數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的構(gòu)建探討

文／王海斌 烏魯木齊市自然資源和不動產(chǎn)登記中心 新疆烏魯木齊 830000

引言：

隨著時代不斷發(fā)展，數(shù)字化浪潮正席卷于全球的各個行業(yè)，數(shù)字化技術(shù)不僅為各行各業(yè)提供了新的發(fā)展動能與發(fā)展模式，同時也為傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展提供了提質(zhì)增效的內(nèi)生動力。2020 年4 月，習近平總書記在中央財經(jīng)委員會第七次會議上指出，“我們要乘勢而上，加快數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，推動各領(lǐng)域數(shù)字化優(yōu)先升級”。在十四五規(guī)劃和2035 年遠景目標綱要中提出“加快數(shù)字社會建設(shè)步伐”“提高數(shù)字政府建設(shè)水平”，并對此做出重要部署。在此背景下，不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展平臺的構(gòu)建，將逐漸轉(zhuǎn)變原有的檔案管理方式，切實提升檔案管理的工作效能，進一步推進數(shù)字社會的建設(shè)步伐。

1、數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理的主要內(nèi)容

所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術(shù)。對于不動產(chǎn)檔案管理而言，搭建數(shù)字化管理平臺已成為大勢所趨，現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)和先進設(shè)備，為數(shù)據(jù)信息的接收、管理和利用等日常工作提供了良好的技術(shù)支撐，極大地推動了不動產(chǎn)檔案全面、全方位地實現(xiàn)數(shù)字化管理。數(shù)字化技術(shù)的介入，極大提升了檔案日常管理的整體效率，使工作人員更重視企業(yè)文化，構(gòu)建出內(nèi)部員工信念、儀式以及價值觀等元素組成的文化形象，此時工作人員僅需憑借計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對當前的信息進行檢索，即可查看、調(diào)取當前在庫的檔案信息。期間應(yīng)相應(yīng)地做好數(shù)字化系統(tǒng)的定期維護、升級工作，確保檔案信息的真實性與時效性，同時做好檔案信息的整合工作，促進不動產(chǎn)檔案管理工作執(zhí)行效率以及整體質(zhì)量得到相應(yīng)的提升。

2、數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的優(yōu)勢分析

數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺是構(gòu)建“數(shù)字中國”、建設(shè)“數(shù)字政府”的重要拼圖，也是借“數(shù)”之勢，打造高質(zhì)量政府、推動高質(zhì)量發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化是一項近年來快速發(fā)展且被各行各業(yè)廣泛應(yīng)用的現(xiàn)代先進技術(shù)，其應(yīng)用于檔案管理主要具備以下優(yōu)勢：

2.1 數(shù)字化檔案管理具有先天的技術(shù)優(yōu)勢

構(gòu)建數(shù)字化平臺進行檔案管理，以職工為本，體現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部的素養(yǎng)文化，展現(xiàn)出企業(yè)在日常運行環(huán)節(jié)表現(xiàn)得各方各面。凸顯出企業(yè)文化的基本內(nèi)涵，使其不僅具備存檔速度快、存儲數(shù)量大、存儲類型多的先天優(yōu)勢，而且還可以利用其技術(shù)特點整合庫內(nèi)的圖紙、文字等各種格式的各類信息，極大促進了館藏數(shù)據(jù)的集約化、標準化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化，進而更加凸顯其與傳統(tǒng)人工管理方式的差異性與優(yōu)越性。

2.2 構(gòu)建數(shù)字化平臺極大提升了工作效率

既往的不動產(chǎn)檔案管理，往往是以純?nèi)斯ぁ⒓兗埢姆绞秸归_各項檔案工作，其不僅工作效率相對低下，工作模式相對落后，而且無形中也對日常管理與檔案利用帶來諸多不便。通過構(gòu)建數(shù)字平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速收錄、檢索以及調(diào)用，而且極大提高了檔案信息的精確性。

