關(guān)于提升企業(yè)公文處理質(zhì)效的思考

文/中石油川慶鉆探工程公司辦公室（黨委辦公室） 劉玉潔

公文處理工作是企業(yè)工作中的重要環(huán)節(jié)，會對企業(yè)的各項工作產(chǎn)生直接影響。一般情況下，在進行公務處理工作中，主要負責文件接收、編號、登記、送批閱、交辦、歸檔等方面的工作，只有高效完成這些工作，保證信息傳遞的及時性、高效性，才能夠為企業(yè)各項工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)，保證各項工作更為穩(wěn)定高效地開展。本文建立在企業(yè)公文處理的基礎(chǔ)之上，針對公文處理過程中常見的問題，以及相應的意見與建議進行研究與分析，提升公文處理的整體質(zhì)量與效率。

一、提升企業(yè)公文處理質(zhì)效的價值

公文處理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的價值較為重要，而從整體情況出發(fā)，企業(yè)在發(fā)展中公文處理工作的重要性主要表現(xiàn)在為公司各項管理工作提供便利，以及展示公司形象或者辦公效率等方面，下面針對其價值進行簡單的闡述與分析。

（一）為企業(yè)各項管理工作帶來便利。從企業(yè)自身發(fā)展實際情況來看，公文處理工作的內(nèi)容較為多樣，主要包含工作部署、工作方針、通知通告等多方面的內(nèi)容，而這些內(nèi)容中有大量的信息與企業(yè)的管理以及企業(yè)信息互動相關(guān)?？梢哉f，公文處理的質(zhì)量以及效率，將會直接影響信息傳遞的質(zhì)量與效率，進而對企業(yè)的內(nèi)部管理等多方面工作的高效開展產(chǎn)生一定的影響。故而，企業(yè)在發(fā)展中重視公文管理工作，能夠保證相關(guān)信息更為高效地傳遞，使得管理層安排的工作任務能夠順利傳達給基層人員，保證企業(yè)各項工作高效開展。

（二）展示企業(yè)辦公效率。針對公文處理工作進行研究與分析，能夠更為深層次地分析現(xiàn)階段公司在公文處理過程中的基本情況，分析公文處理工作中存在的問題，提出公文處理優(yōu)化方案。建立一套更加符合企業(yè)發(fā)展實際情況的公文處理流程以及公文處理體系，高效針對企業(yè)的各項問題進行分析，塑造一個更為科學、具有較高發(fā)展前景的企業(yè)形象，展示出企業(yè)的辦公效率，為企業(yè)的長遠發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)公文處理的要求

從上文的研究與分析可知，進行企業(yè)公文處理工作能夠有效提升企業(yè)各項工作的質(zhì)量與效率，而從企業(yè)自身發(fā)展情況來看，其對于公文處理工作提出以下要求：

（一）必要性要求。企業(yè)在實際發(fā)展過程中，自身書寫的公文需要在最大程度上保證實事求是，針對企業(yè)發(fā)展中的重點問題以及難點問題進行研究與分析，針對企業(yè)的政策等方面的內(nèi)容進行分析，總而言之，公文在寫作以及處理的過程中，需要保證公文的內(nèi)容貼合企業(yè)發(fā)展的實際，能夠切實展示企業(yè)的關(guān)鍵問題。

（二）時效性要求。企業(yè)在實際發(fā)展中，公文往往展示的是當前形勢下的重點工作，而這部分工作會與企業(yè)當前發(fā)展以及當前政策實施有著較大的聯(lián)系，這一部分文件需要在較短的時間內(nèi)進行下達，使得各項工作能夠高效開展，提升企業(yè)發(fā)展的規(guī)范化。比如說，在新冠疫情背景之下，各企業(yè)在發(fā)展中需要響應國家疫情防控的總體需求?；诖耍髽I(yè)相關(guān)的公文需要在最短的時間進行傳遞，保證防控各項工作落實到位，在保證公司發(fā)展穩(wěn)定性的同時，能夠更好地配合我國疫情防控工作的實際需求。

（三）針對性要求。企業(yè)的公文寫作一般情況下是針對某一個問題進行研究與分析，故而，在公文處理過程中需要保證公文的針對性，不能顧左右而言他，導致公文針對性不足，展示的觀點出現(xiàn)含糊不清的問題。

（四）可操作性要求?？刹僮餍砸蠊乃故镜膬?nèi)容需要貼合實際情況，具有較高的可實施性，能夠落到實處。故而，在公文處理的過程中，需要建立在公文的必要性、時效性、針對性以及可操作性的基礎(chǔ)之上，針對公文內(nèi)容進行更為深入地研究與分析，使得公文內(nèi)容更加貼近企業(yè)發(fā)展實際需求，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中各項工作進行規(guī)范，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、企業(yè)公文處理中常見的問題

