高校一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)的實(shí)施研究

韋大歡，羅 莎

(北海職業(yè)學(xué)院，廣西 北海 536000)

0 引言

在政府政務(wù)服務(wù)大廳模式日趨成熟的背景下，高校也應(yīng)當(dāng)做好一站式網(wǎng)上辦事大廳模式建設(shè)工作，充分應(yīng)用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，保證辦事水平，優(yōu)化日常管理。由于一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)深刻影響著辦事效率，高校需要將優(yōu)化業(yè)務(wù)流程作為一站式網(wǎng)上辦事大廳模式建設(shè)的切入點(diǎn)，合理規(guī)劃業(yè)務(wù)流程，為自身順利開展各項(xiàng)管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 高校一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)的價(jià)值

隨著智慧校園建設(shè)的繁榮發(fā)展，高校積極依托信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，優(yōu)化智慧校園，以加深校園信息化發(fā)展程度。一站式網(wǎng)上辦事大廳是高校構(gòu)建智慧校園的重點(diǎn)，如圖1所示。高校將一站式網(wǎng)上辦事大廳提到了重要日程。由于網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程是一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)的核心要素，高校需要投入精力，科學(xué)設(shè)計(jì)網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程[1]。合理的網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程，不僅可以確保辦事速度，提升辦事效率，還能夠明確辦事責(zé)任，規(guī)范辦事工作，降低辦事出錯概率。另外，此種業(yè)務(wù)流程可以加大辦事監(jiān)管力度，保證辦事質(zhì)量。高校教師與學(xué)生可以充分享受業(yè)務(wù)辦理的便利。高校可以提高日常管理水平和師生對辦事服務(wù)的滿意度。

圖1 一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程

2 高校一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)的實(shí)施策略

2.1 把握業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)建

基本信息設(shè)置、表單設(shè)置、環(huán)節(jié)設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等是業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建設(shè)計(jì)的重要組成部分。業(yè)務(wù)管理人員需要做好以上工作。本次主要從以下方面具體研究了業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建方法和要點(diǎn)[2]。

2.2 基本信息設(shè)置

在創(chuàng)建業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)科學(xué)設(shè)置基本信息。用戶點(diǎn)擊“基本信息”頁簽，可看到流程的名稱、所屬應(yīng)用、版本等信息。如果用戶選擇了系統(tǒng)中已創(chuàng)建好的模板，那么基本信息處默認(rèn)顯示該模板與應(yīng)用的名稱。用戶可以依據(jù)自身的實(shí)際需求更改流程名稱。如果用戶直接添加表單，就需要自定義設(shè)置。

流程名稱、所屬應(yīng)用、流程標(biāo)識、上線時間、當(dāng)前版本是流程基本信息管理的構(gòu)建要素，因此設(shè)計(jì)者有必要仔細(xì)研究這些設(shè)置模塊。(1)流程名稱。流程名稱表示流程的用途。在確定流程名稱時，應(yīng)當(dāng)清楚流程的用途，根據(jù)用途確定流程名稱。流程名稱是流程基本信息設(shè)置的必填項(xiàng)，為此一定要明確流程名稱。(2)所屬應(yīng)用。所屬應(yīng)用即當(dāng)前流程所在的應(yīng)用名稱。所屬應(yīng)用包括學(xué)生管理、教師管理等多種類型。根據(jù)所屬應(yīng)用實(shí)際情況，確定所屬應(yīng)用即可。(3)流程標(biāo)識。依據(jù)實(shí)際情況設(shè)置流程標(biāo)識。流程標(biāo)識應(yīng)當(dāng)不同，故不允許設(shè)置同一流程標(biāo)識。一旦設(shè)置流程標(biāo)識，就不可更改。因此，要謹(jǐn)慎設(shè)置流程標(biāo)識。(4)上線時間。根據(jù)實(shí)際情況，確定流程基本信息上線時間。(5)當(dāng)前版本。在創(chuàng)新的流程時，當(dāng)前版本默認(rèn)為1.0。

2.3 表單設(shè)計(jì)

表單設(shè)計(jì)是業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建的要點(diǎn)之一[3]。在創(chuàng)建業(yè)務(wù)流程時，要做好表單設(shè)計(jì)。在創(chuàng)建表單時，需要添加表格，在表格里添加控件及名稱。在表格創(chuàng)建完成后，就需要在表格中添加字段信息。表格中的字段分為不同的控件類型，可通過直接選擇業(yè)務(wù)控件中的字段進(jìn)行添加，也可選擇標(biāo)準(zhǔn)控件中的控件進(jìn)行添加。業(yè)務(wù)控件中現(xiàn)實(shí)的字段為用戶在“業(yè)務(wù)控件”模塊創(chuàng)建的字段信息。如果在業(yè)務(wù)控件點(diǎn)擊一個字段信息，那么該字段信息會添加到表單中，而頁面最右側(cè)會顯示該字段的基本信息，這方便用戶了解該字段信息。

