事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

孫 靜 山東省菏澤市牡丹區(qū)教育和體育局

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國對檔案管理的重視程度也越來越高。目前，檔案管理工作是現(xiàn)代社會發(fā)展中的一項重要工作，可以有效推動社會經(jīng)濟的發(fā)展。隨著我國科技的快速發(fā)展，檔案管理工作也出現(xiàn)了新的管理方式，信息化建設(shè)勢在必行。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要切實強化信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，使其能夠充分發(fā)揮高效調(diào)用、共享以及整合優(yōu)化的作用，進而為促進事業(yè)單位穩(wěn)定快速發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)?，F(xiàn)針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，分析事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題，明確事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展方向，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)更好地發(fā)展提供完備的思路。

近年來，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和人們工作理念的轉(zhuǎn)變，人們對檔案管理工作的重視度越來越高。隨著信息化發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作急需作出改變。當(dāng)前，檔案管理工作中存在效率低下、質(zhì)量參差不齊、管理手段落后等問題，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進展。因此基于現(xiàn)代信息技術(shù)手段強化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效果具有重要意義。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷優(yōu)化，人們對各行各業(yè)的要求也越來越高。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在一些問題，由于各單位規(guī)模、人員結(jié)構(gòu)等不同，其對檔案管理工作有著不同的要求。部分事業(yè)單位不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理手段落后，檔案管理人員工作效率低下。事業(yè)單位檔案管理工作需要根據(jù)員工的綜合素質(zhì)、工作環(huán)境進行考核評估，結(jié)合檔案管理工作質(zhì)量水平，分析其中可能存在的問題，避免因為檔案管理工作的疏忽而出現(xiàn)各類問題。在實際工作中，部分事業(yè)單位沒有建立完善的檔案管理制度，內(nèi)部規(guī)章制度不規(guī)范、不合理。在日常工作中，部分檔案管理人員對檔案管理制度不重視，導(dǎo)致出現(xiàn)資料丟失、保管不當(dāng)?shù)葐栴}，直接影響了檔案信息資料的安全保管，影響了事業(yè)單位工作的順利開展。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實際情況，有關(guān)部門應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理模式，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高其知識技術(shù)水平，確保檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。在實際工作中，檔案管理部門要加強與各單位領(lǐng)導(dǎo)之間的有效溝通和交流，以有效發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的積極作用，探索符合時代發(fā)展的檔案管理模式。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

我國檔案管理信息化建設(shè)工作起步較晚，可參考的資料和信息也比較少。目前大部分事業(yè)單位都缺乏檔案管理的專業(yè)人員。由于事業(yè)單位的特殊性，員工的工作質(zhì)量、工作效率都會對檔案管理信息化建設(shè)造成很大影響。有些工作人員因為日常工作過于繁忙，無法及時完成事業(yè)單位下達的檔案管理建設(shè)指標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理信息化工作出現(xiàn)了許多問題。近年來，雖然我國檔案管理信息化建設(shè)工作取得了較大進展，但是相關(guān)管理制度、操作標(biāo)準(zhǔn)與專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還沒有完全統(tǒng)一?，F(xiàn)有的管理模式很難滿足事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的要求，比如，多數(shù)事業(yè)單位的相關(guān)管理制度不完善、不健全；部分事業(yè)單位的相關(guān)管理人員未及時進行培訓(xùn)；部分事業(yè)單位缺乏檔案管理專業(yè)技術(shù)人員；部分事業(yè)單位的管理人員缺少對檔案管理相關(guān)政策的了解，這些問題會影響我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的效率和質(zhì)量，嚴(yán)重制約我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

當(dāng)前，我國檔案管理工作已經(jīng)逐漸走上現(xiàn)代化管理道路。事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新檔案管理方式，提高事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平，打造高質(zhì)量的檔案管理信息化平臺,要將檔案管理信息化作為檔案管理部門未來發(fā)展的重要任務(wù)之一，加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理主要以紙質(zhì)材料為主，為了優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，促進事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位需要不斷完善相關(guān)管理制度及檔案管理流程，同時還需要開展現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)來解決檔案管理存在的問題。

