基于ERP系統(tǒng)的出版社出版管理策略

◎侯 擘

(黑龍江科學(xué)技術(shù)出版社有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000)

毫無疑問，各個(gè)出版社在日益競爭激烈的圖書市場環(huán)境下紛紛將提升圖書出版效率和質(zhì)量作為重要目標(biāo)。高效管理與圖書出版高質(zhì)量與高效益有著緊密聯(lián)系，尤其圖書出版是一項(xiàng)集多環(huán)節(jié)于一體的系統(tǒng)化工程，在出版中實(shí)施科學(xué)高效管理能提升出版社經(jīng)濟(jì)與社會效益以及綜合競爭力。ERP 系統(tǒng)為控制、計(jì)劃和管理企業(yè)所有資源的方式，能幫助企業(yè)優(yōu)化配置資源，提升經(jīng)營與管理水平，在出版社出版管理中應(yīng)用ERP 系統(tǒng)能有效增強(qiáng)其整體實(shí)力，形成可持續(xù)發(fā)展能力，在市場競爭中占據(jù)先機(jī)，提升出版管理工作水平，推動出版行業(yè)快速穩(wěn)定發(fā)展。

一、ERP特征

ERP 即企業(yè)資源計(jì)劃，基于信息技術(shù)運(yùn)用系統(tǒng)化管理為企業(yè)發(fā)展提供決策支持以及業(yè)務(wù)運(yùn)行管理工作平臺。該系統(tǒng)將企業(yè)信息流、資金流、物流相整合后實(shí)施管理，使企業(yè)現(xiàn)有資源得到最大限度利用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)。

ERP 共有以下三大特征：其一，面向供需鏈管理的信息集成；ERP 自身不僅具有財(cái)務(wù)功能、制造與供銷等，在功能方面還具備支持物料流通體系運(yùn)輸管理與倉庫管理；支持保障生產(chǎn)體系的設(shè)備維護(hù)、實(shí)驗(yàn)室管理、質(zhì)量管理、備品備件管理；支持售后服務(wù)、在線分析處理與質(zhì)量反饋，實(shí)時(shí)掌握市場需求；支持跨國經(jīng)營的多幣制、多語種、多工廠、多國家地區(qū)需求；支持混合型或多種類型制造企業(yè)；支持電子商務(wù)、遠(yuǎn)程通信、電子數(shù)據(jù)交換、Web/Extranet/Internet 等。其二，部分ERP 系統(tǒng)功能已超出現(xiàn)有制造業(yè)應(yīng)用范圍并逐漸成為應(yīng)用意義廣泛且較強(qiáng)適應(yīng)性的企業(yè)管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)新成就；和MRPII 相比，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用是ERP 最為顯著的特征，該系統(tǒng)不單單運(yùn)用面向?qū)ο蠹夹g(shù)、關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、SQL 結(jié)構(gòu)化查詢語言、分布式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助軟件工程等，在操作層面基于開放性較強(qiáng)的平臺，運(yùn)用符合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特性的編程軟件，更好地滿足不同行業(yè)用戶使用需求。其三，ERP 系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組緊密聯(lián)系；蓬勃發(fā)展的信息技術(shù)提升信息傳遞速度，拓寬業(yè)務(wù)信息交換量與覆蓋面，為企業(yè)實(shí)時(shí)處理相關(guān)信息并做出決策提供便利。

企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程需保證信息暢通無阻，才能使企業(yè)業(yè)務(wù)流程對環(huán)境變化做到預(yù)見性評判和響應(yīng)，ERP 系統(tǒng)應(yīng)用能提升企業(yè)供需鏈管理競爭優(yōu)勢，便于企業(yè)能實(shí)時(shí)且迅速地捕捉市場動態(tài)變化并做出反應(yīng)，提升企業(yè)運(yùn)行效率。

