高校檔案工作實(shí)踐與思考

王菊梅

(東華理工大學(xué) 檔案館，江西 撫州 344000)

2020年，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》在定義檔案的概念時(shí)指出：“本法所稱(chēng)檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”[1]所謂歷史記錄，是指在人類(lèi)社會(huì)的實(shí)踐中歷史地自然形成的原始記錄，是真實(shí)的記錄材料，不能偽造和篡改，具有存憑、留史、資政、育人的重要價(jià)值。高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[2]。高校檔案工作作為學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，具有很強(qiáng)的實(shí)踐性，現(xiàn)僅就高校檔案工作存在的實(shí)際問(wèn)題，談?wù)剛€(gè)人淺見(jiàn)。

1 用力對(duì)待檔案材料收集工作

高校在辦學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的各種檔案材料，散落在學(xué)校的各學(xué)院及各部門(mén)。檔案管理部門(mén)(高校一般都設(shè)有檔案館)需通過(guò)各院(部)的兼職檔案員，將這些檔案材料統(tǒng)一收集起來(lái)，然后加以整理和利用[3]。

貌似簡(jiǎn)單的收集工作，要做到“顆粒歸倉(cāng)”，應(yīng)收盡收，并不容易。主要有以下原因：(1)高校擴(kuò)招。自1999年擴(kuò)招以來(lái)，各高校辦學(xué)體量不斷加大，在校學(xué)生人數(shù)年年遞增，產(chǎn)生的檔案材料自然也是越來(lái)越多。(2)人員變動(dòng)。隨著社會(huì)的發(fā)展以及人才流動(dòng)政策日益寬松，加之高校內(nèi)部工作崗位調(diào)整需要，導(dǎo)致部分兼職檔案員工作變動(dòng)頻繁，不利于檔案收集。(3)歸檔范圍改變。高校對(duì)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的修訂使得歸檔案范圍經(jīng)常發(fā)生改變，這也給檔案材料的收集增加了難度。(4)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足。正所謂“隔行如隔山”，有些部門(mén)對(duì)檔案工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案材料收集工作“說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難”。

要想真正做到檔案材料的“顆粒歸倉(cāng)”應(yīng)歸盡歸，首先學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案管理意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，“用力”從制度上給予保證，建立一支穩(wěn)定、高效的兼職檔案員隊(duì)伍。各單位應(yīng)由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)指定熟悉本單位情況且有責(zé)任心的同志擔(dān)任兼職檔案員，同時(shí)要求負(fù)責(zé)檔案工作的人員相對(duì)固定。其次要“用力”提高專(zhuān)、兼職檔案員綜合素質(zhì)。相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)可通過(guò)定期舉辦全校兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、建立QQ工作群及微信工作群、專(zhuān)職檔案員上門(mén)指導(dǎo)等方式，提高兼職檔案員的檔案意識(shí)及業(yè)務(wù)素質(zhì)，避免在日常工作中出現(xiàn)檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的情況[4]。同時(shí)專(zhuān)職檔案人員要通過(guò)培訓(xùn)、參加會(huì)議、自學(xué)、工作實(shí)踐等途徑，加強(qiáng)檔案理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升自身理論修養(yǎng)及業(yè)務(wù)技能水平，促使其在檔案材料收集工作中能夠有意識(shí)、有能力、有理有節(jié)地指導(dǎo)與對(duì)接各單位兼職檔案員，保障部門(mén)歸檔材料的準(zhǔn)確率和完整性。只有這樣，才能從“源頭”做好檔案工作，最終實(shí)現(xiàn)檔案材料的“顆粒歸倉(cāng)”、應(yīng)收盡收。

2 用心對(duì)待檔案整理工作

面對(duì)通過(guò)各種途徑及方式收集上來(lái)的檔案材料，一名成熟的檔案工作者會(huì)以最快的速度和細(xì)致的耐心把它們拆開(kāi)、核對(duì)(歸檔清單)無(wú)誤后，便開(kāi)始檔案的整理工作：立卷、編頁(yè)碼、錄入系統(tǒng)、掃描、上傳、打孔、裝訂，等等。這其中的每一道工序，無(wú)一不需要檔案工作者的“用心”。

在檔案工作中尤其是在檔案整理過(guò)程中，要提倡“工匠精神”。檔案工作人員要做到用心負(fù)責(zé)，以執(zhí)著專(zhuān)注、精益求精、一絲不茍、追求卓越的工匠精神[5]，做好檔案的整理工作。通俗而言，“工匠精神”就是時(shí)時(shí)在想怎么把自己擅長(zhǎng)的一點(diǎn)事做得好些、再好些。如在做文件立卷時(shí)，常有1份文件處理單包含幾份不同文號(hào)的文件或是幾份文件共用一個(gè)文號(hào)，甚至還有同一個(gè)文號(hào)的兩份文件發(fā)給同一單位的情況。對(duì)此，檔案工作者一定要用心、認(rèn)真地加以分析、判斷，是發(fā)文單位失誤，還是因?yàn)槟承┨厥庠?或是因?yàn)槲募?nèi)容一致但要分別發(fā)給幾個(gè)單位，或因同一事項(xiàng)發(fā)文給同一單位而內(nèi)容有所補(bǔ)充修改)造成的。只有用心判斷清楚，才能處置得當(dāng)，而這用心對(duì)待，精心判斷的過(guò)程，正是工匠精神的體現(xiàn)。

