獨立學院二級分院教學資料管理存在的問題及對策

胡遠妹

摘要：教學資料作為專業(yè)建設(shè)和二級學院決策的重要參考依據(jù)， 實現(xiàn)教學資料的檔案化管理是極具現(xiàn)實意義的。針對當前獨立學院二級分院教學資料管理存在的問題，提出了優(yōu)化管理的對策。教育工作者需要通過實施有效的策略來優(yōu)化教學資料管理，以保障學院教學工作的順利進行。

關(guān)鍵詞：獨立院校;二級分院;教學資料管理;問題及對策

前言：

獨立學院二級分院教學資料管理水平的提高，對學院教學起到的促進作用日益明顯。我們學校近年來教務(wù)部門對教學資料管理工作是高度重視的，每學期都會進行教學資料期中教學檢查。做好二級學院教學資料收集是確保二級學院做好管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是二級學院開展教學管理工作的有力保障。當下，獨立院校二級分院教學資料管理還存在很多問題，筆者將實際工作中教學資料管理過程中存在的問題進行了梳理，并提出了解決的對策。

1. 教學資料管理存在的問題

（1）缺乏專業(yè)的教學資料管理人員

獨立院校二級分院缺乏專業(yè)的教學資料管理人員。目前，二級學院教學資料管理工作多由教學秘書承擔，教學秘書多數(shù)沒有檔案管理的經(jīng)驗和背景。教學秘書在教學資料管理過程中，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，完全依照教務(wù)下發(fā)的管理要求，慢慢摸索完成二級學院教學資料管理工作，教學資料管理過程中工作效率，時效性，完整性備受影響。因此，檔案管理人員是影響檔案管理工作效率的一大因素，同時也是檔案管理優(yōu)化過程中不可忽視的因素。

（2）檔案室條件簡陋

目前，獨立學院二級學院的工作重點在如何促進教育教學發(fā)展上，對教學資料管理工作的重視度不夠。首先，從二級分院的檔案室來分析，大部分獨立學院二級學院采用的是人工獨立管理，分配的檔案室僅僅起到統(tǒng)計檔案資料的種類與存放位置的功能，使得教學資料管理工作無法達到數(shù)據(jù)精確化。其次，檔案室的面積較小，導(dǎo)致二級學院檔案的存放位置相對較為雜亂，影響了教學資料管理工作的效率。最后由于教學資料管理缺乏資金的投入，其檔案室內(nèi)部環(huán)境無法達到防蟲、防塵等效果，影響了教學資料資料保存的完整度。

（3）教學資料管理過程中回收不齊，內(nèi)容不完整以及書寫錯誤

根據(jù)教務(wù)給出的教學資料管理要求，教學資料歸檔時常出現(xiàn)的問題有，第一，教學資料不齊，主要表現(xiàn)在個別教師不按時上交和上交材料不齊全，例如缺少點名冊，成績單等。第二，教學資料填寫不完整，例如漏項較多的是需要本人和專業(yè)負責人簽字的部分不簽字，時間不填寫等。第三，內(nèi)容書寫錯誤，例如教學日歷的書寫不規(guī)范，期末考試總結(jié)分析表和試卷分析表不認真填寫，草草了事。

（4）管理標準不規(guī)范，管理模式落后

目前，很多二級學院在教學資料歸檔時，通常是借鑒其他二級學院的管理辦法，不同二級學院教學資料歸檔缺少統(tǒng)一的標準，有的即使有標準，卻流于形式，檔案歸檔不到位，檢索利用，資源共享更是無從談起。

2. 教學資料管理的優(yōu)化對策

（1）加強教學資料管理人員的培訓

學院應(yīng)加強對教學資料管理人員的培訓工作，目前，二級學院教學資料歸檔工作多由教學秘書承擔，教學秘書多數(shù)沒有檔案管理的經(jīng)驗和背景。因此，在教學秘書入職時，教務(wù)部門應(yīng)加強對教學秘書各項業(yè)務(wù)的培訓，多組織教學秘書參加類似的培訓，提高教學秘書教學資料歸檔的能力，使教學資料在歸檔過程中更加完整。

（2）改善檔案室管理條件

做好二級學院教學資料收集是確保二級學院做好管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是二級學院開展教學管理工作的有力保障。學院應(yīng)該重視教學資料歸檔的工作，增加資金投入來改善教學資料的儲存環(huán)境，由于紙質(zhì)資料在環(huán)境潮濕、蛀蟲等外界因素的影響下容易出現(xiàn)丟失的情況。學院應(yīng)當定期安排人員對紙質(zhì)檔案儲存環(huán)境進行清理與維護，以此保障紙質(zhì)檔案的完整性。

（3）制作教學檔案上交清單表，確保教學資料的完整性

根據(jù)教務(wù)要求，教學秘書每學期末列出期末教學資料上交清單表，任課教師上交材料時，教學秘書按清單要求逐項回收和清點，發(fā)現(xiàn)不齊馬上追繳，并讓任課教師簽字確認，一是確保資料的完整性，二是防止教學資料的遺失時責任不明了。

通過教學資料的積累和平時教學過程中師生反饋的信息，首先做到與任課教師溝通，溝通不了的，可以尋求專業(yè)負責人的協(xié)助配合，需歸檔的教學資料都需要專業(yè)負責人簽字后上交至教學秘書處，專業(yè)負責人在簽字過程中，也要注意檢查的教學資料的規(guī)范性，這樣也是對各自教研室任課老師負責。

（4）教學資料回收時注意方式方法

獨立院校二級分院的師資很大一部分來自母體學校，也有一部分是自主招聘的老師，例如浙江理工大學科技與藝術(shù)學院。科藝學院的特殊性在于任課教師幾乎都定居在杭州，2017年，科藝學院從杭州搬遷至紹興市上虞區(qū)，教師們工作通勤時間比較久，這些教師除了有課的時間，平常幾乎不會來，所以很多工作不能及時有效完成，材料不能及時收齊。這就需要教學秘書注意與這些老師的溝通方式和方法。例如教學日歷的收集和書寫規(guī)范性問題，在開學初的教職工大會上就要強調(diào)和說明，同時通過微信接龍方式通知到每位教師，對于個別的困難戶教師，需要單獨私發(fā)提醒。對于外聘教師更應(yīng)如此，要特別注意時間問題，爭取提早適時地通知，并特別注意提醒時語言的表達。

（5）創(chuàng)新電子化，電子檔案的管理模式

隨著科技的發(fā)展，檔案管理也日漸智能化、電子化，電子檔案的管理模式如今已成為檔案工作的創(chuàng)新點。2021年，科藝學院受新冠肺炎疫情影響，很多非集中課程采取線上考核方式，學生作業(yè)只有電子版，課程材料歸檔時，學生作業(yè)部分可以提交電子版，二級學院做好電子試卷的保存工作即可。檔案的電子化管理更加便于檔案的流通和資源共享。

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