積極轉(zhuǎn)變工作理念，有效提升事業(yè)單位檔案管理水平，為各項工作提供有利條件。首先，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段提升檔案管理信息化水平。傳統(tǒng)檔案管理模式主要依靠人力和物力，難以滿足當(dāng)下各單位的需求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來優(yōu)化資源配置，提高檔案管理工作效率。事業(yè)單位通過信息技術(shù)手段進行檔案資源的開發(fā)，可以更好地滿足各個單位不同的工作需求。其次，將信息技術(shù)手段融入檔案管理中。各事業(yè)單位應(yīng)該積極利用信息技術(shù)手段改進檔案管理方法，不斷促進各項工作順利開展。在實際工作中，應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，將檔案管理創(chuàng)新理念應(yīng)用到實際工作中，通過對檔案資料的收集整理，有效提高檔案管理的信息化水平。

制定科學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃

首先，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須制定科學(xué)的規(guī)劃，明確自身職能定位及發(fā)展目標(biāo)。以相關(guān)要求及行業(yè)趨勢為基礎(chǔ)，制定合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，結(jié)合當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展水平、社會環(huán)境以及國家對事業(yè)單位的管理要求，更好地提高事業(yè)單位整體工作效率。其次，事業(yè)單位需要不斷完善工作流程，制定相關(guān)工作制度，不斷提升其服務(wù)水平。在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際需求確定具體的規(guī)劃，在加強現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用時，需要注意將檔案管理信息化建設(shè)與生產(chǎn)管理融為一體。最后，為了更好地促進事業(yè)單位工作效率和服務(wù)水平的提升，應(yīng)該不斷完善檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)內(nèi)容并嚴(yán)格按照相關(guān)要求開展工作。例如，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，可實現(xiàn)檔案信息共享、查詢，并提供個人、單位聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)庫信息；還可以充分利用QQ、微信公眾號等平臺開展工作，通過內(nèi)部網(wǎng)站提升檔案信息的公開度，促進各單位信息以及工作進展情況之間的交流、溝通等，并借助公共服務(wù)平臺為受眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有效提升其工作質(zhì)量和效率。

提升檔案管理信息化水平

在檔案管理信息化建設(shè)過程中必須注重提高工作人員的工作效率和水平，以更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作的開展。首先，根據(jù)各單位的實際情況制定一個合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃。要積極了解檔案管理工作的具體內(nèi)容，包括行業(yè)發(fā)展趨勢以及員工所掌握的知識技能等。其次，要進行綜合分析，利用現(xiàn)代化手段改進傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的特點以及行業(yè)未來的發(fā)展趨勢，綜合分析檔案管理領(lǐng)域的各項工作內(nèi)容。例如利用軟件技術(shù)進行檔案管理存儲和檢索等相關(guān)操作，實現(xiàn)可視化。最后，要充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)越性，利用先進的計算機技術(shù)對檔案資料進行管理，可以利用信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫以及生物識別技術(shù)等從整體和細節(jié)上分別提升事業(yè)單位檔案管理水平。

事業(yè)單位在進行檔案管理時，應(yīng)該積極利用信息技術(shù)提高檔案管理服務(wù)，運用信息技術(shù)建立完善且高效的檔案管理信息化系統(tǒng)，從而規(guī)范事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)達到新水平。同時，應(yīng)該積極引進和應(yīng)用先進的管理技術(shù)，例如，利用人工智能進行數(shù)據(jù)分析與處理工作，這樣不僅能夠有效保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)要求落實到實際應(yīng)用層面，同時也能使事業(yè)單位的內(nèi)部系統(tǒng)更加完善。事業(yè)單位還應(yīng)該積極主動地利用信息技術(shù)完成各項管理工作，如利用物聯(lián)網(wǎng)建立完善且高效的檔案管理體系，以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源的有效調(diào)用和共享。

由于事業(yè)單位工作的性質(zhì)和特點，其內(nèi)部人員和外部環(huán)境具有一定的復(fù)雜性。所以，事業(yè)單位應(yīng)該利用信息技術(shù)將檔案管理和業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，提高檔案管理水平和管理效果，有效發(fā)揮自身優(yōu)勢。為此，事業(yè)單位應(yīng)積極貫徹落實《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，有效整合現(xiàn)有的資源，提升檔案利用率，并利用云計算建立完善且高效的檔案管理系統(tǒng)，提升整個檔案系統(tǒng)的利用率，以此促進事業(yè)單位實現(xiàn)良性發(fā)展。

重視專業(yè)人才隊伍建設(shè)

