五礦礦業(yè)物資管理系統(tǒng)實(shí)施研究

文/楊燕芬

1.物資管理模式

五礦礦業(yè)物資工作采用了管理絕對(duì)集中，供應(yīng)相對(duì)集中的模式，“全局統(tǒng)一制度、統(tǒng)一材料編號(hào)、統(tǒng)一計(jì)劃價(jià)格、統(tǒng)一管理”，主要單位的主要材料由集團(tuán)統(tǒng)一采購(gòu)統(tǒng)一供應(yīng)，部分物資日使用單位供應(yīng)部門(mén)自行采購(gòu)供應(yīng)；輔助單位即主要單位的非主要材料都采用自行采購(gòu)的物資供應(yīng)部，負(fù)責(zé)全局的物資管理局和局統(tǒng)供物資的采購(gòu)供應(yīng)，相關(guān)物資的存儲(chǔ)、發(fā)放和賬務(wù)工作等二級(jí)單位設(shè)有供應(yīng)科，并設(shè)立二級(jí)倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)自購(gòu)部分物資的采購(gòu)供應(yīng)管理并對(duì)進(jìn)入本倉(cāng)庫(kù)的各種物資進(jìn)行驗(yàn)收、計(jì)量、保管、發(fā)放和賬務(wù)工作。

1.1 有關(guān)管理的法律法規(guī)。目前國(guó)家與企業(yè)物資管理關(guān)系密切的法律法規(guī)主要有：合同法、仲裁法、招投標(biāo)法、產(chǎn)品質(zhì)量法、統(tǒng)計(jì)法、稅法、國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于企業(yè)所得稅若干稅務(wù)事項(xiàng)銜接問(wèn)題的通知、國(guó)有工業(yè)企業(yè)物資采購(gòu)管理暫行規(guī)定6等等。

1.2 物資供應(yīng)業(yè)務(wù)流程（1）首先由生產(chǎn)車(chē)間、采取依據(jù)本單位生產(chǎn)和工程計(jì)劃，制定本單位的月度材料需求計(jì)劃報(bào)本單位供應(yīng)科。（2）由科進(jìn)行匯總、平衡庫(kù)存，屬自購(gòu)部分的，由供應(yīng)科對(duì)外采購(gòu)進(jìn)貨供應(yīng)；屬局統(tǒng)供部分的，編制單位的需求計(jì)劃于月底前報(bào)單位物資供應(yīng)部。（3）物資供應(yīng)部匯總各二級(jí)單位物資需求計(jì)劃，平衡全局物資庫(kù)存并制定出下月物資采購(gòu)計(jì)劃，依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)，簽訂規(guī)范的買(mǎi)賣(mài)合同，安排物資運(yùn)輸，物資運(yùn)輸?shù)絾挝豢値?kù)或者到需用單位二級(jí)庫(kù)。（4）經(jīng)質(zhì)量驗(yàn)收，辦理入庫(kù)手續(xù)。（5）依據(jù)合同、到貨記錄和供方發(fā)票，辦理記賬和財(cái)務(wù)結(jié)算。

