企業(yè)物資計劃管理在集中采購中的作用

劉宗偉

[開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物資分公司]

新時期發(fā)展背景下，市場競爭變得愈加激烈，很多企業(yè)出現(xiàn)同質(zhì)化現(xiàn)象，為了規(guī)避以上問題，提高企業(yè)的市場綜合競爭力，應(yīng)該從物資計劃管理的角度出發(fā)，認(rèn)真分析企業(yè)內(nèi)部各部門的實際需求，針對性制定切實可行的采購計劃。同時，增強(qiáng)供應(yīng)商管理意識，加強(qiáng)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的溝通合作，建立長期合作機(jī)制，確保物資供應(yīng)質(zhì)量、數(shù)量能夠滿足生產(chǎn)經(jīng)營要求，為企業(yè)綜合發(fā)展水平的提升奠定良好基礎(chǔ)。

一、企業(yè)物資計劃管理在集中采購中發(fā)揮的重要作用

1.有利于實現(xiàn)對采購數(shù)量的整合，激發(fā)供應(yīng)商的合作積極性

物資計劃管理工作的落實有利于強(qiáng)化企業(yè)相關(guān)部門基本需求的標(biāo)準(zhǔn)化，立足于操作程序的角度進(jìn)行規(guī)范，有助于進(jìn)一步提升企業(yè)的計劃編制水平。針對計劃不科學(xué)或者缺乏計劃意識的情況，需要積極創(chuàng)新傳統(tǒng)的采購方式，避免出現(xiàn)一物一談的采購模式，不僅浪費資源，還容易因物資供應(yīng)不及時影響生產(chǎn)經(jīng)營。采用物資計劃的方式可以實現(xiàn)對企業(yè)不同部門物資需求的集中整合，且能夠達(dá)到良好地優(yōu)化的目的。物資計劃要求包含對采購數(shù)量的整合，通過構(gòu)建規(guī)?；少從Ｊ剑軌蛲卣共少徢?，在供應(yīng)商資源不斷增加的過程中，可以逐步形成完整的物資采購鏈條，進(jìn)一步提升供應(yīng)商的服務(wù)水平，推動企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

2.有助于實現(xiàn)對資源配置的優(yōu)化，避免造成企業(yè)的資金浪費

社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，企業(yè)是重要的基礎(chǔ)力量，尤其是一些龍頭企業(yè)，在行業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的引導(dǎo)作用。部分企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，涉及種類繁多、構(gòu)成復(fù)雜的物資，如材料及設(shè)備等，其中一些物資無法實現(xiàn)大量儲備，為此，需要提高對定期集中采購的重視。而針對物資采購而言，涉及大量資金的啟用，為了避免出現(xiàn)資金資源浪費的情況，應(yīng)該結(jié)合實際情況制定詳實的采購計劃。在缺少采購計劃的情況下，相關(guān)工作無法找到合理依據(jù)，導(dǎo)致采購工作效率低、資金浪費嚴(yán)重，由此可見，科學(xué)可行的物資采購計劃能夠幫助企業(yè)合理化配置資金及資源，以免發(fā)生嚴(yán)重超預(yù)算的情況，有助于提高企業(yè)內(nèi)部資金及資源的利用率，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。

