醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和對策

伍志新

（唐山市第二醫(yī)院 河北 唐山 063000）

根據(jù)衛(wèi)生部的相關(guān)統(tǒng)計(jì)，目前國內(nèi)75%的醫(yī)院已建或正在建設(shè)HIS（醫(yī)院信息系統(tǒng)）。從地區(qū)分布看，存在著嚴(yán)重的不平衡。華東地區(qū)醫(yī)院建設(shè)HIS比例接近90%，其它大部分地區(qū)在45～60%之間，西部地區(qū)和東北地區(qū)則相地更低；從醫(yī)院規(guī)?？?，省級(jí)醫(yī)院建設(shè)HIS的比例達(dá)到95%，地市級(jí)醫(yī)院建設(shè)HIS的比例為70%，縣級(jí)醫(yī)院為50%?？傮w來說，由于多方面的原因，我國醫(yī)院的IT應(yīng)用相較其他行業(yè)依然處于落后狀態(tài)。正是由于目前我國許多醫(yī)院的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是獨(dú)立運(yùn)作的，這造成了其數(shù)據(jù)不通和信息孤島現(xiàn)象，對醫(yī)護(hù)和患者來說都造成了一定程度上的不便?？紤]到醫(yī)院信息化建設(shè)是打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)，統(tǒng)一信息、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，讓各項(xiàng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)起來，數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，這樣既便于醫(yī)院管理，也避免患者就診時(shí)在不同科室來回奔波。而醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療資源的一部分，在市場經(jīng)濟(jì)逐步建立的形勢下，醫(yī)院檔案室如何通過信息化建設(shè)工作，更加高效的進(jìn)行檔案的收集、整理、利用等方面的工作，就成為了當(dāng)前醫(yī)院管理工作中的重要課題。[1]

1.醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息空間是為電子檔案設(shè)計(jì)的，采用電子計(jì)算機(jī)等信息手段，利用現(xiàn)代信息技術(shù)處理檔案信息資源，保證檔案資源有效利用的檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案信息室建設(shè)主要由兩部分組成，分別是紙質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)化和電子文件的歸檔與存儲(chǔ)。

目前，根據(jù)醫(yī)院檔案的現(xiàn)狀，我國許多研究者越來越深刻地認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，并取得了許多研究成果。一般認(rèn)為，醫(yī)院檔案包括醫(yī)院黨委管理局檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、專業(yè)檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案、醫(yī)療器械檔案、財(cái)務(wù)檔案等考慮到醫(yī)院檔案信息化是將醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)、行政管理等工作過程中形成的信息，按照特定存儲(chǔ)方式存儲(chǔ)在相應(yīng)存儲(chǔ)介質(zhì)上，并高效利用的一種運(yùn)作方式。醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)，這可以幫助一線醫(yī)護(hù)人員對醫(yī)療信息資源進(jìn)行更加合理的應(yīng)用，不僅僅方便了醫(yī)院工作人員對檔案信息進(jìn)行查詢檢索，而且也能夠?yàn)獒t(yī)院管理決策提供更多的支持。[2]

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，我國許多大型醫(yī)院正逐步進(jìn)入信息時(shí)代。醫(yī)院信息化建設(shè)提高了醫(yī)療工作效率，促進(jìn)了醫(yī)院的全面發(fā)展。信息化是信息時(shí)代醫(yī)院檔案建設(shè)的重要組成部分。為適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢，一些醫(yī)院開始開展信息檔案建設(shè)，取得了經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益并重的顯著成效。因此，醫(yī)院檔案的計(jì)算機(jī)化對維護(hù)醫(yī)院檔案的完整性和原創(chuàng)性，優(yōu)化醫(yī)院檔案資源結(jié)構(gòu)具有重要意義。[3]

2.加快醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)的意義

如果對許多醫(yī)院以往的檔案信息管理工作進(jìn)行探究則可以發(fā)現(xiàn)，許多醫(yī)院的檔案管理工作中存在有管理模式陳舊、信息更新滯后、信息檢索繁瑣、信息保存困難等方面的弊端，這對于醫(yī)院強(qiáng)化檔案管理工作而言造成了負(fù)面影響?？紤]到醫(yī)療信息是非常寶貴的資源，一旦丟失則后果必將是災(zāi)難性的。而實(shí)施醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)，是新形勢下糾正以往檔案管理工作中不足之處的有效措施，也可以說醫(yī)院檔案室信息化的實(shí)施，是順應(yīng)醫(yī)療技術(shù)進(jìn)步的必然趨勢。這一舉措不僅有利于醫(yī)院檔案管理制度規(guī)范化，提高醫(yī)院檔案室專業(yè)化水平，而且有利于保存更有價(jià)值的醫(yī)療檔案信息，便于醫(yī)療檔案的組織、管理、檢索，節(jié)省醫(yī)院行政管理費(fèi)用，形成規(guī)范有序的醫(yī)院檔案室管理模式。[4]

