加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理方法芻議

王燕君

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，競爭越發(fā)激烈，降低企業(yè)運(yùn)營成本提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展的基本方法，因此應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部做好節(jié)流開源工作。差旅費(fèi)是企業(yè)費(fèi)用中的一部分，雖然占比不大但是如果對于管理將會造成不必要的資源浪費(fèi)，因此為了節(jié)約企業(yè)成本提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，管理人員應(yīng)提升對差旅費(fèi)的重視，科學(xué)設(shè)置差旅費(fèi)，在不影響出差人員工作的情況下，節(jié)約企業(yè)管理費(fèi)用，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。本文專門針對加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理方法進(jìn)行芻議，以供各界同仁參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);差旅費(fèi);管理方法

企業(yè)差旅費(fèi)是企業(yè)費(fèi)用中的一部分，科學(xué)合理地管理差旅費(fèi)，能夠節(jié)約企業(yè)成本提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，有利于企業(yè)持續(xù)發(fā)展。但是當(dāng)前很多企業(yè)并未重視差旅費(fèi)管理工作，差旅費(fèi)管理工作中存在相應(yīng)的問題，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營成本不斷遞增，無法提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，限制了企業(yè)的發(fā)展，因此企業(yè)管理人員應(yīng)對企業(yè)差旅費(fèi)管理中存在的問題進(jìn)行研究，尋找科學(xué)有效的管理方法，解決企業(yè)差旅費(fèi)管理中存在的問題，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

一、差旅費(fèi)的構(gòu)成

差旅費(fèi)是指企業(yè)員工在處理外地工作事項中所產(chǎn)生的費(fèi)用，主要包括培訓(xùn)學(xué)習(xí)、商務(wù)洽談、參加會議、外地考察、回家探親、員工外地旅游、員工駐外辦事等，在這些費(fèi)用之中員工差旅費(fèi)用最為常見，在企業(yè)中只要是員工外出所產(chǎn)生的費(fèi)用統(tǒng)稱為差旅費(fèi)。出差人員在進(jìn)行外出工作處理事務(wù)時通常會產(chǎn)生住宿費(fèi)、用餐費(fèi)及交通費(fèi)等，此外還有行李費(fèi)、車票預(yù)定、包裹費(fèi)用、保險費(fèi)用等常見費(fèi)用。企業(yè)會計記賬中常見的費(fèi)用包括住宿費(fèi)與交通費(fèi)及公雜費(fèi)。根據(jù)差旅費(fèi)運(yùn)用目的與渠道可以將差旅費(fèi)分為能夠報銷及不能報銷兩種，可以報銷的差旅費(fèi)用由公司負(fù)責(zé)承擔(dān)，其中不能報銷的差旅費(fèi)用將自行承擔(dān)。例如個人消費(fèi)購買的個人生活用品、特產(chǎn)、服裝等應(yīng)由個人承擔(dān);另外如果出現(xiàn)高于正常消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用，其超過的費(fèi)用應(yīng)由個人承擔(dān)。在企業(yè)中差旅費(fèi)可分為固定費(fèi)用與變動費(fèi)用，其中固定費(fèi)用是指外出時必然產(chǎn)生的費(fèi)用，這些費(fèi)用是保證員工完成任務(wù)的必要費(fèi)用;而非固定費(fèi)用，是在出差活動中能夠控制的費(fèi)用，主要根據(jù)出差人員的習(xí)慣、性別不同而變動，差旅費(fèi)用包含內(nèi)容十分廣泛，只要是在外辦公所產(chǎn)生的費(fèi)用都是差旅費(fèi)。

