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    基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)研究

    2022-02-10 02:20:02劉艷麗祁玫丹陳振宇
    科技管理研究 2022年24期
    關(guān)鍵詞:科研經(jīng)費(fèi)引擎項目管理

    劉艷麗,祁玫丹,張 威,陳振宇,高 民

    (1.廣州開放大學(xué),廣東廣州 510091;2.香港科技大學(xué)霍英東研究院,廣東廣州 511458;3.廣東省科學(xué)學(xué)與科技管理研究會,廣東廣州 510013)

    為推進(jìn)科技創(chuàng)新,我國不斷加大對科學(xué)研究的重視程度與支持力度。國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效等若干措施的通知》賦予了科研人員更大的經(jīng)費(fèi)管理自主權(quán),這就要求有更完善的管理來提高資金使用效率。由于科技項目管理涉及到大量繁瑣、雜亂的數(shù)據(jù),傳統(tǒng)的項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計和管理方法不再適用[1];同時科研經(jīng)費(fèi)的來源與支出越發(fā)呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化的趨勢,項目管理的難度也在不斷提高。目前,科研協(xié)同管理機(jī)制創(chuàng)新的研究越來越關(guān)注信息通信技術(shù)對科研協(xié)同的影響[2]。雖然隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn),國內(nèi)各大科研院所積極將互聯(lián)網(wǎng)與科研管理深度融合[3],逐漸使用信息化管理系統(tǒng)來提高工作效率[4],但不同管理系統(tǒng)之間相互獨(dú)立,在尚未建立統(tǒng)一的信息管理制度和規(guī)范的情況下數(shù)據(jù)不能相互傳遞,且系統(tǒng)之間協(xié)調(diào)性較差,無法起到良好的整體管理作用;此外,科研經(jīng)費(fèi)使用的合理性直接影響科研活動的質(zhì)量和水平,對科研經(jīng)費(fèi)的管理應(yīng)貫穿科研項目管理的全過程。因此,如何優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理方案,通過科研經(jīng)費(fèi)管理提高科研項目管理的效率是近年來許多學(xué)者的研究方向。

    1 文獻(xiàn)回顧

    王倩倩[5]以中科院近代物理研究所為研究對象,揭示信息化管理制度體系不健全是研究所科研經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制中存在的主要問題之一,提出需要不斷完善科研經(jīng)費(fèi)管理信息平臺以實現(xiàn)科研項目的全過程管理。陳建凱[6]認(rèn)為在龐大的科研經(jīng)費(fèi)體量、多元的經(jīng)費(fèi)來源和落后的經(jīng)費(fèi)管理模式之間的矛盾日益凸顯的情況下,融合科研項目與財務(wù)項目對接流程有利于實現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理,從而提高項目管理效率。康學(xué)斌[7]以科研項目經(jīng)費(fèi)管理實施優(yōu)化設(shè)計為研究對象,明確提出需要通過對經(jīng)費(fèi)使用的數(shù)據(jù)庫實時更新來達(dá)到信息共享的目的,但未結(jié)合項目管理與經(jīng)費(fèi)管理提出解決辦法。除了在管理制度方面的探討,也有學(xué)者通過技術(shù)手段來解決當(dāng)前管理效率的問題,如魏青寶[8]以某研究院部門分類管理為基礎(chǔ)設(shè)計出一個科研管理系統(tǒng);張海濤等[9]依據(jù)面向?qū)ο缶幊毯头謱蛹軜?gòu)的設(shè)計方法進(jìn)行科研管理系統(tǒng)設(shè)計;易中文等[10]提出用中臺架構(gòu)的模式進(jìn)行企業(yè)信息系統(tǒng)集成;郭先超等[11]通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)交換平臺集成科研項目管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng);Sch?ffer 等[12]提出一種參考BPMN 標(biāo)準(zhǔn)和流程引擎體系結(jié)構(gòu)的PDA 工程平臺敏捷開發(fā)方法;Zhao 等[13]從企業(yè)項目管理的角度提出了一種項目管理系統(tǒng)設(shè)計。另外,也有專家學(xué)者從工作流引擎的角度進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計,如Van der Aalst 等[14]描述了一些工作流模式可以識別全面的工作流功能,這些模式為許多商業(yè)可用的工作流管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ);Zolfaghari等[15]構(gòu)建了按需和現(xiàn)場實例的工作流集成管理系統(tǒng),提出了一個有效的工作流接受和實例配置過程,以便根據(jù)就緒任務(wù)的數(shù)量及其截止日期啟動和終止實例;Ji 等[16]提出一個基于關(guān)系結(jié)構(gòu)的工作流引擎,包括工作流引擎類、功能組件、接口和數(shù)據(jù)庫的設(shè)計,實現(xiàn)具有可定制業(yè)務(wù)流程的柔性辦公自動化系統(tǒng);Liu 等[17]提出一種基于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的工作流引擎設(shè)計,可以根據(jù)當(dāng)前信息配置產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工作流和審批流程,遵循用戶的默認(rèn)條件來推進(jìn)相關(guān)進(jìn)程、滿足客戶的需求;Kaplar 等[18]提出一種可擴(kuò)展的工作流引擎,使用戶能夠創(chuàng)建動態(tài)自適應(yīng)的過程模型,方便業(yè)務(wù)邏輯的靈活適配;Erdmann 等[19]提出一種新的工作流管理分析方法,以便快速提高執(zhí)行效率;Ezekiel 等[20]提出基于事件驅(qū)動的業(yè)務(wù)工作流開發(fā)模型,為實時調(diào)整策略提供了靈活性,提高了整體控制的安全性,從而提高了自動化的整體質(zhì)量。