二、在出版社出版管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的必要性

(一)現(xiàn)代出版業(yè)供應(yīng)鏈管理要求

出版業(yè)在競爭日益激烈的市場環(huán)境中，將新品研發(fā)、營銷擴(kuò)張、質(zhì)量管理、售后服用等作為工作重點(diǎn)，并基于此打造競爭優(yōu)勢。而現(xiàn)代出版業(yè)在合作共贏與分工細(xì)化的市場環(huán)境下，單憑自身現(xiàn)有資源參與激烈的市場競爭不利于長穩(wěn)發(fā)展，需要打造整體供應(yīng)鏈吸納上游原材料供應(yīng)商與下游客戶，同時(shí)有機(jī)整合出版業(yè)內(nèi)部資源、客戶要求與上游供應(yīng)商資源等，出版業(yè)內(nèi)部多層相互協(xié)作并有效管理供應(yīng)鏈上所有環(huán)節(jié)。供應(yīng)鏈管理驅(qū)使不同出版業(yè)在ERP 系統(tǒng)管理下相互協(xié)作經(jīng)營，通過共享資源和信息大幅度提升出版業(yè)供應(yīng)鏈管理在大市場環(huán)境下的優(yōu)勢。

(二)現(xiàn)代出版業(yè)財(cái)務(wù)管理的要求

當(dāng)前大部分出版業(yè)在財(cái)務(wù)管理層面都相繼引入電算化管理，換言之，各個(gè)企業(yè)針對財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)已積累相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)，為了能在以速度著稱的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)競爭中搶占市場先機(jī)，需不斷提升財(cái)務(wù)管理信息化水平，使財(cái)務(wù)管理人員能敏捷地捕捉市場需求變化并結(jié)合自身實(shí)際情況提出應(yīng)對方案。ERP 系統(tǒng)將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程相融合，形成一體化財(cái)務(wù)管理體系，便于多方使用經(jīng)濟(jì)活動信息，企業(yè)財(cái)務(wù)部門在此基礎(chǔ)上通過與其他部門溝通交流進(jìn)行事前預(yù)測，便于決策層充分思考和制定戰(zhàn)略管理對策，這是促進(jìn)出版業(yè)可持續(xù)發(fā)展的良性發(fā)展策略，而運(yùn)用滾動成本核算法產(chǎn)生資金賬與實(shí)物賬，再與資金流和物流高效對接，不僅能準(zhǔn)確且及時(shí)地處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，更能減緩財(cái)務(wù)管理人員工作壓力。

(三)現(xiàn)代企業(yè)組織的結(jié)構(gòu)要求

知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代驅(qū)使出版業(yè)打造扁平化且具有彈性的組織結(jié)構(gòu)，從而以更為靈活和高效率的方式滿足出版市場和客戶日益增長的需求。傳統(tǒng)金字塔形職能層次組織結(jié)構(gòu)已不利于發(fā)展，此類組織結(jié)構(gòu)人員繁多且機(jī)構(gòu)臃腫，降低了辦事效率，而以彈性扁平化組織結(jié)構(gòu)替代傳統(tǒng)扁平小組中心型流式組織，其出版業(yè)外部顧問、專家或不同部門工作人員均是該組織成員，符合ERP 管理系統(tǒng)要求。

三、在出版社出版管理工作中應(yīng)用ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊

綜合體現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營效果的指標(biāo)即財(cái)務(wù)管理對象，所以不同行業(yè)在應(yīng)用ERP 時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注的就是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)整合供應(yīng)商制造資源、企業(yè)內(nèi)部制造活動與客戶需求，可第一時(shí)間準(zhǔn)確反饋企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)形成的財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)全局化管理和控制企業(yè)資金流目標(biāo)。對企業(yè)而言，資金流控制關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)與投資決策，尤其在經(jīng)濟(jì)社會蓬勃發(fā)展的背景下，企業(yè)在控制資金流時(shí)除了要對整個(gè)企業(yè)資金流速與流量進(jìn)行管理，還要準(zhǔn)確分析問題所在，為企業(yè)決策管理提供數(shù)據(jù)支撐，正因如此，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為ERP 重要組成。高效應(yīng)用ERP 的關(guān)鍵即ERP 管理系統(tǒng)下屬的子功能模塊為財(cái)務(wù)管理模塊提供服務(wù)，有利于企業(yè)持續(xù)優(yōu)化資金和價(jià)值鏈等資源，達(dá)到即時(shí)反映、反饋信息目的，大幅度提升企業(yè)核心競爭力。