3.醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 對檔案室的特征性認(rèn)識(shí)不足。

醫(yī)院檔案室最顯著的特點(diǎn)是專業(yè)性，這是這一部門區(qū)別于其他領(lǐng)域檔案管理機(jī)構(gòu)的最主要特點(diǎn)，這也為醫(yī)院檔案室的科學(xué)管理和信息化建設(shè)提供了重要依據(jù)。現(xiàn)階段我國許多醫(yī)院檔案室對檔案的管理、分類和歸檔是雜亂無章、不完整的，這導(dǎo)致了許多醫(yī)院的醫(yī)療檔案種類繁多，實(shí)際使用率低，醫(yī)院檔案室在檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)，如收集、分類存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定和使用等方面都存在嚴(yán)重問題，且專業(yè)水平較低。這使得部分醫(yī)院的醫(yī)療檔案門類不全，結(jié)構(gòu)不完善，實(shí)用性低、檔案整體內(nèi)容空泛、檔案格式不規(guī)范、檔案門類不全面，較為缺乏醫(yī)療研究檔案和醫(yī)院設(shè)備檔案，因此遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)改大環(huán)境下醫(yī)院的日常運(yùn)作和使用需要。[5]

3.2 檔案利用反饋率不理想

由于醫(yī)院的工作主要集中在醫(yī)療服務(wù)上，從事檔案管理的醫(yī)院工作人員對檔案管理的認(rèn)識(shí)相對較低，對檔案使用的反饋不夠重視，無法發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題。長期以來，許多醫(yī)院的檔案管理員只負(fù)責(zé)收集和保存檔案，而不為醫(yī)院各部門提供相關(guān)的檔案服務(wù)，導(dǎo)致醫(yī)院部分科室工作人員不了解檔案室的性質(zhì)和功能，這也使得醫(yī)院檔案管理人員的工作無法得到足夠的支持和理解。伴隨著近年來我國許多醫(yī)院的轉(zhuǎn)型運(yùn)營，檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，很多情況下難以提供有價(jià)值的檔案研究成果。[6]

4.醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)對策

4.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、更新思維

從醫(yī)院管理局獲取的醫(yī)療活動(dòng)數(shù)據(jù)、醫(yī)院管理局?jǐn)?shù)據(jù)、社會(huì)福利數(shù)據(jù)、醫(yī)療糾紛數(shù)據(jù)等。隨著我院醫(yī)療管理水平的提高，醫(yī)療技術(shù)信息化水平不斷提高。醫(yī)療檔案信息化是醫(yī)院信息化的重要組成部分。加強(qiáng)醫(yī)院信息檔案建設(shè)，不僅滿足了醫(yī)院信息化發(fā)展的需要，而且客觀上提高了醫(yī)院管理的水平和效率。在這一過程中，醫(yī)院的管理層需要運(yùn)用創(chuàng)造性思維來加強(qiáng)醫(yī)院檔案室的信息化建設(shè)，用人力資源變革意識(shí)、發(fā)展意識(shí)來適應(yīng)當(dāng)今信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展情況，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療檔案的信息化管理，為各科室和患者都提供更多便利的檔案服務(wù)。

4.2 建立和完善檔案室規(guī)章制度

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不能夠脫離醫(yī)院的實(shí)際情況，不能變成空談的“空中樓閣”，而是需要院方進(jìn)行科學(xué)合理的研究后才能夠得出結(jié)論。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要轉(zhuǎn)變自身觀念，創(chuàng)新檔案管理思路，著力于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，從戰(zhàn)略高度對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)行總體性布局，制定具體工作方案，進(jìn)而分層、分步推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。在這一過程中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對檔案實(shí)行制度化、規(guī)范化管理，對檔案的形成、積累、歸檔、整理、鑒定、保存和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要作出具體明確的規(guī)定，制定一套檔案管理制度和辦法，其內(nèi)容應(yīng)包括三個(gè)方面，分別是醫(yī)院檔案管理人員的職能，明確檔案收集整理范圍，確保檔案數(shù)據(jù)備案率和完整性、準(zhǔn)確性符合規(guī)定要求。與此同時(shí)，院方應(yīng)當(dāng)制定檔案室管理的考核內(nèi)容和考核辦法，其中考核的主要內(nèi)容為檔案資料的收集是否完整、完整、正確、規(guī)范，其質(zhì)量是否符合規(guī)定要求，檔案管理職責(zé)是否得到落實(shí)，檔案管理制度的落實(shí)情況如何，從而提高醫(yī)院檔案室管理工作的整體效率。

