企業(yè)文化建設(shè)視角下的企業(yè)檔案管理研究

邱衍森 陳增成 陳藝偉

【摘? 要】企業(yè)檔案作為現(xiàn)代企業(yè)從事生產(chǎn)、流通和服務(wù)性活動的真實(shí)記錄，和企業(yè)文化建設(shè)之間有著密切的聯(lián)系。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要儲存方式和展現(xiàn)形式，其所具備的多元性、創(chuàng)造性、真實(shí)性特點(diǎn)在塑造企業(yè)形象、弘揚(yáng)企業(yè)精神、促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)方面展現(xiàn)出了巨大的作用。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)而言，本著企業(yè)文化建設(shè)視角來探尋企業(yè)檔案管理的有效路徑是很有必要的?；诖耍撐脑诜治銎髽I(yè)文化與企業(yè)檔案內(nèi)涵的同時，就企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)檔案管理的關(guān)系以及企業(yè)文化建設(shè)視角下企業(yè)檔案管理的有效路徑進(jìn)行了詳細(xì)探討，以期能夠給相關(guān)人士提供一些參考。

【Abstract】As a true record of modern enterprises engaged in production， circulation and service activities， enterprise archives are closely related to the construction of enterprise culture. Enterprise archives are the important storage and display form of enterprise culture， its characteristics of pluralism， creativity and authenticity play an important role in shaping the corporate image， promoting the spirit of the enterprise and promoting the construction of enterprise culture. Therefore， for modern enterprises， it is necessary to explore the effective path of enterprise archives management from the perspective of enterprise cultural construction. Based on this， the paper analyzes the connotation of enterprise culture and enterprise archives， discusses the relationship between enterprise cultural construction and enterprise archives management and the effective path of enterprise archives management from the perspective of enterprise cultural construction in detail， so as to provide some references for relevant people.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;企業(yè)文化建設(shè);有效路徑

【Keywords】enterprise archives; enterprise cultural construction; effective path

【中圖分類號】F270;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）01-0019-03

1 引言

在市場競爭日漸激烈的背景下，企業(yè)文化作為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一面獨(dú)特旗幟，自始至終都在為企業(yè)發(fā)展提供著潛在的能量和不竭的附加值。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，是否擁有良好的企業(yè)文化建設(shè)已經(jīng)成為其競爭力與發(fā)展力的重要體現(xiàn)。而企業(yè)檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要一環(huán)，不僅是企業(yè)文化的核心載體之一，也是企業(yè)在文化建設(shè)中的關(guān)鍵模塊。所以，科學(xué)有效的檔案管理工作能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)工作提供有效助力。以企業(yè)文化建設(shè)需求為出發(fā)點(diǎn)，積極探討企業(yè)檔案管理工作，對于現(xiàn)代企業(yè)的高質(zhì)量、可持續(xù)化發(fā)展意義重大。

2 企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案管理的聯(lián)系

2.1 內(nèi)在關(guān)系解讀

首先，企業(yè)檔案屬于一種文化記錄，有著較強(qiáng)的文化性特征。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，企業(yè)檔案管理往往起始于創(chuàng)立之初，這使得企業(yè)在發(fā)展過程中所形成的思想或文化被記錄在其中，而這也賦予了其較強(qiáng)的文化性特點(diǎn)。同時，我們都知道，管理活動也屬于一種企業(yè)文化，因此，企業(yè)檔案管理本身就是一種企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，而在企業(yè)管理當(dāng)中所收集的一些團(tuán)隊(duì)精神建設(shè)、培訓(xùn)心得體會等信息都屬于企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，共同為企業(yè)文化建設(shè)的良好推進(jìn)提供動力。

其次，企業(yè)檔案作為一種有效的信息載體，是企業(yè)文化建設(shè)的重要承載。它不僅僅是企業(yè)發(fā)展歷史的記載，而且也是企業(yè)文化傳承的主要依托。在企業(yè)文化建設(shè)過程中，雖然企業(yè)文化的傳播途徑多種多樣，但都離不開檔案管理的支持?？梢哉f，檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)建立、積累以及延伸等階段中都扮演了重要的角色。它對于企業(yè)各個發(fā)展時期的政治、文化與經(jīng)濟(jì)行為都進(jìn)行了有效記錄，對企業(yè)各類信息也進(jìn)行了有效統(tǒng)計(jì)，集中反映了企業(yè)建設(shè)歷史，尤其是企業(yè)文化建設(shè)歷程，這些都是現(xiàn)代企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的重要力量來源。對于現(xiàn)代企業(yè)尤其是那些中大型企業(yè)來說，如果企業(yè)缺少企業(yè)檔案支撐或者企業(yè)檔案出現(xiàn)丟失的話，那么其自身的生產(chǎn)經(jīng)營活動也必然受到嚴(yán)重影響。因此，從這方面來看，企業(yè)檔案管理是一種文化情感的依托，是企業(yè)在文化建設(shè)過程中，取之不盡的資源寶藏。此外，對于企業(yè)文化建設(shè)來說，其最終的形成還是要以檔案的形式來實(shí)現(xiàn)的，這直接說明了企業(yè)檔案管理在其自身文化建設(shè)中的重要性。而