1.2 五礦礦業(yè)采取的管理方法。（l）將ABC分類(lèi)法用于控制重點(diǎn)材料品種采購(gòu)。五礦礦業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)用材料品種10000多個(gè)，常用材料品種6300多個(gè)。為了突出重點(diǎn)，控制物資采購(gòu)價(jià)格，該單位將ABC分類(lèi)法用于物資采購(gòu)。每年年底，對(duì)一年來(lái)所發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)的常用材料品種，按照采購(gòu)金額大小進(jìn)行ABC分類(lèi)，對(duì)不同類(lèi)別采取相應(yīng)的控制策略:對(duì)采購(gòu)金額占90%，品種數(shù)約占5%的240多個(gè)AB類(lèi)品種，由局采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行重點(diǎn)控制；對(duì)于金額所占比例不大而品種較多的C類(lèi)物資由物資供應(yīng)部進(jìn)行控制。ABC分類(lèi)法的使用，使工作抓住了重點(diǎn)，集中了精力，有針對(duì)性地開(kāi)展材料采購(gòu)工作，提高了工作效率。（2）實(shí)行比質(zhì)比價(jià)、招標(biāo)采購(gòu)。成立有由多個(gè)相關(guān)部門(mén)組成的采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，堅(jiān)持對(duì)AB類(lèi)物資采購(gòu)重點(diǎn)控制，局采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組每季組織召開(kāi)比價(jià)會(huì)，審查上季度比價(jià)采購(gòu)執(zhí)行情況，制定本季AB類(lèi)物資最高采購(gòu)限價(jià)等。凡AB類(lèi)物資在采購(gòu)時(shí)，與最高限價(jià)以?xún)?nèi)比價(jià)采購(gòu)，一旦因市場(chǎng)波動(dòng)需要突破最高限價(jià)，必須先經(jīng)過(guò)局領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審批，方可實(shí)施對(duì)于C類(lèi)物資的采購(gòu)，一般由物資采購(gòu)部門(mén)比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)便可，遇大宗采購(gòu)或設(shè)備采購(gòu)時(shí)實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。（3）供應(yīng)商管理。五礦礦業(yè)所需物資主要從市場(chǎng)上采購(gòu)，執(zhí)行比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)，每種物資采購(gòu)渠道保證在兩家以上，因此經(jīng)常合作的供應(yīng)商有400多家。為了做好供應(yīng)商的管理，年底進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)檔案、所供物資質(zhì)量、交貨期情況、售后服務(wù)等信息及時(shí)收集整理，為今后的評(píng)價(jià)選擇作好準(zhǔn)備。配合1509000質(zhì)量認(rèn)證體系實(shí)施，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)需要供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，篩選出合格的供應(yīng)商。（4）合同管理。合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。物資供應(yīng)部門(mén)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中，買(mǎi)賣(mài)合同是經(jīng)常采用的主要法律文書(shū)，因此合同管理在企業(yè)物資管理中占有很重要的地位。五礦礦業(yè)的合同管理主要依據(jù)是合同管理辦法和物資采購(gòu)管理暫行辦法，在供應(yīng)商選擇和比價(jià)的基礎(chǔ)上，以規(guī)范的合同文本草擬合同，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序（金額>=30萬(wàn)元時(shí)，由局專(zhuān)門(mén)的法律部門(mén)審批）簽訂正式合同，合同的歸檔、整理、保存、統(tǒng)計(jì)匯總設(shè)有專(zhuān)人管理。

1.3 物資管理工作的特點(diǎn)。由于五礦礦業(yè)的資源開(kāi)發(fā)企業(yè)特點(diǎn)，決定了該企業(yè)物資管理工作有其特殊性。物資供應(yīng)分局、礦（廠）、采區(qū)（車(chē)間）三級(jí)管理；采用兩級(jí)倉(cāng)庫(kù)管理，包括局總部倉(cāng)庫(kù)和各礦（廠）的二級(jí)倉(cāng)庫(kù)；采購(gòu)實(shí)行比質(zhì)比價(jià)且集中采購(gòu)與分散采購(gòu)相結(jié)合；礦業(yè)資源采買(mǎi)涉及設(shè)備、消耗量大的材料、備品備件等等，種類(lèi)繁雜；若采買(mǎi)的資源消耗周期長(zhǎng)，可依照材料消耗情況及計(jì)劃使用需求安排采買(mǎi)數(shù)量，由局統(tǒng)供的物資，實(shí)行實(shí)際價(jià)結(jié)算，礦對(duì)采區(qū)以計(jì)劃價(jià)結(jié)算。

2.管理信息系統(tǒng)需求

2.1 物資供應(yīng)系統(tǒng)需求分析。作為國(guó)家大型礦山企業(yè)的五礦礦業(yè)，從建礦一路走來(lái)，經(jīng)歷了全面計(jì)劃經(jīng)濟(jì)，物資由國(guó)家統(tǒng)供，產(chǎn)品由國(guó)家統(tǒng)銷(xiāo)；經(jīng)歷了20世紀(jì)80年代到90年代初的雙軌制階段，企業(yè)逐步轉(zhuǎn)向自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧；產(chǎn)品在完成國(guó)家計(jì)劃后的部分，可自行銷(xiāo)售；物資供應(yīng)除部分享受?chē)?guó)家計(jì)劃外，一部分轉(zhuǎn)為市場(chǎng)采購(gòu)企業(yè)的物資管理工作。結(jié)合本企業(yè)特點(diǎn)，引入ABC重點(diǎn)管理法，實(shí)施比質(zhì)比價(jià)、招標(biāo)采購(gòu)。隨著管理工作的精細(xì)化，傳統(tǒng)的物資供應(yīng)系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中存在明顯不足：主要表現(xiàn)在：（1）物資采購(gòu)制定存在漏洞，工作流程不清晰，供應(yīng)商上報(bào)的信息、基本檔案資料、物資種類(lèi)的最高限價(jià)、記賬票據(jù)、結(jié)算流程、物資采購(gòu)回來(lái)后的驗(yàn)收及入庫(kù)在真正落實(shí)過(guò)程中存在問(wèn)題；（2）所有采購(gòu)記錄匯總成臺(tái)賬手工記賬，工作煩瑣，查詢(xún)不便。

