大數(shù)據(jù)在行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內部控制中應用的思考

曾令彪 羅穎

（1江西農(nóng)業(yè)大學 2南昌市公安局青云譜分局 江西南昌330001 3江西省政務服務中心 江西南昌 330000）

為適應大數(shù)據(jù)時代的行政管理事務自動化管理的需要，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內控體系在不斷發(fā)生變革，但由于行政事業(yè)單位電子政務模式應用的時間不長，運營經(jīng)驗相對不足，大數(shù)據(jù)在固定資產(chǎn)內控管理中的應用程度并不高，因此，有必要對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內控管理中存在的問題及其解決方案進行研究。2021年4月1日財政部印發(fā)的《行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理條例》（國令第738號，以下簡稱《條例》）明確規(guī)定：各行政事業(yè)單位需就國有資產(chǎn)建立和完善內部控制制度，財政部要建立全國國有資產(chǎn)大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦理資產(chǎn)管理事項和信息共享。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的主要組成部分，該《條例》的實施，為大數(shù)據(jù)在行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內部控制中的應用提供了指引。

一、對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內部控制的管理要求

行政事業(yè)單位在運轉過程中需要占用和控制一定數(shù)量和種類的房屋、設備、辦公家具以及其他耐用品作為支撐，而所有這些實物資產(chǎn)統(tǒng)稱為行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)。

（一）資產(chǎn)管理相關的法律法規(guī)

隨著國家對行政事業(yè)單位職能轉型升級要求的提出，國家也進一步加大了對資產(chǎn)管理績效的關注力度，固定資產(chǎn)管理作為行政事業(yè)單位財務管理的核心與重點工作內容，長期以來存在諸多的問題，管理質量亟待提升，國家也提出了更高的管理要求。在《行政單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》（2006年財政部令第35號）以及《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》（2006年財政部令第36號）中，將國家所有且由各行政事業(yè)單位占有并依法享受使用權、能以貨幣計量的各類經(jīng)濟資源，總稱為國有資產(chǎn)。國有資產(chǎn)不僅包括國家財政、地方財政調撥資金所形成的資產(chǎn)，同時也包括其他為國家所有且由行政事業(yè)單位行使管理權與使用權的各類流動資產(chǎn)、有形無形資產(chǎn)。根據(jù)國家相關規(guī)定，行政事業(yè)單位在國有資產(chǎn)管理上負有管理責任，如單位需依法對單位資產(chǎn)定期清查、登記與統(tǒng)計，且需要對資產(chǎn)管理工作進行日常的監(jiān)督與嚴格檢查。單位對以國有資產(chǎn)進行的對外投資、租借、擔保等需進行嚴格的權限審核與處置情況審核。單位對長期閑置、運轉效率較低或超標配置的國有資產(chǎn)負有調劑責任。2021年4月1日財政部印發(fā)《條例》，進一步明確行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理和信息化建設要求?？傊?，行政事業(yè)單位對于單位所有資產(chǎn)，尤其是固定資產(chǎn)的有序管理不僅關系到單位自身的業(yè)務有效開展及單位良性運轉，同時更關系到國有資產(chǎn)共享共用有效性、保值增值及管理安全。

（二）對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內部控制的管理要求

1.摸清家底，建檔立卡。為確保行政事業(yè)單位日常事務的正常運轉，各地行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)不斷累積，已形成數(shù)量種類復雜、價值金額巨大的資產(chǎn)家底，然而，由于長期以來所形成的固定資產(chǎn)產(chǎn)權關系模糊、財務核算混亂、管理不規(guī)范等現(xiàn)象，導致行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)家底不清、流失浪費嚴重，因此，財政部門要求各相關單位根據(jù)固定資產(chǎn)產(chǎn)權、類別、使用年限、購置價格等不同的類型，對現(xiàn)有固定資產(chǎn)進行逐一建檔立卡并登記入賬，同時，依據(jù)《條例》，各行政事業(yè)單位應建立包括國有資產(chǎn)臺賬管理在內的基礎管理制度，也為固定資產(chǎn)內部控制基礎工作指明具體措施。

