探究電子信息化在圖書檔案管理工作中的應(yīng)用

李慧榮

（作者單位：中陽縣文化市場綜合行政執(zhí)法隊）

現(xiàn)階段圖書檔案管理工作對信息化技術(shù)手段的應(yīng)用不足，存在著歸檔效率低、檔案資源利用率不高的問題，以上問題影響了檔案管理工作效率。同時，面對海量的數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)的技術(shù)手段難以高效進(jìn)行整理。加速圖書檔案信息化管理平臺的建設(shè)十分有必要。工作人員不僅要將數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)頁技術(shù)等多種信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，還要健全相應(yīng)的管理措施，為提升其整體管理水平奠定基礎(chǔ)。

一、 目前圖書檔案管理工作面臨的問題

（一）技術(shù)手段落后

圖書檔案管理工作現(xiàn)階段面臨的主要難題在于技術(shù)手段落后，許多工作人員多使用傳統(tǒng)的工作手段進(jìn)行管理，耗費了大量的人力物力。造成該問題的主要原因在于本項工作的投資資金匱乏，很多圖書館缺乏配套的電子信息化設(shè)備，缺乏專業(yè)的管理人才，導(dǎo)致技術(shù)發(fā)展速度緩慢。

（二）歸檔效率低

從事圖書檔案管理工作的人員數(shù)量是有限的，但圖書、檔案等數(shù)據(jù)資料數(shù)量卻在不斷地增加。人們借閱圖書、歸還圖書需由專人負(fù)責(zé)，無法派更多的人手負(fù)責(zé)圖書的歸檔工作，導(dǎo)致檔案、圖書的歸檔速度奇慢[1]。

（三）檔案資源浪費

現(xiàn)階段圖書檔案管理工作的制度趨于完善，但落實在實際應(yīng)用中仍有難度。由于一些工作人員的技術(shù)水平不足、管理態(tài)度不端正，影響了線上、線下檔案管理體系的應(yīng)用效率，使工作人員未及時對相關(guān)書籍進(jìn)行整理分類，使一些有價值的書籍被埋沒在較多的圖書資源中，導(dǎo)致圖書資源的浪費。

二、電子信息化在圖書檔案管理中的應(yīng)用價值

首先，電子信息技術(shù)具有技術(shù)水平高、工作效率高、運算速度飛快、儲存量較大的優(yōu)勢，將電子信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，可以大大減少工作人員的工作量，同時提升檢索工作的準(zhǔn)確性。這樣做能夠大大減少人力勞動成本，提升圖書檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益。其次，電子信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使工作人員意識到傳統(tǒng)工作觀念的不足，轉(zhuǎn)換其管理思維模式。該種技術(shù)手段下的管理模式與傳統(tǒng)管理模式并不相同，其主要以計算機(jī)系統(tǒng)的智能運算與分析為主要手段，是一種重要的輔助管理工具。該種技術(shù)的投入使用讓人們意識到了圖書檔案管理工作信息化發(fā)展的重要性。最后，電子信息技術(shù)的應(yīng)用為管理工作的持續(xù)發(fā)展指明了方向。從本質(zhì)上看，圖書檔案的管理是對信息資源的管理。而當(dāng)今社會正處于海量資訊的時代，應(yīng)用電子信息技術(shù)能夠快速處理海量的信息數(shù)據(jù)，這為圖書檔案的信息化管理奠定了基礎(chǔ)。以圖書檔案的分類、檢索、貯存管理為例，應(yīng)用電子信息技術(shù)能夠在短時間內(nèi)為圖書檔案指明歸檔的種類，并為其添加關(guān)鍵信息，這對于推進(jìn)圖書管理工作的信息化改革有著重要意義[2]。