3.有利于強(qiáng)化監(jiān)督管理的實效性，減少違規(guī)違法行為的發(fā)生

開展企業(yè)物資計劃工作不僅可以節(jié)約采購成本，還能夠為監(jiān)督管理水平的提升奠定良好基礎(chǔ)，以防企業(yè)采購部門出現(xiàn)違法違規(guī)行為。通常情況下，企業(yè)的采購行為需要完善的監(jiān)督管理制度進(jìn)行約束，而落實采購計劃工作的過程中，能夠在一定程度上實現(xiàn)對監(jiān)督管理實效性的強(qiáng)化。首先，信息技術(shù)與物資采購工作的結(jié)合，有利于達(dá)到信息資源共享的目的，不僅有利于提高采購信息的透明度，還有利于企業(yè)掌控每一筆資金的流向，有助于提高采購人員的工作效率及質(zhì)量；其次，完成集中采購工作后，采購人員可以針對采購的物資種類及數(shù)量進(jìn)行核對，綜合評判相關(guān)的采購行為，及時發(fā)現(xiàn)存在的不合規(guī)問題；最后，在物資采購信息共享度不斷提高的過程中，可以達(dá)到綜合化管理相關(guān)部門的目的，進(jìn)一步凸顯監(jiān)督管理工作的實效性，不斷拓展企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理范圍。

4.有助于實現(xiàn)對企業(yè)庫存的調(diào)節(jié)，有效解決物資積壓的問題

針對企業(yè)中的部分物資而言，無法進(jìn)行長時間的存放，因此，需要嚴(yán)格控制物資數(shù)量，以能夠滿足實際生產(chǎn)需求為采購依據(jù)。而物資計劃管理有利于實現(xiàn)采購過程中對采購數(shù)量、資金調(diào)配等方面的協(xié)調(diào)，可以避免物資采購數(shù)量過多占用大量資金，且可以在一定程度上降低庫存管理工作難度。同時，采購人員通過物資計劃管理，能夠有效減少企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的物資積壓問題，進(jìn)一步強(qiáng)化物資利用系統(tǒng)的平衡性，強(qiáng)化材料、設(shè)備等物資庫存的合理性。

5.有利于實現(xiàn)對計劃管理的創(chuàng)新，維持零散物資的供需平衡

企業(yè)經(jīng)營管理中的零散物資具體指生產(chǎn)作業(yè)中品種繁雜且低價易耗的產(chǎn)品，此類物資體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一以及預(yù)測困難的特點，與普通物資相比，零散物資的社會化程度較高。針對此類物資的采購而言，傳統(tǒng)的采購方式為生產(chǎn)單位逐級上報需求計劃，最終交由物資部門完成采購工作，在環(huán)境及人為等復(fù)雜因素的影響下，避免不了會出現(xiàn)物資供應(yīng)不及時的情況，導(dǎo)致企業(yè)始終處于被動位置。為了在保證物資需求得到滿足的情況下，減少物資積壓，需要增強(qiáng)科學(xué)規(guī)劃意識，做好計劃管理的適當(dāng)延伸，充分發(fā)揮物資供應(yīng)商的主觀能動性，結(jié)合企業(yè)需求及市場動態(tài)變化，構(gòu)建物資超市化管理模式，逐步形成零散物資訂單式采購體系，進(jìn)而強(qiáng)化零散物資采購與利用的平衡性。

二、企業(yè)集中采購中存在的物資計劃管理問題

1.缺少健全的供應(yīng)商管理體系

供應(yīng)商是企業(yè)集中采購鏈條中的重要構(gòu)成部分，占據(jù)十分關(guān)鍵的地位，為了提高物資質(zhì)量，確保其能夠滿足實際的生產(chǎn)需求，應(yīng)該加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督，不斷加大管理力度。而通過分析部分企業(yè)的實際運營情況，存在采購內(nèi)容多元化、采購時間不固定的情況，且多數(shù)企業(yè)與供應(yīng)商的合作僅局限在短期范圍內(nèi)，缺乏長期合作意識，導(dǎo)致企業(yè)實際發(fā)展中缺少健全的供應(yīng)商管理體系。此種運行背景下，不僅難以保證企業(yè)與供應(yīng)商之間的信任度，還容易引發(fā)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的物資短缺問題。除此之外，部分企業(yè)針對物資開展招標(biāo)采購工作時，受到市場供求變化的影響，容易出現(xiàn)供應(yīng)商不斷發(fā)生變化的情況，由于供應(yīng)商資質(zhì)無法得到保證，不利于物資的順利投入使用。