此外，在檔案整理過(guò)程中，對(duì)檔案實(shí)體也同樣要用心負(fù)責(zé)，包括用心愛(ài)護(hù)、保護(hù)、修復(fù)檔案材料，盡量保留檔案原貌，從而保證檔案質(zhì)量。從歷史的維度看，很多檔案材料存留于世的生命周期要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)人的生命。

周而復(fù)始的檔案收集、整理工作，考驗(yàn)的是檔案人員心甘情愿坐冷板凳的毅力與耐心，離不開(kāi)他們年復(fù)一年、日復(fù)一日在檔案收集工作上的用力與用心。

3 用情對(duì)待檔案利用工作

“編筐編簍，全在收口。”眾所周知，檔案工作本質(zhì)上是一項(xiàng)服務(wù)性工作，收集、整理都只是手段，最終目的是利用。高校檔案的利用對(duì)象主要是學(xué)校、用人單位、教職工、校友等。學(xué)校因?yàn)楦鞣N評(píng)估、用人單位因?yàn)轵?yàn)證畢業(yè)生相關(guān)信息、教職工因?yàn)槁毞Q(chēng)評(píng)定、校友因?yàn)榭佳屑俺鰢?guó)等事項(xiàng)往往需要檔案材料。這些利用者除到訪學(xué)校外，還會(huì)以委托代理人或是通過(guò)電話、電子郵件的方式表達(dá)訴求。無(wú)論何種形式，檔案工作人員都應(yīng)該熱情接待、認(rèn)真查驗(yàn)身份、優(yōu)質(zhì)高效地提供其所需的檔案信息。

心理學(xué)上有一名詞叫“共情”，也可稱(chēng)為投情、神入、同理心等，是指一種在所有人際場(chǎng)合中產(chǎn)生的設(shè)身處地為他人著想的能力[6]。檔案對(duì)于利用者而言，多與其利益息息相關(guān)。檔案工作者要能與用戶(hù)產(chǎn)生共情，擁有同理心，同時(shí)要做到換位思考、將心比心、急人所急。堅(jiān)持平等、優(yōu)先、有限、求實(shí)、保密等檔案利用原則，對(duì)用戶(hù)用情負(fù)責(zé)。具體表現(xiàn)在：接聽(tīng)電話時(shí)要耐心解答、告知解決途徑；對(duì)電子郵件要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)回復(fù)、辦理；查找檔案時(shí)，要在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)盡量多換幾個(gè)關(guān)鍵詞檢索，做到不留“盲區(qū)”；出具證明時(shí)要注意不能盲目、無(wú)原則“用情”，只能證明檔案館保存的東西，檔案館沒(méi)有保存的東西，不出具證明，更不作任何判斷，避免引起錯(cuò)誤及糾紛。

每年的“6·9國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)以及《年鑒》等的編研工作，從某種角度說(shuō)，也是對(duì)檔案的一種利用，只不過(guò)利用的主體是收集、整理材料的檔案工作者。在這兩項(xiàng)工作中，同樣需要檔案工作者用情負(fù)責(zé)。只有用情，才能策劃并舉辦讓人入眼又入心的宣傳活動(dòng)，使師生通過(guò)宣傳，走進(jìn)檔案、感悟歷史，進(jìn)一步了解學(xué)校乃至國(guó)家、社會(huì)的發(fā)展變化；只有用情，才能編研出資料完整、內(nèi)容翔實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的《年鑒》等編研成果，服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作，為學(xué)校決策及制定規(guī)劃提供參考。

信息化時(shí)代，提倡的是服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。特別是疫情防控期間，更是凸顯線上業(yè)務(wù)辦理的重要性。檔案工作者只有用情才能積極開(kāi)展“線上為主、線下為輔”的檔案利用新模式，通過(guò)開(kāi)展線上檔案辦理服務(wù)工作可提升檔案利用的“便利指數(shù)”，解決利用者的“急難愁盼”問(wèn)題[7]，為其提供“無(wú)接觸、有溫度”的服務(wù)。在新的歷史條件下，高校檔案服務(wù)工作應(yīng)該實(shí)現(xiàn)多元化、智能化發(fā)展，從而最大限度地凸顯檔案的社會(huì)價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

正如習(xí)近平同志早在浙江工作時(shí)所指出的，檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)、各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開(kāi)檔案[8]。檔案的原始性、唯一性、系統(tǒng)性、豐富性，決定了高校檔案工作在服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)校友等方面具有不可替代的獨(dú)特作用[9]。2021年7月，習(xí)近平總書(shū)記又對(duì)檔案工作作出重要批示，充分體現(xiàn)了黨中央和習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的高度重視和對(duì)檔案工作者的親切關(guān)懷，為做好新時(shí)代檔案工作提供了根本遵循[10]?！按蜩F還需自身硬”，高校檔案工作者要從中汲取力量，緊緊圍繞“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”要求，以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指引，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹(shù)形象，不僅要做好檔案“守?cái)側(cè)恕?，更要用力、用心、用情讓自己成為有道德、有良心、有?zé)任的檔案管理者，使“做有溫度、有擔(dān)當(dāng)?shù)臋n案人”成為內(nèi)在訴求和神圣使命。