為滿足表單設(shè)計(jì)水平，保證表單設(shè)計(jì)效果，相關(guān)人員加大了系統(tǒng)設(shè)計(jì)力度，優(yōu)化系統(tǒng)功能。當(dāng)前，系統(tǒng)包含了眾多控件，如多行表單控件、簽章控件、頭像控件、主題庫控件、地理區(qū)域控件、附件控件、條形碼控件等。(1)多行表單控件。在多行表單控件下，用戶可以依據(jù)實(shí)際需求，添加具有相同屬性的數(shù)據(jù)信息，保證應(yīng)用效果。(2)簽章控件。在簽章控件下，用戶可以設(shè)置簽章密碼保護(hù)，以此確保信息數(shù)據(jù)的安全性，避免泄露信息數(shù)據(jù)。(3)頭像控件。在頭像控件下，用戶可設(shè)置頭像像素的大小。(4)主題庫控件。在主題庫控件下，用戶可根據(jù)主題表調(diào)用多個字段的數(shù)據(jù)。(5)地理區(qū)域控件。地理區(qū)域控件可顯示地域信息。用戶可以清楚使用所在地[4]。(6)附件控件。在附件控件下，用戶可做好附件上傳工作，同時做好附件大小的控制工作。(7)條形碼控件。在條形碼控件下，用戶可以自動生成辦理表單的信息，提高表單生成效率。由此可見，系統(tǒng)中的不同控件所發(fā)揮的功能存在差異。在設(shè)計(jì)表單時，用戶可以依據(jù)實(shí)際需求選擇控件。

2.4 環(huán)節(jié)設(shè)置

由于流程環(huán)節(jié)設(shè)置是業(yè)務(wù)流程設(shè)置的重點(diǎn)，有必要高度關(guān)注流程環(huán)節(jié)設(shè)置，提升流程環(huán)節(jié)設(shè)置水平。系統(tǒng)共提供了3個類型的流程，分別是自由流程、固定流程和兩者結(jié)合的流程。管理人員可以依據(jù)需求選擇流程類型。在創(chuàng)新與設(shè)置新的流程環(huán)節(jié)時，可進(jìn)入系統(tǒng)，通過新建流程頁簽，做好此項(xiàng)流程設(shè)計(jì)工作，滿足流程設(shè)計(jì)需求。

在流程環(huán)節(jié)設(shè)置時，會出現(xiàn)多人處理同一節(jié)點(diǎn)的情況。為提高處理效果，可以根據(jù)需求選擇不同的審批方式。系統(tǒng)中審批方式共包括三大類型，分別為并行審批、順序?qū)徟徒M合審批。(1)并行審批。在并行審批下，可在同一環(huán)節(jié)同時處理各種事項(xiàng)，從而大幅度提升處理效率。(2)順序?qū)徟?。在順序?qū)徟?，需要按照相?yīng)的順序依次處理。(3)組合審批。在組合審批下，就可將被選擇的人員合并為同一個組合，這樣就可以在同一環(huán)節(jié)處理事項(xiàng)[5]。可見，不同的審批方式提供多種處理選擇，有助于提高處理水平。系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員需要做好并行審批、順序?qū)徟徒M合審批的設(shè)計(jì)工作，增強(qiáng)審批性能，切實(shí)滿足審批需求。

2.5 權(quán)限設(shè)置

只要做好業(yè)務(wù)流程權(quán)限設(shè)置工作，就可以保護(hù)用戶信息安全。要積極推進(jìn)業(yè)務(wù)流程權(quán)限設(shè)置工作。業(yè)務(wù)流程權(quán)限包括：流程的續(xù)辦、轉(zhuǎn)發(fā)、撤銷、上傳附件等權(quán)限。根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置權(quán)限。在業(yè)務(wù)流程權(quán)限中，要把握好辦理權(quán)限、發(fā)起權(quán)限的設(shè)置工作。

從辦理權(quán)限的角度分析，附件上傳、續(xù)辦、轉(zhuǎn)發(fā)、撤銷和批處理等是流程辦理權(quán)限的重要組成部分，因而要做好這些權(quán)限辦理工作，規(guī)范業(yè)務(wù)開展。其中，在辦理權(quán)限時，可以在相應(yīng)的權(quán)限中進(jìn)行勾選，這樣就表示權(quán)限已經(jīng)辦理成功。從發(fā)起權(quán)限的角度分析，管理人員需要合理設(shè)置發(fā)起權(quán)限的條件，便于權(quán)限管理。其中，可以將未畢業(yè)的學(xué)生作為發(fā)起權(quán)限的條件，在這種情況下，只有未畢業(yè)的學(xué)生才可以發(fā)起權(quán)限；另外，可以將畢業(yè)生作為發(fā)起權(quán)限的條件，在這種情況下，只有畢業(yè)生才可以發(fā)起權(quán)限。設(shè)置發(fā)起權(quán)限可以有效保證權(quán)限管理的規(guī)范性。辦理權(quán)限與發(fā)起權(quán)限既可以單獨(dú)使用，又可以相互配合使用，以此最大限度地發(fā)揮權(quán)限管理的作用。