新的檔案資源更是給企業(yè)文化建設(shè)賦予了深刻的內(nèi)涵，積極挖掘其中的文化觀念元素，收集其中文化建設(shè)方面的內(nèi)容，能夠進(jìn)一步提高企業(yè)文化的豐富性與內(nèi)涵性。所以，如果缺少企業(yè)檔案管理的支撐，企業(yè)文化建設(shè)也將舉步維艱，只有認(rèn)清二者的內(nèi)在聯(lián)系，積極圍繞企業(yè)文化建設(shè)需求來落實(shí)好檔案管理工作的優(yōu)化或創(chuàng)新才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化建設(shè)目標(biāo)，為企業(yè)更好地進(jìn)步與發(fā)展奠基。

2.2 相互作用分析

首先，對于企業(yè)檔案管理而言，其對于企業(yè)文化建設(shè)有著重要的作用。具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，企業(yè)檔案管理本身就是企業(yè)管理文化中的重要組成部分，其對于企業(yè)文化的形成有著非常強(qiáng)的影響和制約作用。第二，企業(yè)檔案管理主要是對企業(yè)各種資料信息、文件信息的搜集、保存與歸檔，而從本質(zhì)上來看，這個過程就是文化積累的過程。通過類似企業(yè)檔案的管理，能夠推動企業(yè)文化、企業(yè)精神的弘揚(yáng)與宣傳，是現(xiàn)代企業(yè)推動文化建設(shè)事宜最直接、最有效的途徑。第三，企業(yè)檔案管理能夠?yàn)槲幕ㄔO(shè)工作帶來更多活力元素，讓企業(yè)能夠在發(fā)展進(jìn)程中逐步把握文化建設(shè)的特征與規(guī)律，讓文化建設(shè)效果更上層樓。

其次，對于企業(yè)文化建設(shè)來說，其對于企業(yè)檔案管理也有著較強(qiáng)的影響作用。具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，企業(yè)文化會影響企業(yè)檔案管理人員的思路與態(tài)度，進(jìn)一步提高他們對于檔案管理工作的重視度，尤其加強(qiáng)他們對于那些優(yōu)秀企業(yè)文化、企業(yè)精神的歸檔、保存和傳承的意識。第二，企業(yè)檔案的建立與歸檔都受到企業(yè)文化的影響。從本質(zhì)上來看，企業(yè)文化建設(shè)要求企業(yè)必須對自身的發(fā)展歷程、活動情況進(jìn)行如實(shí)記錄，這說明企業(yè)文化建設(shè)具備一定的指向和導(dǎo)向功能，可以為企業(yè)檔案管理工作的有效化、科學(xué)化落實(shí)提供保障。特別是對于具體的檔案管理人員來說，良好的企業(yè)文化必然能夠推動他們企業(yè)檔案工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變和效果的提升。因此，企業(yè)檔案管理和企業(yè)文化建設(shè)之間是相互作用、相互促進(jìn)的，以企業(yè)文化建設(shè)為視角來落實(shí)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化與革新是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)化管理、高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路。

3 企業(yè)文化建設(shè)視角下企業(yè)檔案管理的有效路徑

3.1 塑造核心理念，革新檔案管理意識

在企業(yè)檔案管理工作中，核心理念是其德育有效延續(xù)的精神依托?？梢哉f，核心理念是否先進(jìn)，直接決定了檔案管理工作的具體實(shí)效。對此，為了更好地發(fā)揮企業(yè)檔案管理在推動企業(yè)文化建設(shè)方面的效能，企業(yè)有必要做好檔案管理核心理念的塑造工作，不斷革新檔案管理意識，從而讓檔案管理思想能夠時刻保持較高的創(chuàng)新性、先進(jìn)性。具體來說，首先，企業(yè)有必要依據(jù)核心信息資源管理，積極通過多種形式的宣傳活動來做好檔案管理人員的理念和意識的強(qiáng)化工作，讓他們能夠意識到檔案管理工作的重要性，塑造其良好的檔案管理核心理念和意識。其次，企業(yè)要積極塑造相關(guān)檔案管理人員的服務(wù)意識，樹立起服務(wù)文化建設(shè)、服務(wù)公司發(fā)展的檔案管理核心理念，只有這樣才能推動企業(yè)發(fā)展大格局的形成，為企業(yè)文化建設(shè)工作的落實(shí)和現(xiàn)代化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的思想支撐。最后，企業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)也要積極圍繞企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)文化來進(jìn)行，對此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好管理引導(dǎo)工作，通過引導(dǎo)檔案管理部門以及其他部門間的聯(lián)系來放大檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)、發(fā)展戰(zhàn)略落實(shí)方面的促進(jìn)效能，進(jìn)一步助力企業(yè)檔案管理科學(xué)性、有效性的提高以及企業(yè)文化建設(shè)事業(yè)的良好推進(jìn)。