為了更好地促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要切實重視專業(yè)人才隊伍的建設(shè)?？梢圆扇「鞣N方式進行專業(yè)人才培養(yǎng)，例如，對相應(yīng)崗位的工作人員開展培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)來提高這些工作人員的專業(yè)技能；還可以與各高校或者科研機構(gòu)合作建立人才培養(yǎng)基地、學(xué)習(xí)中心等，讓相關(guān)崗位工作人員進入其中學(xué)習(xí)，使其更好地掌握信息網(wǎng)絡(luò)知識，從而對事業(yè)單位檔案管理進行有效優(yōu)化。除此之外，還需要加強崗位人員的職業(yè)道德教育與思想教育，提高其個人素質(zhì)與技能水平，提高員工的安全意識及責(zé)任意識，提升部門的綜合素質(zhì)能力，為推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供良好保障。

為了不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展和壯大，重視專業(yè)人才隊伍的規(guī)范化建設(shè)十分必要。因此，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要打造合理的人力資源管理體系。

加強軟硬件設(shè)施建設(shè)

為促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，首先，要不斷加強事業(yè)單位的軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟硬件設(shè)施的完善可以讓檔案管理工作更加輕松，也可以為現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建立奠定良好的基礎(chǔ)。事業(yè)單位在軟硬件設(shè)施建設(shè)過程中必須重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，例如，安裝具有加密功能的軟件可以對檔案資源進行保護，避免出現(xiàn)信息泄漏的風(fēng)險。其次，建立和完善電子借閱系統(tǒng)。事業(yè)單位沒有及時建立電子借閱系統(tǒng)或電子借閱系統(tǒng)不完善的話，會導(dǎo)致大量檔案文件在無法被利用，這樣不僅會造成大量檔案資料的閑置，還可能影響其他相關(guān)部門的工作進展。為了提高電子檔案的借閱效率，一定要建立和完善電子借閱系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化控制。要利用現(xiàn)代化技術(shù)促進檔案管理工作的信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)存儲能力，完善文件檢索系統(tǒng)。最后，目前事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息資料存在一定的安全隱患。一些人會通過非法手段獲取事業(yè)單位的檔案信息資料或者隨意刪除這些資料，部分單位檔案信息資料存在違規(guī)操作的現(xiàn)象，因此要不斷加強信息安全意識，制定完善的安全措施。為了減少信息安全隱患，事業(yè)單位應(yīng)該積極提高信息安全系數(shù)，設(shè)置防火墻，提高網(wǎng)絡(luò)安全防護能力，同時不斷進行系統(tǒng)升級，提高安全性，還要加強對數(shù)據(jù)庫的管理。事業(yè)單位還要加大法律法規(guī)的宣傳力度，培養(yǎng)相關(guān)人員的法制觀念，更大程度地提高檔案信息安全防護水平。

完善信息化檔案管理制度

建立信息化檔案管理制度是我國事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，要充分重視管理制度對檔案管理信息化建設(shè)的促進作用。為了提高檔案管理信息化建設(shè)工作的科學(xué)性和合理性，需要充分結(jié)合實際工作構(gòu)建起健全的信息化管理制度。例如，在信息化管理過程中要確保電子系統(tǒng)的安全性，這樣才能對檔案信息系統(tǒng)進行有效管理。在此基礎(chǔ)上還要注重對相關(guān)設(shè)備的日常維護、定期檢查等，使其更好地發(fā)揮作用。另外還要利用新技術(shù)對檔案信息材料進行保存和管理，提升檔案信息系統(tǒng)的實用性。同時，使用新技術(shù)進行檔案管理還必須進行相應(yīng)的檢測，確保其符合工作標(biāo)準(zhǔn)；也要注意對軟硬件的及時維護與更新，及時消除安全隱患。在檔案信息系統(tǒng)運行時要確保相關(guān)設(shè)備不受損壞，保證設(shè)備的穩(wěn)定運行，這樣才能更好地提高檔案信息系統(tǒng)的利用率。

事業(yè)單位要在開展檔案管理工作的過程中逐步完善相關(guān)的規(guī)章制度，進一步規(guī)范檔案管理工作，進而將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，確保檔案管理制度能對事業(yè)單位檔案管理工作的各項內(nèi)容進行有效規(guī)范，從而進行有效的監(jiān)控和管理。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以有效提升其工作效率，提升單位整體管理水平。事業(yè)單位應(yīng)積極構(gòu)建檔案管理信息化平臺，不斷完善檔案管理信息化的工作內(nèi)容，促進事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。此外要加強對信息技術(shù)的應(yīng)用及相關(guān)人員之間的溝通，有效利用現(xiàn)代化先進技術(shù)進行檔案管理工作。創(chuàng)新檔案管理模式，更好地發(fā)揮出檔案管理信息化的作用，以期為促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供重要保障。