企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新研究

馬蘭芳

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，企業(yè)檔案的管理模式也在不斷變化。為了適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行徹底的更新，促進(jìn)企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)和綜合利用。本文主要從認(rèn)知檔案管理工作、檔案管理中存在的問(wèn)題和新形勢(shì)下檔案管理策略三個(gè)方面闡述企業(yè)檔案管理，以促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè)創(chuàng)新;高新技術(shù)

引言：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理越來(lái)越科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)，科技的應(yīng)用已逐漸滲透到公司的各個(gè)方面，為檔案管理人員帶來(lái)了便利。但是，創(chuàng)新技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的理念還處于發(fā)展的初級(jí)階段，還有許多問(wèn)題需要解決。提高科技應(yīng)用能力，實(shí)現(xiàn)科技與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，需要進(jìn)行更多的探索和研究。企業(yè)檔案中保存著許多重要信息，這些信息與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，如果一個(gè)企業(yè)沒(méi)有一個(gè)合理的檔案管理機(jī)制，將很難實(shí)現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。

1 認(rèn)知檔案管理工作

1.1 如何使用檔案信息

檔案信息使用條件是檔案信息利用的一個(gè)重點(diǎn)，也是檔案安全性和可用性的重要保障。檔案管理部門(mén)開(kāi)始運(yùn)作時(shí)，檔案管理人員需要接受培訓(xùn)和考核，考核通過(guò)的檔案管理員才可以參與整合公司的檔案信息。此外，檔案信息管理員需要始終了解檔案存儲(chǔ)的環(huán)境，熟悉各區(qū)域都保存有哪類(lèi)檔案，記錄好檔案的存儲(chǔ)和調(diào)取，何時(shí)、由誰(shuí)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。同時(shí)，檔案管理人員還可以運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，合理存儲(chǔ)和調(diào)取檔案信息，提高檔案信息的使用效率。

1.2 清晰、規(guī)范檔案使用的權(quán)限

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，可以根據(jù)檔案的重要程度，使用合理有效的方式設(shè)定檔案使用權(quán)限和檔案級(jí)別。如果因?yàn)閭€(gè)人原因?qū)е聶n案信息的丟失或泄露，檔案管理人員必須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并再次接受培訓(xùn)。當(dāng)然，超過(guò)保存期限或者不重要的文件也可以向企業(yè)和社會(huì)公開(kāi)，但必須依法使用公開(kāi)的檔案信息。

1.3 檔案使用當(dāng)中的注意事項(xiàng)

為了幫助檔案使用人員可以更快、更準(zhǔn)確地查找檔案中的信息，檔案管理部門(mén)可以創(chuàng)建一個(gè)舒適的閱覽室。在使用檔案時(shí)，必須注意保護(hù)由于過(guò)度讀取而損壞的檔案，對(duì)于快要損壞的文件，檔案管理人員可以復(fù)制文件內(nèi)容來(lái)保護(hù)原始檔案。為了便于管理，檔案管理人員還可以在檔案存儲(chǔ)區(qū)域中放置一個(gè)監(jiān)視設(shè)備，對(duì)于私自帶走檔案或者故意損壞檔案的人員，必須追究相應(yīng)責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)當(dāng)?shù)毓踩藛T介入。

2 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 管理理念陳舊

一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為在實(shí)際工作過(guò)程中檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展影響不大，對(duì)檔案管理不夠重視。這種觀念導(dǎo)致檔案管理人員認(rèn)為自己的職責(zé)只是復(fù)印和封存相關(guān)文件，在日常工作中很少對(duì)檔案進(jìn)行管理，從這個(gè)角度看，舊的管理理念已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案管理與創(chuàng)新的步伐。目前，許多公司沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)發(fā)展與檔案管理的密切關(guān)系，檔案管理資源配置嚴(yán)重不足，忽視檔案管理所需的配套設(shè)備，一味強(qiáng)調(diào)提高經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l件和環(huán)境質(zhì)量不斷下降，使得檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間的差距日益明顯。在這種嚴(yán)重阻礙檔案管理發(fā)展的環(huán)境下，檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效創(chuàng)新。

2.2 管理手段落后

目前，有些企業(yè)的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理模式，仍在進(jìn)行手工操作。這種人工操作的管理模式對(duì)工作效率有顯著影響，容易出錯(cuò)，還影響用人單位的決策。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理員提供了更多的管理手段，為企業(yè)檔案管理的發(fā)展建立了強(qiáng)有力的支撐，但是，由于一些企業(yè)沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的作用，信息技術(shù)投入不足，檔案的內(nèi)在價(jià)值尚未充分展現(xiàn)，在檔案開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中無(wú)法提供有價(jià)值的信息。在實(shí)際工作中，資金分配的合理性無(wú)法保證，信息化管理難以進(jìn)行，導(dǎo)致檔案登記過(guò)程混亂，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率，阻礙了檔案信息化管理的正常發(fā)展。

