社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的問題及優(yōu)化措施研究

■楊 青 劉汶源 郭敬蕊

一、引言

隨著數(shù)字化時(shí)代的來臨，數(shù)字化技術(shù)在社會(huì)發(fā)展中的地位越來越重要。根據(jù)《數(shù)字中國發(fā)展報(bào)告（2021年）》公開數(shù)據(jù)顯示，2017年到2021年，我國數(shù)字經(jīng)濟(jì)規(guī)模從27.2萬億增至45.5萬億，總量穩(wěn)居世界第二，年均復(fù)合增長率達(dá)13.6%，占國內(nèi)生產(chǎn)總值比重從32.9%提升至39.8%[1]。數(shù)字化技術(shù)正在與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域深度融合，加速推動(dòng)了我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。數(shù)字化技術(shù)對(duì)國家的各個(gè)方面都產(chǎn)生了重大的影響。而為進(jìn)一步推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，我們也要積極順應(yīng)時(shí)代潮流，提升數(shù)字化技術(shù)在不同領(lǐng)域的應(yīng)用水平，深入挖掘數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值，使得數(shù)字化技術(shù)可以更有效地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。

在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展中，數(shù)字化和信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為重要的發(fā)展趨勢(shì)。2020年，在新修訂的《檔案法》中，增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”內(nèi)容，明確鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。這在法律制度上認(rèn)可了電子檔案的法律效力，也體現(xiàn)了對(duì)檔案事業(yè)數(shù)字化、信息化建設(shè)的重視。而在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展中，截至2021年6月底，全國基本養(yǎng)老、失業(yè)、工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)分別達(dá)到10.14億人、2.22億人、2.74億人，基本醫(yī)療保險(xiǎn)覆蓋超過13億人。伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)體系建設(shè)的逐漸成熟，社會(huì)保險(xiǎn)的參保人員數(shù)量的持續(xù)增長，龐大的數(shù)字對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的建設(shè)發(fā)展提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展關(guān)乎民生穩(wěn)定，作為民生檔案，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參保人及參保單位的權(quán)益真實(shí)記錄者，也是支撐社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要部分[2-3]。為更好地應(yīng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)展所面臨的考驗(yàn)，為公眾提供更高質(zhì)量的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦服務(wù)，更有效地促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的現(xiàn)代化的有效實(shí)現(xiàn)，各地、各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)部門都提升了對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度。盡管目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了一些成果，但相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱、工作人員專業(yè)水平不足、各地工作推進(jìn)尚不均衡等問題仍不同程度的存在，這也對(duì)我們的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)起到了一定的阻礙作用。在之后的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的工作中，要繼續(xù)做好頂層設(shè)計(jì)，完善制度建設(shè)；加強(qiáng)檔案管理，完善管理工作；提升人才素質(zhì)，引進(jìn)專業(yè)人才；加強(qiáng)信息保護(hù)，筑牢安全防線。多措并舉推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，繼續(xù)提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的水平，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案可以更好地服務(wù)社會(huì)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）建設(shè)資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理與發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響。數(shù)字化建設(shè)離不開先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，而先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備也需要大量的資金投入。但是，結(jié)合人力資源和社會(huì)保障部的官方數(shù)據(jù)來看，在與社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案建設(shè)相關(guān)的部門中，2020年信息中心部門的信息化建設(shè)的資金投入為1349.88萬元，其他管理事務(wù)的資金投入為3578.39萬元，信息化建設(shè)的資金占比為27%。和其他管理事務(wù)支出相比較來看，用來支持信息化建設(shè)的資金投入較少。而在人力資源和社會(huì)保障部的年度決算中，信息化建設(shè)的投入資金從2017年的3785.87萬元上升至2020年的7260.69萬元。雖然信息化建設(shè)資金一直逐年上升，信息化建設(shè)支出占人力資源和社會(huì)保障管理事務(wù)總支出的比例還是比較少，在2017—2019年，占比一直維持在4%~5%的水平，2020年雖有所提升，但也仍未超過10%。從這里來看，雖然數(shù)字化、信息化建設(shè)越來越引起重視，但是整體的資金投入相對(duì)不足，從而也影響數(shù)字化、信息化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這也一定程度上影響了社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)。