3.2 優(yōu)化相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理行為

對于企業(yè)檔案管理工作而言，符合相關(guān)法規(guī)或政策是其運(yùn)行的首要原則。因此，在企業(yè)文化建設(shè)視域下，為了進(jìn)一步提高檔案管理的有效性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的發(fā)展與需求實(shí)情，做好相關(guān)制度規(guī)章的確立和優(yōu)化工作。具體來說，首先，要對檔案管理的具體工作進(jìn)行細(xì)化和明確，在此基礎(chǔ)上，要在任務(wù)分解表、目標(biāo)考核細(xì)則以及考核結(jié)果等方面體現(xiàn)出檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合具體的實(shí)際需求來不斷對內(nèi)部管理制度加以完善，將自身的工作融入企業(yè)整個發(fā)展考核機(jī)制中來，以此來不斷激發(fā)工作人員的積極性，強(qiáng)化他們的思想認(rèn)知。與此同時，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的效果，可在個人崗位責(zé)任制以及部門考核當(dāng)中體現(xiàn)檔案管理，在此基礎(chǔ)上，對檔案管理工作中表現(xiàn)較好的個人或部門進(jìn)行獎勵，對于做得不好的個人或部門進(jìn)行處罰。其次，要加快確立檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)與制度，以此來保證該項(xiàng)工作的各個環(huán)節(jié)都能夠有效推進(jìn)。例如，企業(yè)可以建立一個包括檔案收集、檔案分類、檔案保存以及檔案歸檔等多方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作能夠得到高效、正確、精準(zhǔn)的完成。除此之外，要做好檔案管理行政監(jiān)督渠道的厘清工作，遵循相關(guān)管理規(guī)范，不斷開展自評自測、不定期檢查等活動，以此來實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的實(shí)時監(jiān)督、全面監(jiān)督，消除那些檔案管理工作中存在的力度弱化問題，規(guī)范檔案管理工作中的不當(dāng)行為，進(jìn)一步提高檔案管理工作的實(shí)效。

3.3 深挖文化價值，發(fā)掘檔案管理潛力

企業(yè)檔案作為反映企業(yè)歷史面貌以及各項(xiàng)活動的重要材料，是現(xiàn)代企業(yè)不可多得的財(cái)富。如果企業(yè)能夠?qū)ζ湮幕瘍r值進(jìn)行深挖的話，必然能夠進(jìn)一步發(fā)揮該項(xiàng)工作的潛力與優(yōu)勢，為企業(yè)文化建設(shè)以及良好發(fā)展提供有效助力。對此，首先，要積極吸收企業(yè)在發(fā)展過程中形成的先進(jìn)理念，做好對其中“隱性”內(nèi)容的挖掘工作，尤其是對于企業(yè)重要

的業(yè)務(wù)推廣、運(yùn)營管理以及工程項(xiàng)目要及時做好檔案整理與歸檔工作，為更好地進(jìn)行檔案管理做好奠基工作。同時，要精選一些專業(yè)性和代表性的檔案資料，結(jié)合企業(yè)的媒體宣傳資料或者企業(yè)新聞打造特色專題，充實(shí)自己的“檔案寶藏”。對于企業(yè)家以及優(yōu)秀員工的個人事跡也要進(jìn)行深度總結(jié)和收集，在此基礎(chǔ)上，打造人性化的檔案資料，從而在彰顯企業(yè)人文關(guān)懷的同時，為企業(yè)文化建設(shè)積累隱性的檔案財(cái)富。其次，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)在合適的時間段來將一些富有文化內(nèi)涵的資料信息傳遞給企業(yè)部門，以此來為企業(yè)各部門以及整體文化建設(shè)事宜的推進(jìn)提供豐富的材料、資源支持。對此，檔案管理部門有必要結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況來做好內(nèi)部檔案文化內(nèi)涵、文化價值的挖掘工作，緊密結(jié)合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中的活動開展情況來探尋相關(guān)的并且具有深刻文化內(nèi)涵的檔案信息，以此提高檔案信息的利用效率，更好地發(fā)揮檔案管理在服務(wù)企業(yè)部門建設(shè)、文化建設(shè)以及現(xiàn)代化發(fā)展中的作用。

3.4 注重方式轉(zhuǎn)變，提高檔案管理水準(zhǔn)