出版財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的要求：

(一)財(cái)務(wù)會計(jì)功能

財(cái)務(wù)會計(jì)功能包括：1.支持出版企業(yè)設(shè)置符合自身情況且靈活性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)與擴(kuò)展功能；2.支持出版企業(yè)設(shè)置權(quán)限管理，包括財(cái)務(wù)憑證信息與單據(jù)審批等信息披露權(quán)限；3.支持出版企業(yè)針對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)追溯分析；4.支持外幣輔助賬核算與多幣制核算。

(二)賬務(wù)管理

該層面集中于以下幾點(diǎn)：1.ERP 系統(tǒng)能為出版企業(yè)提供安全性高且多元化的憑證管理方式，用戶在操作中靈活地輸入不同會計(jì)分錄實(shí)施周期性批處理和批量處理憑證，在錄入憑證時(shí)，針對現(xiàn)金等物價(jià)憑證，根據(jù)具體業(yè)務(wù)信息自動生成現(xiàn)金流量憑證，與此同時(shí)，對各種類型沖銷方式給予支持，例如對出版企業(yè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)性交易采取自動處理方式，使內(nèi)部交易與往來相抵消，其他系統(tǒng)能自動生成應(yīng)收與應(yīng)付等業(yè)務(wù)。此外，支持期末處理，提供自定義匯兌損益結(jié)賬、銷售成本結(jié)賬、對應(yīng)結(jié)賬、自定義結(jié)賬等轉(zhuǎn)賬功能，系統(tǒng)根據(jù)自定義結(jié)轉(zhuǎn)生成憑證。2.ERP 系統(tǒng)支持建立統(tǒng)一化且多層次的會計(jì)科目表，該科目表不單單可與企業(yè)科目體系相兼容，還可同時(shí)應(yīng)用于出版企業(yè)或單個(gè)所屬核算單位，系統(tǒng)能對科目不同屬性進(jìn)行自定義，關(guān)鍵用戶能自主處理多種編碼、增減、查詢、設(shè)置、分類等。3.ERP 系統(tǒng)具有科目輔助核算功能，即根據(jù)項(xiàng)目、客戶(人員)、部門以及供應(yīng)商等提供全面且多維度等具有輔助核算性質(zhì)的余額表、總賬與明細(xì)賬等，用戶可輸入相應(yīng)條件后以組合形式查詢科目發(fā)生額和余額，分析報(bào)表并以圖形方式加以展現(xiàn)，系統(tǒng)自動為用戶提供現(xiàn)金流量表、損益表、資產(chǎn)負(fù)債表、科目余額表、營業(yè)外支出明細(xì)表、財(cái)務(wù)費(fèi)用明細(xì)表、所有者權(quán)益變動表等不同類型報(bào)表，系統(tǒng)為用戶提供便于使用的報(bào)表自定義工具，用戶可根據(jù)自身需求對報(bào)表內(nèi)容進(jìn)行自定義。4.ERP 系統(tǒng)支持用戶根據(jù)產(chǎn)品、合同號與客戶查詢分析科目余額與發(fā)生額，支持根據(jù)科目余額與發(fā)生率對與財(cái)務(wù)信息有著緊密聯(lián)系的企業(yè)活動進(jìn)行查詢追溯，同時(shí)針對各個(gè)業(yè)務(wù)活動對銷售/采購合同號以及發(fā)貨批次進(jìn)行標(biāo)識。