三、電子信息化技術(shù)在圖書檔案管理中的應(yīng)用

（一）SQL 技術(shù)的應(yīng)用

1.系統(tǒng)需求的分析

系統(tǒng)需求分析包括用戶需求分析、系統(tǒng)性能分析與系統(tǒng)功能分析三點。在分析用戶需求時，要考慮圖書管理系統(tǒng)中圖書館管理工作人員關(guān)于明確本館藏書分布情況、了解讀者的具體借閱信息、掌握圖書的基本流通情況的具體需求；考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理員關(guān)于系統(tǒng)穩(wěn)定運行、系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理與維護(hù)工作方便、數(shù)據(jù)查找數(shù)據(jù)備份操作安全的具體需求；考慮讀者關(guān)于輸入圖書關(guān)鍵信息查閱想要借閱的圖書的具體信息、查詢本人借閱圖書記錄及時間的具體需求。在分析系統(tǒng)的性能需求時，需要考慮系統(tǒng)的運行需求，及其運行界面簡潔、其對話框溝通方式簡單、其查找、操作方式簡便的需求；考慮系統(tǒng)的運行相應(yīng)需求，及其運行速度應(yīng)控制在幾秒以內(nèi)、其數(shù)據(jù)容錯率與恢復(fù)能力、其數(shù)據(jù)查找速度設(shè)計等等；考慮系統(tǒng)的運行安全需求，及其用戶權(quán)限設(shè)計、用戶信息安全設(shè)計、數(shù)據(jù)安全保護(hù)設(shè)計、實施檢驗系統(tǒng)設(shè)計等等。在分析系統(tǒng)功能需求時，需要考慮其動態(tài)管理需求，即借閱人員借閱證辦理、掛失、注銷的需求以及圖書借閱、歸還、續(xù)借、遺失狀態(tài)管理的需求；還需考慮其靜態(tài)的管理需求，比如新書入庫時圖書具體信息的管理、報廢圖書報廢處理的管理需求等等。

2.系統(tǒng)輸入輸出設(shè)計

SQL 技術(shù)是一種典型的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，該技術(shù)構(gòu)建的圖書檔案信息化管理系統(tǒng)包括圖書信息登記管理子系統(tǒng)、圖書借閱信息管理子系統(tǒng)、圖書歸還信息管理子系統(tǒng)與圖書報廢處理信息管理子系統(tǒng)。其系統(tǒng)設(shè)計主要以Maindb（主表）、Reader（讀者表）、Jsqk（借閱信息表）三表為主要線索，通過設(shè)立功能窗口實現(xiàn)對功能模塊的設(shè)計[3]。其中，輸入系統(tǒng)的設(shè)計與輸出系統(tǒng)的設(shè)計為系統(tǒng)設(shè)計工作的主要內(nèi)容。輸入系統(tǒng)的設(shè)計要以提升工作效率、減少工作錯誤為主要原則，其涉及到數(shù)據(jù)的錄入與數(shù)據(jù)的預(yù)處理設(shè)計：一方面，要注意對基本數(shù)據(jù)總量的設(shè)計管理，在基礎(chǔ)設(shè)計完成后確定計算編程內(nèi)容、統(tǒng)計編程內(nèi)容與檢索編程內(nèi)容。另一方面，要注意精簡不必要的輸入環(huán)節(jié)，使輸入流程簡單且完善，具有基本的工作性能以外提升工作效率。

3.系統(tǒng)實現(xiàn)流程

SQL 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實現(xiàn)流程體現(xiàn)為以下幾點：（1）系統(tǒng)登錄模塊的實現(xiàn)。使用SQL 編程語設(shè)計系統(tǒng)管理人員數(shù)據(jù)庫、讀者數(shù)據(jù)庫和登錄、操作、密碼、信息查詢數(shù)據(jù)庫，使登錄界面能夠被良好應(yīng)用。登錄界面需簡潔，只需用戶名、密碼、確定關(guān)閉幾個按鍵即可。（2）系統(tǒng)主菜單模塊的實現(xiàn)。主菜單是管理系統(tǒng)全部功能的直接顯示，用戶（管理員與讀者）可以點擊主菜單的具體管理模塊辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，如讀者借閱管理業(yè)務(wù)、圖書流通管理業(yè)務(wù)、超期罰款管理業(yè)務(wù)等。（3）對子菜單界面進(jìn)行設(shè)計實現(xiàn)管理。以讀者信息管理子界面為例，技術(shù)人員先確定子界面查詢的關(guān)鍵字，如姓名、編號等等。設(shè)計精確查詢流程與模糊查詢流程，并向內(nèi)填充其他子模塊，如性別、登記日期、出生日期、圖書檔案借閱次數(shù)等等。同時，開發(fā)該界面的增刪改查功能，使管理員能夠根據(jù)實際情況刪除或增加、修改讀者的用戶信息[4]。（4）設(shè)置圖書檔案管理模塊。該模塊的主要功能是記錄圖書檔案的具體信息，比如圖書類型、圖書價格、出版社名稱、出版時間、作者等內(nèi)容，以便于管理人員與讀者根據(jù)分類信息進(jìn)行分類查詢。簡化圖書管理工作流程，將條形碼技術(shù)與SQL 技術(shù)聯(lián)合使用，使管理員在“掃碼”的過程中將圖書信息自動錄入系統(tǒng)，由自動化技術(shù)對圖書的流通情況進(jìn)行管理。