2.3 數(shù)字化管理能夠突破時間、空間的限制

傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理由于采用純紙化的檔案存管方式，往往難以突破時間和空間的束縛，使得日常的檔案管理與利用存在諸多不便。數(shù)字化管理平臺能夠發(fā)揮其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，通過網(wǎng)絡(luò)途徑打破時空壁壘，簡化了檔案管理人員日常檢索與調(diào)檔的操作流程，加快了檔案調(diào)取審批程序，其不僅節(jié)省了檔案管理工作的人力、物力，而且在將來有可能透過數(shù)字化管理平臺，加強多個管理部門之間的信息共享與政務(wù)協(xié)同。

2.4 數(shù)字化加密技術(shù)將提升檔案安全性

不動產(chǎn)檔案管理中一項重要的內(nèi)容，便是確保館藏檔案的數(shù)據(jù)安全。借助計算機技術(shù)，可借助密鑰等方式將重要信息鎖定，實現(xiàn)對機要檔案的加密工作。同時可根據(jù)不同查詢?nèi)藛T的類別，賦予不同人群不同的調(diào)檔權(quán)限，以避免查詢?nèi)藛T隨意調(diào)取、修改或刪除信息，促使不動產(chǎn)檔案管理工作更加安全以及便捷。良好的數(shù)字化加密技術(shù)將為數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，確保檔案管理工作質(zhì)量得到提升，全面展現(xiàn)出不動產(chǎn)檔案管理工作的實際價值。

3、數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的利用原則

3.1 嚴格遵守國家的各項規(guī)章制度

檔案事業(yè)是國家的一項重要事業(yè)，無論是采用傳統(tǒng)的管理辦法還是新技術(shù)的引入，嚴格遵守國家的各項規(guī)章制度仍舊是檔案工作開展的基本前提。在日常工作中，應(yīng)加大對國家相關(guān)法律和規(guī)范條例的學習，確保數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理符合檔案接收、管理、利用的標準和程序，促進檔案管理的各環(huán)節(jié)規(guī)范化運轉(zhuǎn)，為各項工作有效實施提供可靠基礎(chǔ)。不動產(chǎn)的檔案管理中有許多資料，需要檔案管理工作者有較高水平。在不動產(chǎn)數(shù)字檔案管理中，要做到科學、合理、有效地管理信息，必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保信息的真實、準確、高效性。在有關(guān)法規(guī)的指引下，工作人員要對城市的現(xiàn)狀和發(fā)展有一個全面的認識，以便更好地履行自己的工作職責，從而推動城市的發(fā)展。

3.2 確保檔案信息的真實性、完整性、時效性

隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展以及機構(gòu)改革的不斷深化，不動產(chǎn)檔案也積極轉(zhuǎn)變管理思路，全面推進檔案工作的精細化管理。數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)秉承并強化信息的真實性與完整性，確保檔案信息能夠在管理部門調(diào)檔、群眾辦事查檔過程中，完成企業(yè)管理工作，將被管理對象設(shè)置為項目、資金、人力資源、技術(shù)以及市場，簡化工作人員的檔案信息管理流程，加強企業(yè)文化機制的運用，充分發(fā)揮出管理機制的應(yīng)用價值，為員工營造出良好的工作環(huán)境。同時，數(shù)字化檔案管理平臺還需要進行定期更新與維護，持續(xù)對檔案數(shù)據(jù)進行動態(tài)更新，確保數(shù)字化管理平臺后臺數(shù)據(jù)的時效性，保障日常工作中工作人員能夠準確地檢索到最新的不動產(chǎn)檔案資源。不動產(chǎn)檔案記載了一座城市各個時期的建筑狀況，為今后城市的發(fā)展和規(guī)劃提供了一定的參考。所以，在建設(shè)和使用數(shù)字化檔案管理發(fā)展平臺的過程中，我們要確保不動產(chǎn)檔案資料能夠長久地保存、使用，使其在各個時期都能起到應(yīng)有的作用。在確保檔案資料長期保存的同時，也要確保檔案資料的安全，也就是資料不會遺失，因此必須定期對使用開發(fā)平臺的資料進行定期的維護。

