高校機構知識庫可持續(xù)發(fā)展研究與實踐

劉玉博，吳曉彤，汪玉新

（山東農(nóng)業(yè)大學圖書館，山東 泰安 271018）

0 引言

機構知識庫是一個機構（如學校、研究所、公司等）將機構成員在學習、工作過程中產(chǎn)生的各種學術成果進行整合而成的數(shù)字資源集合［1］，旨在為機構內(nèi)人員提供一個統(tǒng)一的知識存儲平臺，促進機構內(nèi)外學者、研究人員的交流，擴大知識的共享范圍，提升機構的知名度，體現(xiàn)機構的科學研究、教學、社會影響力等方面的綜合實力。無論機構知識庫的外在形式如何，其本質(zhì)都是通過建立一種新型管理和服務機制，幫助學術機構實現(xiàn)學術成果的自主管理和交流傳播［2］。高校機構知識庫是數(shù)字時代展示高校學術研究成果的基礎平臺，也是高校為師生提供用于管理和發(fā)布數(shù)字資源的信息平臺。

1 國內(nèi)高校機構知識庫現(xiàn)狀

據(jù)OpenDOAR網(wǎng)站統(tǒng)計，截至2021年10月，全球共有機構知識庫5 746個，其中中國大陸被收錄的機構知識庫62個［3］。這些機構知識庫大致可分為兩大系統(tǒng)：以中國科學院為首的科研院所系統(tǒng)和以教育部中國高等教育文獻保障系統(tǒng)（CALIS）牽頭的高校系統(tǒng)。目前，中科院的機構知識庫已經(jīng)收集了96個研究所的數(shù)據(jù)，中國高校機構知識庫聯(lián)盟（CHAIR）有51所高校圖書館參與。這兩大系統(tǒng)的機構知識庫建設項目，對于中國機構知識庫的建設起到了很好的引領示范作用。

2018年3月，國務院辦公廳印發(fā)《科學數(shù)據(jù)管理辦法》，指出高等院校是科學數(shù)據(jù)管理的責任主體，主要職責中就包括建立科學數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，公布科學數(shù)據(jù)開放目錄并及時更新，積極開展科學數(shù)據(jù)共享服務。2021年3月，教育部印發(fā)《高等學校數(shù)字校園建設規(guī)范（試行）》，對高校機構知識庫建設提出了指導性意見，指出機構知識庫應與學?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)對接，搜集、整理、揭示、關聯(lián)與共享科研產(chǎn)出。國家相關政策的出臺，為高校機構知識庫建設和發(fā)展提出了新要求，也是新發(fā)展機遇。

為了滿足高校機構知識庫的需求，數(shù)據(jù)庫商和軟件開發(fā)商嗅到了商機，適機推出了許多機構知識庫產(chǎn)品，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動推送和標引，減少建設投入和時間成本。目前，全球和中國的機構知識庫建設正處在一個快速增長的爆發(fā)期，越來越多高校認識到機構知識庫的重要性，加快了投入力度和建設速度。

2 高校機構知識庫的困境

雖然高校建設機構知識庫的熱情高漲，很多學校也緊跟潮流紛紛上馬項目建設，但實際建成上線運行的卻寥寥無幾，真正做到開放共享的更是鳳毛麟角。高校機構知識庫建設的主導部門一般都是圖書館，少數(shù)也有網(wǎng)絡信息中心牽頭的［4］。高校圖書館希冀通過機構知識庫的建設擴展服務模式、提升服務質(zhì)量，卻往往因為資金、人力、技術等原因陷入困境，或建設進度慢遲遲無法上線，或重建設輕應用，利用效果不佳，或數(shù)據(jù)更新不及時逐漸停擺，沒有實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，將學?？蒲袛?shù)據(jù)共享的“形象工程”慢慢變成圖書館“自娛自樂”之物［5］。

2.1 缺乏頂層設計，困難估計不足

高校機構知識庫不是圖書館簡單的自建數(shù)據(jù)庫，涉及數(shù)據(jù)少則幾萬條，多則幾十萬條，成果類型包括期刊論文、學位論文、會議論文、圖書著作、報紙、專利、標準、科研項目、科技成果等，需要對接人事處、科技處、發(fā)展規(guī)劃處、教務處和研究生處等校內(nèi)職能部門獲取數(shù)據(jù)，如果沒有取得學校領導的支持和完善的頂層設計，是不可能建成的。

