事業(yè)單位做好社保檔案編制工作的有效策略思考

劉敏

摘要：事業(yè)單位的社保檔案關(guān)系到員工的社會(huì)保險(xiǎn)合法權(quán)益，是日常管理工作中的重要內(nèi)容。開(kāi)展社保檔案編制工作，搜集整理各項(xiàng)資料，做好分類(lèi)管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，還能提高利用率，滿足員工的使用需求，維護(hù)員工的合法權(quán)益。但是一些事業(yè)單位的社保檔案編制工作存在諸多問(wèn)題，編制混亂，編制不統(tǒng)一等等影響了后續(xù)的使用和事業(yè)單位的內(nèi)部管理，在新時(shí)期事業(yè)單位需要及時(shí)解決這些問(wèn)題，才能更好的應(yīng)對(duì)發(fā)展困境。因此開(kāi)展本文的研究工作，重點(diǎn)分析在事業(yè)單位社保檔案編制工作中的一系列問(wèn)題，提出幾點(diǎn)有效策略能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供一定參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;社保檔案編制;有效策略

隨著社會(huì)保障制度改革的不斷深入，社保檔案的管理和使用也逐漸頻繁。因此做好社保檔案的編制工作尤為重要，確保搜集信息的準(zhǔn)確性和全面性，并完善編制流程，加強(qiáng)檔案管理。減少突發(fā)事件給檔案帶來(lái)的損失，從而提高社保檔案的利用率。為了解決事業(yè)單位社保檔案編制工作中的一系列問(wèn)題，還需要提高事業(yè)單位重視，樹(shù)立社保檔案編制意識(shí)，提高編制人員的綜合素質(zhì)，借助于信息技術(shù)開(kāi)展編制和管理工作，并備份檔案，減少人為因素影響，保障檔案編制的質(zhì)量，提高檔案管理的效率。

一、事業(yè)單位社保檔案編制工作的重要性

事業(yè)單位開(kāi)展社保檔案編制工作，搜集整理員工參保的信息，進(jìn)行歸檔處理。這一檔案具有較高的利用價(jià)值，尤其是員工在發(fā)展中可能會(huì)應(yīng)用各種檔案，事業(yè)單位也需要利用這些檔案為一些重大決策提供幫助。強(qiáng)化編制工作能夠發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能，提高檔案的利用率。而且開(kāi)展社保檔案的編制工作，能夠維護(hù)員工的社會(huì)保險(xiǎn)合法權(quán)益，充分落實(shí)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，體現(xiàn)事業(yè)單位的人文情懷和社會(huì)責(zé)任，為員工提供一個(gè)有效保障。最后還有利于資料的保存。借助于信息技術(shù)歸檔處理，開(kāi)展備份管理工作，很好的保存各種資料，提高檔案管理的效率。

二、事業(yè)單位社保檔案編制工作中存在的問(wèn)題

（一）社保種類(lèi)多，編制混亂

社會(huì)保險(xiǎn)包括基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)，這些保險(xiǎn)對(duì)應(yīng)的流程比較復(fù)雜，在開(kāi)展檔案編制工作中，需要根據(jù)各種保險(xiǎn)的要求搜集資料進(jìn)行編制。但是事業(yè)單位缺乏對(duì)該方面的重視程度，編織意識(shí)薄弱，各個(gè)險(xiǎn)種的管理內(nèi)容有所不同，制定的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，這就導(dǎo)致檔案編制相對(duì)混亂，內(nèi)容并不齊全。再加上一些編制人員的素質(zhì)不高，在搜集資料的過(guò)程中相對(duì)隨意，導(dǎo)致一些資料存在缺失錯(cuò)誤的情況。這些問(wèn)題的存在，影響了社保檔案的編制工作，也增加了管理難度，影響了后續(xù)的使用。

（二）檔案編制管理缺乏規(guī)范化

針對(duì)社保檔案編制工作，國(guó)家也進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，出臺(tái)了各種規(guī)章制度，規(guī)范檔案的編制和管理。但是大多數(shù)相對(duì)籠統(tǒng)，對(duì)于細(xì)節(jié)部分等并未進(jìn)行明確規(guī)定。檔案編制缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范化，編制人員在搜集整理生育保險(xiǎn)，養(yǎng)老保險(xiǎn)，醫(yī)療保險(xiǎn)等的資料時(shí)，只是按照每個(gè)險(xiǎn)種的要求進(jìn)行整理，忽略了統(tǒng)一編制的要求。不僅影響資料的收集，還會(huì)影響到各險(xiǎn)種的統(tǒng)一管理。而在管理工作中，也并未結(jié)合不同檔案編制，制定針對(duì)性的管理措施，管理監(jiān)督落實(shí)不到位，影響到檔案編制的質(zhì)量。