3.3 保障檔案管理的安全與可持續(xù)性

在不動產(chǎn)檔案館中，有相當一部分在館資料屬于長期合法有效的檔案資源，且這部分檔案信息隨時可以作為有效的信息依據(jù)被管理部門或群眾查詢調(diào)取。因此，館藏檔案資料信息是需要長期保存，且確保其安全穩(wěn)定的。在數(shù)字化技術(shù)的加持下，檔案管理可規(guī)避一部分信息遺失遺漏的不良情況，一定程度上降低檔案信息丟失的概率以及資料尋回的成本。與此同時，數(shù)字化技術(shù)雖然為檔案管理帶來了諸多便利，可通過加強職工文化建設(shè)的方式，讓員工意識到企業(yè)文化的重要性，保證企業(yè)內(nèi)部員工具有相應(yīng)向心力、凝聚力，使企業(yè)文化成為企業(yè)健康發(fā)展的基石，給予員工相應(yīng)的思想保障以提升了工作效率，但依舊不可忽視數(shù)字信息的存檔安全問題。工作中應(yīng)加強對檔案數(shù)據(jù)進行有效監(jiān)管，強化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，對工作人員進行網(wǎng)絡(luò)安全培訓，對相關(guān)軟硬件實施有效管控，并針對數(shù)字化檔案管理建立長效管理機制，促進檔案資源長期穩(wěn)定利用。

3.4 保障新技術(shù)的普惠化與便捷化

數(shù)字化技術(shù)將為檔案查詢與調(diào)取提供技術(shù)上的支持，為日常工作帶來諸多方便，但對于非專業(yè)人員的社會群眾來說，數(shù)字化檔案管理平臺還需要兼顧一定的普適性、均好性與便捷性。數(shù)字化管理平臺應(yīng)提供相對簡單易操作的群眾端，避免新技術(shù)成為“秀肌肉”的工具。同時不應(yīng)將數(shù)字平臺作為檔案管理的唯一平臺，應(yīng)為老年人等不便人群提供人文關(guān)懷，切實將技術(shù)從“空中樓閣”中釋放下來，真正實現(xiàn)數(shù)字技術(shù)“貼近社會”“貼近群眾”“貼近生活”。

4、不動產(chǎn)檔案管理的問題和不足

4.1 檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)緩慢

在當今信息社會，檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)工作還不夠到位。首先，有關(guān)人員要把握當前的時代特點，推進不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化、信息化。但是，由于不動產(chǎn)檔案管理登記的歷史跨度較長，涉及的資料種類繁多、數(shù)量龐大，加上有關(guān)部門在資金和其他方面的投入力度不足，導致不動產(chǎn)檔案管理工作中數(shù)字化和信息化建設(shè)十分緩慢，也影響了不動產(chǎn)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

4.2 數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)查詢和利用方面的應(yīng)用存在不足

當前，部分不動產(chǎn)檔案管理工作出現(xiàn)了“雜亂”的現(xiàn)象，盡管有了數(shù)字化技術(shù)的運用，但是由于缺少對傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案資料管理觀念的剖析和研究，使得檔案管理工作更多地側(cè)重于檔案的保管，而未能充分發(fā)揮其在提高檔案使用價值上的作用。比如，某些不動產(chǎn)查詢方案在構(gòu)建時，由于缺乏數(shù)據(jù)互聯(lián)性，使得不動產(chǎn)信息的訪問應(yīng)用不夠全面，很難適應(yīng)不動產(chǎn)市場的實際需求。部分不動產(chǎn)檔案在數(shù)據(jù)檢索中，盡管能夠進行數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，但是由于沒有充分地考察和分析影響不動產(chǎn)數(shù)據(jù)使用效率的各種因素，從而導致了信息資源的利用效率低下。

