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，各類高職院校正在積極完善基建項(xiàng)目，高校基建檔案管理一直是高校管理工作中的重中之重,為進(jìn)一步提升教育教學(xué)質(zhì)量,優(yōu)化辦學(xué)條件,強(qiáng)化辦學(xué)基礎(chǔ),目前開展基建檔案管理工作得到高度重視.利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷優(yōu)化檔案管理方法，創(chuàng)新先進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。