2.6 流程應(yīng)用

在創(chuàng)建完流程后，需要合理應(yīng)用流程，以此確保管理效果。將流程與服務(wù)大廳業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)，用戶可以進(jìn)入業(yè)務(wù)流程中，進(jìn)行相關(guān)操作。由于流程應(yīng)用設(shè)置關(guān)系著流程的應(yīng)用效果，要做好流程應(yīng)用的設(shè)置工作。(1)進(jìn)入服務(wù)大廳，并打開服務(wù)列表。如果想要新建流程，就需要按下新建選項(xiàng)，以新建流程；如果想要操作已經(jīng)創(chuàng)建好的流程，就需要進(jìn)入該流程，進(jìn)行相關(guān)操作。(2)依據(jù)實(shí)際需求，指定流程發(fā)布的客戶端。不僅可以指定流程在移動端發(fā)布，而且可以制定流程在PC端發(fā)布。(3)設(shè)置流程辦理的打開方式、辦理的類型。辦理的類型主要包括兩大類：一類是在線辦理，一類是辦理介紹。在設(shè)置在線辦理時，可將在線辦理設(shè)置頁面跳轉(zhuǎn)至之前設(shè)置的流程發(fā)起頁面，也可對接現(xiàn)有的系統(tǒng)，為在線辦理人員提供便利。辦理介紹就是對辦理信息的介紹。用戶可以了解辦理內(nèi)容、事項(xiàng)。

在辦理流程生效后，可以打開服務(wù)查詢頁面，查看服務(wù)設(shè)置情況。如果發(fā)現(xiàn)流程應(yīng)用設(shè)置問題，則可以返回以上步驟，解決問題；如果想要增加流程設(shè)置事項(xiàng)，則可以添加流程設(shè)置內(nèi)容。

2.7 流程管理

流程管理水平關(guān)系著流程應(yīng)用效果。在流程設(shè)置中，要做好流程管理工作。流程預(yù)覽、編輯流程信息、查看流程概況、預(yù)覽流程表單、統(tǒng)計(jì)流程發(fā)起數(shù)、流程版本控制等是流程管理的重要功能。(1)流程預(yù)覽。在流程預(yù)覽下，可以看到整個流程的建設(shè)情況，便于優(yōu)化流程管理。(2)編輯流程信息。在編輯流程信息下，可以編輯相應(yīng)的流程信息，滿足流程管理需求。(3)查看流程概況[6]。在流程概況下，可了解流程的大體情況，包括：各個流程發(fā)起的事項(xiàng)數(shù)、各個部門發(fā)起的事項(xiàng)數(shù)等。(4)預(yù)覽流程表單。在預(yù)覽流程表單下，可掌握流程表單設(shè)置情況，從而有效使用流程單信息，發(fā)揮信息的作用。(5)統(tǒng)計(jì)流程發(fā)起數(shù)。在流程發(fā)起數(shù)下，可以了解具體的流程發(fā)起數(shù)，以此更好地推進(jìn)管理工作。(6)流程版本控制。在流程版本控制下，可以了解流程的版本，同時可以切換版本，以此滿足用戶的使用需求。

3 高校一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)展望

高校網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工作。在業(yè)務(wù)流程建設(shè)的過程中，要清楚業(yè)務(wù)全流程，合理設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，規(guī)范管理業(yè)務(wù)流程。伴隨著社會發(fā)展，我國對高校網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)提出了更高的要求。為此，有必要更新高校網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)理念，積極使用新技術(shù)，便于高效完成業(yè)務(wù)流程建設(shè)任務(wù)。在具體使用時，需要認(rèn)真地分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，充分挖掘數(shù)據(jù)的價(jià)值，以促進(jìn)高校網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)發(fā)展，為高校教師與學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的業(yè)務(wù)服務(wù)[7]。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息時代，高校應(yīng)當(dāng)積極圍繞信息技術(shù)，打造一站式網(wǎng)上辦事大廳，為廣大師生提供良好的服務(wù)。優(yōu)化一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程建設(shè)關(guān)系著一站式網(wǎng)上辦事大廳構(gòu)建水平，以及服務(wù)成本、服務(wù)質(zhì)量。有必要將一站式網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)作為辦事大廳構(gòu)建切入點(diǎn)，創(chuàng)新業(yè)務(wù)流程。在完成業(yè)務(wù)流程建設(shè)工作后，高校還需要制定完善的業(yè)務(wù)流程管理體系，主動利用業(yè)務(wù)流程板塊，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理。