    可以看出,大部分已有研究使用系統(tǒng)集成的方法將多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理,雖然解決了“信息孤島”的問題,實現(xiàn)了信息共享,但并未從項目管理的整體性出發(fā)解決多系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程問題,尚未創(chuàng)建一個將經(jīng)費(fèi)管理和項目管理完美融合、同時兼顧整個業(yè)務(wù)流程切合制度的管理系統(tǒng)。中臺的技術(shù)方式雖然解決了數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)集成共享的問題,但仍存在項目預(yù)算反應(yīng)不及時、未有統(tǒng)一的流程引擎與操作方式以及使用不便等問題;同時,市場上也出現(xiàn)通過審批流程來解決經(jīng)費(fèi)管理與項目管理之間融合問題的各種流程引擎,但這些引擎通常只提供基本的行政表單審批和流程流轉(zhuǎn)功能,數(shù)據(jù)處理能力較弱,存在數(shù)據(jù)查詢處理不方便、配置有局限、流程固化、不可中途變更的弱點(diǎn),靈活性較差。在實際應(yīng)用中,從預(yù)算申請、招標(biāo)、付款、入庫完整的采購過程持續(xù)時間比較長,期間存在人員角色變更的情況,采用這種流程引擎,當(dāng)流程需要較大的變動時,常常要整個流程撤回、重新提交,不能很好地體現(xiàn)管理制度,對提升管理效率的能力也有限[21]。因此,本研究從經(jīng)費(fèi)管理入手,研發(fā)出一套科研經(jīng)費(fèi)管理與項目管理相融合的經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng),同時設(shè)計出一種有較大自由度的可自定義的工作流引擎,以數(shù)據(jù)為中心,以狀態(tài)來控制流程,以期提高科研院所的科研項目管理效率。

    2 基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)設(shè)計

    2.1 系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

    基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)(以下簡稱“系統(tǒng)”)的設(shè)計目標(biāo)是在管理扁平化的基礎(chǔ)上,從經(jīng)費(fèi)管理的角度出發(fā),貫穿從項目申報到結(jié)題驗收的全過程項目管理,將活動與流程相結(jié)合,“一站式”地解決業(yè)務(wù)流程管理和審批需求,同時在一套獨(dú)立的經(jīng)費(fèi)項目管理系統(tǒng)上可對其他系統(tǒng)進(jìn)行兼容,希望能給科研院所帶來可見、立竿見影的效益,極大提升辦公效率和項目管理效率。