隨著軟件、網(wǎng)絡、存儲等信息技術的迅速發(fā)展以及用戶需求的不斷提高和改變，圖書館自己搭建平臺和手動更新數(shù)據(jù)已經(jīng)無法駕馭，選擇商業(yè)化平臺成為絕大多數(shù)高校的唯一選擇。但高校機構知識庫建設涉及學校幾十年甚至上百年的歷史成果、幾千人的成果歸屬，如果沒有充分的心理準備和人力儲備，幻想一蹴而就是注定要失敗的。在商言商的商業(yè)化平臺公司在宣傳上往往夸大產(chǎn)品效果而縮小建設難度，如果僅憑一兩個技術人員就匆匆上馬，即便建成也只是個空架子，可持續(xù)發(fā)展無從談起。

2.2 數(shù)據(jù)精細度無法實現(xiàn)“一張表工程”

高校一般都有幾十甚至上百年的歷史，往往還涉及更名、拆分、合并等復雜情況。二級機構的歷史變遷，曾經(jīng)包含的系、專業(yè)、研究所、重點實驗室、研究中心等附屬機構也是筆糊涂賬。教職工也處于入職、辭職、調(diào)崗、退休等動態(tài)變化中。

目前的機構知識庫收集的數(shù)據(jù)類型超過十幾種，雖然商業(yè)化平臺宣稱可以自動更新80%～90%的數(shù)據(jù)，但實踐中只有論文、專利、標準等可以實現(xiàn)，而科研項目、科技成果只能自動收集省部級以上的公開數(shù)據(jù)，圖書著作等不署名單位的類型只有依靠學者自己提交，準確性就很難把控。

有的學校前期已經(jīng)建設了人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、知識產(chǎn)權系統(tǒng)和學者庫等。機構知識庫從已有的系統(tǒng)中獲取科研項目、獲獎成果、專利等相關信息，數(shù)據(jù)來源渠道多、良莠不齊，難免重復、出錯，包括成果歸屬、人名等錯誤，因此其元數(shù)據(jù)的準確性和全面性無法保障。

數(shù)據(jù)的滯后性也是令人頭疼的問題，學者發(fā)表在國際期刊上的論文，從接收到線上發(fā)表，到正式發(fā)表，再到被收錄，最后到收割推送，至少需要幾個月的時間。歷史上的成果署名沒有指導性規(guī)范，有很強的隨意性；不同國際期刊署名五花八門，有的姓在前有的名在前，有的名字是全拼有的是縮寫，有的全拼加空格連詞符有的合并，甚至還有重名、重音。署名為學校的成果數(shù)據(jù)推送后，如何準確匹配和歸屬到二級機構和學者上，也有很大的困難。

大量更新滯后和無法自動收割的成果數(shù)據(jù)需要學者手動提交。這部分數(shù)據(jù)如果不審核，元數(shù)據(jù)的準確性和精細度就無法保證；如果需要審核就需要大量的人員參與，過程太復雜又會影響學者提交數(shù)據(jù)的積極性?？傊?，數(shù)據(jù)如果達不到“一張表工程”要求，后續(xù)數(shù)據(jù)利用就會非常困難，可持續(xù)發(fā)展必定大打折扣。

2.3 運行維護不及時、不持續(xù)

機構知識庫的生命周期大致分為準備、建設和運維3個階段，如果把準備、建設階段比喻為挖坑、種樹，那么運行維護階段的悉心照料才能使機構知識庫落地生根、開枝散葉、開花結(jié)果，這一階段是可持續(xù)發(fā)展的集中體現(xiàn)。

學者在使用機構知識庫過程中肯定希望自己填充數(shù)據(jù)的辛苦付出要有豐厚的回報，能夠輔助完成各個部門要求的各式數(shù)據(jù)匯總，從耗時耗力的重復性勞動中解放出來，這就要求圖書館或者商業(yè)化平臺公司能進行功能定制，滿足學者個性化需求。

學者在使用過程中遇到困難，圖書館能否提供足夠的人員進行輔助、培訓和指導？學校其他部門產(chǎn)生的科研數(shù)據(jù)也需要定期導入，圖書館是否有充足的技術人員進行維護？機構知識庫的運維對于圖書館來說絕不是僅僅增加一個自建數(shù)據(jù)庫這么簡單，而是一種服務理念和運行機制的變革。