2.落實責任，規(guī)范管理。行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)種類眾多，不同的固定資產(chǎn)具有不同的用途和功能，而由于部分固定資產(chǎn)的使用率不高，因此，各單位在使用過程中經(jīng)常出現(xiàn)固定資產(chǎn)租用、借入或調撥情況，而由于國有固定資產(chǎn)具有公共屬性特征，因此，處于不斷流轉中的固定資產(chǎn)產(chǎn)權關系就會出現(xiàn)紊亂，造成固定資產(chǎn)損壞或加速報廢。因此，財政部門要求單位明確各項固定資產(chǎn)的產(chǎn)權關系，并逐一落實責任人，要求保管人妥善保管、維護和使用國有資產(chǎn)；保管人發(fā)生崗位變動時，須落實嚴格的交接手續(xù)，確保固定資產(chǎn)賬實相符。

3.利用大數(shù)據(jù)技術建立政府統(tǒng)一的資產(chǎn)管理平臺。依據(jù)《條例》規(guī)定，縣級以上單位應建立國有資產(chǎn)共享機制，因此，《條例》將推動行政事業(yè)單位加快數(shù)據(jù)化平臺建設，對固定資產(chǎn)的增減、調劑等情況進行動態(tài)監(jiān)控，推進固定資產(chǎn)調劑共享，首先是要完善資產(chǎn)對賬模塊、條形碼管理模塊，實現(xiàn)固定資產(chǎn)一物一碼、實時對賬。其次是要加快公務倉的落地建設，強化固定資產(chǎn)的預算管理和統(tǒng)一管理，節(jié)約財政資金。

二、利用大數(shù)據(jù)技術優(yōu)化固定資產(chǎn)管理內部控制的建議

當前，大數(shù)據(jù)技術迭代升級速度快、應用面不斷拓寬，在“互聯(lián)網(wǎng)+電子政務”的時代背景下，大數(shù)據(jù)技術在行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內控管理中具有非常重要的意義，然而，大數(shù)據(jù)技術在固定資產(chǎn)內控管理應用程度上還停留在較低的層次，比如，資產(chǎn)信息手工自動化水平低、資產(chǎn)信息變動不同步、資產(chǎn)處置報送材料資料自動化審核平臺未建立、固定資產(chǎn)配置決策系統(tǒng)有待優(yōu)化等。因此，本文提出以下建議：

（一）提高業(yè)務流程自動化程度，降低手工錄入差錯

近年來，根據(jù)財政部摸清固定資產(chǎn)家底的相關要求，各行政事業(yè)單位對不同類型的固定資產(chǎn)進行了逐一登記造冊，然而，由于各行政事業(yè)單位的信息化應用程度低，很多單位還停留在手工操作階段，再加上固定資產(chǎn)管理的內涵較為廣泛，從固定資產(chǎn)購置、維護到日常清點盤查、資產(chǎn)報廢處理等環(huán)節(jié)，都需要經(jīng)過不同部門的管理人員記錄、入檔，而在傳統(tǒng)的單機信息系統(tǒng)模式下，每一項操作都需要人工錄入，如果某一部門或某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)遲錄、漏錄或多錄，那么就會帶來整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)紊亂，甚至出現(xiàn)資產(chǎn)賬實不符的情況。因此，在信息系統(tǒng)中嵌入大數(shù)據(jù)、云計算技術，采用自動化算法，那么就可以實現(xiàn)系統(tǒng)的自動錄入功能。以固定資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)的自動化錄入為例，當資產(chǎn)使用部門提出申請之后，再進入逐級審批環(huán)節(jié)，而傳統(tǒng)的申請上報環(huán)節(jié)的手續(xù)較為繁瑣，而在部門數(shù)據(jù)對接的環(huán)境下，審批部門只需要通過OCR識別、數(shù)據(jù)比對就可以實現(xiàn)在線實時審核，省去大量的人工錄入和審核工作量。固定資產(chǎn)購置審核流程如圖1所示。

圖1 固定資產(chǎn)購置審核流程

固定資產(chǎn)購置并交付使用之后，資產(chǎn)采購部門將相關票據(jù)傳遞到財務部門，財務部門據(jù)以入賬并自動生成固定資產(chǎn)卡片，而整個過程只需通過系統(tǒng)軟件自動錄入即可。具體操作流程如下：首先是啟動智能化軟件系統(tǒng)，然后系統(tǒng)會自動關聯(lián)到財務云平臺進入記賬子系統(tǒng)，并自動登記相關賬簿，然后，系統(tǒng)軟件再自動關聯(lián)到新增資產(chǎn)模塊，在此模塊中，一方面會對新購置的固定資產(chǎn)品名、規(guī)格、數(shù)量、金額等關鍵信息進行自動錄入，另一方面會自動生成卡片。固定資產(chǎn)購置自動錄入流程如圖2所示。