    2.2 工作流引擎設(shè)計

    工作流引擎的目標(biāo)是方便簡單使用、可以將制度和規(guī)范即時反饋和通過應(yīng)用業(yè)務(wù)邏輯來實現(xiàn)[22]。通常工作流引擎實現(xiàn)方式有多種,基于活動間的前后關(guān)系有兩種描述方式,一種是狀態(tài)驅(qū)動,另一種是事件驅(qū)動。系統(tǒng)管理員預(yù)先定義好組織、角色等數(shù)據(jù),同時設(shè)計好工作流引擎的模型,然后交給流程引擎去執(zhí)行一系列的流程服務(wù),中間的流程數(shù)據(jù)將會存儲到對應(yīng)的流程數(shù)據(jù)庫,執(zhí)行完的流程實例會通過任務(wù)表管理器的解析展示到用戶界面,以供用戶處理當(dāng)前流轉(zhuǎn)的流程。本研究所設(shè)計的工作流引擎主要采用狀態(tài)控制方式,以狀態(tài)體現(xiàn)目前表單所處的步驟,以狀態(tài)生成當(dāng)前節(jié)點(diǎn),以狀態(tài)作為主要流轉(zhuǎn)條件,并將狀態(tài)作為數(shù)據(jù)編輯刪除的控制條,狀態(tài)的變更隨著流程的處理而改變?;跔顟B(tài)的工作流在變更上會更靈活,因為無須在發(fā)起的時候就固化整個流程,而是隨著條件和定義的改變而改變。工作流程的配置需要明確6 個概念:業(yè)務(wù)、狀態(tài)、條件、執(zhí)行、節(jié)點(diǎn)、擴(kuò)展動作。一個業(yè)務(wù)有多個類別或是多種狀態(tài),每個狀態(tài)可以是一個節(jié)點(diǎn)。系統(tǒng)功能具體表現(xiàn)如下:

    (1)根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型建立審批模型。系統(tǒng)將多種業(yè)務(wù)類型稱為“業(yè)務(wù)模塊”,根據(jù)不同的業(yè)務(wù)模塊確定不同的業(yè)務(wù)流程大類,也就是說,一個流程的設(shè)置必須屬于某種業(yè)務(wù)模塊,再根據(jù)業(yè)務(wù)模塊的相關(guān)屬性設(shè)置為業(yè)務(wù)流程的走向條件;同時,每種業(yè)務(wù)模塊有自身的擴(kuò)展動作(條件與處理),只有確定了業(yè)務(wù)模塊才能設(shè)置響應(yīng)的擴(kuò)展動作。

    (2)流程條件。以預(yù)算申請單(BR)審批為例,通常一個BR 的屬性包括BR 類別(報銷、預(yù)支、調(diào)賬、收款、采購等)、金額、所屬部門、預(yù)算項目種類、是否危化品等,都可以作為流程條件,通過流程條件與單據(jù)的匹配,就能串起該單據(jù)的整個流程周期。在流程執(zhí)行條件判斷時,采用職責(zé)鏈方式,使得每個條件的判斷方法都各司其職,又不會出現(xiàn)缺位等情況。

    (3)流程擴(kuò)展。流程擴(kuò)展分為條件擴(kuò)展與動作擴(kuò)展,擴(kuò)展條件與流程的走向無關(guān),但會影響當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行,阻止未達(dá)成條件的業(yè)務(wù)過早流轉(zhuǎn)到下一狀態(tài)。流程擴(kuò)展動作指的是在當(dāng)前流程處理之外有額外需要執(zhí)行的一些處理任務(wù),例如作廢BR 擴(kuò)展將會清除BR 的支出信息,釋放預(yù)算占用;報銷通知將通知用戶BR 已經(jīng)到達(dá)財務(wù)審批節(jié)點(diǎn),以及需要提交執(zhí)照材料和注意事項等。擴(kuò)展條件與具體業(yè)務(wù)類型有關(guān),例如BR 的擴(kuò)展條件有選擇已收貨、已付款、有財務(wù)憑證等,所以在配置流程時,只能配置該流程所屬業(yè)務(wù)模塊能使用的擴(kuò)展。

    (4)流程復(fù)用。在同一種業(yè)務(wù)模塊下的流程可以匹配多種條件,如預(yù)支、報銷、采購等這些類型的BR 在部門初審的時候,執(zhí)行人都是部門主管,那么在提交初審、部門進(jìn)行初審的流程時,可以同時匹配多種BR 類型條件,使得流程統(tǒng)一,達(dá)到復(fù)用的效果。

    (5)流程執(zhí)行。流程可以設(shè)置執(zhí)行人,執(zhí)行人可以是創(chuàng)建者、部門主管、項目主管、具體角色、具體人或者業(yè)務(wù)相關(guān)人員,如簽署人、當(dāng)前采購員等。當(dāng)業(yè)務(wù)執(zhí)行到相應(yīng)狀態(tài)時,會生成新的節(jié)點(diǎn)與前一個節(jié)點(diǎn)相關(guān)聯(lián),形成節(jié)點(diǎn)鏈,通過節(jié)點(diǎn)鏈可以進(jìn)行回退撤銷處理。流程執(zhí)行可以通過以上第(3)點(diǎn)所述的擴(kuò)展實現(xiàn)更復(fù)雜的條件控制以及進(jìn)行附加處理,同時,不同的業(yè)務(wù)模塊可以在不同的流程節(jié)點(diǎn)設(shè)定當(dāng)前執(zhí)行需要補(bǔ)充哪些相應(yīng)的字段信息。例如,在科研項目申報管理業(yè)務(wù)中,在項目立項時需要填寫立項的金額,在采購單審核時需要選擇簽署人等。流程執(zhí)行分為會簽、獨(dú)占,可以加簽、知會、撤銷等動作提高流程處理的靈活度。流程處理后,業(yè)務(wù)將改變到另一狀態(tài),但也可能不更改狀態(tài),例如需要上級部門審批的,可以循環(huán)幾級,到可以確認(rèn)的部門主管審批為止才流轉(zhuǎn)到下一狀態(tài)。

