獨(dú)立學(xué)院二級(jí)分院教學(xué)資料管理存在的問題及對(duì)策

胡遠(yuǎn)妹

摘要：教學(xué)資料作為專業(yè)建設(shè)和二級(jí)學(xué)院決策的重要參考依據(jù)， 實(shí)現(xiàn)教學(xué)資料的檔案化管理是極具現(xiàn)實(shí)意義的。針對(duì)當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院二級(jí)分院教學(xué)資料管理存在的問題，提出了優(yōu)化管理的對(duì)策。教育工作者需要通過實(shí)施有效的策略來優(yōu)化教學(xué)資料管理，以保障學(xué)院教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立院校;二級(jí)分院;教學(xué)資料管理;問題及對(duì)策

前言：

獨(dú)立學(xué)院二級(jí)分院教學(xué)資料管理水平的提高，對(duì)學(xué)院教學(xué)起到的促進(jìn)作用日益明顯。我們學(xué)校近年來教務(wù)部門對(duì)教學(xué)資料管理工作是高度重視的，每學(xué)期都會(huì)進(jìn)行教學(xué)資料期中教學(xué)檢查。做好二級(jí)學(xué)院教學(xué)資料收集是確保二級(jí)學(xué)院做好管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是二級(jí)學(xué)院開展教學(xué)管理工作的有力保障。當(dāng)下，獨(dú)立院校二級(jí)分院教學(xué)資料管理還存在很多問題，筆者將實(shí)際工作中教學(xué)資料管理過程中存在的問題進(jìn)行了梳理，并提出了解決的對(duì)策。

1. 教學(xué)資料管理存在的問題

（1）缺乏專業(yè)的教學(xué)資料管理人員

獨(dú)立院校二級(jí)分院缺乏專業(yè)的教學(xué)資料管理人員。目前，二級(jí)學(xué)院教學(xué)資料管理工作多由教學(xué)秘書承擔(dān)，教學(xué)秘書多數(shù)沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和背景。教學(xué)秘書在教學(xué)資料管理過程中，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，完全依照教務(wù)下發(fā)的管理要求，慢慢摸索完成二級(jí)學(xué)院教學(xué)資料管理工作，教學(xué)資料管理過程中工作效率，時(shí)效性，完整性備受影響。因此，檔案管理人員是影響檔案管理工作效率的一大因素，同時(shí)也是檔案管理優(yōu)化過程中不可忽視的因素。

（2）檔案室條件簡(jiǎn)陋

目前，獨(dú)立學(xué)院二級(jí)學(xué)院的工作重點(diǎn)在如何促進(jìn)教育教學(xué)發(fā)展上，對(duì)教學(xué)資料管理工作的重視度不夠。首先，從二級(jí)分院的檔案室來分析，大部分獨(dú)立學(xué)院二級(jí)學(xué)院采用的是人工獨(dú)立管理，分配的檔案室僅僅起到統(tǒng)計(jì)檔案資料的種類與存放位置的功能，使得教學(xué)資料管理工作無法達(dá)到數(shù)據(jù)精確化。其次，檔案室的面積較小，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院檔案的存放位置相對(duì)較為雜亂，影響了教學(xué)資料管理工作的效率。最后由于教學(xué)資料管理缺乏資金的投入，其檔案室內(nèi)部環(huán)境無法達(dá)到防蟲、防塵等效果，影響了教學(xué)資料資料保存的完整度。

（3）教學(xué)資料管理過程中回收不齊，內(nèi)容不完整以及書寫錯(cuò)誤

根據(jù)教務(wù)給出的教學(xué)資料管理要求，教學(xué)資料歸檔時(shí)常出現(xiàn)的問題有，第一，教學(xué)資料不齊，主要表現(xiàn)在個(gè)別教師不按時(shí)上交和上交材料不齊全，例如缺少點(diǎn)名冊(cè)，成績(jī)單等。第二，教學(xué)資料填寫不完整，例如漏項(xiàng)較多的是需要本人和專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字的部分不簽字，時(shí)間不填寫等。第三，內(nèi)容書寫錯(cuò)誤，例如教學(xué)日歷的書寫不規(guī)范，期末考試總結(jié)分析表和試卷分析表不認(rèn)真填寫，草草了事。

（4）管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，管理模式落后

目前，很多二級(jí)學(xué)院在教學(xué)資料歸檔時(shí)，通常是借鑒其他二級(jí)學(xué)院的管理辦法，不同二級(jí)學(xué)院教學(xué)資料歸檔缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的即使有標(biāo)準(zhǔn)，卻流于形式，檔案歸檔不到位，檢索利用，資源共享更是無從談起。