3 高校機構知識庫可持續(xù)發(fā)展實踐

2018年，山東農(nóng)業(yè)大學圖書館啟動機構知識庫建設計劃，密集走訪調(diào)研兄弟高校建設情況，積極參加學術會議學習經(jīng)驗，邀請多家商業(yè)化平臺進行功能演示。2019年，經(jīng)過建設小組的多次討論，向?qū)W校提交了申請建設機構知識庫的請示、調(diào)研報告和建設方案，并于年底完成采購。2021年，山東農(nóng)業(yè)大學機構知識庫經(jīng)過近兩年的建設，上線運行并交付使用。在整個機構知識庫的準備、建設和運維各個階段，均以可持續(xù)發(fā)展作為基本考量，充分吸收兄弟高校的經(jīng)驗，努力打造機構科研數(shù)據(jù)匯集、保存、展示和利用的“一張表工程”。

3.1 頂層設計，多方共建

在準備階段，圖書館就深知面對機構知識庫這樣一個浩大的工程，必須在校內(nèi)爭取最大限度的支持。在圖書情報委員會年度會議上，向分管校領導和各部門、各學院的委員們匯報展示了3個學院的試點版本，讓全校上下在對機構知識庫不熟悉、不了解的情況下，通過匯報演示有了直觀認識。會上委員們提出的建議意見，也成為后來建設過程中的重要指導和考量。

緊接著通過校長辦公室下發(fā)了建設方案，成立學校機構知識庫建設領導小組（由分管校領導任組長），明確了參建各方的職責分工，制定了建設時間進度。要求圖書館、參與建設部門和各學院要密切協(xié)作配合、扎實有力推進，做好相關系統(tǒng)對接、逐步消除數(shù)據(jù)壁壘，主動開展基于機構知識庫的各類型、深層次服務，不斷提高學校機構知識庫的認知度與關注度，使其逐步成為學校知識基礎設施的重要組成，成為支持數(shù)字科研和數(shù)字教育的重要工具，成為學校管理科研成果、傳播學術知識、支持創(chuàng)新的重要機制。

在建設過程中，從人事處、科技處、教務處和研究生處等部門獲取了眾多元數(shù)據(jù)，成為搭建機構知識庫的基礎框架，這些數(shù)據(jù)包括歷史上學校年鑒中統(tǒng)計的各類科研數(shù)據(jù)。維護過程中，當下產(chǎn)生的匯總數(shù)據(jù)也會定期進行導入，最大限度地減少學者手動提交，保證元數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范性。

3.2 試點推廣，小步快走

任何機構在啟動機構知識庫建設初期都是缺乏經(jīng)驗的，在這種情況下貿(mào)然覆蓋全校進行數(shù)據(jù)匯聚風險是很大的，會拖慢進度或者犧牲準確。山東農(nóng)業(yè)大學建設團隊在實踐中，首先選取了文理工3個代表性學院進行試點，摸索組織機構、人事信息、數(shù)據(jù)匯聚、歸屬匹配等建設經(jīng)驗的同時也鍛煉了隊伍。

試點的另一個優(yōu)勢是快速形成功能預覽版，直觀地將打造成型的平臺呈現(xiàn)在部門學院領導和專家學者面前，通過言之有物的功能演示去爭取支持、收集反饋，有利于打磨系統(tǒng)細節(jié)，有效地推動了建設進程。

3.3 分級管理，實用為先

在機構知識庫的建設過程中，圖書館容易陷入一種自建庫的思維方式，即通過自主建設和自主管理打造產(chǎn)品，提供服務。實際上學者既是機構知識庫數(shù)據(jù)的使用者，同時也是數(shù)據(jù)的提供者，而圖書館更多的角色是數(shù)據(jù)平臺的維護者。學院和部門認為這個平臺能解決實際問題，對他們越有幫助用得越多，學者也更有提交數(shù)據(jù)的積極性，共建共享是可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

基于這種思路，山東農(nóng)業(yè)大學機構知識庫增加了一個機構層級“系”，即“?！骸怠比壒芾眢w系。系在學院的管理中是個非常重要的單位，很多數(shù)據(jù)統(tǒng)計和填報工作都是系主任來完成的。系主任作為一個管理員角色，可以隨時調(diào)取本系內(nèi)所有學者的成果數(shù)據(jù)。另外，學院在遇到跨系的數(shù)據(jù)填報任務時，可靈活組合相關學者搭建臨時的“系”層級，方便數(shù)據(jù)匯總和導出。在運行初期，還對機構知識庫不同層級的角色設置了不同的權限，后期隨著大家對機構知識庫逐漸熟悉，再慢慢放開限制。