2.采購物資與實際需求不相符

綜合分析現(xiàn)階段企業(yè)的實際發(fā)展，普遍缺乏采購工作前的物資計劃意識，容易出現(xiàn)盲目采購及隨意采購的情況。采購人員應(yīng)該提高對內(nèi)部材料及設(shè)備等物資的重視，做好日常清點與檢查工作，增強(qiáng)與管理人員的溝通意識，了解設(shè)備的使用年限及存在的質(zhì)量問題，明確各類材料及設(shè)備的需求量，并做好詳實記錄工作，針對性編制采購計劃，嚴(yán)格落實計劃內(nèi)容，進(jìn)而減少因物資不足而中斷生產(chǎn)的情況。但是部分企業(yè)的采購人員缺少對內(nèi)部物資的統(tǒng)計，在不重視與其他崗位人員溝通的情況下，無法獲得完整的技術(shù)標(biāo)書，導(dǎo)致采購人員開展物資采購工作的過程中，很難找到準(zhǔn)確的參數(shù)作為參考依據(jù)，引發(fā)采購物資與需求物資不相符的問題，不利于企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營活動的落實，無法保證生產(chǎn)經(jīng)營質(zhì)量。

3.缺少完善的采購評估體系

對于企業(yè)的日常經(jīng)營發(fā)展來說，采購是不可或缺的物資保障環(huán)節(jié)，而采購評估是控制采購成本的關(guān)鍵方式。一些企業(yè)的采購部門沒有設(shè)置采購評估崗位，在人力資源不充足的情況下，采購方案很難得到全面的理論支持，由于傳統(tǒng)的物資采購計劃通常依據(jù)不同部門的物資報告進(jìn)行明確，之后落實集中采購工作，待物資到達(dá)企業(yè)后，再由工作人員進(jìn)行派發(fā)，避免不了存在少領(lǐng)及冒領(lǐng)的情況，難以保證部門運行過程中，物資類型及數(shù)量的充足。雖然部分企業(yè)不斷提高對采購評估的重視，也設(shè)置了相關(guān)崗位及人力資源，但是缺少科學(xué)完善的評估機(jī)制，很難形成健全的供應(yīng)商及物資評估體系，不利于物資采購工作質(zhì)量的提高。此外，企業(yè)缺乏獎懲意識，在缺少行為約束的情況下，容易弱化采購人員的積極性，導(dǎo)致工作效率無法得到保證。

4.采購人員綜合素質(zhì)有待提高

采購人員是企業(yè)開展物資采購工作的基礎(chǔ)力量，采購人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)直接影響采購工作質(zhì)量及時效性。部分企業(yè)缺少統(tǒng)一的采購人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，在選擇采購人員的過程中，體現(xiàn)出很強(qiáng)的隨意性，缺少對采購人員學(xué)歷、理論知識、實踐經(jīng)驗等方面的考察，導(dǎo)致很多采購人員在實際工作中僅按照部門需求采買物資，無法滿足企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營需求。同時，采購人員缺乏市場調(diào)查意識，不僅很難保證物資質(zhì)量，還容易出現(xiàn)資金浪費的情況。為此，企業(yè)需要制定嚴(yán)格的采購人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，配合進(jìn)行崗前培訓(xùn)，強(qiáng)化采購人員的成本控制、質(zhì)量保證意識，為企業(yè)的穩(wěn)定有序發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

