“智慧城管”檔案信息化管理問題及解決對(duì)策

文/西安曲江新區(qū)管理委員會(huì) 路春葉

為了提高城市管理的效率和質(zhì)量，我國(guó)部分城市推出了“智慧城管”概念。所謂“智慧城管”，就是以先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，對(duì)整個(gè)社會(huì)進(jìn)行數(shù)字化管理的一種城市管理方式。在“智慧城管”背景下，先進(jìn)的信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用到城市檔案管理中，在提高檔案管理工作水平、促進(jìn)管理技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí)，也凸顯出信息采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)介質(zhì)容易損壞等一系列不足，對(duì)促進(jìn)城市檔案管理的信息化、智慧化發(fā)展極為不利。因此，正視城市檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題，妥善尋找解決問題的方法和策略，并積極將之應(yīng)用于具體實(shí)踐中，是目前實(shí)現(xiàn)城市檔案信息化管理亟須解決的問題。

一、“智慧城管”檔案信息化管理取得的成效

“智慧城管”檔案信息化管理是以先進(jìn)的現(xiàn)代地理信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等為支撐，采集城市不同管理領(lǐng)域的數(shù)據(jù)、文件、圖片或者視頻材料等信息進(jìn)行存儲(chǔ)、分析和管理，并運(yùn)用數(shù)字模擬技術(shù)分析預(yù)判檔案數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，以此提高城市檔案管理實(shí)效的一種現(xiàn)代檔案管理方式。目前，筆者及工作團(tuán)隊(duì)根據(jù)“智慧城管”檔案管理信息化工作需要，采用分級(jí)管理模式，對(duì)城市檔案進(jìn)行了信息化歸檔與數(shù)據(jù)化處理，所謂的分級(jí)管理模式，就是根據(jù)檔案信息的種類，將之分為保密性數(shù)據(jù)信息、日常數(shù)據(jù)信息、基礎(chǔ)城市信息三個(gè)級(jí)別進(jìn)行信息化管理的分類管理模式。自該模式推廣以來，在提高城市檔案信息化管理水平、助力“智慧城管”全面落實(shí)與深入發(fā)展方面取得積極成效。

（一）保密性數(shù)據(jù)信息歸檔。檔案管理信息化底線是數(shù)據(jù)安全，因此，做好檔案信息保密工作尤為重要。由于檔案信息類型復(fù)雜、內(nèi)容多樣，根據(jù)檔案涉密程度對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，顯得尤為重要。2021年，筆者及工作團(tuán)隊(duì)根據(jù)檔案保密管理文件要求，將所有城市檔案進(jìn)行了總體分類，按照重要保密性文件、保密性文件、一般性文件三種類型，將20310件文書檔案、207卷會(huì)計(jì)檔案、997張數(shù)碼照片、777個(gè)視頻、321卷招投標(biāo)檔案、9件實(shí)物檔案進(jìn)行了數(shù)字化歸檔。并嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和地方檔案保密規(guī)定，對(duì)“八防”要求的場(chǎng)所安裝全覆蓋的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，配置專用電源。數(shù)字化加工場(chǎng)所視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)保存不少于6個(gè)月，做到可追溯可核查。

（二）日常數(shù)據(jù)信息歸檔。日常數(shù)據(jù)信息是指施工管理、人防工事、市政設(shè)施等18個(gè)主要城市管理項(xiàng)目在日常管理和運(yùn)行中產(chǎn)生的文檔、圖片、視頻等檔案資料。2020年，筆者及工作團(tuán)隊(duì)根據(jù)數(shù)字化檔案管理文件歸檔要求，將這18個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)文件材料按照重要程度、文檔類別、保存年限等進(jìn)行分類歸檔，建立基層工作信息與日常數(shù)據(jù)信息索引目錄，將數(shù)字化備份資料、重要資料等進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔。并本著“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的工作原則，對(duì)各部門工作過程中產(chǎn)生的28130份各類型檔案進(jìn)行了分類整理，提高了工作效率和服務(wù)水平，取得了全年接待查檔人員423人次、提供檔案資料3976卷/件、檔案數(shù)字化加工案卷級(jí)486條、文件級(jí)10641條，全文掃描149411頁，室存檔案數(shù)字化率達(dá)到了80%的良好成效，并實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案管理與檔案數(shù)字化副本管理的共同發(fā)展，做到檔案管理線上線下同步。