二、企業(yè)差旅費(fèi)管理中存在的問題

（一）企業(yè)中管理層重視不足，差旅費(fèi)管理意識薄弱

在企業(yè)發(fā)展中差旅費(fèi)是一項必不可少的費(fèi)用，由于費(fèi)用比例不高所以很多企業(yè)并未重視，將商務(wù)洽談結(jié)果作為重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容，還有就是運(yùn)營及采購方面，由于企業(yè)對差旅費(fèi)管理意識方面的松懈，使很多工作人員打起了差旅費(fèi)用的主意。在企業(yè)中差旅費(fèi)用占比相對較少，很多管理層并未對詳細(xì)金額進(jìn)行核對，也沒有關(guān)注總體費(fèi)用的變化幅度及差旅費(fèi)的構(gòu)成結(jié)構(gòu)，沒有重視差旅費(fèi)管理，影響了差旅費(fèi)管理效果。此外，一般差旅費(fèi)主要由人事、行政、財務(wù)等部門所負(fù)責(zé)，在差旅費(fèi)報銷流程需要在行政部門所完成，很多企業(yè)中行政部門在選擇酒店時存在收取回扣的行為，差旅費(fèi)報銷人員與行政人員是經(jīng)常交集的工作關(guān)系，會在差旅費(fèi)報銷過程中互相包庇，以此謀取私利，加之管理層對差旅費(fèi)的懈怠，財務(wù)人員為了與同事能夠和平相處，對差旅費(fèi)用并不會多加審核。

（二）企業(yè)差旅費(fèi)控制執(zhí)行力不足，管理較為隨意，與成本效益原則不符

在企業(yè)中雖然設(shè)置了差旅費(fèi)管理部門及報銷工作流程，但是由于多種原因，出差人員并未按照管理制度與流程進(jìn)行差旅費(fèi)報銷，影響了差旅費(fèi)管理效果。首先，企業(yè)中的行政人員會以平價預(yù)定酒店及購買機(jī)票，同時在供應(yīng)商方面收取相應(yīng)的回扣，行政人員這樣的操作行為，導(dǎo)致本應(yīng)屬于企業(yè)的利益流入個人手中;其次，有些企業(yè)中出差人員可以自行選擇酒店居住，這樣的個人行為，導(dǎo)致企業(yè)不能根據(jù)情況增加或是減少住宿人數(shù)，同時也不能獲取到更多的優(yōu)惠;最后有些出差人員為了謀取私利會在酒店中虛開發(fā)票或是購買發(fā)票，運(yùn)用這樣的方式獲取利益。以上情況的產(chǎn)生損害了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，沒有發(fā)揮出差旅費(fèi)管理應(yīng)有的效果。當(dāng)前很多企業(yè)在出差前期并未進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，管理態(tài)度較為隨意，企業(yè)差旅費(fèi)無法管控，造成住宿費(fèi)用消耗過多的情況，產(chǎn)生這樣問題的原因主要是企業(yè)差旅費(fèi)管理力度不足，有些企業(yè)在倡導(dǎo)人性化管理中，沒有遵循成本效益原則，明明能夠選擇特快火車卻選擇飛機(jī)或是高鐵，在住宿過程中可以選擇經(jīng)濟(jì)酒店卻偏偏選擇豪華賓館，兩個人可以住在同一間卻偏要預(yù)定兩個房間，完全沒有遵循成本效益原則，因此增加了企業(yè)的差旅費(fèi)用，造成了不必要的浪費(fèi)。

（三）企業(yè)預(yù)算制度不完善，執(zhí)行力度不足

在很多企業(yè)中為了控制費(fèi)用，會根據(jù)企業(yè)差旅需求定制適當(dāng)?shù)念A(yù)算制度及標(biāo)準(zhǔn)，對出差人員的相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)羅列，為出差人員提供費(fèi)用方面的參考，其中各項費(fèi)用明細(xì)會隨著行業(yè)發(fā)展進(jìn)行調(diào)整，但是很多企業(yè)差旅活動較為隨意，沒有對差旅費(fèi)用進(jìn)一步編制，企業(yè)差旅費(fèi)預(yù)算制度不夠完善，出差人員常常不遵守預(yù)算制度。企業(yè)預(yù)算制度執(zhí)行力度不足，出差人員對規(guī)則選擇性漠視。由于出差人員費(fèi)用隨意加之財務(wù)人員與行政人員管理力度不強(qiáng)，差旅費(fèi)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)如同虛設(shè)，出差人員違規(guī)操作并未受到懲罰，在此環(huán)境中助長了不良風(fēng)氣，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部差旅費(fèi)用過高，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