    (6)流程通知。流程配置時可以指定通知人,如是否通知執(zhí)行人,是否通知創(chuàng)建者或通知某個角色或用戶組;若采購的是危化品,將通知安全小組。流程執(zhí)行后,將調(diào)用統(tǒng)一的通知模塊提醒業(yè)務(wù)人員。不同的業(yè)務(wù)有具體的消息擴(kuò)展來生成不同的消息內(nèi)容,可以分別通過系統(tǒng)內(nèi)部通知,如郵件通知、釘釘、微信平臺等來實現(xiàn)。其中,郵件通知自動生成鏈接碼并設(shè)置過期控制,用戶在過期前點(diǎn)擊鏈接碼、輸入密碼后便能自動打開相應(yīng)業(yè)務(wù)辦理界面,提高處理效率。

    (7)移動審批。系統(tǒng)基于H5 開發(fā),也支持IOS 系統(tǒng)、安卓系統(tǒng)下的釘釘、企業(yè)微信進(jìn)行審批,只需界面樣式適應(yīng)手機(jī)即可在移動端進(jìn)行系統(tǒng)操作,其他諸如流程發(fā)起、流程審批等的接口調(diào)用和電腦端無異。

    (8)代理功能。系統(tǒng)還設(shè)有代理功能,由用戶個人設(shè)置代理,當(dāng)流程到某個審批人時會通知代理人。例如,當(dāng)用戶A 設(shè)置了代理B,那么對于本該用戶A 審批的流程,系統(tǒng)會自動通知代理B 進(jìn)行審批,由此提高了審批的靈活理性以及審批效率。

    在上述功能的基礎(chǔ)上,系統(tǒng)流程審批的需求也愈發(fā)個性化。在進(jìn)行多流程自定義配置的基礎(chǔ)上,本系統(tǒng)設(shè)計了在運(yùn)行時管理員可以任意干預(yù)流程走向的功能,可以直接退回流程并繼續(xù)執(zhí)行,而不需要作廢或重新發(fā)起流程,從而滿足了系統(tǒng)審批流程中臨時更換審核人等要求。

    2.3 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

    基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計如圖1 所示。

    圖1 基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

    系統(tǒng)提供多個業(yè)務(wù)模塊,如項目管理模塊、資金管理模塊、采購管理模塊等,這些模塊都以預(yù)算管理為目標(biāo)。工作流引擎作為整體系統(tǒng)的一部分,每個業(yè)務(wù)都可以關(guān)聯(lián)到工作流引擎,業(yè)務(wù)活動與流程控制一起產(chǎn)生,通過配置各種業(yè)務(wù)流程定義實現(xiàn)由不同的角色共同完成的一系列符合審理制度的活動?;顒又g不僅有嚴(yán)格的先后順序限定,而且內(nèi)容、方式、責(zé)任等也有明確的安排和界定,可以使不同活動在不同崗位角色之間轉(zhuǎn)接而完成整個審批流程;同時,系統(tǒng)留有對外接口,可以將相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成、數(shù)據(jù)共享且統(tǒng)一處理。同時,系統(tǒng)還設(shè)置了其他通用模塊,如統(tǒng)一查詢模塊用來查詢整體的流程進(jìn)度以及過往經(jīng)費(fèi)支出記錄;在活動產(chǎn)生對應(yīng)的結(jié)果時,用消息通知管理模塊來通知流程中的工作人員;移動審批模塊可以讓用戶在移動端進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。此外,系統(tǒng)還可以在通用模塊的基礎(chǔ)上設(shè)計與添加自定義模塊,以滿足用戶的個性需求。