2.2 管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求。五礦礦業(yè)本次信息化系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，就是要設(shè)計(jì)一套適合五礦礦業(yè)行業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展要求的物資供應(yīng)管理信息化系統(tǒng)，通過(guò)信息化管理，加強(qiáng)全局物資管理的水平，具體目標(biāo)有：（1）基于現(xiàn)有的局域網(wǎng)，開(kāi)發(fā)出適合五礦礦業(yè)管理實(shí)際的企業(yè)物流信息系統(tǒng)，物資供應(yīng)部、各單位供應(yīng)部門(mén)及相關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)"。（2）了解企業(yè)整體情況，包括物資的消耗情況、采區(qū)范圍劃分等等，在規(guī)定期間內(nèi)排查材料消耗問(wèn)題。若排查出異常，尋找導(dǎo)致問(wèn)題根本原因，給出具體解決措施，以達(dá)到降低材料損耗的目的。（3）把比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)、招（議）標(biāo)采購(gòu)管理制度吸收進(jìn)信息系統(tǒng)中，規(guī)范采購(gòu)管理，完善制約機(jī)制，降低采購(gòu)成本"。（4）系統(tǒng)可幫助各企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息互通及共享。

2.3 系統(tǒng)實(shí)施前信息化墓拙。五礦礦業(yè)總部建設(shè)了局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有公司統(tǒng)一的服務(wù)器設(shè)備，能保證公司的信息存儲(chǔ)、交換和共享，能實(shí)現(xiàn)寬帶互聯(lián)網(wǎng)連接，建立起包含總部及各二級(jí)單位在內(nèi)的局域網(wǎng)，具備了通過(guò)與互聯(lián)網(wǎng)連接的條件，基本能夠滿(mǎn)足推廣運(yùn)行物資管理信息系統(tǒng)的要求。依據(jù)當(dāng)時(shí)具有的信息化條件，物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)建設(shè)必須從企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的角度出發(fā)，在一個(gè)更高的起點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。

2.4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路。根據(jù)前面物資管理、系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求分析，規(guī)劃物資管理系統(tǒng)的模塊內(nèi)容是物資供應(yīng)管理，包括消耗的管理、計(jì)劃的管理、合同的管理、供應(yīng)商的管理、集中采購(gòu)和分散采購(gòu)的管理、庫(kù)存的管理、質(zhì)量管理等。通過(guò)規(guī)劃全局的物資供應(yīng)系統(tǒng)，使局物資供應(yīng)部、各單位供應(yīng)部門(mén)及相關(guān)部門(mén)在同一個(gè)信息化平臺(tái)上開(kāi)展業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為物資合理規(guī)劃提供科學(xué)依據(jù)。當(dāng)然，本信息系統(tǒng)以物資供應(yīng)信息化為龍頭，兼顧集團(tuán)信息化的整體性，充分考慮物資供應(yīng)信息化與供應(yīng)鏈整體信息化、企業(yè)整體信息化的關(guān)系。

2.5 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想確定為：協(xié)同運(yùn)作，集中管理。協(xié)同運(yùn)作包括對(duì)企業(yè)內(nèi)部的不同部門(mén)的工作流程、企業(yè)內(nèi)部員工調(diào)動(dòng)、物資流通、資金流向、信息的接收與傳遞進(jìn)行有效協(xié)同，調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)可利用資源，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：（1）業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)垂直采集；（2）物資供應(yīng)相關(guān)信息進(jìn)入到管理步驟后可進(jìn)行匯總；（3）管理指標(biāo)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息。