2.3 管理人才缺乏

檔案管理人員的水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。許多檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要。近年來(lái)，許多檔案管理員開(kāi)始轉(zhuǎn)移到其他工作場(chǎng)所，導(dǎo)致有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理員比較缺乏。許多企業(yè)的檔案管理員不能真正理解他們的工作，容易受到工作制度的制約，缺乏創(chuàng)新思維。此外，還有一些檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平不高，沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，輸入效率低下，容易造成檔案丟失等問(wèn)題。

2.4 管理制度缺失

由于檔案管理制度的缺失，工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏一套實(shí)用的檔案管理體系，使得檔案管理存在很大的隨機(jī)性和不確定性，工作人員不能按照規(guī)章制度收集和儲(chǔ)存相關(guān)信息。一些公司建立了檔案管理系統(tǒng)，并參考國(guó)外先進(jìn)的管理方法，但是，由于在日常工作中缺乏嚴(yán)格的管理制度，無(wú)法進(jìn)行明確的職責(zé)分工，檔案管理效率低下。

3 新形式下檔案創(chuàng)新管理策略

3.1 創(chuàng)新管理理念

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理，正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要作用，加強(qiáng)信息技術(shù)的引進(jìn)。檔案管理工作者要熱愛(ài)工作，遵守國(guó)家和企業(yè)制定的法律法規(guī)，努力做好檔案管理工作，全心全意為企業(yè)服務(wù)。

3.2 創(chuàng)新管理手段

檔案管理部門(mén)只有跟上時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)新管理手段，才能大大提高工作效率。檔案管理人員可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，提高檔案管理信息化水平，建立電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使企業(yè)管理者能夠準(zhǔn)確地查找和分類(lèi)檔案信息。先進(jìn)的檔案管理手段可以有效地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，檔案管理人員可以在日常工作中探索管理經(jīng)驗(yàn)，積極創(chuàng)新檔案管理方法。例如，將文件按類(lèi)別和屬性進(jìn)行分類(lèi)，將大大減少工作時(shí)間，提高工作效率。檔案管理部門(mén)的管理員還可以利用計(jì)算機(jī)以不同的形式管理檔案，將檔案信息打印保存，提高工作的靈活性。為了避免檔案的丟失和損壞，檔案管理人員可以根據(jù)企業(yè)需要，合理制定檔案使用的規(guī)則和流程，完善檔案信息管理機(jī)制，明確企業(yè)的服務(wù)職責(zé)和義務(wù)，為檔案信息管理的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，企業(yè)還可以積極引入計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)，自動(dòng)提交和保存檔案信息，更好地進(jìn)行檔案管理。

3.3 提高管理者的業(yè)務(wù)水平

檔案管理者應(yīng)該重視自己的工作，認(rèn)真了解檔案管理的作用，積極學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，提高自身檔案管理能力。由于檔案管理人員的工作水平與檔案管理的質(zhì)量密切相關(guān)，所以，企業(yè)不僅要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，還要提高計(jì)算機(jī)操作水平。檔案管理部門(mén)可以根據(jù)企業(yè)情況合理分配工作人員的職責(zé)，確保檔案管理的效率。企業(yè)每年可以定期招聘新員工，用年輕人的激情感染工作場(chǎng)所的員工，為檔案管理增加更多的活力，此外，企業(yè)還可以定期培訓(xùn)檔案部門(mén)的員工，并邀請(qǐng)富有管理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人士對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)，提高員工的業(yè)務(wù)水平。傳統(tǒng)的檔案管理理念和措施已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，因此，檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。

3.4 完善管理制度

由于管理制度在檔案管理過(guò)程中起著積極的激勵(lì)作用，所以企業(yè)應(yīng)該在管理實(shí)踐中科學(xué)合理地建立管理制度。在建立管理制度的過(guò)程中，需要確保管理制度的性質(zhì)與公司的性質(zhì)相一致，如果一個(gè)企業(yè)的檔案管理具有商業(yè)特征，那么檔案管理制度就要注重信息處理的經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)，確保檔案信息的完整性和真實(shí)性，提高服務(wù)能力。在檔案管理過(guò)程中，工作人員應(yīng)該對(duì)管理制度進(jìn)行合理規(guī)劃，如果檔案管理制度不合理，就要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要。企業(yè)需要重視檔案管理，不斷提高檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方法，做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。檔案管理的價(jià)值是不可估量的，因此，企業(yè)需要重視檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，為其他工作提供必要的保障。

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