4.3 數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案編號方面的應(yīng)用存在不足

要想使不動產(chǎn)檔案編號工作能夠更好地發(fā)揮其利用價值，就必須對其進行標準化處理。然而，目前，我國的不動產(chǎn)檔案管理工作在開展中，對文件編號缺乏有效的關(guān)注，未對收到的文件進行有效的審查，使不動產(chǎn)檔案管理制度的獨特優(yōu)勢無法得到顯現(xiàn)。比如，某些不動產(chǎn)文件在編號時，沒有充分注意到大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的流暢性，沒有能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)在信息傳輸中的作用進行分析，從而使得在缺少了海量數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的情況下，不動產(chǎn)文件編號的管理工作難以得到標準化。目前，已有部分數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)登記工作中運用，但由于沒有真正地對其進行排序、對其屬性進行有效的分析，使其分類方法很難進行調(diào)整和創(chuàng)新，工作人員不能在確定有關(guān)信息的前提下，對不動產(chǎn)登記編號的管理措施進行調(diào)整。由于某些數(shù)字化技術(shù)沒有達到有效運用，沒有對不動產(chǎn)文件檔案管理的最終效果進行研究，沒有能夠?qū)ξ募亩ㄏ虿樵冞M行有效的分析，從而造成檔案資料了在拍照過程中，很難形成一個標準化的目錄，同時也造成了文件編號的設(shè)定與流水編號相關(guān)性不高，無法在提高檢索效率的前提下，避免檔案丟失的問題。

5、數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的構(gòu)建策略

5.1 明確管理目標，轉(zhuǎn)變管理思維

首先，無論是采用傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式還是引入現(xiàn)代化科技輔助管理，在新時期、新背景下，都要確立一套符合當下發(fā)展需求的檔案管理目標。同時，在制定管理目標的過程中，應(yīng)清晰認識到“數(shù)字化技術(shù)”是輔佐實現(xiàn)管理目標的現(xiàn)代化“工具”，加強對企業(yè)的管理，運用項目調(diào)研、設(shè)計、建設(shè)以及投資管理的方式，掌握企業(yè)管理的主要內(nèi)容，降低對技術(shù)本身的影響，統(tǒng)一企業(yè)管理目標以及其管理方向與管理內(nèi)涵，使動產(chǎn)檔案管理模式只影響所設(shè)定目標的實施縱深。在管理的思維上，應(yīng)積極適應(yīng)與應(yīng)對數(shù)字技術(shù)的特性，宣傳企業(yè)文化，增加內(nèi)部得到核心競爭力，確保企業(yè)中心工作與職工切身利益結(jié)合，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的思維方法，改變以往“重藏輕用”的檔案管理模式，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在信息集成、整合、分析方面的優(yōu)勢，深入挖掘檔案的利用價值，使優(yōu)秀的企業(yè)文化成為企業(yè)管理工作的內(nèi)在動力，積極探尋檔案資源共享，強化網(wǎng)絡(luò)化思維與數(shù)字化思維，利用數(shù)字化平臺動態(tài)性、發(fā)散性、便捷性等技術(shù)特點，推動不動產(chǎn)檔案管理的日常工作。

5.2 完善數(shù)字化檔案管理的機制與標準

目前，國內(nèi)正處于檔案數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵時期，對于新技術(shù)、新方法、新模式制定并提出一套適用的管理制度、規(guī)范和標準，是當前亟須完成的關(guān)鍵任務(wù)，這也是確保檔案管理工作有效推進，提升檔案管理日常工作整體效率，支撐數(shù)字化管理模式長效、可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在當前，可先遵從各項國際、國家標準以及行業(yè)規(guī)范，同時結(jié)合實際工作的需求以及實踐中遇到的各類問題，不斷反思總結(jié)，最終形成一套針對性強、契合度高的管理機制與標準。

5.3 提高數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)查詢和利用方面的應(yīng)用水平

在探討電子技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的運用方式時，我們必須充分認識到當前不動產(chǎn)檔案管理的混亂狀況，尤其是要對傳統(tǒng)的文件管理理念進行歸納，使之能夠在使用數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對不動產(chǎn)檔案管理方法的改革，使之能在一定程度上克服制約條件，提高檔案的使用效率。

5.4 提高數(shù)字化在不動產(chǎn)檔案編號方面的應(yīng)用水平

我們要加強對不動產(chǎn)檔案編號研究，制訂詳細的歸類計劃，使之能在確定檔案的最后狀況的前提下，正確定位文件的位置，為實現(xiàn)文件的標準化、合理利用創(chuàng)造了良好的環(huán)境。要充分認識到老舊不動產(chǎn)檔案的特殊性，減少其拆分的次數(shù)，數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運用，有助于保證檔案管理工作的規(guī)范化，確保了檔案的序號與流水號的連貫，為提升不動產(chǎn)檔案管理工作提供了有利的環(huán)境，能夠有效防止檔案丟失。