(三)應(yīng)收賬管理

該層面體現(xiàn)在以下方面：1.定期維護(hù)客戶數(shù)據(jù)，涵蓋客戶聯(lián)系方式、地址、聯(lián)系人、郵件、付款條款、賬號等；對客戶主數(shù)據(jù)實(shí)施統(tǒng)一管理，使客戶數(shù)據(jù)具有唯一性的同時(shí)保障出版企業(yè)不受時(shí)空限制獲取客戶所有數(shù)據(jù)信息；在集中維護(hù)客戶數(shù)據(jù)時(shí)，用戶可通過設(shè)置權(quán)限方式對某些數(shù)據(jù)信息權(quán)限訪問進(jìn)行控制；系統(tǒng)提供每次客戶主數(shù)據(jù)信息修改記錄，便于追蹤查詢歷史數(shù)據(jù)。2.系統(tǒng)可評估客戶信息使用程度，判定是否接受客戶訂貨與開具發(fā)票，同時(shí)系統(tǒng)還具備信貸限額管理功能，即在ERP 系統(tǒng)中事先為每個(gè)客戶設(shè)置一定的信貸限額，在業(yè)務(wù)處理和應(yīng)收管理中檢查該限額，系統(tǒng)會在超出限額后及時(shí)發(fā)出差錯(cuò)或警告信息。3.系統(tǒng)支持根據(jù)實(shí)際銷售訂單開具應(yīng)收發(fā)票并進(jìn)行收入確認(rèn)；支持匯票、支票、現(xiàn)金多種收款方式；支持根據(jù)金額制定預(yù)收款審批流程和在線審批；系統(tǒng)可核銷處理含預(yù)收款在內(nèi)的應(yīng)收賬款；在收款處理方面，系統(tǒng)支持手工、自動等形式收款；系統(tǒng)根據(jù)事前所設(shè)收款日期自動形成催款通知單，以E-mail 和傳真直接發(fā)送至對方，自動核銷記錄應(yīng)收賬款；系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)設(shè)置沖減和抵銷同時(shí)作為供應(yīng)商客戶的應(yīng)收與應(yīng)付款項(xiàng)，跟蹤記錄客戶每一筆應(yīng)收賬款與收款情況，若款項(xiàng)尚未完全結(jié)清，可直接列出客戶每次付款信息，為與客戶對賬提供便利。4.ERP系統(tǒng)針對欠款客戶進(jìn)行催款處理，對超出付款期限的欠款方與客戶直接生成付款通知書，督促對方付款，根據(jù)催款等級對欠款方和客戶明細(xì)賬進(jìn)行自動凍結(jié)，當(dāng)客戶/欠款方支付賬款后可，用戶可手工解除所凍結(jié)的明細(xì)賬。

(四)應(yīng)付賬款管理

該層面體現(xiàn)在以下方面：1.系統(tǒng)中的應(yīng)付賬管理模塊存儲如供應(yīng)商編碼、名稱、銀行賬號、付款條件等數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)支持隨時(shí)獲取供應(yīng)商所有數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動記錄供應(yīng)商數(shù)據(jù)更改情況，便于后續(xù)查詢。2.支持信用證、匯票、支票、現(xiàn)金等多種付款方式，支持手工、自動付款以及符合采購訂單信息付款，支持追蹤供應(yīng)商每筆應(yīng)付賬款與付款情況，針對尚未結(jié)清款項(xiàng)的供應(yīng)商詳細(xì)列出每次付款情況；系統(tǒng)支持凍結(jié)存有問題供貨或供應(yīng)商發(fā)票，待問題解決后則釋放發(fā)票并進(jìn)入結(jié)算流程。3.ERP 系統(tǒng)為用戶提供多種分析供應(yīng)商賬戶方式，例如用戶可形成以未清項(xiàng)清單賬戶確認(rèn)書或信件形式對賬單，其中供應(yīng)商對賬單廣泛應(yīng)用于對賬業(yè)務(wù)，或借此獲取與業(yè)務(wù)合作對象信息，對賬單可明確列出起始余額以及不同時(shí)間段內(nèi)項(xiàng)目和最終余額明細(xì)。

(五)固定資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理：系統(tǒng)支持對資產(chǎn)基本管理數(shù)據(jù)實(shí)施定期維護(hù)，包括資產(chǎn)描述、號碼、資本化日期、金額、保險(xiǎn)金額、制造商、供應(yīng)商等。2.資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理：系統(tǒng)支持資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、購置以及報(bào)廢等業(yè)務(wù)，對固定資產(chǎn)卡片格式進(jìn)行靈活定義，使之更好地與不同單位核算要求相符，達(dá)到多層面各種固定資產(chǎn)變動目的。

四、結(jié)語

蓬勃發(fā)展的科學(xué)技術(shù)為各個(gè)領(lǐng)域帶來曙光，改變了很多領(lǐng)域的工作方式，出版行業(yè)在信息網(wǎng)絡(luò)和經(jīng)濟(jì)全球化的現(xiàn)代社會背景下應(yīng)用ERP 打造信息化工作流程，已成為提升自身市場競爭力的關(guān)鍵因素。出版社只有充分了解ERP 系統(tǒng)優(yōu)缺點(diǎn)并充分考慮其風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合自身實(shí)際情況加以應(yīng)用，提升出版管理水平，才能為現(xiàn)代出版社實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。