    3 實證分析

    3.1 問題描述

    以F研究院(以下簡稱“研究院”)為例,其以科技創(chuàng)新為核心驅(qū)動,致力于粵港合作下的科技研發(fā)與成果轉(zhuǎn)化,是國家自然科學(xué)基金依托單位。自創(chuàng)院以來,超過90 余位香港知名教授在研究院擔(dān)任研發(fā)中心負(fù)責(zé)人或承擔(dān)各類科技項目并開展產(chǎn)學(xué)研合作,累計承擔(dān)各級各類科研項目800 余項,項目合同經(jīng)費(fèi)總額約為8 億余元。研究院在未開發(fā)出自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)之前所面臨的主要問題如下:(1)多個系統(tǒng)之間相互獨(dú)立,數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。例如用友財務(wù)系統(tǒng)、用友人事系統(tǒng)、本部項目管理系統(tǒng)等,多個系統(tǒng)自成一套業(yè)務(wù)流程,跨系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)流程無法銜接,系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)流程斷點(diǎn)給管理帶來盲區(qū),造成管理內(nèi)耗、降低管理水平。(2)業(yè)務(wù)流程缺乏數(shù)字化及流程化,線上線下分裂嚴(yán)重。有的業(yè)務(wù)甚至還停留在線下管理、紙質(zhì)記錄的模式,線上業(yè)務(wù)流程割裂,“數(shù)據(jù)孤島”嚴(yán)重。(3)項目和資金管理糾結(jié),開銷管理不清晰。項目和資金缺乏關(guān)聯(lián)性,項目不能和多個資金源關(guān)聯(lián)。(4)多數(shù)據(jù)重復(fù)錄入,項目報表匯總困難。無法快速統(tǒng)計和整合項目經(jīng)費(fèi)使用等情況嚴(yán)重影響科研項目的研發(fā)進(jìn)度,且多次繁瑣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計也造成了人力資源的浪費(fèi)。(5)多系統(tǒng)以及功能單一的系統(tǒng)化管理造成數(shù)據(jù)重復(fù)、業(yè)務(wù)繁瑣、審批流程慢,不利于管理制度的落地與實施。因此,研究院急需一套系統(tǒng)將項目管理和資金管理連接起來,同時需要進(jìn)行管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化,并在項目管理過程中滿足其他管理需求,以此來提高工作效率、降低運(yùn)作成本。

    3.2 相關(guān)名詞定義

    本研究所設(shè)計的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)是以預(yù)算管理和使用為基礎(chǔ),在設(shè)計系統(tǒng)時需要明確以下的名詞定義及解釋。

    (1)科目。指系統(tǒng)中最底層最細(xì)的費(fèi)用類別,在項目初始設(shè)定時確立,是整個系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與劃分的基礎(chǔ)。目前系統(tǒng)中有包括專用設(shè)備購置、試制費(fèi)、設(shè)備租賃、燃料費(fèi)、電費(fèi)、水費(fèi)、辦公易耗品等在內(nèi)的48 個科目,涵蓋所有實際花費(fèi)且數(shù)量固定,報銷時按照實際使用情況進(jìn)行選擇,然后由系統(tǒng)進(jìn)行匹配。

    (2)分類。指各級科技項目中的費(fèi)用類別,由各科技項目限定。每個分類都可對應(yīng)為若干科目的集合,由系統(tǒng)自定義限定、預(yù)設(shè)。

    (3)預(yù)算結(jié)構(gòu)。指各科技項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算書(任務(wù)書、計劃書)中經(jīng)費(fèi)的結(jié)構(gòu)樣式,由各科技項目類型決定。在本系統(tǒng)中,每一筆資金都與某一預(yù)算結(jié)構(gòu)唯一對應(yīng),預(yù)算結(jié)構(gòu)由分類組成,分類則由科目組成,對應(yīng)關(guān)系見圖2。

    圖2 案例研究院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的預(yù)算結(jié)構(gòu)對應(yīng)關(guān)系

    (4)BR 與事項。BR 是研究院用于預(yù)支、報銷、銀行扣款的預(yù)算申請和付款申請清單,而事項即為BR 內(nèi)的申請報銷條目,也是生成資金報表的條目。BR 與項目、資金源緊密相關(guān):BR 的產(chǎn)生推動流程的審計,最終生成報銷;報銷使用的經(jīng)費(fèi)最終錄入財務(wù)系統(tǒng),生成記賬憑證號(見圖3)。

    圖3 案例研究院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中BR 與事項的關(guān)系

    (5)項目與資金。項目在系統(tǒng)中指政府項目、商業(yè)項目等各種資金來源名稱,每個項目下都有至少一筆資金存在,例如在國家科技重大專項項目中,可能包括工信部資助經(jīng)費(fèi)、省級配套經(jīng)費(fèi)、市級配套經(jīng)費(fèi)、區(qū)級配套經(jīng)費(fèi)、單位自籌經(jīng)費(fèi)等多筆資金,可通過不同的編碼對應(yīng)不同層次的項目預(yù)算結(jié)構(gòu)。預(yù)算結(jié)構(gòu)a、b、c之間可以互不相同,也可以都相同(見圖4)。