（二）引進(jìn)人才素質(zhì)不高，人才隊(duì)伍有待擴(kuò)大

近年來，隨著數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性越來越凸顯。隨著數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)部門的服務(wù)與管理的模式也都逐漸發(fā)生了變化，而伴隨這種變化，一些現(xiàn)實(shí)問題也有所暴露。從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足需要，管理制度也不適用于電子檔案的管理工作[4]。特別是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門的工作人員，相關(guān)的工作人員對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理知識(shí)、管理方式等情況比較了解，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)比較熟悉，但對(duì)新型的數(shù)字檔案文件的管理方法、原則尚不了解，數(shù)字化意識(shí)比較淡薄[5]。而從引進(jìn)的新的人才來看，作為與社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)度較高的部門，2019—2022年人社部信息中心部門引進(jìn)的人才專業(yè)背景要求多為計(jì)算機(jī)、軟件工程、通信工程、信息安全等信息技術(shù)專業(yè)。但總的來看，新引進(jìn)的工作人員的專業(yè)背景集中于信息技術(shù)方面，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用非常熟悉，但缺少檔案專業(yè)人才。而針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)的檔案管理，也有其自身的特色，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)不僅需要過硬的技術(shù)支撐，也需要社會(huì)保險(xiǎn)、檔案等方面的專業(yè)支持。從這里來看，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，現(xiàn)有的工作人員技能水平不足，對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度較淺，新引進(jìn)的人才雖然有助于信息化、數(shù)字化建設(shè)，但人才隊(duì)伍有待進(jìn)一步豐富擴(kuò)大。

（三）數(shù)字化程度差異大，工作推進(jìn)尚不均衡

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的相關(guān)工作關(guān)系民生，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的發(fā)展也面臨著數(shù)字化建設(shè)的要求，各地、各級(jí)的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也逐漸建立了社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化的方案和構(gòu)架。但是，由于數(shù)字化技術(shù)發(fā)展情況、社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展情況在各地區(qū)尚且存在差異，各地、各級(jí)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度也不同，這也導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)受到了一定程度的影響。根據(jù)《數(shù)字中國發(fā)展報(bào)告（2021年）》所公開的數(shù)據(jù)顯示，我國的區(qū)域數(shù)字化發(fā)展水平地區(qū)差異明顯。在數(shù)字化水平較好的廣東省，根據(jù)廣東省2002年發(fā)布的《廣東省勞動(dòng)和社會(huì)保險(xiǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)總體規(guī)劃》的具體內(nèi)容，在社會(huì)保險(xiǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)的一開始，廣東便將業(yè)務(wù)檔案一體化管理重視起來。2015年，廣東省啟動(dòng)集中式人社一體化信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接。而相對(duì)于廣東省，數(shù)字化水平發(fā)展較低的吉林省，2018年應(yīng)用了新的檔案系統(tǒng)，采用社會(huì)保險(xiǎn)電子業(yè)務(wù)檔案，電子檔案的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)同步經(jīng)辦、同步收集、同步掃描[6]。由此可見，在各地的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，由于地區(qū)數(shù)字化水平的差異的存在，對(duì)信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知差異的存在，都使得各地的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作推進(jìn)不均衡。

（四）檔案安全風(fēng)險(xiǎn)較大，數(shù)據(jù)安全有待提高

社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)就是數(shù)字化時(shí)代社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展面臨的重要契機(jī)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，它真實(shí)客觀地記錄了參保人員的各類信息，為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要的功能和作用。數(shù)字化時(shí)代既為其的發(fā)展帶來機(jī)遇，也同樣帶來挑戰(zhàn)，其中最明顯的就是所面臨的安全挑戰(zhàn)[7]。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的內(nèi)容關(guān)系到每個(gè)人的個(gè)人身份信息，檔案內(nèi)容較為重要，檔案信息較為隱私。并且，伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)的不斷擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的工作量也有所加大，工作要求也更高，而建設(shè)過程中也存在著各種危及檔案安全的因素，如數(shù)字化檔案信息內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確，檔案信息存儲(chǔ)不當(dāng)，檔案信息泄密等。這些潛在的不安全因素一旦因管理、技術(shù)不到位而發(fā)生，會(huì)給檔案造成重大損失，也給那些非法獵取檔案信息的不法分子以可乘之機(jī)[8]。因此，安全問題是社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中最為普遍、最為關(guān)注和亟待解決的問題。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化措施

（一）做好頂層設(shè)計(jì)，完善制度建設(shè)