5.5 強化數(shù)字化專門人才的儲備與選用

檔案的數(shù)字化、信息化雖然極大地節(jié)約了日常檔案管理的人力、物理，但在信息化與數(shù)字化構(gòu)建的過程中，始終離不開專業(yè)人才的付出與指引，專業(yè)型人才也是數(shù)字化平臺攻難關(guān)、再創(chuàng)新、可持續(xù)的重要內(nèi)生動力。在人才儲備與選用過程中，應(yīng)繼續(xù)注重對檔案相關(guān)人才的培養(yǎng)，其是制定檔案管理目標、確立工作總體方向的“舵手”；同時應(yīng)注重儲備數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)人才，這一類人才是為數(shù)字化檔案管理提供技術(shù)支撐的重要人員，是推動數(shù)字化管理落地的“水手”。在管理工作中，只有“舵手”與“水手”精誠合作，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理“揚帆遠航”。

5.6 建立數(shù)字化不動產(chǎn)檔案信息服務(wù)體系

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往存在“以藏為主”的工作慣性，形成了“看攤守業(yè)，等客上門”的工作模式。而在數(shù)字化檔案管理的加持下，檔案管理的工作模式將做出巨大的轉(zhuǎn)變，將從原有內(nèi)向的“館藏思維”轉(zhuǎn)變?yōu)橥庀虻摹胺?wù)思維”，其不僅包括了配合各管理部門調(diào)檔提檔，還包含了服務(wù)好群眾查詢檔案的各類訴求。同時，打通數(shù)據(jù)壁壘，做好數(shù)據(jù)共享，整合優(yōu)化數(shù)據(jù)，挖潛數(shù)據(jù)價值，做好數(shù)據(jù)分析，都是檔案信息服務(wù)體系中不可或缺的重要部分。最后，加強多方參與，定期吸納包括管理部門、公眾等服務(wù)對象的詢檔訴求，及時對相關(guān)問題做出回應(yīng)，最大限度發(fā)揮數(shù)字化檔案管理發(fā)展平臺的服務(wù)能力與社會功能。

5.7 強化數(shù)字平臺信息安全保障體系

數(shù)字化的一大隱患即是信息安全問題，為保障數(shù)字化不動產(chǎn)檔案存取的安全性，應(yīng)健全信息安全保障體系，在信息存儲數(shù)據(jù)庫內(nèi)設(shè)置防火墻，避免黑客進入，降低病毒成功攻擊的頻率。其次，在訪客查詢檔案信息時，應(yīng)設(shè)置核實身份的軟件程序，在身份認證成功后訪客進入本系統(tǒng)。同時應(yīng)建設(shè)密鑰管理工作，保障重要文件不被破壞。再次，對電子檔案做好全周期的監(jiān)管，并做好紙質(zhì)、電子兩種檔案并存工作，定期對存檔信息進行多重備份、異地備份。強化內(nèi)部監(jiān)控系統(tǒng)，確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，定期對安全保障系統(tǒng)加以維護與升級。同時，應(yīng)提高全員綜合素質(zhì)能力，避免不動產(chǎn)檔案管理中文件出現(xiàn)丟失、遺漏等現(xiàn)象，有效保證此方面檔案信息的安全。最后，建立應(yīng)對信息安全問題的應(yīng)急響應(yīng)機制，定期開展信息安全演練，以從容應(yīng)對各類網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫安全問題。

結(jié)語：

綜上所述，在信息飛入發(fā)展的背景下，各個行業(yè)的信息化建設(shè)水平都得到相應(yīng)的提高，使不動產(chǎn)檔案管理工作成為目前信息管理工作的重點之一。因此為保證不動產(chǎn)檔案管理工作的順利進行，需加強數(shù)字化平臺的建設(shè)工作，保證檔案管理工作的質(zhì)量、效率得到相應(yīng)的提升，利用科學技術(shù)來確保員工每一項工作的完整性，從而保證在此保證員工各項工作的公開、公正、透明。