    圖4 案例研究院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中項目資金與預(yù)算結(jié)構(gòu)的對應(yīng)關(guān)系

    3.3 使用示例

    F研究院根據(jù)多年來的項目管理經(jīng)驗,進(jìn)一步研發(fā)出基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng),旨在加強(qiáng)研究院項目資金管理與BR 報銷流程管理。通過該系統(tǒng),可以統(tǒng)籌管理不同形式的經(jīng)費(fèi),加強(qiáng)項目經(jīng)費(fèi)監(jiān)控、結(jié)題控制,實現(xiàn)跨部門項目的賬面整合,流程化快速建立、審核、報銷BR,并跟蹤BR 報銷狀態(tài);同時系統(tǒng)提供強(qiáng)大的查詢功能與報表導(dǎo)出格式,可滿足支出控制、支出統(tǒng)計、預(yù)算參考、項目中期檢查、結(jié)題等項目經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)需求。系統(tǒng)將項目管理和經(jīng)費(fèi)管理緊密相結(jié)合,從經(jīng)費(fèi)管理的角度出發(fā),以項目管理、預(yù)算控制、支出應(yīng)用為主要的三大業(yè)務(wù)模塊,工作流引擎始終貫穿全活動過程。其總體架構(gòu)如圖5 所示。

    圖5 案例研究院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)整體架構(gòu)

    (1)業(yè)務(wù)模塊。系統(tǒng)提供了項目申報、項目管理和預(yù)支、報銷、采購等支出應(yīng)用,調(diào)賬、記賬、沖賬等財務(wù)應(yīng)用,收款、撥款、內(nèi)部結(jié)算、管理費(fèi)提前等項目預(yù)算應(yīng)用以及人員預(yù)算、租金預(yù)算等預(yù)占用處理等功能模塊。其中,預(yù)算控制是科研經(jīng)費(fèi)管理的重要一環(huán),是保證項目順利運(yùn)行的基礎(chǔ),需要財務(wù)的管理與監(jiān)督并行。系統(tǒng)設(shè)計的預(yù)算控制模塊可實現(xiàn)動態(tài)化的預(yù)算管理,確保科研經(jīng)費(fèi)能夠嚴(yán)格按照預(yù)算有效支出,并及時將預(yù)算執(zhí)行情況反饋給科研管理人員及課題負(fù)責(zé)人,加強(qiáng)對項目風(fēng)險的控制,從而有效提高預(yù)算的執(zhí)行力與控制力,保證項目順利實施。通過預(yù)算控制方式,可在項目開支時嚴(yán)格按照項目資金的預(yù)算設(shè)置來運(yùn)作,不超支、不超時、不超限。

    (2)工作流引擎。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的工作流引擎,每個業(yè)務(wù)都可以關(guān)聯(lián)到工作流引擎、配置每種業(yè)務(wù)流程定義,提供業(yè)務(wù)審批流支持,通過配置各種業(yè)務(wù)流程定義,實現(xiàn)由不同角色共同完成的一系列符合審理制度的活動,可以使不同活動在不同崗位角色之間轉(zhuǎn)接而完成整個審批流程。

    (3)文件管理。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的文件管理方式,每個業(yè)務(wù)調(diào)用統(tǒng)一的文件上傳接口以及統(tǒng)一的文件存儲、下載、預(yù)覽接口;同時,每個業(yè)務(wù)獨(dú)立進(jìn)行文件下載、查看權(quán)限的控制,保障文件的私密性。一個事項對應(yīng)該事項的材料,經(jīng)辦人員進(jìn)行事項查詢、材料追蹤時脈絡(luò)清晰,極大提高工作效率。

    (4)定時任務(wù)。系統(tǒng)有統(tǒng)一的定時任務(wù)接口,可以很便利地進(jìn)行定時任務(wù)配置,也能快速增加新的定時任務(wù)功能。

    (5)權(quán)限控制。系統(tǒng)有多種權(quán)限控制,預(yù)定義一些基本的系統(tǒng)操作權(quán)限,以角色來組織權(quán)限內(nèi)容,以部門來劃分權(quán)限范圍,以項目來區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)權(quán)限,以狀態(tài)來細(xì)分不同階段的權(quán)限處理方式。例如符合權(quán)限的管理人員才可以查看項目預(yù)算及收支情況,才可以列支與項目對應(yīng)的報銷和采購單,為該項目建立BR 和采購;同時每一筆經(jīng)費(fèi)只有符合預(yù)算科目、金額大小、符合資金預(yù)算時間,且在審核通過后才可以開支。

