新時代高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及策略研究

文/西南大學(xué) 何怡慧

黨的十九大以來，中國特色社會主義進入新時代，2021年《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要推動“十四五”時期檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，到2025年，形成檔案工作與新時代中國特色社會主義事業(yè)相適發(fā)展的新局面。高校檔案治理關(guān)系到大學(xué)治理，而高校學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分，是深入推進檔案資源體系建設(shè)的重要內(nèi)容，也是高校服務(wù)民生的重要抓手，其管理質(zhì)量直接影響著高校學(xué)生的成長和就業(yè)質(zhì)量。規(guī)范高校學(xué)生檔案管理，不僅能夠提高學(xué)生檔案的質(zhì)量，最大限度維護學(xué)生利益，而且能夠促進學(xué)校樹立優(yōu)良學(xué)風(fēng)，提高教學(xué)質(zhì)量，推動學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）涉及主體多元，管理權(quán)責(zé)不清。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高校學(xué)生檔案主要包括：學(xué)生高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等，可見高校學(xué)生檔案涉及主體之廣泛，包括各學(xué)院、研究生院、學(xué)生處、招生就業(yè)處、校辦等眾多部門。目前，我國高校學(xué)生檔案管理主要有三種模式：一是檔案館集中管理型，這一類高校往往有獨立的檔案館機構(gòu)。新生入學(xué)后，學(xué)院統(tǒng)一將學(xué)生檔案以個人為單位，密封裝袋后移交檔案館保存，直至新生畢業(yè)后，由檔案館專人移交郵局寄送給各派遣單位。這種模式保管安全性高、不易遺失且便于派遣，但管理流程繁瑣，管理周期較長。二是學(xué)院管理型，即學(xué)生檔案由各學(xué)院收集保管，直至學(xué)生畢業(yè)時由學(xué)院輔導(dǎo)員移交郵局郵寄。這種模式能夠及時對學(xué)生檔案進行查缺補漏，但往往因為缺乏專業(yè)的保管人員及專門的保管場地，學(xué)生檔案的完整性、保密性得不到保障。三是職能部門管理型，即學(xué)生檔案由研究生院、招生就業(yè)處等職能部門保管，直至學(xué)生畢業(yè)時，再移交給各學(xué)院或檔案館郵寄。但對于職能部門而言，檔案工作只是輔助性、邊緣性工作，并無專人負責(zé)，基本是產(chǎn)生一些，存放一些，因而存在學(xué)生檔案材料不齊、同一學(xué)生或同一事由的檔案存放混亂等問題。以X高校為例，該校學(xué)生檔案采用檔案館集中管理模式，新生入學(xué)后集中放置檔案館專人保管，畢業(yè)季檔案館派遣之前，各學(xué)院再將學(xué)生變動檔案重新放入，學(xué)院輔導(dǎo)員簽字確認無誤后再派遣，即便有這樣嚴格的流程，檔案館依然會發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案種類不一、重要檔案缺公章、部分檔案漏交或重復(fù)等問題。一旦出現(xiàn)問題，由于各職能部門、學(xué)院、檔案館之間權(quán)責(zé)劃分不清晰，容易出現(xiàn)三方互相推諉、互不作為等現(xiàn)象，給學(xué)生帶來困惑，影響學(xué)生檔案的保管及派遣，甚至給學(xué)生就業(yè)及學(xué)校評價帶來負面影響。

（二）缺乏頂層標準，資源建設(shè)同質(zhì)化。目前，我國已有的《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《高等學(xué)校檔案實體分類法》均未對高校學(xué)生檔案的概念及其歸檔范圍加以界定，因而大多數(shù)高校只能根據(jù)經(jīng)驗或者相互效仿來制訂歸檔范圍和歸檔標準。但在實踐中存在兩個問題：一是將學(xué)籍檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案混淆使用，導(dǎo)致學(xué)生檔案的具體內(nèi)容因校而異，缺乏統(tǒng)一格式。而以標準中對三者內(nèi)涵的表述（如圖1所示）來看，三者內(nèi)涵雖有部分相同之處，但教學(xué)檔案的內(nèi)涵與外延更加寬泛，學(xué)籍檔案只是學(xué)生檔案的內(nèi)涵之一，如何能混用？二是高校學(xué)生檔案資源內(nèi)容與應(yīng)用存在脫節(jié)。目前來看，高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、成績表、畢業(yè)生登記表、組織檔案作為學(xué)生檔案的基本內(nèi)容已經(jīng)得到高校檔案界的普遍認可，但高考報名登記表、高考錄取材料、授予學(xué)位決定、獎懲等重要材料卻因校而異。以X高校為例，該校將授予學(xué)位決定也納入學(xué)生檔案，同時檔案工作者了解到入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表等利用率高、失誤率高且僅有一份裝入個人檔案，一旦出現(xiàn)掉檔等問題則無法彌補，本著以人為本、與時俱進的理念，該校檔案館與研究生院、學(xué)生處等職能部門合作，實行入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表等檔案“雙套制”，一份存入學(xué)生檔案，一份留存于教學(xué)檔案，永久保存于學(xué)校檔案館。