（二）ASP.NET 技術(shù)的應(yīng)用

1.系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)的設(shè)計

從技術(shù)層面看，ASP.NET 系統(tǒng)的架構(gòu)主要表現(xiàn)為以下幾點：（1）底層數(shù)據(jù)層。使用的是SQL 數(shù)據(jù)語言，其主要功能是處理地層數(shù)據(jù)，借助編程語言實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的儲存、訪問和處理管理。（2）持久處理數(shù)據(jù)層。將NHibernate 技術(shù)應(yīng)用到本數(shù)層上，用于處理數(shù)據(jù)庫與用戶之間的具體問題。該層能夠構(gòu)建實體類對象與抽象關(guān)系的數(shù)據(jù)模型，使ASP.NET 網(wǎng)頁的數(shù)據(jù)庫長久使用。（3）邏輯層。本層的主要工作內(nèi)容是處理客戶端發(fā)送的請求，并在ASP.NET MVC 模塊的相應(yīng)功能下迅速處理本項業(yè)務(wù)，完成從底層輸出數(shù)據(jù)到客戶端的操作。（4）客戶端表示層。由aspx、Jquery、CSS、echarts 等技術(shù)聯(lián)合使用構(gòu)成，其主要特點在于可以為用戶提供交互感良好的使用體驗，全方位地展示本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

從實際應(yīng)用層面看，ASP.NET 系統(tǒng)的架構(gòu)由以下幾方面構(gòu)成：（1）基礎(chǔ)的硬件設(shè)備。如計算機(jī)、路由器、網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等等。（2）相應(yīng)的軟件平臺。如支持計算機(jī)正常運行的操作系統(tǒng)、支持ASP.NET 正常運行的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等等。（3）應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)。如維持管理系統(tǒng)持續(xù)運作電能安全服務(wù)系統(tǒng)、補(bǔ)丁管理系統(tǒng)、應(yīng)用安全管理系統(tǒng)；使網(wǎng)頁應(yīng)用層能夠持續(xù)提供服務(wù)的WEB 應(yīng)用層；使讀者管理、圖書流通管理等功能可正常實現(xiàn)的應(yīng)用系統(tǒng)層等等[5]。（4）基礎(chǔ)組件系統(tǒng)。包括信息發(fā)送組件、即時通信組件等等，能夠為本系統(tǒng)的用戶發(fā)送數(shù)據(jù)信息。

2.系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計

ASP.NET 系統(tǒng)正常運行離不開登錄模塊、管理模塊、查詢模塊等基本模塊的正常應(yīng)用。第一，登錄模塊的功能設(shè)計需要從兩個角度考慮，一方面是讀者登錄模塊的設(shè)計，這一模塊只需要設(shè)計用戶名、密碼和用戶信息三個數(shù)據(jù)庫即可，不應(yīng)給讀者登錄模塊過多的功能；另一方面是管理員登錄模塊的設(shè)計，在基本的登錄推出功能模塊上給予這一模塊更多的功能權(quán)限，使其具備管理用戶、管理圖書的多種功能。第二，管理模塊的設(shè)計。其一是讀者管理模塊的設(shè)計，比如管理讀者檔案信息、對讀者超限期還書做出懲罰等等。使該模塊正常運轉(zhuǎn)需使用頁面中的jQuery 校本的addReaderFile 功能，在“彈出新窗口——建立檔案——保存記錄”的操作流程中將管理數(shù)據(jù)保存到后臺數(shù)據(jù)庫中。其二是圖書管理模塊的設(shè)計，比如基本信息的管理、借閱歸還管理、續(xù)借管理等等。管理員使用user 登錄系統(tǒng)登入后臺管理系統(tǒng)，在orderInfoList.aspx 上瀏覽各種管理數(shù)據(jù)，并使用query()OrderList()功能進(jìn)行查詢管理。完成管理后，可使用refresh（）對網(wǎng)頁進(jìn)行刷新處理。第三，查詢模塊的功能設(shè)計。設(shè)計該模塊時需要考慮其具體應(yīng)用方向，并按照實際應(yīng)用需求設(shè)計查詢方式，使相關(guān)信息能夠直接顯示在用戶界面。

3.系統(tǒng)功能測試技術(shù)

系統(tǒng)測試是在軟件系統(tǒng)被正式投入使用前的試運行，主要目的是在測試過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)隱藏的問題，并及時對其采取相關(guān)操作，使問題得到解決和修正。使用測試技術(shù)時需要考慮測試操作的具體目標(biāo)、功能測試的具體方法兩方面問題。常見的電子信息化測試技術(shù)包括黑盒測試與白盒測試，兩種測試方法各有側(cè)重。技術(shù)人員需根據(jù)本系統(tǒng)的實際情況選擇合適的測試方法。測試前技術(shù)人員需確定測試的基本流程，并理清測試技術(shù)的使用范圍?，F(xiàn)實中的測試工作包含以下幾個流程：（1）確定測試功能和目的。根據(jù)設(shè)計測試用例確定功能測試的具體方案。（2）根據(jù)“測試用例編寫——準(zhǔn)備報告——記錄測試流程與數(shù)據(jù)——編寫測試數(shù)據(jù)報告”的具體步驟進(jìn)行測試[6]。（3）對各子系統(tǒng)的實際功能進(jìn)行測試。以登錄功能測試為例，技術(shù)人員對鏈接地址采取訪問操作，成功打開登錄界面，并按照指示操作。如果登錄操作后順利進(jìn)入主菜單頁面則證明登錄系統(tǒng)正常運行；如果出現(xiàn)了提示窗口或進(jìn)不去主菜單界面，則表示登錄系統(tǒng)存在BUG。