    (6)日志接口。系統(tǒng)自定義數(shù)據(jù)日志接口,需要記錄日志的實體類。只要實現(xiàn)相應(yīng)接口,當(dāng)數(shù)據(jù)保存時便可自動實現(xiàn)相應(yīng)的日志保存,實現(xiàn)具體操作的詳細(xì)記錄與數(shù)據(jù)變更的跟蹤。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的郵件日志與事件日志,管理員可以很方便地查看系統(tǒng)郵件發(fā)送情況以及系統(tǒng)異常信息,并反饋給開發(fā)人員。

    (7)消息通知。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的消息通知管理模塊,可以提供給業(yè)務(wù)流程引擎調(diào)用,進(jìn)行內(nèi)部消息發(fā)送、郵件發(fā)送、釘釘推送以及企業(yè)微信推送。在郵件通知中,提供快速登錄鏈接以及過期控制。

    (8)釘釘審批。系統(tǒng)提供WAP 訪問入口,在釘釘中設(shè)置入口,對釘釘用戶與系統(tǒng)用戶進(jìn)行關(guān)聯(lián),可以快速地進(jìn)行釘釘消息推送以及在釘釘中進(jìn)行查詢與審批。

    (9)統(tǒng)一查詢框架。系統(tǒng)實現(xiàn)統(tǒng)一的查詢框架,各業(yè)務(wù)采用統(tǒng)一的接口和同樣的編碼規(guī)則,由此快速實現(xiàn)和擴(kuò)展各種自定義的查詢條件。用戶可以自定義查詢展示的數(shù)據(jù)列以及排序方式,并且導(dǎo)出查詢結(jié)果,以及保存自定義數(shù)據(jù)列與查詢條件后可以快速切換查詢方式及查詢展示。

    (10)對外接口。系統(tǒng)可與研究院本部(以下簡稱“本部”)的科研項目關(guān)聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行集成,通過接口把項目申報信息推送給對方,也可與用友財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成,把收支信息推送到用友財務(wù)系統(tǒng)生成相應(yīng)的憑證與固定資產(chǎn)卡片信息,推送供應(yīng)商信息到用友的客商信息;此外,還可與用友人事系統(tǒng)進(jìn)行集成,獲取用友的部門人員信息,匹配系統(tǒng)的部門用戶信息。

    整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖如圖6 所示。其中,虛線表示外部元素;圓角矩形代表流程;方形代表外部系統(tǒng)接口;缺邊矩形代表數(shù)據(jù)表;箭頭代表數(shù)據(jù)流。

    圖6 案例研究院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流

    首先,項目管理員根據(jù)項目預(yù)算和任務(wù)書,在系統(tǒng)建立一個新的項目,并通過項目的負(fù)責(zé)人、成員、訪問權(quán)限等分別設(shè)置經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限、使用權(quán)限、查詢權(quán)限;接著,把不同來源的經(jīng)費(fèi)以資金的形式按照相應(yīng)的預(yù)算結(jié)構(gòu)錄入到對應(yīng)的項目下,并設(shè)置經(jīng)費(fèi)的使用期限,同時,根據(jù)不同的經(jīng)費(fèi)要求可設(shè)置不同的資金使用方式。項目建立后,項目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)以及指定項目查詢權(quán)限的人隨時都可以查看項目的支出情況,生成報表。支出經(jīng)費(fèi)時,用戶會創(chuàng)建一個費(fèi)用申請單(BR),錄入支出的說明、時間、責(zé)任人、金額等信息后,系統(tǒng)自動顯示所有匹配可用的預(yù)算供用戶選擇,用戶確定采用某一項預(yù)算后,該預(yù)算在系統(tǒng)中的可用余額將相應(yīng)減少。BR 單通過工作流引擎控制,經(jīng)過各級審批后到達(dá)財務(wù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款并與財務(wù)系統(tǒng)對接,生成財務(wù)的記賬憑證。項目結(jié)題后,系統(tǒng)還可以進(jìn)行資金結(jié)轉(zhuǎn),即把剩余的資金轉(zhuǎn)到統(tǒng)籌項目或者新建立的一個項目中繼續(xù)使用,使得結(jié)轉(zhuǎn)前后的賬目更加清晰。如圖7 所示。