2. 教學(xué)資料管理的優(yōu)化對(duì)策

（1）加強(qiáng)教學(xué)資料管理人員的培訓(xùn)

學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)資料管理人員的培訓(xùn)工作，目前，二級(jí)學(xué)院教學(xué)資料歸檔工作多由教學(xué)秘書承擔(dān)，教學(xué)秘書多數(shù)沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和背景。因此，在教學(xué)秘書入職時(shí)，教務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書各項(xiàng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，多組織教學(xué)秘書參加類似的培訓(xùn)，提高教學(xué)秘書教學(xué)資料歸檔的能力，使教學(xué)資料在歸檔過程中更加完整。

（2）改善檔案室管理?xiàng)l件

做好二級(jí)學(xué)院教學(xué)資料收集是確保二級(jí)學(xué)院做好管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是二級(jí)學(xué)院開展教學(xué)管理工作的有力保障。學(xué)院應(yīng)該重視教學(xué)資料歸檔的工作，增加資金投入來改善教學(xué)資料的儲(chǔ)存環(huán)境，由于紙質(zhì)資料在環(huán)境潮濕、蛀蟲等外界因素的影響下容易出現(xiàn)丟失的情況。學(xué)院應(yīng)當(dāng)定期安排人員對(duì)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存環(huán)境進(jìn)行清理與維護(hù)，以此保障紙質(zhì)檔案的完整性。

（3）制作教學(xué)檔案上交清單表，確保教學(xué)資料的完整性

根據(jù)教務(wù)要求，教學(xué)秘書每學(xué)期末列出期末教學(xué)資料上交清單表，任課教師上交材料時(shí)，教學(xué)秘書按清單要求逐項(xiàng)回收和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)不齊馬上追繳，并讓任課教師簽字確認(rèn)，一是確保資料的完整性，二是防止教學(xué)資料的遺失時(shí)責(zé)任不明了。

通過教學(xué)資料的積累和平時(shí)教學(xué)過程中師生反饋的信息，首先做到與任課教師溝通，溝通不了的，可以尋求專業(yè)負(fù)責(zé)人的協(xié)助配合，需歸檔的教學(xué)資料都需要專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字后上交至教學(xué)秘書處，專業(yè)負(fù)責(zé)人在簽字過程中，也要注意檢查的教學(xué)資料的規(guī)范性，這樣也是對(duì)各自教研室任課老師負(fù)責(zé)。

（4）教學(xué)資料回收時(shí)注意方式方法

獨(dú)立院校二級(jí)分院的師資很大一部分來自母體學(xué)校，也有一部分是自主招聘的老師，例如浙江理工大學(xué)科技與藝術(shù)學(xué)院。科藝學(xué)院的特殊性在于任課教師幾乎都定居在杭州，2017年，科藝學(xué)院從杭州搬遷至紹興市上虞區(qū)，教師們工作通勤時(shí)間比較久，這些教師除了有課的時(shí)間，平常幾乎不會(huì)來，所以很多工作不能及時(shí)有效完成，材料不能及時(shí)收齊。這就需要教學(xué)秘書注意與這些老師的溝通方式和方法。例如教學(xué)日歷的收集和書寫規(guī)范性問題，在開學(xué)初的教職工大會(huì)上就要強(qiáng)調(diào)和說明，同時(shí)通過微信接龍方式通知到每位教師，對(duì)于個(gè)別的困難戶教師，需要單獨(dú)私發(fā)提醒。對(duì)于外聘教師更應(yīng)如此，要特別注意時(shí)間問題，爭(zhēng)取提早適時(shí)地通知，并特別注意提醒時(shí)語言的表達(dá)。

（5）創(chuàng)新電子化，電子檔案的管理模式

隨著科技的發(fā)展，檔案管理也日漸智能化、電子化，電子檔案的管理模式如今已成為檔案工作的創(chuàng)新點(diǎn)。2021年，科藝學(xué)院受新冠肺炎疫情影響，很多非集中課程采取線上考核方式，學(xué)生作業(yè)只有電子版，課程材料歸檔時(shí)，學(xué)生作業(yè)部分可以提交電子版，二級(jí)學(xué)院做好電子試卷的保存工作即可。檔案的電子化管理更加便于檔案的流通和資源共享。

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