三、解決企業(yè)物資計劃管理問題的有效措施

1.合理規(guī)劃集中采購，健全供應(yīng)商管理體系

供應(yīng)商是企業(yè)的物資保障源頭，為了凸顯企業(yè)物資采購的合理性、科學(xué)性，應(yīng)該在制定科學(xué)完善采購計劃的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，逐步形成健全的供應(yīng)商管理體系。首先，企業(yè)內(nèi)部的采購人員應(yīng)該增強(qiáng)物資集中采購定額計劃制定意識，有序落實定額編制及物資信息分析工作；其次，結(jié)合物資采購內(nèi)容合理確定固定的采購時間，配合進(jìn)行市場調(diào)查，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行長期合作；最后，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通交流，結(jié)合實際生產(chǎn)需求規(guī)定物資供應(yīng)時間，以免出現(xiàn)物資短缺的情況，減少對企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營造成的不良影響及阻礙，確保供應(yīng)商資質(zhì)能夠滿足實際發(fā)展要求，進(jìn)而保證物資質(zhì)量及供應(yīng)數(shù)量。

2.統(tǒng)計物資使用情況，強(qiáng)化物資采購針對性

為了保證采購的物資能夠滿足企業(yè)實際生產(chǎn)需求，避免因內(nèi)部供需不平衡引發(fā)資金浪費、生產(chǎn)停擺等問題，采購人員應(yīng)該加強(qiáng)對各類設(shè)備、配件使用年限及實際狀態(tài)的分析，結(jié)合實際的采購時間，做好事先的報備與申請工作。針對企業(yè)內(nèi)部一些消耗型的設(shè)備、配件以及材料，管理人員應(yīng)該積極配合采購工作，及時提供全面的技術(shù)標(biāo)書，有利于強(qiáng)化物資采購計劃的完善性、科學(xué)性。除此之外，應(yīng)提高對專業(yè)性較強(qiáng)設(shè)備的重視，安排專門的管理人員落實相關(guān)的分析計算工作，進(jìn)而保證物資采購數(shù)量及儲備方案的合理性，讓企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營得到基礎(chǔ)保障。

3.建立采購評估機(jī)制，有效約束企業(yè)采購行為

部分企業(yè)開展物資集中采購工作時，為了簡化管理流程，通常會給予一些工作人員過多權(quán)力，引發(fā)權(quán)力過于集中問題，主要因為權(quán)力分配缺乏合理性、公平性。為此，企業(yè)需結(jié)合實際情況，建立民主化的權(quán)力分配機(jī)制，有效約束不同崗位的員工，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。同時，建立科學(xué)完善的采購評估機(jī)制，設(shè)置專門的采購評估崗位，合理配置崗位人力資源，配合完善獎懲機(jī)制，目的是激發(fā)采購人員的主觀能動性，有利于提高采購工作效率。此外，通過對供應(yīng)商的綜合評估，可以形成可靠的物資供應(yīng)鏈，確保企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營活動能夠得到有序落實，推動企業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展。

4.加強(qiáng)人才培訓(xùn)引進(jìn)，提高企業(yè)采購計劃能力

物資采購人員是各項物資采購工作的組織者與執(zhí)行者，為了進(jìn)一步提高采購工作質(zhì)量，提升物資計劃水平，應(yīng)該立足于采購人員的角度進(jìn)行分析，定期組織其參加專業(yè)化培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)采購相關(guān)的理論知識，掌握最新的行業(yè)發(fā)展動態(tài)，實時了解市場變化，并學(xué)會將理論知識應(yīng)用于實踐，逐漸形成健全的物資規(guī)范化采購體系。同時，加強(qiáng)對采購崗位人才需求的分析，制定合理可行的人才引進(jìn)計劃，不斷提高對采購專業(yè)人才的要求，不僅需要具備與崗位相符的學(xué)歷水平及專業(yè)能力，還應(yīng)該擁有豐富的市場調(diào)查及采購經(jīng)驗，能夠綜合化分析市場動態(tài)及供應(yīng)商資質(zhì)，幫助企業(yè)從源頭控制物資質(zhì)量，在滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的基礎(chǔ)上，提高企業(yè)資金、資源利用率，進(jìn)而創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。