圖2 固定資產(chǎn)購置自動錄入流程

（二）打破部門信息壁壘，實現(xiàn)資產(chǎn)信息同步

隨著行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)規(guī)范化、標準化內控管理要求的增強，當出現(xiàn)資產(chǎn)調撥、盤盈、盤虧等事項資產(chǎn)變動狀況時，通常會牽涉到資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門和財務部門，不同部門的管理人員需要登錄不同的信息系統(tǒng)進行同步操作，但目前行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)大多處于孤立狀態(tài)，各信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)并不能實現(xiàn)互聯(lián)共享，“信息孤島”現(xiàn)象較為嚴重，導致出現(xiàn)錄入信息不同步的現(xiàn)象，這就需要打破部門信息壁壘，通過數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)互聯(lián)互通，采用RPA技術，設計出適合行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內控管理的軟件，并將軟件嵌入到財務云操作平臺，從而實現(xiàn)財務系統(tǒng)與資產(chǎn)管理部門之間的信息共享。以固定資產(chǎn)清查為例，在對資產(chǎn)盤盈盤虧進行信息變更時，首先是登錄財務云平臺登記入賬，然后就自動進入自動化處理環(huán)節(jié)，也就是說，財務云平臺錄入數(shù)據(jù)信息之后，系統(tǒng)可以自動關聯(lián)到自動化處理軟件系統(tǒng)，系統(tǒng)通過自動提取財務云平臺的數(shù)據(jù)并自動進行資產(chǎn)編碼格式的轉換，而轉換后的資產(chǎn)編碼又自動與對應的固定資產(chǎn)相匹配，從而實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)與實物數(shù)據(jù)的同步。

（三）構建資產(chǎn)報廢評估模型，實現(xiàn)資料審核自動化

固定資產(chǎn)的報廢、估價、銷賬銷卡是一項政策性強、報備程序復雜的工作，涉及的每一項資產(chǎn)處置必須經(jīng)過逐級審批之后才可以進行賬務處理。通常情況下，固定資產(chǎn)報廢時，首先是資產(chǎn)使用部門向主管部門提出書面申請，申請材料包括各種表單、文件，其主要內容包括固定資產(chǎn)名稱、已使用年限、固定資產(chǎn)原值、凈值數(shù)據(jù)，另外還要在申報材料中附加擬報廢資產(chǎn)的圖片。但在目前的技術條件下，由于信息化程度低，電腦自動審核程序無法處理各種報送材料的信息，所有資料全部需要通過人工審核的方式完成，由于掌握的信息有限、數(shù)據(jù)來源也不全面，因此很難發(fā)現(xiàn)報送材料的紕漏，這就容易給國有資產(chǎn)帶來流失、浪費的風險。而利用OCR識別技術構建資產(chǎn)報廢評估模型，并將固定資產(chǎn)的使用單位、管理人、購置年份、購置價值、維修保養(yǎng)情況等所有因子嵌入到模型中，就可以全面掌握固定資產(chǎn)的動態(tài)變化信息，從而做出更準確的審核結論。在資產(chǎn)報廢評估模型的具體應用操作過程中，關鍵環(huán)節(jié)是要將此模型對接到財務云平臺，因為在財務云平臺對相關數(shù)據(jù)登記入賬之后，就可以自動觸發(fā)模型軟件，模型軟件在讀取財務云數(shù)據(jù)信息之后，會通過預設的Excel表識別出資產(chǎn)報廢申請材料中的異常數(shù)據(jù)信息，審核人員在獲取系統(tǒng)輸出的異常數(shù)據(jù)信息之后，就可以據(jù)此要求相關部門對報廢申請材料進行修改或重新填報。

（四）采用BP神經(jīng)網(wǎng)絡算法，建立固定資產(chǎn)配置輔助決策系統(tǒng)