（三）基礎(chǔ)城市信息歸檔?！爸腔鄢枪堋敝械幕A(chǔ)信息主要指基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備信息、城市居民信息、城市工作人員信息三大類。其中，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備信息指城市道路交通、公共市政設(shè)施等城市基建及與之相配套的公用設(shè)施的基本信息；居民指城市小區(qū)或單位居住人員，包含小區(qū)居住戶數(shù)及每戶居住的人口數(shù)量等基礎(chǔ)信息；工作人員信息則指在城市中工作的所有人員的基礎(chǔ)信息，即常見的姓名、性別、身份證等。這類信息由于數(shù)據(jù)比較基礎(chǔ)，存儲(chǔ)方式多為DOC、EXCEL等，常采用人工輸入與電子掃描相結(jié)合進(jìn)行錄入，錄入完成以后要及時(shí)向上級(jí)移交報(bào)備。2020年，由于疫情原因，筆者及工作團(tuán)隊(duì)將疫情防控檔案管理也納入了基礎(chǔ)城市檔案信息管理范疇，并制訂《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行信息化管理，全年累計(jì)處理疫情防控檔案7465件，于2021年11月完成電子歸檔并將相關(guān)電子目錄移交市檔案館；同時(shí)為滿足檔案管理服務(wù)于城市管理的需求，又制訂了《第十四屆運(yùn)動(dòng)會(huì)和殘?zhí)貖W會(huì)執(zhí)委會(huì)檔案歸檔范圍》，于2021年12月將各種檔案共計(jì)387件移交第十四屆運(yùn)動(dòng)會(huì)執(zhí)委會(huì)和馬拉松競(jìng)委會(huì)，在提高城市檔案信息化管理服務(wù)方面收獲很大。

（四）數(shù)據(jù)信息的分析利用。在檔案信息化管理中，對(duì)重要檔案信息進(jìn)行分析研究并加以利用是一項(xiàng)重要工作。主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：其一是通過數(shù)據(jù)分析，研究重要事件的發(fā)生概率，并對(duì)下一次事件發(fā)生的時(shí)間及可能性進(jìn)行預(yù)判，標(biāo)注發(fā)生概率較高的事件；其二是對(duì)結(jié)案時(shí)間長(zhǎng)并且難以在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改的難點(diǎn)事件進(jìn)行研究備注，必要時(shí)即可單獨(dú)建檔備份，以便為其他部門工作提供準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的提質(zhì)增效。本年度筆者及工作團(tuán)隊(duì)積極適應(yīng)檔案管理編研工作需求，完成了《×××相關(guān)文件匯編》，并續(xù)編了《各種領(lǐng)導(dǎo)小組文件匯編》《人事任免文件匯編》《表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件匯編》《報(bào)紙剪貼》等9種編研材料，提高了對(duì)檔案信息的分析研究能力和綜合服務(wù)能力，促進(jìn)城市檔案信息化管理工作高效發(fā)展。

二、“智慧城管”檔案信息化管理存在的問題

（一）信息采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。信息采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，由于“智慧城管”背景下的城市檔案數(shù)據(jù)資料來自不同部門，涉及的項(xiàng)目類別和群體類別多種多樣，各部門收集、存儲(chǔ)和傳輸信息的方式復(fù)雜多樣，如同一種信息材料，住建部門用DOC文檔收集存儲(chǔ)，環(huán)保部門用EXCEL，還有的部門采用自身平臺(tái)的APP等，不同渠道的信息存儲(chǔ)方式不同、程序處理不同，就會(huì)出現(xiàn)部分單位和部門上傳的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)方式與檔案管理部門的相關(guān)軟件不兼容的情況，導(dǎo)致文件資料缺損或者丟失、損毀，極大浪費(fèi)了檔案管理工作人員的時(shí)間和精力，也制約了檔案信息化管理的健康發(fā)展。其次，各部門的檔案資料數(shù)據(jù)單位不一致，例如需要用到長(zhǎng)度單位的信息材料，有的部門報(bào)送材料上以“米”為單位，有的部門則使用“千米”，檔案管理工作人員在進(jìn)行信息歸檔時(shí)要花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行單位換算，不利于檔案信息化管理的提質(zhì)增效。