四、進(jìn)一步提升企業(yè)集中采購中物資計劃管理水平的路徑

1.構(gòu)建高效的信息化管理系統(tǒng)，強(qiáng)化物資計劃管理的技術(shù)支撐

信息技術(shù)在很多行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，有助于提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、綜合管理效率。為進(jìn)一步保證企業(yè)物資計劃管理的實效性，應(yīng)加強(qiáng)對ERP 系統(tǒng)的運用，有序落實精細(xì)化管理工作，結(jié)合實際發(fā)展情況及不同部門的物資需求，構(gòu)建高效的物資計劃管理信息系統(tǒng)，合理設(shè)置各類功能模塊，逐步實現(xiàn)不同部門間的信息共享，有利于強(qiáng)化部門間的溝通交流，進(jìn)而形成協(xié)同化物資計劃管理模式。因為多數(shù)企業(yè)的物資需求多元化，同時采購流程繁瑣性強(qiáng)，涉及很多崗位的工作人員，所以，需要強(qiáng)大的技術(shù)支撐，而ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，不斷拓展物資計劃管理范圍，強(qiáng)化物資供應(yīng)的及時性，使得企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需求得到滿足。此外，企業(yè)的管理人員可以通過ERP 系統(tǒng)及時發(fā)現(xiàn)物資計劃中存在的實際問題，進(jìn)而調(diào)整及優(yōu)化采購方案，可以節(jié)約采購成本，提升企業(yè)的成本控制水平。

2.明確統(tǒng)一物資采購規(guī)范要求，健全物資計劃管理標(biāo)準(zhǔn)化體系

對于企業(yè)的集中采購來說，物資采購標(biāo)準(zhǔn)化是重要基礎(chǔ)，同時也是企業(yè)進(jìn)行物資采購信息化建設(shè)的必要前提。為此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)物資標(biāo)準(zhǔn)通用設(shè)備與通用設(shè)計相關(guān)信息的銜接，在企業(yè)綜合物資計劃管理中，融入物資采購標(biāo)準(zhǔn)運用理念及物資主數(shù)據(jù)各項要求，有利于實現(xiàn)物資集中采購及集約化管理目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，需統(tǒng)一設(shè)定物資計劃規(guī)范要求，明確相應(yīng)的計劃報表格式，不斷提高采購部門的執(zhí)行力，構(gòu)建健全的物資采購標(biāo)準(zhǔn)化體系。

3.積極樹立現(xiàn)代化管理理念，提升物資采購現(xiàn)代化管理水平

物資計劃管理方法直接影響工作質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)該在構(gòu)建物資計劃管理信息系統(tǒng)及健全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立現(xiàn)代化發(fā)展理念，加強(qiáng)對管理方式的創(chuàng)新，強(qiáng)化合同管理、庫存管理等相關(guān)工作的規(guī)范性。同時，為了減少企業(yè)采購工作中的暗箱操作行為，應(yīng)該合理優(yōu)化管理流程，明確物資計劃管理要點，不斷提高生產(chǎn)技術(shù)要求及物資采購技術(shù)要求，幫助企業(yè)塑造良好的行業(yè)形象，提高上游供應(yīng)商及下游合作方對企業(yè)的信任度，融合先進(jìn)的高新技術(shù)，進(jìn)一步提升企業(yè)物資采購現(xiàn)代化管理水平。

五、結(jié)語

針對企業(yè)的實際運營來說，物資采購是重要的基礎(chǔ)性工作，能夠為各部門的運行提供保障。而物資計劃管理是不可或缺的關(guān)鍵工作內(nèi)容，直接影響企業(yè)內(nèi)部物資的供需平衡，為此，需要提高對物資計劃管理的重視，加強(qiáng)與集中采購的融合，構(gòu)建高效的采購模式。通過管理理念及方式的創(chuàng)新，逐步形成健全的物資計劃管理體系，在保證物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格控制物資采購過程中的資金利用，以免出現(xiàn)資金浪費、資金閑置等問題，有利于強(qiáng)化企業(yè)物資管理的實效性，推動企業(yè)的穩(wěn)定有序發(fā)展。