試析中學(xué)檔案如何實(shí)現(xiàn)有效管理

龍小妮

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;現(xiàn)狀;管理;措施

檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理工作的重要組成部分，是提高教育教學(xué)質(zhì)量，辦好、辦出特色學(xué)校的基礎(chǔ)，開展中學(xué)檔案管理工作的目的是為了更好地服務(wù)學(xué)校，促進(jìn)學(xué)校常規(guī)工作的順利開展，為學(xué)校各項(xiàng)管理工作提供最原始、最基礎(chǔ)的支持，為此，做好中學(xué)檔案管理工作就顯得尤其重要。但是在中學(xué)檔案管理工作的開展當(dāng)中，由于受到各種因素的影響，還存在很多的問題。

一、中學(xué)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識相對薄弱

檔案管理的意識相對比較薄弱，并沒有認(rèn)識到檔案管理所發(fā)揮的重要作用，尤其是在檔案的收集方面，部門缺乏收集歸檔的意識，沒有做到及時、按時移交檔案，收集是檔案管理工作中很重要的一個環(huán)節(jié)，直接影響檔案管理的工作進(jìn)程，移交不及時最終導(dǎo)致檔案的歸檔整理不夠規(guī)范和完整。另外，在日常的檔案管理工作中，意識較隨意散漫，安全意識有待加強(qiáng)，會出現(xiàn)檔案工作管理體系不完善的現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步的提升

檔案管理人員素質(zhì)能力不足，缺乏比較專業(yè)的檔案知識。尤其是在新時代發(fā)展下，檔案管理人員現(xiàn)有的專業(yè)知識水平適應(yīng)不了新時代的發(fā)展，在目前學(xué)校檔案管理工作中，檔案管理人員都是兼職或者是文化專業(yè)水平并不高，對檔案管理當(dāng)中需要注意的事項(xiàng)以及關(guān)鍵點(diǎn)并不了解[1]。另一方面，由于學(xué)校對于檔案管理并不重視，投入的力度比較少，也沒有意識到對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作開展的并不理想。

（三）信息化意識不強(qiáng)

隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理也逐漸向信息化方向發(fā)展，檔案數(shù)字化顯得亟不可待，這就需要學(xué)校加快數(shù)字化進(jìn)程，應(yīng)用信息技術(shù)手段對檔案管理帶來更多便捷。但是很多學(xué)校對于信息化建設(shè)的力度并不夠，不論是在硬件的設(shè)置還是軟件的配置上，都存在很多的問題。為此，這就需要在中學(xué)檔案管理工作當(dāng)中意識到以上問題的存在，有針對性的采用相關(guān)的措施，進(jìn)而更好的優(yōu)化檔案管理工作，發(fā)揮檔案最大的作用和價值。

二、中學(xué)檔案管理的有效策略

（一）完善檔案管理理念

在中學(xué)檔案管理工作中，首先要能夠創(chuàng)新自身的管理理念，在中學(xué)發(fā)展中，要認(rèn)識到檔案管理工作開展的必要性。檔案管理工作主要是記錄中學(xué)生的發(fā)展的每一個階段，為學(xué)生的發(fā)展記錄有效的數(shù)據(jù)，能夠?yàn)閷W(xué)生的后續(xù)學(xué)習(xí)和成長奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)[2]。其中也涉及到學(xué)校的建校發(fā)展歷史，在這段時間發(fā)展當(dāng)中所發(fā)生的重大事件，為學(xué)校培養(yǎng)了多少人才等，這些檔案對學(xué)校來說是最重要的原始檔案，對學(xué)校的管理工作起到承前啟后的作用，因此，必須要認(rèn)識到檔案管理工作開展的必要性，以此為學(xué)校各項(xiàng)管理工作的落實(shí)做好鋪墊。

