信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作新思路

高春暉

摘 要：隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域及市場均呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)?；谑聵I(yè)單位自身獨(dú)有特征和職能性質(zhì)，要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須在拓展外部經(jīng)營渠道的同時(shí)，著手優(yōu)化內(nèi)部管理。檔案管理是單位的重要信息庫，優(yōu)化其管理效能，對(duì)于提高全局管理水平、實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展有著重要現(xiàn)實(shí)意義。本文簡要闡述了信息時(shí)代推進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)的意義及作用，并以此為基礎(chǔ)提出了改善事業(yè)單位信息化管理的相關(guān)建議，以期有益于事業(yè)單位檔案管理效能的提高。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；信息化建設(shè)；事業(yè)單位；檔案管理

1 推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要作用

檔案部門是負(fù)責(zé)資料信息收集管理和提供查閱、利用服務(wù)的重要職能部門，也是單位存放內(nèi)部資料的重要信息庫，對(duì)單位科學(xué)決策、實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展具有重要作用。立足于信息時(shí)代，檔案管理工作已從過去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式。全面推行和應(yīng)用信息化管理模式對(duì)事業(yè)單位檔案管理的作用不僅是能有效解決檔案儲(chǔ)存空間不足的問題，還能夠從根本上提高檔案借閱、查閱、利用的效率，突破了過去檔案利用在時(shí)間和空間上的束縛。而且，在將單位檔案資源信息化處理后，同一份檔案能夠同時(shí)被多人利用，能夠有效提高檔案部門的服務(wù)效能。此外，簡單、便捷的檔案查詢系統(tǒng)，相較于以往人工查檔而言更加準(zhǔn)確、全面和高效，對(duì)提高檔案整體管理效率亦是助益良多。具體地說，推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的作用主要有以下兩點(diǎn)：

信息化是單位檔案管理工作的重要手段。經(jīng)過信息化處理后的檔案資料，能夠以各類電子化存儲(chǔ)格式為載體，不僅改變了以往紙質(zhì)檔案耗時(shí)、耗力的管理現(xiàn)狀，還能夠依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的高速傳輸，快速實(shí)現(xiàn)查借閱。因此，在事業(yè)單位檔案管理中合理應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠極大程度上提高檔案的利用效率，還能使得檔案資源共享和利用成為現(xiàn)實(shí)。身處于信息交融的時(shí)代，各界對(duì)檔案的查閱利用需求日趨復(fù)雜，因而全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)不僅是提高檔案利用效率的有力措施，還能夠在更廣范圍、更深層次內(nèi)滿足受眾需求。

信息化是提高檔案利用效率的有效措施。時(shí)下，信息化建設(shè)已是檔案管理工作的必由之路。高效的數(shù)字信息技術(shù)為事業(yè)單位管理建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，也為單位的運(yùn)營發(fā)展提供了豐富的資源信息庫，對(duì)單位內(nèi)外管理和發(fā)展皆具重要作用。具體地說，在日常管理實(shí)踐中，絕大多數(shù)工作均需借組計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的輔助，需要用到大量電子數(shù)字和信息技術(shù)，自然也會(huì)形成大量的電子信息文件，所以說，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)管理與工作需要的必然措施。其次，面對(duì)每日形成的大量電子信息文件，加速檔案管理信息化建設(shè)能夠極大程度上幫助檔案管理人員實(shí)現(xiàn)檔案收集、歸檔管理工作的規(guī)范化、有序化，從而更好地發(fā)揮資源作用，服務(wù)單位上下。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理的完善建議

2.1 全面認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要意義

事業(yè)單位檔案管理部門要想工作取得實(shí)效，顯然不能持有固有觀念，將檔案服務(wù)的定位僅限于檔案資料的查詢借閱，而應(yīng)糅合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展思維，運(yùn)用前沿的信息存儲(chǔ)技術(shù)將各類媒體相關(guān)信息加工整合成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的電子信息資源，以此形成數(shù)字文獻(xiàn)，避免以往紙質(zhì)資源由于年久而造成的破損問題。而這一轉(zhuǎn)變也是各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展、革新的必經(jīng)之路。即，要求事業(yè)單位檔案管理人員在夯實(shí)檔案管理專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步學(xué)習(xí)并掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)，樹立信息化管理意識(shí)，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識(shí)指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等系列工作的開展。同時(shí)，要基于信息建設(shè)的工作實(shí)際，設(shè)定明確、可行的檔案管理崗位職責(zé)，健全單位檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機(jī)制和檔案資料安全管理個(gè)人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲(chǔ)存，保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實(shí)處。