四、推進(jìn)圖書檔案管理信息化發(fā)展的具體策略

（一）追加信息化建設(shè)的資金與投入

電子信息化的建設(shè)需要較多資金的支持。要解決當(dāng)前圖書檔案管理工作面臨的信息化不足的難題，就必須追加信息化建設(shè)資金，使圖書館有充足的資金招攬技術(shù)人才、革新館內(nèi)的各項電子信息設(shè)備。第一，響應(yīng)國家政策的號召，積極向國家的相關(guān)管理部門尋求資金支持。第二，求變創(chuàng)新，開順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的潮流拓展經(jīng)營渠道，用經(jīng)濟(jì)手段提升館內(nèi)的收入。館內(nèi)資金充足后，應(yīng)著手提升館內(nèi)人員工資待遇與創(chuàng)新館內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)兩項工作，在內(nèi)打造良好的工作環(huán)境，在外樹立良好的圖書館口碑，使圖書館向著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

（二）開發(fā)多種信息化系統(tǒng)應(yīng)用功能

圖書檔案管理工作效率低、出現(xiàn)資源浪費的問題，原因在于當(dāng)下的系統(tǒng)管理功能不完善。加大對電子信息化技術(shù)的應(yīng)用程度，通過引入新的管理系統(tǒng)、聘請高素質(zhì)軟件開發(fā)人員等多種方式對原有的管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使管理系統(tǒng)的功能趨于完善。第一，對原有的分頁面功能進(jìn)行優(yōu)化?？紤]到普通讀者用戶與檔案管理人員的不同，兩者使用分頁面功能時的訴求也不同。技術(shù)人員需建立不同的數(shù)據(jù)庫儲存相關(guān)信息，使二者的頁面區(qū)分顯示不同，并保證數(shù)據(jù)信息的真實有效。第二，對原有的圖書檢索、借閱、歸還、續(xù)借等功能進(jìn)行優(yōu)化。以往的錄入操作過于繁瑣，需管理人員將信息完全打在系統(tǒng)內(nèi)，耗時耗力。開發(fā)自動化錄入系統(tǒng)，對不同圖書進(jìn)行編碼，在借閱、歸還的過程中對其進(jìn)行掃碼操作，提升圖書管理的效率。第三，開發(fā)線上圖書檔案節(jié)約管理系統(tǒng)。開發(fā)小程序或APP，使讀者掃碼登錄線上圖書館，并在線上進(jìn)行借閱、歸還，進(jìn)一步推進(jìn)圖書檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（三）推進(jìn)圖書管理制度的全面落實

當(dāng)下的電子信息化圖書檔案管理制度趨于完善，但在落實方面遇到阻礙，導(dǎo)致一些管理人員管理態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)了消極怠工問題。對此需要采取以下手段：第一，重視思想建設(shè)工作，定期組織教育管理會議，教育期間培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的工作態(tài)度，使其能夠堅決以相關(guān)制度條例約束自己，進(jìn)行管理工作。第二，健全館內(nèi)的信息化管理系統(tǒng)。使監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，工作期間監(jiān)控工作人員的實際工作情況，并進(jìn)行階段性總結(jié)。發(fā)現(xiàn)工作人員未按照相關(guān)管理條例操作的予以懲罰，有工作人員嚴(yán)格按照具體管理制度履行工作職責(zé)的，予以獎勵。從多方面著手幫助管理人員樹立嚴(yán)肅認(rèn)真的工作觀念，推進(jìn)電子信息化管理制度的落實。

五、結(jié)語

綜上所述，圖書檔案管理工作的信息化發(fā)展順應(yīng)了時代發(fā)展的潮流，為提升管理工作效率提供了新的工作思路。新時代下，工作人員應(yīng)積極革新自身的工作觀念，并加強(qiáng)對SQL、ASP 等信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。通過開發(fā)信息化管理系統(tǒng)的功能、建設(shè)信息化管理的制度等方式提升管理工作的信息化水平，滿足當(dāng)代人們對圖書檔案管理工作的具體要求。