行政事業(yè)單位在運轉過程中，所需要的固定資產(chǎn)種類和數(shù)量并不是靜止數(shù)據(jù)，而是處于動態(tài)變化狀態(tài)，而固定資產(chǎn)是否需要添置或更新?lián)Q代，則需要以現(xiàn)在的固定資產(chǎn)存量、固定資產(chǎn)配置標準、規(guī)格為決策依據(jù)，然而，由于很多行政事業(yè)單位下設多個分局、多個部門，上級決策部門難以全面、準確地掌握下屬各單位的固定資產(chǎn)存量、資產(chǎn)使用狀態(tài)等信息，因此，固定資產(chǎn)配置輔助決策往往帶有很大的盲目性，很容易出現(xiàn)固定資產(chǎn)重復購置現(xiàn)象，造成固定資產(chǎn)的閑置浪費。

在大數(shù)據(jù)背景下，利用BP神經(jīng)網(wǎng)絡算法則可以較為科學地解決這一問題，BP神經(jīng)網(wǎng)絡算法具有聯(lián)想、判斷、推理和決策的功能，通過不斷調整網(wǎng)絡權值，最后就可以做出可信度較高的分類。首先是構建固定資產(chǎn)配置輔助決策模型，然后模型通過采集與整理固定資產(chǎn)的相關數(shù)據(jù)，可輸出配置決策。以打印設備的配置決策為例，第一步是在BP神經(jīng)網(wǎng)絡模型中輸入打印設備的存量數(shù)據(jù)，并根據(jù)一定時期內打印設備平均工作量、數(shù)據(jù)集的識別編號、配置決策的特征值數(shù)據(jù)等相關數(shù)據(jù)信息，然后模型對數(shù)據(jù)進行預處理，最后得出打印機配置數(shù)據(jù)信息。

（五）利用大數(shù)據(jù)建立固定資產(chǎn)管理保障體系

1.構建以財務部門為中心的組織架構。長期以來，行政事業(yè)單位資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門、財務部門多頭管理、權力分散、效率低下，而在固定資產(chǎn)內控體系中引入大數(shù)據(jù)技術之后，就能對現(xiàn)有的組織架構進行整合，建立以財務部門為中心的運行框架，將其他部門的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)全部嵌入到財務云系統(tǒng)，固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)歸集到財務部門之后，通過財務云平臺就可以實現(xiàn)固定資產(chǎn)的合理調劑并及時審批，從而構建相互關聯(lián)、制衡有效、運行順暢的內部控制信息管理系統(tǒng)。

2.利用大數(shù)據(jù)提升固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)采集與預測能力。固定資產(chǎn)內控管理大多要采用BP神經(jīng)網(wǎng)絡、OCR識別技術、RPA技術，從而建立數(shù)據(jù)分析模型，而在數(shù)據(jù)模型的建立過程中，輸入數(shù)據(jù)的準確性、真實性、全面性就成為數(shù)據(jù)分析是否準確的關鍵。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)存量和增量數(shù)據(jù)，是一個不斷增減的動態(tài)過程，因此要采用大數(shù)據(jù)技術全面摸清固定資產(chǎn)家底，采集存量數(shù)、預測需求數(shù)，當然，在數(shù)據(jù)采集方面必須遵循數(shù)據(jù)使用規(guī)則，從數(shù)據(jù)產(chǎn)生的源頭上控制數(shù)據(jù)質量，以確保大數(shù)據(jù)算法輸出結果的準確性。

3.提高固定資產(chǎn)內部控制大數(shù)據(jù)分析能力。通過大數(shù)據(jù)的采集、處理和存儲技術建立數(shù)據(jù)庫，然后通過查詢、數(shù)據(jù)挖掘等多種分析技術的運用，實現(xiàn)多維度的國有資產(chǎn)管理和考核分析。例如，通過數(shù)據(jù)挖掘預測資產(chǎn)采購預算。同時，通過在財務云平臺中設置固定資產(chǎn)相關考核指標，為資產(chǎn)管理的績效考核提供依據(jù)。大數(shù)據(jù)分析能夠以圖表、動態(tài)圖像等可視化技術從不同維度直觀地展現(xiàn)國有資產(chǎn)的分布、使用、需求、績效指標等管理信息，能夠科學地提高行政事業(yè)單位的國有資產(chǎn)內控管理水平。

三 總結

隨著《條例》的實施，必然對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內部控制提出更高要求，而大數(shù)據(jù)技術具有數(shù)據(jù)挖掘、存儲、分析等多方面的功能，對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內控體系構建具有重要的意義。應用大數(shù)據(jù)技術既能解決手工錄入、信息不同步、材料審核差錯、資產(chǎn)配置審核等問題，又能為單位組織架構、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析等提供保障。