在新時期，企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重視方式的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，只有這樣才能更好地發(fā)揮該項(xiàng)工作在促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)方面的效能。首先，要做好檔案管理整個工作流程的明確工作，確保其從收集到歸檔都能夠有序化進(jìn)行。在這一過程中，還應(yīng)做好相關(guān)人員專業(yè)能力以及專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)工作，確保他們能夠更好地完成自身的檔案管理任務(wù)。對此，企業(yè)可以積極牽線相關(guān)專家，開展座談會等多種形式的培訓(xùn)活動，不斷提高檔案管理人員在檔案資料收集、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)中的規(guī)范性和專業(yè)性。與此同時，要立足當(dāng)今信息化的時代發(fā)展形勢，圍繞檔案管理的信息化改革需求，做好員工信息化工作能力的培養(yǎng)工作，不斷強(qiáng)化他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，為他們更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)保障。除此之外，應(yīng)當(dāng)做好檔案工作的校核工作。我們都知道，檔案管理有著較強(qiáng)的嚴(yán)肅性，如果資料信息出現(xiàn)錯誤的話，很容易給后續(xù)的使用帶來負(fù)面影響。在這一點(diǎn)上，企業(yè)通過具體監(jiān)督流程的引入和完善來強(qiáng)化工作人員的校核意識，保證檔案資料的有效性、精準(zhǔn)性。其次，企業(yè)要結(jié)合自身的主營業(yè)務(wù)制定相應(yīng)的檔案管理體系，同時，在人員結(jié)構(gòu)以及組織結(jié)構(gòu)等方面要體現(xiàn)出主營業(yè)務(wù)特征，從而為檔案工作效果的提升奠基。

3.5 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，保障檔案管理效果

在新時期，檔案管理工作的開展需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作支撐。尤其是在網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型進(jìn)程不斷加快，如何保證基礎(chǔ)建設(shè)的完善性、先進(jìn)性與安全性，是廣大企業(yè)在推進(jìn)檔案管理工作過程中需要著重思考的問題。具體來說，首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展目標(biāo)納入自身整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，在此基礎(chǔ)上，為該項(xiàng)工作提供充實(shí)的場地、資金等方面的支持，加快檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。例如，要充分考慮新時期企業(yè)檔案管理當(dāng)中的設(shè)備與軟硬件需求，積極投入財(cái)力與人力，為檔案管理配備完善的設(shè)備與設(shè)施，確保其管理效果。其次，要積極通過財(cái)政支持來建立單獨(dú)的“檔案查閱室”，以此來進(jìn)一步提高檔案管理的保密性、安全性。同時為員工提供一個優(yōu)質(zhì)的檔案信息查閱、企業(yè)文化學(xué)習(xí)氛圍，推動他們企業(yè)歸屬感、文化感的提升。在此基礎(chǔ)上，要積極引入一些防火、防蟲等設(shè)備，避免紙質(zhì)檔案受到損壞，將檔案管理的安全性提升上來，最大程度地控制意外發(fā)生率，減少檔案泄露情況。最后，要充分立足“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代發(fā)展背景，積極將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)引入檔案管理中來，積極搭建數(shù)字化的檔案管理平臺，推動檔案管理工作由紙質(zhì)化向智慧化方向轉(zhuǎn)變，一方面要積極購置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器以及存儲設(shè)備等設(shè)施;另一方面要積極搭建網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，做好檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、檔案數(shù)字化歸檔等工作。與此同時，企業(yè)還可依托專門的網(wǎng)絡(luò)平臺或者打造檔案管理APP，不斷豐富檔案管理方式，為企業(yè)內(nèi)部各個主體提供先進(jìn)化和人性化的服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)掘其在文化建設(shè)方面的促進(jìn)效能。此外，在推進(jìn)檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)過程中，企業(yè)還應(yīng)做好安全基礎(chǔ)建設(shè)工作。例如，通過資金投資來引入先進(jìn)的數(shù)字水印、加密技術(shù)以及簽署技術(shù)等，確保檔案管理的安全性。同時，還應(yīng)積極購置信息備份系統(tǒng)、信息化防御系統(tǒng)，以此為檔案管理搭建好一堵堅(jiān)實(shí)的網(wǎng)絡(luò)圍墻，減少操作失誤、黑客入侵等問題帶來的檔案信息泄露、信息篡改等問題。

4 結(jié)語

總之，在市場競爭逐漸加劇的背景下，文化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性愈發(fā)凸顯。而企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)文化建設(shè)事宜的有效推進(jìn)有著巨大的促進(jìn)作用。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)正視自身文化建設(shè)和檔案管理工作間的內(nèi)部聯(lián)系和相互作用關(guān)系，結(jié)合自身的實(shí)際情況和發(fā)展需求，不斷運(yùn)用新的思路和方法去打造一個科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理工作體系，從而在保證檔案管理工作效果的同時，為自身文化建設(shè)的全面落實(shí)以及可持續(xù)化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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