圖1 檔案分類

（三）服務(wù)方式單一，智慧化程度不高。在大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新技術(shù)支持下，電子文件單套制得以興起并在法律證據(jù)、政務(wù)服務(wù)等領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。但在高校，學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，各高校之間由于信息化的差異，缺乏全國統(tǒng)一的有效接口，導(dǎo)致學(xué)生高中檔案無法實現(xiàn)在線對接。此外，高校內(nèi)部學(xué)生處、招就處等各職能部門的辦公系統(tǒng)也尚未與檔案系統(tǒng)形成有效連接，使得學(xué)生電子檔案在線歸檔、單套制歸檔成為空中樓閣。在實際工作中，學(xué)生檔案信息服務(wù)仍不夠智慧化。以X高校為例，電話、郵箱、委托等傳統(tǒng)媒介仍是提供學(xué)生檔案信息服務(wù)的主要方式，信息傳遞呈現(xiàn)單向性，用戶與用戶間相對獨立，檔案館與用戶缺乏交互性，以解決實際問題為主，較少考慮用戶的個性化和多樣化需求。

二、新時代高校學(xué)生檔案管理策略

（一）劃定權(quán)屬，明確職責(zé)。無論采用哪一種管理模式，高校學(xué)生檔案所涉及的各個主體應(yīng)形成多元合力，而不是互相掣肘或推諉，為此，有必要厘清各主體部門上下游關(guān)系，劃定各部門權(quán)屬范圍，建立學(xué)生檔案工作考核機制。同時，為保證學(xué)生檔案的完整性、連續(xù)性，還應(yīng)建立學(xué)生檔案補充機制，確保各部門各司其職。例如集中統(tǒng)一管理模式下，高校檔案館作為學(xué)生檔案的下游部門和責(zé)任主體，對學(xué)生檔案的收集、保管、派遣負主要責(zé)任，但產(chǎn)生學(xué)生檔案的其他上游職能部門也有責(zé)任及時將學(xué)生學(xué)籍異動、獎懲等材料定期補充提交給檔案館，檔案館負責(zé)對各部門學(xué)生檔案工作進行考評，考評結(jié)果納入績效，使各部門歸檔質(zhì)量在績效考核中得到體現(xiàn)。

（二）制訂統(tǒng)一標準，加強資源建設(shè)。隨著時代的發(fā)展，學(xué)生檔案的內(nèi)容發(fā)生了變化，且《中華人民共和國檔案法》修訂及頒布以來，現(xiàn)行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年）部分內(nèi)容已不適應(yīng)新時代檔案工作的要求。鑒于此，應(yīng)做好如下工作：一是應(yīng)結(jié)合新要求修訂完善《高等學(xué)校檔案管理辦法》；二是有必要專門制定全國統(tǒng)一的《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》，應(yīng)結(jié)合《高等學(xué)校學(xué)生管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等規(guī)范及實際工作中的問題，對學(xué)生檔案的內(nèi)涵加以明確界定。在此基礎(chǔ)上，各高?？山Y(jié)合實際情況適當(dāng)擴展收集范圍，增加社交媒體、重大活動、突發(fā)事件、學(xué)校特色活動等既能夠反映學(xué)生個體特色又能夠體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的檔案材料，如誠信檔案、心理健康檔案等，與時代接軌，也為用人單位選拔人才提供有效的支撐。

（三）利用數(shù)字技術(shù)，提升服務(wù)效能。新時代數(shù)字人文、人工智能等技術(shù)給高校學(xué)生檔案管理帶來的影響是深刻的、顛覆性的。高校學(xué)生檔案管理將不再是簡單的實體管理，而更多的演變?yōu)橹R管理，通過利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，深層次挖掘高校學(xué)生檔案資源內(nèi)容，將更好地理解用戶需求。高校檔案信息服務(wù)方式與利用方式，從以解決實際問題為主的單向線性傳播轉(zhuǎn)變?yōu)楦幼⒅胤?wù)與利用的智能化、知識化與參與性。將社交媒體等數(shù)字技術(shù)融入高校學(xué)生檔案管理，將打破單一線性傳播模式，提高用戶的參與度，實現(xiàn)共享式服務(wù)。未來，高校學(xué)生檔案信息服務(wù)平臺可結(jié)合生物識別、數(shù)字簽章等技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)生檔案信息自助查詢、電子檔案一鍵生成、派遣信息實時通知等，推動高校檔案信息服務(wù)更加智慧化。

三、結(jié)語

檔案管理是大學(xué)治理至關(guān)重要的組成部分，在高校管理工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)性、支撐性作用，高校學(xué)生檔案作為高校檔案的重要內(nèi)容，在新時代、新技術(shù)、新發(fā)展理念下有了新的生命力。為此，有必要制訂統(tǒng)一標準，使其管理更加規(guī)范化、法治化、智慧化，更好地發(fā)揮高校學(xué)生檔案存史育人、高校檔案存史資校的作用。