（二）規(guī)范檔案管理流程

為了更好的提升檔案管理工作開展的有效性，中學(xué)檔案管理工作中要規(guī)范各個流程，基于學(xué)校自身發(fā)展的實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)完善的管理制度，明確檔案管理自身的范圍，從而使得檔案管理工作的開展做到有章可循。在檔案管理工作的開展當(dāng)中，要注重明確檔案管理開展的流程，規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)的工作開展[3]。同時，在檔案管理工作當(dāng)中，也要注重明確檔案管理人員自身的職責(zé)，要能夠認(rèn)識到檔案當(dāng)中的每一個環(huán)節(jié)，每一道工序都影響到最終檔案管理的效果。為此，要注重落實(shí)每一個環(huán)節(jié)，以此保障檔案管理工作完整有效性，提升檔案管理工作開展的水平。

通過制定明確的管理制度，構(gòu)建管理部門，并設(shè)置專門的管理人員，結(jié)合具體工作設(shè)置明確的目標(biāo)、計劃，明確各個部門所具有的職責(zé)，構(gòu)建相對規(guī)范化的檔案管理制度。真正的做到檔案工作的有序開展，從而更好地提升檔案管理工作開展的實(shí)效性。

（三）提高檔案信息化管理水平

隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，中學(xué)檔案管理工作也要緊隨時代發(fā)展的需求，構(gòu)建電子檔案形式，將信息技術(shù)應(yīng)用到中學(xué)檔案管理工作之中。通過借助信息化的軟件和平臺，構(gòu)建電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，做到紙質(zhì)的檔案管理和信息化的檔案管理同步。此外，也要注重構(gòu)建相對比較完善的電子化檔案管理流程，以此更好的服務(wù)電子檔案，可以開展在線檔案檢索，為檔案資料的閱讀創(chuàng)造更加快捷的條件[4]。做好對檔案管理工作開展的評估和診斷，為中學(xué)檔案管理提供統(tǒng)計報表、綜合評估檔案管理情況。此外，還要提升對風(fēng)險的防控能力，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障或者是病毒的現(xiàn)象，通過這種方式可以有效的防止資料出現(xiàn)丟失的情況，從而達(dá)到優(yōu)化檔案管理實(shí)效性的目的。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才

中學(xué)檔案管理中，要培養(yǎng)專業(yè)化的人才，以此更好地落實(shí)各項(xiàng)工作。檔案管理工作人員要積極參加上級部門或者是學(xué)校開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷吸取最新的檔案知識，提高檔案管理能力，適應(yīng)新時代的發(fā)展。通過培訓(xùn)，著重加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。首先，檔案管理工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的計算機(jī)操作能力，這樣才能夠保證在檔案管理工作當(dāng)中緊隨時代的發(fā)展需求，也能夠確保信息管理工作的準(zhǔn)確性。其次，中學(xué)檔案管理相關(guān)的工作人員要掌握科學(xué)的檔案管理方式方法，按照明確的流程落實(shí)每個工作環(huán)節(jié)，能夠?qū)n案管理中所需要的索引以及自動化的技術(shù)熟練的掌握，針對檔案管理中存在的問題，有針對性的分析、解決，促進(jìn)工作人員綜合素質(zhì)的提升。

結(jié)語

總之，在中學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，要意識到自身所存在的問題，緊隨著時代的發(fā)展需求，更新自身的教育教學(xué)理念，采用多樣化的方式方法并提升檔案管理工作人員的素質(zhì)和技能，以此更好地推動和落實(shí)檔案管理工作的開展。在中學(xué)檔案管理工作中，還要不斷的探索相關(guān)的對策，以此更好地做好檔案管理工作，優(yōu)化教育教學(xué)效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳忠民.中學(xué)檔案管理存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2021（04）：162-163.

[2]張毓森.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的中學(xué)檔案著錄工作探析[J].蘭臺內(nèi)外，2021（09）：27-28.

[3]陳麗.新時期做好中學(xué)檔案資料收集工作的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺內(nèi)外，2020（36）：63-64.

[4]于敏.中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理對策研究[J].山東檔案，2020（04）：51-52.