公文處理工作是企業(yè)工作中的重要環(huán)節(jié)，公文處理的過程需要符合公文的實際需求，最大程度上保證公文內(nèi)容的質(zhì)量，公文處理的及時性以及公文處理的規(guī)范化，促使公文處理工作更加合理，與社會發(fā)展實際需求更加匹配。本部分在實際研究中將建立在公文處理的基礎(chǔ)之上，針對公文處理工作中常見的問題進行研究與分析，為公文處理優(yōu)化改進提供借鑒。

（一）信息處理準確性問題。公文處理工作在企業(yè)發(fā)展過程中有著極為重要的作用，但是公文處理工作中的部分小問題往往被忽視，在這種狀態(tài)之下，公文處理的質(zhì)量將會受到一定程度的影響，甚至會對企業(yè)各項工作的穩(wěn)步開展產(chǎn)生影響。比如說，部分公文在寫作的過程中對于同音字等方面的檢查不到位，造成所公布的內(nèi)容與實際情況存在一定的差異，可能造成民眾認知失誤，進而對企業(yè)工作的正常運轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響。部分公文在寫作的過程中會存在過于累贅的問題，同樣意思的話語反復出現(xiàn)，不利于快速地分析工作。部分公文在寫作的過程中會出現(xiàn)格式不規(guī)范，標點符號使用不準確問題等，在一定程度上影響閱讀質(zhì)量。故而，從公文處理的準確性角度出發(fā)，在進行公文處理過程中，需要針對日常容易被忽視的小問題進行深入研究與分析，并進行改正，提升文章的針對性、準確性，進而能夠更為準確、高效地進行信息的傳遞，為企業(yè)各項工作的高效開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）信息處理時效性要求。企業(yè)在實際發(fā)展中，會針對企業(yè)當下的問題進行研究與分析，并通過公文的方式進行相關(guān)問題的傳遞。而從公文處理的實際情況來看，現(xiàn)階段仍存在企業(yè)公文處理不及時的問題，造成大量的公文積壓，對于后續(xù)公文的處理工作產(chǎn)生一定的影響。而從公文處理的實際情況來看，造成公文處理不及時包含兩個方面的原因：第一，文秘人員對于公文處理工作的重視程度不高，在進行公文處理過程中存在積極性較低等問題，常常會出現(xiàn)辦事拖沓的情況，加上公文處理需要經(jīng)歷多層機關(guān)的審核，更是進一步壓縮公文處理的時間，造成公文處理的時效性較低，進而造成信息傳遞的速度整體偏低，對于信息傳遞相關(guān)工作的開展產(chǎn)生較大的影響。第二，公文處理壓力較大，從現(xiàn)階段公司公文處理的實際情況來看，一個部門在進行公文處理過程中會出現(xiàn)其他部門的公文內(nèi)容，加上不同部門之間的聯(lián)系不緊密等方面的因素，造成雙方溝通不到位，進而造成部分公文難以及時進行處理。故而，提升公文處理的時效性，一方面需要提升相關(guān)人員對于公文處理工作的重視程度，另一方面則需要重視公文處理流程、體系等方面的建設(shè)，使得公文處理工作更加規(guī)范化、秩序化，讓公文在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的價值。

（三）信息處理規(guī)范化問題。現(xiàn)階段多數(shù)企業(yè)在實際發(fā)展過程中都制訂了較為完善的公文處理流程，但是，從公文處理的實際情況來看，在進行公文處理的過程中仍存在辦公流程不規(guī)范的問題，對于公文處理工作產(chǎn)生了較大的影響。比如說，在進行公文處理的過程中存在越級的問題，且這種情況在實際工作中較為常見。故而，從公文處理規(guī)范化角度出發(fā)，新時期，企業(yè)在發(fā)展中制訂了較為完善的公文處理流程，但是如何保證公文處理流程以及相關(guān)策略的落實，則是現(xiàn)階段提升公文處理流程規(guī)范化需要考慮的。

四、提升企業(yè)公文處理質(zhì)效的策略分析

企業(yè)公文處理工作會對企業(yè)各項工作的順利開展產(chǎn)生較大的影響，在這種情況之下，需要制訂一定的措施，對于公文處理工作中的各項內(nèi)容進行約束，使得公文處理更加準確、及時、規(guī)范，進而保證公文處理工作能夠在企業(yè)發(fā)展中做出較大的貢獻。本文研究認為，提升公文處理質(zhì)量需要重視文秘人員的專業(yè)性建設(shè)，注重懲獎制度以及監(jiān)督制度的建設(shè)，注重公文處理工作的規(guī)范化建設(shè)，進而保證公文處理工作能夠在企業(yè)發(fā)展中體現(xiàn)出最大的價值。