三、加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理的方法

（一）做好差旅計劃統(tǒng)籌安排，提前預(yù)訂酒店與機(jī)票

在企業(yè)中要想控制差旅費(fèi)用，應(yīng)做好差旅計劃，解決因企業(yè)隨意性過大，造成的差旅費(fèi)用無法控制問題。首先在企業(yè)內(nèi)部定制差旅計劃方案，根據(jù)差旅相關(guān)事宜預(yù)定好車票與酒店，選擇信用好、性價比高的酒店，獲取最大幅度的優(yōu)惠力度，加強(qiáng)差旅計劃，提升差旅費(fèi)管理效益。這樣就能夠在出差前期對差旅費(fèi)進(jìn)行事先安排，獲取最優(yōu)的價格，節(jié)約差旅費(fèi)用。其次，企業(yè)還應(yīng)將出差審批權(quán)進(jìn)行集中管理，各個部門中涉及出差的工作人員需要報告上級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意的人員可以出差，如果上級領(lǐng)導(dǎo)不同意，則不允許出差，如果有員工不遵守，所產(chǎn)生的差旅費(fèi)用一律不予報銷。再次，企業(yè)還應(yīng)在內(nèi)部設(shè)置登記備查制度，對出差人員的出差緣由、時間、地點(diǎn)、往返路線、審批情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，上級領(lǐng)導(dǎo)同意后交由行政管理部門，一旦出現(xiàn)擅自更改路線及時間不符的情況，涉及到的差旅費(fèi)用不予報銷，運(yùn)用這樣的方式加強(qiáng)對出差人員的管理，提升差旅費(fèi)管理力度，幫助企業(yè)節(jié)約運(yùn)營成本，提升經(jīng)濟(jì)效益。

（二）實(shí)行酒店外包，獲得專業(yè)服務(wù)優(yōu)勢

隨著社會不斷發(fā)展很多管理方式與理念隨之更新。很多跨國企業(yè)會對差旅管理實(shí)行外包制度，國外有很多企業(yè)就在運(yùn)用這樣的方式，外包服務(wù)公司會根據(jù)企業(yè)的差旅需求為企業(yè)設(shè)計專屬的服務(wù)方案，外包服務(wù)公司會負(fù)責(zé)策劃、組織、接待等相關(guān)事宜，運(yùn)用外包制度，能夠促進(jìn)企業(yè)差旅管理規(guī)范化發(fā)展，減少企業(yè)內(nèi)部謀取私利的事件發(fā)生，在企業(yè)中采用外包制度還能有效簡化行政部門的工作量。曾經(jīng)對外國企業(yè)采用外包制度的方式進(jìn)行調(diào)查，其結(jié)果顯示能夠比傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部管理節(jié)約大概10%的費(fèi)用。基于此我國企業(yè)可以借鑒外國企業(yè)的外包制度對差旅費(fèi)進(jìn)行管理，可以運(yùn)用招標(biāo)的方式進(jìn)行篩選優(yōu)質(zhì)的服務(wù)公司，通過與外包服務(wù)公司合作優(yōu)化內(nèi)部管理流程，根據(jù)外包服務(wù)公司的日常服務(wù)質(zhì)量對其進(jìn)行評價，通過評價反饋不斷提升外包服務(wù)公司與企業(yè)的默契度，促進(jìn)企業(yè)規(guī)范化管理，此外與外包服務(wù)公司進(jìn)行合作過程中還應(yīng)對外包公司中的服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升外包服務(wù)人員對公司差旅費(fèi)工作內(nèi)容的了解，可以在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)對差旅信息進(jìn)行管理與預(yù)定。

（三）運(yùn)用制度引導(dǎo)員工選擇適合的交通出行，明確各級人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)

在企業(yè)中要想加強(qiáng)差旅管理力度，提升管理效果，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部定制完善的制度與標(biāo)準(zhǔn)，保證企業(yè)內(nèi)部人員能夠完全執(zhí)行制度標(biāo)準(zhǔn)，在企業(yè)中進(jìn)行差旅費(fèi)管理，不只要節(jié)約企業(yè)運(yùn)營成本，同時還應(yīng)保證差旅費(fèi)報銷流程的透明度，因此企業(yè)應(yīng)制定明確的差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)出差人員能夠自覺遵守規(guī)定，按照制度標(biāo)準(zhǔn)選擇適宜的交通出行及酒店居住。遵守制度的前提是保證制度標(biāo)準(zhǔn)能夠及時根據(jù)市場行情進(jìn)行調(diào)整，例如在差旅費(fèi)管理中要對住宿、航空公司、餐飲等價格變動進(jìn)行及時了解。通過掌握市場行情，精準(zhǔn)調(diào)整差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，讓員工能夠明確企業(yè)中的各級住宿標(biāo)準(zhǔn)與制度，防止不經(jīng)允許隨意出差的情況發(fā)生。還應(yīng)在企業(yè)中構(gòu)建完善的差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)，主要包含住宿、餐飲、機(jī)票、現(xiàn)金、信用卡等方面，對于違反報銷標(biāo)準(zhǔn)的員工給予一定的處罰，以此保證企業(yè)出差人員能夠完全遵守制度標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)企業(yè)規(guī)范化發(fā)展。