4.3 堅(jiān)持服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新

隨著醫(yī)療檔案內(nèi)容的持續(xù)增加，醫(yī)院檔案工作人員應(yīng)當(dāng)通過多種渠道全面收集檔案資料，擴(kuò)大檔案類別，使檔案管理工作更加專業(yè)化，滿足醫(yī)院不同科室和醫(yī)務(wù)人員的需求。為了能夠達(dá)到更好地協(xié)調(diào)效果，醫(yī)院檔案工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)和其他科室的同事溝通，了解他們對于醫(yī)療檔案的實(shí)際需要，從而為醫(yī)療檔案室營造更加良好的外部氛圍。此外，醫(yī)院檔案管理人員除了積極為醫(yī)院各項(xiàng)科技活動(dòng)提供檔案信息外，還應(yīng)當(dāng)不斷提高自身參與意識(shí)，為醫(yī)院的信息化發(fā)展建言獻(xiàn)策，參與醫(yī)院各科室之間的定期聯(lián)系，提高各項(xiàng)檔案服務(wù)品質(zhì)。

4.4 創(chuàng)新醫(yī)院檔案室信息化建設(shè)思路

院方應(yīng)當(dāng)著眼于建設(shè)醫(yī)院檔案室信息資源庫，這是因?yàn)獒t(yī)院檔案室是反映大量醫(yī)療信息的主要渠道。在醫(yī)院科研工作中創(chuàng)建檔案室，一方面能夠映射出醫(yī)院以往的科研成果，并且在事實(shí)上也為醫(yī)院后續(xù)的信息化工作奠定了重要基礎(chǔ)。

考慮到醫(yī)院檔案室館主要收集醫(yī)療數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)原始數(shù)據(jù)和醫(yī)療論文等，因此院方應(yīng)當(dāng)以信息化建設(shè)為基點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)實(shí)事求是的采取行動(dòng)，從而為檔案計(jì)算機(jī)化結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。

4.5 優(yōu)化、整合財(cái)力和人力資源的投入

醫(yī)院信息化是一項(xiàng)大規(guī)模、緩慢的建設(shè)，需要大量的資金和人力支持。一方面，醫(yī)院要建立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，將醫(yī)院檔案信息化納入醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，制定適合當(dāng)前建設(shè)形勢的投資計(jì)劃，確保醫(yī)院資金的連續(xù)性和穩(wěn)定性，為醫(yī)院檔案信息計(jì)算機(jī)設(shè)備建設(shè)提供強(qiáng)有力的資金支持另一方面，在學(xué)術(shù)上，要重點(diǎn)抓好專業(yè)干部檔案的信息化建設(shè)，吸納更多的醫(yī)學(xué)、檔案、計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和人才，優(yōu)化醫(yī)院檔案工作人員的人員結(jié)構(gòu)，制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，為提高技能和穩(wěn)定職業(yè)干部提供一定渠道。此外，醫(yī)院還需要定期培訓(xùn)醫(yī)院檔案工作人員，提高他們的學(xué)習(xí)能力，更新管理者的工作觀念，提高管理者的素質(zhì)，為醫(yī)院檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

結(jié)束語

總之，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院信息化發(fā)展的必然前提。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案信息化是一個(gè)很好的信息化改革工具。因此院方在檔案室信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)時(shí)，既要立足于科學(xué)性和實(shí)用性，又要兼顧先進(jìn)性和技術(shù)性。醫(yī)院檔案信息化是一項(xiàng)艱巨而長期的工作，在建設(shè)過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)這樣的問題。為了有效地解決這個(gè)問題，院方有必要制定規(guī)范檔案管理制度，加強(qiáng)檔案室隊(duì)伍建設(shè)并增加資金投入，著力拓展檔案資源，加大信息管理標(biāo)準(zhǔn)化步伐，在高科技水平基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息資源共享?？傊?，隨著醫(yī)院管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案室的運(yùn)行機(jī)制也會(huì)隨之發(fā)生變化。因此，醫(yī)院檔案室要努力做好檔案管理工作，并在醫(yī)院改革的大潮中發(fā)揮更加積極的作用。