（二）存儲(chǔ)介質(zhì)容易損壞。目前可用于檔案信息存儲(chǔ)的信息化載體主要有三種：光盤、硬盤、數(shù)字化文檔。其中光盤和硬盤都有共同的缺點(diǎn)，那就是存儲(chǔ)時(shí)間短、容量低，一旦存儲(chǔ)期限一到，就需要花費(fèi)大量人力物力進(jìn)行文檔數(shù)據(jù)遷移，由此造成資源的重復(fù)浪費(fèi)，不利于檔案信息化的長(zhǎng)期管理。同時(shí)，由于光盤硬盤的損壞難以察覺，更無法從外部判斷其是否功能正常，一旦發(fā)生損毀如病毒感染等，就會(huì)出現(xiàn)全盤崩潰甚至信息清除等情況，導(dǎo)致檔案信息損失嚴(yán)重。至于數(shù)字化文檔，則高度依賴計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)是目前市場(chǎng)上更新?lián)Q代最快的技術(shù)種類之一，相關(guān)的應(yīng)用軟件層出不窮，淘汰率和產(chǎn)品更新率較高，有時(shí)同一種數(shù)字化文檔保存的信息，過段時(shí)間可能找不到，可用軟件來進(jìn)行讀取查閱，由此出現(xiàn)文檔信息使用危機(jī)，造成檔案存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)應(yīng)用被部分技術(shù)軟硬件廠家綁定、鎖死甚至卡脖子的情況，嚴(yán)重威脅公眾信息安全。因此，加強(qiáng)多樣化信息備份，完善檔案多元化管理，對(duì)維護(hù)檔案信息管理意義重大。

三、檔案信息化管理問題的解決對(duì)策

（一）建立完善的信息化管理制度。完善的信息化管理制度是實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)。首先，相關(guān)部門要深入理解和全面落實(shí)“智慧城管”構(gòu)想下的城市管理辦法，對(duì)城市信息化檔案管理制度進(jìn)行修改和修訂，把檔案信息化管理規(guī)范納入智慧城市管理范疇，通過制訂明確的信息采集標(biāo)準(zhǔn)和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息的制訂、采集、傳輸、接收、歸檔和分析應(yīng)用進(jìn)行全程、全方位的規(guī)范化管理，以此推動(dòng)檔案信息管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，促進(jìn)檔案信息資源共享，提高城市檔案信息化管理的質(zhì)量和層次。其次，相關(guān)部門還要加強(qiáng)與其他部門的溝通與協(xié)作，努力爭(zhēng)取上級(jí)各主管部門的制度及政策支持，促使其盡快制訂和出臺(tái)完整的檔案信息化管理政策，嚴(yán)格把控檔案信息化管理的原則與標(biāo)準(zhǔn)，提高信息化管理的規(guī)范性與科學(xué)性，保障相關(guān)工作順利進(jìn)行。除此之外，政府還加大對(duì)城市檔案信息化管理的資金投入力度，將專項(xiàng)資金支持與地方財(cái)政扶持結(jié)合起來，為城市檔案管理增加更多的設(shè)備及管理投入，強(qiáng)化“智慧城管”檔案信息化管理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，助力相關(guān)工作順利開展。