2.2 加大對(duì)單位檔案信息化建設(shè)的投入度

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)構(gòu)建的信息化平臺(tái)上，各式數(shù)據(jù)資源庫不斷產(chǎn)生，知識(shí)更新速度相較于以往，有了極為明顯的突破?；谶@一大形勢(shì)，仍依靠傳統(tǒng)單一化的服務(wù)方式顯然已無法滿足各界對(duì)檔案利用的基礎(chǔ)需求，所以說，檔案管理服務(wù)必須有所突破，才能取得實(shí)質(zhì)意義上的管理水平的提升，切實(shí)發(fā)揮檔案的依據(jù)作用。首先，檔案信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備，這就需要結(jié)合單位實(shí)際，配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，以保障信息化建設(shè)擁有完備的硬件支撐。同時(shí)，要以檔案利用實(shí)際為依據(jù)，科學(xué)設(shè)計(jì)人性化的信息管理系統(tǒng)，發(fā)揮信息技術(shù)的智能、高速等特性，助力單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化的目標(biāo)。此外，還要切實(shí)強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，圍繞日常管理和數(shù)據(jù)資源庫展開。即，在歸檔階段要按照不同門類、不同收錄載體進(jìn)行檔案的系統(tǒng)收集、排序、裝訂；在后期，要同步配置電子觸摸顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現(xiàn)代科技設(shè)備，安裝氣體自動(dòng)消防設(shè)施設(shè)備和報(bào)警系統(tǒng)，設(shè)置電子監(jiān)控系統(tǒng)，保障檔案庫達(dá)到現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化要求，為檔案使用提供更便利的服務(wù)。其次，要注重以信息化技術(shù)引領(lǐng)檔案事業(yè)發(fā)展，全面落實(shí)單位內(nèi)部的檔案信息化處理，做好數(shù)字檔案的異地同步備份，以保障本單位所有檔案的安全性，也為單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展提供基礎(chǔ)支撐。

2.3 結(jié)合單位實(shí)際建立檔案信息管理規(guī)范

各事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)來源非常廣泛，借助信息化與網(wǎng)絡(luò)的交互平臺(tái)，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對(duì)此，事業(yè)單位檔案管理人員在工作實(shí)踐中可以單位實(shí)際為基礎(chǔ)，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)更新與維護(hù)。但要注意的是，在將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理的同時(shí)還要保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通。此外，還要合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實(shí)體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級(jí)別的同步操作，進(jìn)一步完善檔案規(guī)范管理，切實(shí)提高內(nèi)部檔案使用效率，帶動(dòng)單位整體管理水平和效能的提升。

3 結(jié)語

隨著電子信息技術(shù)的日臻完善，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來為事業(yè)單位檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，但同時(shí)也對(duì)其傳統(tǒng)管理模式帶來了新的挑戰(zhàn)。為此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”這一新業(yè)態(tài)環(huán)境下，單位檔案管理部門應(yīng)加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，適度擴(kuò)大服務(wù)覆蓋面，創(chuàng)新服務(wù)形式和手段，強(qiáng)化服務(wù)輻射帶動(dòng)功能，以滿足單位持續(xù)發(fā)展的檔案利用需求，切實(shí)推動(dòng)檔案事業(yè)朝著數(shù)字化、規(guī)范化、高效化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王玲玲.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：74-75.

[2]章研.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].經(jīng)營管理者，2015（34）.

[3]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界，2015（5）：199-199.

[4]原旭沛.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2015（23）：156-156.

[5]楊卉，劉敏.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（1）：75-76.

[6]樊桂美.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].企業(yè)改革與管理，2015，7（8）：9-9.