2.6 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模式。用于集團(tuán)信息集中管理的常用模式有三種：遠(yuǎn)程查詢(xún)、信息分布集中、全面應(yīng)用集中。其中全面應(yīng)用幾種模式有如下特點(diǎn)：所有下屬單位都統(tǒng)一應(yīng)用軟件，利于信息共享、有效信息進(jìn)行分類(lèi)及管理等。根據(jù)對(duì)五礦礦業(yè)管理設(shè)計(jì)需求、信息化建設(shè)實(shí)際情況、信息化技術(shù)的現(xiàn)狀和趨勢(shì)分析，決定采用全面集中的部署模式。

3.五礦礦業(yè)物資信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

構(gòu)建一個(gè)礦業(yè)物資信息架構(gòu)是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，這一工程集合了物資管理業(yè)務(wù)的信息化，表現(xiàn)出可擴(kuò)展性、全局性、關(guān)聯(lián)性，從企業(yè)整體的信息化應(yīng)用層次來(lái)分析，它應(yīng)該是物資供應(yīng)管理、決策管理、財(cái)務(wù)管理、銷(xiāo)售管理、人力資源管理等系統(tǒng)的分層組合。物資供應(yīng)信息化管理系統(tǒng)只是其中的組成部分，物資管理系統(tǒng)是企業(yè)的一個(gè)主要模塊，而又可以相對(duì)獨(dú)立運(yùn)行。（1）管理基礎(chǔ)。管理基礎(chǔ)的統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)全局集中管理的必要條件，它是各個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用基礎(chǔ)，包括全局組織結(jié)構(gòu)的搭建，管理制度的統(tǒng)一，參數(shù)的統(tǒng)一配置和下發(fā)，以及基于全局信息化權(quán)限的規(guī)劃，相關(guān)業(yè)務(wù)流程的定義和優(yōu)化，基礎(chǔ)檔案的統(tǒng)一定義、分配等。（2）業(yè)務(wù)管理層。實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理各個(gè)層面的信息化，物資供應(yīng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同管理、消耗管理、采購(gòu)價(jià)格管理、采購(gòu)管理、質(zhì)量管理、到貨管理、倉(cāng)庫(kù)管理等業(yè)務(wù)；財(cái)務(wù)管理能實(shí)現(xiàn)日常賬務(wù)和集團(tuán)財(cái)務(wù)集中的管理；銷(xiāo)售管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售合同管理、銷(xiāo)售價(jià)格管理、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的管理等；人力資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)對(duì)人力資源的規(guī)劃管理，包括招聘、人事、薪資福利、合同、培訓(xùn)發(fā)展等內(nèi)容。OA系統(tǒng)能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，以上各系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫連接，數(shù)據(jù)共享，滿(mǎn)足系統(tǒng)的隨時(shí)擴(kuò)充。（3）決策管理層構(gòu)建在業(yè)務(wù)管理層的基礎(chǔ)之上，通過(guò)對(duì)各種數(shù)據(jù)的分析和綜合利用，從多角度滿(mǎn)足企業(yè)管理決策的需要，通過(guò)對(duì)五礦礦業(yè)現(xiàn)狀、信息化水平及項(xiàng)目需求分析，在用友公司的高端產(chǎn)品進(jìn)行開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)五礦礦業(yè)的物資供應(yīng)管理的信息化。

4.規(guī)范管理基礎(chǔ)工作

要實(shí)現(xiàn)礦業(yè)物資信息有效共享，必須做到企業(yè)基本檔案信息管理程序化、業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、管理嚴(yán)格化，物資管理系統(tǒng)適合大部分企業(yè)日常應(yīng)用，以便于物資采購(gòu)信息集中管理與實(shí)時(shí)共享。（1）管理制度規(guī)范的內(nèi)容。物資管理系統(tǒng)信息進(jìn)行編碼、規(guī)范管理制度、統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程是管理制度的具體規(guī)范內(nèi)容。（2）信息分類(lèi)和編碼的規(guī)范化。五礦礦業(yè)物資供應(yīng)期間出現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部個(gè)別數(shù)據(jù)信息的共通及與其它系統(tǒng)中部分信息的交換，構(gòu)建系統(tǒng)初始階段，企業(yè)就需要規(guī)范行業(yè)信息和信息編碼，同時(shí)也根據(jù)局總部及各下屬礦的實(shí)際情況和內(nèi)部編碼進(jìn)行完善，以保障系統(tǒng)既能滿(mǎn)足總部管理的需要，又能保證各單位的個(gè)性化需求。