    3.4 使用系統(tǒng)的優(yōu)勢

    系統(tǒng)細(xì)化業(yè)務(wù)流程,厘清項目和資金兩者關(guān)系,通過業(yè)務(wù)BR 實際串聯(lián)了項目與資金源,使得BR 費(fèi)用與財會科目直接產(chǎn)生對應(yīng)關(guān)系,使財務(wù)統(tǒng)計不再復(fù)雜、項目管理過程不再繁瑣模糊。研究院使用該管理系統(tǒng)后科研項目管理績效明顯提升。具體表現(xiàn)如下:

    (1)審批流程效率大幅度提高。在使用系統(tǒng)之前,用戶需要填寫打印單據(jù)并送到本部簽名,中間審核人多且審核時間不確定,有時審批耗費(fèi)時間長達(dá)數(shù)周。使用系統(tǒng)后,審批的環(huán)節(jié)可以在線上隨時完成,且系統(tǒng)設(shè)有個人代理功能,再繁瑣的審批流程均亦可在幾天內(nèi)完成。

    (2)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、查詢準(zhǔn)確。在使用系統(tǒng)前,財務(wù)需要將用戶填寫的報銷單據(jù)重新錄入到其他系統(tǒng),且難以核實項目資金額度是否充足、支出科目是否符合使用要求、經(jīng)費(fèi)使用是否超時等;使用系統(tǒng)后,用戶將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)時即可自動檢查,且不用重復(fù)錄入其他系統(tǒng),還可快速查詢項目資金科目及其余額,經(jīng)費(fèi)審核一目了然,無須擔(dān)心出現(xiàn)錯誤。

    (3)多部門交叉作業(yè)、實時監(jiān)控項目進(jìn)度。在使用系統(tǒng)前,財務(wù)和項目部門難以將項目間經(jīng)費(fèi)調(diào)撥、管理費(fèi)提取、調(diào)賬處理等事項同步,且項目管理人員無法使用用友等財務(wù)軟件查詢經(jīng)費(fèi)使用情況,也很難獲取歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù);使用系統(tǒng)后,各個部門可以快速查詢和統(tǒng)計數(shù)據(jù),整合項目經(jīng)費(fèi)使用情況,共同監(jiān)測每個項目的開銷進(jìn)度,管理流程清晰了然、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計便捷,大幅度提升人工效率的同時也降低研究院整體運(yùn)作成本,顯著提升了研究院的整體管理效率。

    4 結(jié)論

    本研究所設(shè)計的系統(tǒng)服務(wù)于財務(wù)流程,業(yè)務(wù)電子化可隨時回溯以往的BR 記錄,多用戶共享BR 詳細(xì)信息、追蹤BR 狀態(tài),BR 自動匹配,與資金、項目掛鉤,項目和資金分別用數(shù)據(jù)表管理,BR 表關(guān)聯(lián)支出科目,選擇多資金源劃撥;同時,業(yè)務(wù)流程化可實現(xiàn)跨部門操作,審批制度靈活且操作簡單,工作人員上手快,可批量進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和業(yè)務(wù)復(fù)制。同時,系統(tǒng)服務(wù)于項目管理,可統(tǒng)籌不同形式的項目經(jīng)費(fèi),規(guī)范各類項目經(jīng)費(fèi)支出;跨部門項目賬目整合,管理明晰,從整體到部分建立項目和資金源賬目,記錄項目和資金情況;實體信息串聯(lián),全方位地進(jìn)行信息查詢統(tǒng)計,隨時監(jiān)控項目狀態(tài)、把握項目進(jìn)度。此外,業(yè)務(wù)獨(dú)立,采用數(shù)據(jù)接口而不影響其他系統(tǒng)。如案例研究院研發(fā)出的基于自定義工作流引擎的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)涵蓋項目申請、預(yù)算設(shè)置、經(jīng)費(fèi)使用、采購審批、結(jié)題經(jīng)費(fèi)審計等項目管理全流程,多年來經(jīng)過不斷改進(jìn)、完善與創(chuàng)新,已經(jīng)較貼合項目經(jīng)費(fèi)管理的需求,并且通過小幅度改進(jìn)即可適用于各種不同的經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)。

    該管理系統(tǒng)基于科研經(jīng)費(fèi)管理但又不局限于經(jīng)費(fèi)管理,可為其他科研院所在項目管理和經(jīng)費(fèi)管理方面提供借鑒和參考,促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)使用科學(xué)化、規(guī)范化、績效化,推動科研提質(zhì)增效和我國科研管理總體水平提升。

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