（三）信息技術(shù)應(yīng)用不足

近些年隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，在編制工作中也應(yīng)用了信息技術(shù)減少人力資源使用，提高編制的效率。但是在一些事業(yè)單位的社保檔案編制工作中，依舊采取傳統(tǒng)的編制方法，主要依靠人力資源搜集整理社保資料，然后提交審核編目成冊(cè)。在這一過(guò)程中，很有可能由于人為因素影響導(dǎo)致檔案中的一些材料錯(cuò)誤或者出現(xiàn)缺失等等。在后續(xù)使用中如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，修改起來(lái)十分繁瑣，也會(huì)影響到使用者的使用。信息技術(shù)應(yīng)用不足，無(wú)法輔助相關(guān)人員開(kāi)展檔案編制工作，增加了監(jiān)督管理難度，降低了編制效率。

三、解決事業(yè)單位社保檔案編制問(wèn)題的有效策略

（一）強(qiáng)化檔案編制意識(shí)，做好編制工作

要想高效來(lái)完成事業(yè)單位社保檔案的編制工作就需要強(qiáng)化檔案的編制意識(shí)，提高編制人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，做好分類(lèi)編制工作。首先加強(qiáng)對(duì)編制人員的監(jiān)督管理，督促他們落實(shí)到位。可以開(kāi)展相關(guān)的宣傳培訓(xùn)工作，提高他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，明確檔案的編制規(guī)范，統(tǒng)一社保檔案的編制。其次，還需要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案編制意識(shí)。檔案編制人員與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通交流，傳達(dá)編制工作中的一些問(wèn)題，使領(lǐng)導(dǎo)能夠積極解決這些問(wèn)題，推進(jìn)檔案編制的進(jìn)程。第三，根據(jù)不同險(xiǎn)種的特點(diǎn)，明確編制的內(nèi)容和格式，開(kāi)展編制工作，統(tǒng)一管理，提高檔案編制的效率。還需要考慮檔案保管期限，將檔案分為永久檔案和定期檔案，開(kāi)展分級(jí)編制管理工作，能夠明確檔案編制的重點(diǎn)，有方向有順序的開(kāi)展編制工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化，保障資料的實(shí)效性

開(kāi)展社保檔案編制工作，需要有計(jì)劃的進(jìn)行。事業(yè)單位要明確社保檔案編制的目的，完善相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，在編制的工作中，要求管理人員做好監(jiān)管工作，確保資料收集的全面性和準(zhǔn)確性。如果編制大型資料，還需要區(qū)分輕重緩急，合理劃分內(nèi)容，制定一個(gè)明確的計(jì)劃，才能有效推進(jìn)進(jìn)程，提高檔案編制的效率。當(dāng)然事業(yè)單位還需要設(shè)立統(tǒng)一的檔案編制部門(mén)，提高編制人員的重視程度，針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)，醫(yī)療保險(xiǎn)，生育保險(xiǎn)，失業(yè)保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn)，進(jìn)行統(tǒng)一的編制。嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)制度，規(guī)范整個(gè)編制流程。設(shè)立了編制部門(mén)后，還需要構(gòu)建一個(gè)聯(lián)合機(jī)制，各部門(mén)要加強(qiáng)與檔案部門(mén)的溝通聯(lián)系，及時(shí)分享各項(xiàng)資料，確保編制人員獲得全面信息，保障資料的實(shí)效性。此外還需要完善管理機(jī)制，劃分檔案編制的責(zé)任主體，明確崗位職責(zé)。將檔案編制管理的責(zé)任落實(shí)到具體的人身上，能夠端正他們的工作態(tài)度，減少一些人為因素的影響。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高編制效率

事業(yè)單位還需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，為檔案編制工作提供信息技術(shù)的支持?？梢詰?yīng)用檔案編制管理軟件編制檔案，減少人力資源的使用，也能保障內(nèi)容的準(zhǔn)確性。構(gòu)建一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存電子版的檔案，并進(jìn)行備份管理。也可以借助信息系統(tǒng)加強(qiáng)各部門(mén)的溝通聯(lián)系，及時(shí)獲得各項(xiàng)資料，自動(dòng)分類(lèi)歸檔處理。信息技術(shù)的應(yīng)用也可以滿足檢索要求，自動(dòng)檢索所需信息，提高編制效率。在檔案管理工作中，也可以借助信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式。利用大數(shù)據(jù)云計(jì)算等信息技術(shù)分析整理檔案信息，做好統(tǒng)計(jì)工作，滿足事業(yè)單位內(nèi)部管理的要求。同時(shí)，做好分類(lèi)歸納，有序管理，提高管理效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期事業(yè)單位開(kāi)展社保檔案編制工作，應(yīng)當(dāng)重視其中存在的問(wèn)題，強(qiáng)化編制意識(shí)，完善規(guī)章制度的建設(shè)，引進(jìn)信息技術(shù)。逐步提高編制人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，統(tǒng)一編制，加強(qiáng)管理，確保社保檔案的全面性，運(yùn)用信息技術(shù)減少人為失誤，提高檔案的質(zhì)量，方便后續(xù)的利用。在各種措施的支持下，提高社保檔案編制的效率，加強(qiáng)檔案管理工作，也能強(qiáng)化事業(yè)單位的人事管理，促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

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