（四）推行公司卡及信用卡，加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行力度

要想提升企業(yè)差旅費(fèi)管理效果，應(yīng)在企業(yè)中加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行力度，以此嚴(yán)格把控差旅費(fèi)。首先，企業(yè)可以將差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行效果與部門績效進(jìn)行掛鉤，加強(qiáng)對預(yù)算的計劃與審批，促進(jìn)企業(yè)工作人員能夠執(zhí)行預(yù)算工作程序。其次企業(yè)應(yīng)在公司推行信用卡及公司卡，將其運(yùn)用于出差活動支出，運(yùn)用公司卡或是信用卡能夠?qū)崟r出具電子信息，便于公司搜索與查詢，有利于實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)透明化管理，同時能夠減少現(xiàn)金的使用，能夠節(jié)約流動資金。在企業(yè)中如果單純依靠員工所提供的票據(jù)，企業(yè)無法精準(zhǔn)地掌握差旅活動中的各項費(fèi)用，同時無法掌控員工的差旅活動情況，無法實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)控制。而在企業(yè)中運(yùn)用公司卡及信用卡，差旅人員運(yùn)用信用卡進(jìn)行消費(fèi)時會及時出具相關(guān)信息，企業(yè)能夠通過信息掌握出差人員的動態(tài)，同時能夠及時掌握出差費(fèi)用，便于企業(yè)對出差費(fèi)用進(jìn)行對比，企業(yè)能夠通過分析與對比對出差人員的績效進(jìn)行統(tǒng)計，運(yùn)用差旅費(fèi)數(shù)據(jù)信息作為員工考核的參考依據(jù)。另外運(yùn)用這樣的方式進(jìn)行信息統(tǒng)計，能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)行酒店集中采購提供數(shù)據(jù)信息，便于企業(yè)與出差人數(shù)較多的酒店進(jìn)行合作，通過長久的合作關(guān)系，獲得住宿優(yōu)惠，節(jié)約企業(yè)的住宿費(fèi)用，提升企業(yè)差旅費(fèi)管理效率。

（五）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行通訊，減少不必要的外出

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展中，信息技術(shù)的應(yīng)用改變了人們原本的生活方式與工作方式，為人們生活提供了極大的便利，為了與時代同行企業(yè)應(yīng)積極探索科學(xué)辦公方式。企業(yè)可以在管理中運(yùn)用新型信息技術(shù)，如運(yùn)用視頻技術(shù)，開展視頻會議，在視頻中洽談相關(guān)合作事宜，減少出差頻率。在我國某企業(yè)中運(yùn)用視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行跨區(qū)域會議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等事項，通過開展視頻會議，有效減少了企業(yè)不必要的外出，為企業(yè)節(jié)約了差旅費(fèi)用。因此要想節(jié)約企業(yè)運(yùn)營成本提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)敢于創(chuàng)新，在企業(yè)中運(yùn)用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行辦公，盡量減少出差頻率。在高科技時代中企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新經(jīng)營方式，對企業(yè)中不必要的出差事項可以適當(dāng)取消，運(yùn)用視頻及電話會議的方式代替。

結(jié)束語：社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)面臨巨大的競爭壓力，要想在競爭環(huán)境中立于不敗之地，企業(yè)應(yīng)做好開源節(jié)流工作，積極探索科學(xué)的方法對企業(yè)運(yùn)營成本進(jìn)行控制，差旅費(fèi)是企業(yè)費(fèi)用中的一部分，如果能夠加強(qiáng)差旅費(fèi)管理，能夠節(jié)約企業(yè)運(yùn)營成本，提升經(jīng)濟(jì)效益，因此企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對差旅費(fèi)管理工作的重視，制定完善的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與制度，強(qiáng)化管理力度，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

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