3.4 學科館員，全程參與

學科館員制度是圖書館創(chuàng)新信息服務模式的重要手段，也是圖書館服務學校人才培養(yǎng)和教學科研的重要舉措。經(jīng)過幾年的試點，山東農(nóng)業(yè)大學圖書館于2020年全面實施了學科館員定點服務學院制度，選拔16名具有碩士、博士學歷的館員對口擔任19個教學學院的學科館員開展學科服務，組建了農(nóng)業(yè)與生命科學、理學與工程科學和人文社會科學3個學部服務組，建立起有效的信息需求與服務保障渠道，幫助學科和讀者高效利用圖書館的資源和服務。

機構知識庫建設意義重大、工程繁雜、涉及面廣，圖書館作為承擔主體責任的牽頭單位，必須配備充足的人力資源。學科館員是圖書館聯(lián)系學院的紐帶和橋梁，因而與機構知識庫是天然契合的，兩者都屬于信息服務范疇，所以學科館員團隊全程參與了學校機構知識庫整個建設過程。

機構知識庫建設離不開學院的鼎力支持，在前期學科服務工作已經(jīng)取得對口學院信任和認可的基礎上，機構知識庫啟動伊始學科館員就到學院走訪調(diào)研，聽取學院對科研數(shù)據(jù)平臺的需求，宣講機構知識庫的功能，收集學院組織機構信息和機構人員信息，搭建起機構知識庫的基礎框架。成果初步歸屬后，學科館員進行了大量的核對，匯總了詳盡細致的意見，多次與平臺服務商進行對接反饋。為了減少學者的填報工作量，學科館員又對照學院教師主頁，補充主要專家的個人簡介、學科方向、獲獎情況等信息，還通過專業(yè)檢索補充圖書著作等不易歸屬的數(shù)據(jù)。學科館員還負責對口學院的使用培訓和答疑解惑，學院管理員審核后的學者自提交數(shù)據(jù)也要進行元數(shù)據(jù)規(guī)范再審核，大大提高了數(shù)據(jù)的精細度和精確度。

學科館員通過參與機構知識庫建設，了解對口服務學院的專家學者、學術產(chǎn)出和學科發(fā)展等基本信息，為更好地開展學科服務掌握了第一手資料，是深入開展工作的有力抓手。學科館員依托自身的學科知識和服務優(yōu)勢，加強機構知識庫的內(nèi)容構建、利用和推廣，建立圖書館、學院和學校職能部門之間的聯(lián)動機制，從而使機構知識庫真正做到可持續(xù)和健康發(fā)展。

3.5 緊跟需求，深度定制

使用起來順手、需求得到滿足，學院才能積極地參與機構知識庫建設。通過大量走訪調(diào)研，與學院領導和專家學者進行深入交流，發(fā)現(xiàn)他們的需求并在機構知識庫進行深度定制。

一是增加課程數(shù)據(jù)。教學與科研是評價學者不可或缺的兩個方面，只有科研數(shù)據(jù)是無法科學反映學者工作成績的。通過與教務處和研究生處對接，每學期結(jié)束都導入學者的本科生和研究生課程。后期還計劃與人事處對接，導入學者的實際結(jié)算課時量。二是增加成果類型。比如作為農(nóng)業(yè)院校，有許多的動植物新品種成果，圖書館為農(nóng)學院和動科學院添加了審定和認定品種兩個成果類型，還為信息學院添加了軟件著作權等。三是增加學生成果。學院在進行專業(yè)認定的時候，經(jīng)常需要填報學生參與項目或者獲獎成果，在指導教師的名下進行登記，實現(xiàn)學生成果的管理和統(tǒng)計。

3.6 運行維護，久久為功

后期維護是比前期建設更能體現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展理念的階段。面對不斷增長的需求，機構知識庫的運維一定要有一支人員穩(wěn)定、技術全面、責任心強的隊伍。圖書館由館長直接負責對學校的溝通，一名副館長和辦公室主任主抓協(xié)調(diào)，兩名計算機科學和網(wǎng)絡安全碩士作為技術中堅，16人的學科館員團隊對口協(xié)助學院，全館有近四分之一的館員為機構知識庫保駕護航，才能久久為功、善作善成。