（二）建立專業(yè)的檔案信息化管理平臺(tái)。專業(yè)的數(shù)據(jù)平臺(tái)是推動(dòng)城市檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵。只有實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度共享，才能發(fā)揮出基于大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的“云計(jì)算”信息平臺(tái)的最大價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源價(jià)值的深入挖掘和高效利用。首先，要建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，如APP、公眾號(hào)等，加大檔案管理規(guī)范的推廣力度，強(qiáng)化信息資源共享，促進(jìn)檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)的大范圍傳播，拓寬信息采集渠道，優(yōu)化信息資源內(nèi)容，提高信息資源質(zhì)量，并以此幫助其他單位部門了解信息制訂與傳輸?shù)幕緲?biāo)準(zhǔn)，保證信息采集符合統(tǒng)一規(guī)范。例如：2021年，筆者及相關(guān)團(tuán)隊(duì)充分發(fā)揮網(wǎng)站、微信平臺(tái)等新媒體宣傳優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)發(fā)、刊登了許多檔案管理的科普知識(shí)和法律法規(guī)，在普及檔案管理與保密知識(shí)、增強(qiáng)公眾檔案管理安全意識(shí)上取得了積極成效，促進(jìn)了檔案管理工作的順利開展。其次，檔案管理部門要加速推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化歸檔的步伐，建立健全完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并將數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，線上線下管理齊發(fā)力，共同助力檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、智能化發(fā)展。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才?！爸腔鄢枪堋北尘跋碌臋n案信息化管理，對(duì)相關(guān)工作人員的檔案管理技術(shù)和數(shù)據(jù)采集、整理、分析應(yīng)用技術(shù)提出了巨大挑戰(zhàn)。因此，做好人才培養(yǎng)工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要條件。首先，城市檔案管理部門要做好如下兩方面：一方面，要加大對(duì)在職工作人員的培訓(xùn)教育力度，定期或者不定期組織檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)，提高其檔案信息化管理水平；另一方面，要制訂完善的培訓(xùn)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)相關(guān)工作人員通過自我管理、自我更新進(jìn)行技術(shù)提升，提高信息化檔案管理能力，幫助其更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的信息化檔案管理要求。其次，城市檔案管理部門要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，制訂信息技術(shù)人才招聘與培養(yǎng)計(jì)劃，定期招錄具有先進(jìn)創(chuàng)新管理意識(shí)和良好信息技術(shù)功底的專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍，優(yōu)化檔案管理人員的組成結(jié)構(gòu)，提高檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，為“智慧城管”構(gòu)想下的檔案信息化管理做好技術(shù)人才儲(chǔ)備，促進(jìn)城市檔案管理向著智慧化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（四）構(gòu)建全面的檔案信息化管理體系。檔案信息化管理機(jī)制創(chuàng)新包括體系創(chuàng)新和模式創(chuàng)新。首先，在管理體系上，城市檔案管理部門要建立健全城市檔案信息化管理機(jī)制，構(gòu)建科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案信息管理體系。一方面，制訂完善的信息管理制度，明確部門各崗位工作人員的職能定位和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，促使相關(guān)工作人員負(fù)起責(zé)、把好關(guān)，提高其檔案管理責(zé)任意識(shí)與職業(yè)意識(shí)；另一方面，要完善檔案管理工作體系，推進(jìn)檔案信息化管理工作細(xì)則落實(shí)到具體實(shí)踐中，通過明確的責(zé)任分工，為具體的檔案信息化管理工作定目標(biāo)、明規(guī)范、提要求，保證城市檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)分工合作、高效推進(jìn)。除此之外，還要?jiǎng)?chuàng)新多樣化的城市檔案信息管理模式，減少政府大包大攬，綜合PPP檔案管理模式、政府購(gòu)買服務(wù)模式、檔案管理外包模式等多元檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處，以開放包容的心態(tài)吸引社會(huì)資本積極參與到城市檔案信息化管理進(jìn)程中，為推動(dòng)城市檔案信息管理智能化、規(guī)范化與高效化發(fā)展凝聚各方力量，促進(jìn)“智慧城管”構(gòu)想下的檔案信息管理工作與其他城市管理工作實(shí)現(xiàn)協(xié)同合作、共創(chuàng)共享。

四、結(jié)語

綜上所述，提高城市檔案信息化管理水平，是實(shí)現(xiàn)智慧城市構(gòu)想的重要組成部分，優(yōu)質(zhì)高效的城市檔案管理，是提高“智慧城管”的工作效率、保證社會(huì)各行各業(yè)工作有序進(jìn)行并有據(jù)可查的前提和基礎(chǔ)。因此，相關(guān)工作者要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要作用，并通過完善的信息化管理制度、專業(yè)的信息化管理平臺(tái)、全面的信息化管理體系，為城市檔案信息化管理創(chuàng)建務(wù)實(shí)、高效的工作環(huán)境。同時(shí)，還要通過積極的人才招聘與人才培養(yǎng)制度，做好信息化檔案管理工作的人才儲(chǔ)備，以此解決城市檔案管理信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的一系列問題，實(shí)現(xiàn)城市信息化管理的提質(zhì)增效，助力“智慧城管”工作全面開展。