（一）注重文秘人員專業(yè)性培訓。文秘人員是公文處理工作的主體，可以說文秘人員的素質(zhì)水平會對公文處理工作的整體質(zhì)量產(chǎn)生影響，在這種情況下，需要提升文秘人員的專業(yè)性，才能為公文處理工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。第一，重視文秘人員對于公文處理工作的重視程度。從現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展實際情況來看，企業(yè)文秘人員工作質(zhì)量較低，最為關(guān)鍵的因素之一就是對于公文處理工作的重視程度不夠，在這種情況下，應做好兩方面工作：一方面，需要利用宣傳與推廣的方式，提升民眾對于公文處理工作的重視程度；另一方面，則需要加強公文處理質(zhì)量與員工待遇等方面掛鉤，進一步加強員工對于公文處理工作的重視程度。第二，重視定期培訓與教育。新時期，企業(yè)在實際發(fā)展中所面臨的環(huán)境更加復雜多變，在這種情況下，企業(yè)文秘人員已經(jīng)不能夠適應企業(yè)發(fā)展的實際需求?；诖?，企業(yè)在實際發(fā)展的過程中需要重視企業(yè)自身的分析工作，了解企業(yè)對于員工能力的實際需求，并定期開展專門的培訓以及深造，鼓勵員工積極進行自身能力的提升，使得員工的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展相一致，更為高效地開展公文處理工作。比如說，企業(yè)在發(fā)展中需要針對文秘人員進行信息化技術(shù)等方面的教育，引導員工利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更為高效地進行公文處理工作，提升公文處理的整體質(zhì)量與效率。第三，做好文秘人員考核工作。企業(yè)需要定期針對企業(yè)文秘人員開展考核，針對其工作能力等進行考核。一方面，能夠為企業(yè)員工的培訓、深造提供數(shù)據(jù)支持；另一方面，能夠增加員工對于自身能力提升的重視程度，引導員工更為積極主動地“充電”。

（二）注重公文處理相關(guān)懲獎制度及監(jiān)督制度建設(shè)。制度建設(shè)是提升公文處理規(guī)范化、高效性以及員工對于公文處理工作重視程度的關(guān)鍵因素。從研究情況看，在利用制度建設(shè)提升公文處理質(zhì)量的過程中，需要從懲獎制度建設(shè)以及監(jiān)督制度建設(shè)兩個方面入手，為公文處理工作的開展奠定基礎(chǔ)。1.懲獎制度的制訂。首先，要求企業(yè)制訂責任制度，明確企業(yè)文秘人員的責任，并進行責任的細化，使得責任能夠落實到個人，提升員工對于企業(yè)公文處理工作的重視程度，為每位文秘人員提供一個更為明確的公文處理方向，使得公文處理工作更加規(guī)范化。之后，則需要重視追責制度的制訂，在明確每位員工責任的基礎(chǔ)之上，在其工作發(fā)生重大失誤時，可以按照追責制度的要求進行懲罰。嚴重的情況下，則需要尋求法律等方面的幫助。在進行這些方面的制度建設(shè)的同時，需要制訂激勵制度，激發(fā)員工的工作積極性，保證公文處理工作高效運行，如進行績效獎勵制度的優(yōu)化，對于公文處理質(zhì)量較高的部門或者是個人進行獎勵。2.監(jiān)督制度的制訂。監(jiān)督制度的制訂，使監(jiān)督公文處理工作有依據(jù)，保證公文處理過程中的各項工作落實到位，提升員工對于公文處理工作的重視程度。通過績效等方面制度的制訂，提升員工對于公文處理工作的重視程度，能夠更為積極主動地針對自身的工作情況以及團隊的工作情況進行監(jiān)督，保證公文處理工作能夠高效開展。要成立專門的監(jiān)督團隊，不定期針對公文處理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時，提出警告或者進行追責處理，提升員工對于自身工作的重視程度。

（三）注重公文處理流程規(guī)范化建設(shè)。公文處理流程規(guī)范化建設(shè)需要注重以下兩個方面的工作：第一，進行公文處理目標以及工作的安排，在公文處理工作開始之前，需要針對企業(yè)項目實際情況進行分析，并在此基礎(chǔ)上，提出公文處理的目標，并進行長期、短期的工作安排，為公文處理工作的開展提供一個明確的方向。第二，制訂公文處理分級制度，從現(xiàn)有的研究資料可以看出，公文處理工作在實際應用中需要處理的內(nèi)容較為多樣，難免會出現(xiàn)積壓的情況，在這種情況之下，需要進行分級策略的制訂，將公文按照部門、項目等內(nèi)容進行分類以及分級，確定公文處理的優(yōu)先級，更為高效地開展公文處理工作，提升公文處理的質(zhì)量與效率。

五、結(jié)語

從現(xiàn)階段我國企業(yè)發(fā)展實際情況來看，企業(yè)在公文處理過程中存在準確性、時效性、規(guī)范化欠缺等方面的問題，在此基礎(chǔ)之上，企業(yè)需要重視專業(yè)的文秘人員的培養(yǎng)，重視制度以及規(guī)范化流程建設(shè)，使得公文處理工作與企業(yè)發(fā)展實際情況相符合，適應企業(yè)的長遠建設(shè)，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。