在之后的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)中，要繼續(xù)做好頂層設(shè)計(jì)，完善制度建設(shè)。當(dāng)前，關(guān)于檔案管理方面的法律制度有權(quán)威的《檔案法》，并且，在最新修訂的《檔案法》中，已認(rèn)可了電子檔案的法律效力。這也是關(guān)于電子檔案、數(shù)字檔案的法律制度的建設(shè)，但是關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案的相關(guān)法律制度的建設(shè)還比較缺乏。在未來，要結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)檔案的具體特點(diǎn)和內(nèi)容，出臺(tái)更有針對(duì)性的關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案的法律制度，完善法律制度建設(shè)，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)，在具體的社會(huì)保險(xiǎn)檔案領(lǐng)域，已有部分管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)制度，2009年人力資源和社會(huì)保障部出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，2015年，國家標(biāo)準(zhǔn)委正式批準(zhǔn)發(fā)布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》，2020年，人力資源和社會(huì)保障部的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心聯(lián)合信息中心印發(fā)了《社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理暫行辦法》，進(jìn)一步規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理，2021年，人力資源和社會(huì)保障部發(fā)布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，選取試點(diǎn)城市，大大推動(dòng)了社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理應(yīng)用。但是，當(dāng)前的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)制度較為分散，一些細(xì)節(jié)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)更多是針對(duì)整體電子檔案的管理工作，而關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案的管理工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范較少，也缺少更高級(jí)別、更權(quán)威的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范。因此，在未來的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)中，要推動(dòng)制度建設(shè)向精細(xì)化發(fā)展，綜合規(guī)劃，出臺(tái)更權(quán)威、更細(xì)化的關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案的管理規(guī)范和制度標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)保障社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的統(tǒng)一[9]，為進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化打好基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)檔案管理，完善管理工作

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)中，要針對(duì)新的檔案形式輔以更現(xiàn)代化的管理方式。當(dāng)前，社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展越來越重要，社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理工作現(xiàn)狀也可以直接體現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)工作的狀況。在之后的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要從不同的角度加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理工作，完善管理工作。在管理者角度，社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理者應(yīng)當(dāng)積極提升對(duì)于數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)數(shù)字化、信息化素質(zhì)，完善電子檔案的管理工作，提升數(shù)字化技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中的應(yīng)用程度。在管理技術(shù)角度，在社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理中，要應(yīng)用新的管理技術(shù)和管理模式，利用當(dāng)前的先進(jìn)信息技術(shù)，來提升管理的效率。通過引進(jìn)科學(xué)的管理技術(shù)、管理模式來梳理整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理的流程，結(jié)合現(xiàn)代化管理的要求，提升管理效率，完善電子檔案的管理工作，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

（三）提升人才素質(zhì)，擴(kuò)大人才隊(duì)伍

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，人才隊(duì)伍能力素質(zhì)的高低會(huì)直接影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)成效。在未來，有必要將人才隊(duì)伍建設(shè)作為推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展的重要保障措施。一方面，應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)人才。要繼續(xù)豐富人才隊(duì)伍，建立復(fù)合型的人才隊(duì)伍[9]，既要有信息專業(yè)的人才，也要有檔案專業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)專業(yè)的人才，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)提供扎實(shí)的人才保障。各地各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門要積極升級(jí)本單位保險(xiǎn)檔案管理人員的人員結(jié)構(gòu)，為之后的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。另一方面，也要加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，既要將社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)作為主要培訓(xùn)方向，也應(yīng)要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員廣泛地學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、人工智能等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)[10]，并對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行靈活操作，為之后的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

（四）加強(qiáng)信息保護(hù)，筑牢安全防線

一方面，要?jiǎng)?chuàng)新安全技術(shù)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)需要強(qiáng)有力的安全保障，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全技術(shù)的更新力度，高度重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案的安全性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的安全處理工作，切實(shí)提高安全防護(hù)等級(jí)，有效減少數(shù)據(jù)損失和信息泄露的情況。同時(shí)，要在完善數(shù)據(jù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上引入全新的病毒查殺軟件，對(duì)病毒查殺軟件進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，進(jìn)一步提升社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案系統(tǒng)的安全性。另一方面，也要做好存儲(chǔ)備份工作，社會(huì)保險(xiǎn)檔案事關(guān)民生，關(guān)系到公眾的個(gè)人信息隱私，是重要的民生檔案，在之后的社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)工作中，要做好對(duì)重要的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息進(jìn)行備份的工作，要按照規(guī)范對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行收集與存儲(chǔ)，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)信息的備份水平，完善檔案風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。

四、總結(jié)

總的來看，數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的發(fā)展帶來機(jī)遇，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)值得我們給予更多關(guān)注，當(dāng)前，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，存在制度方面、人才方面、安全方面等多方面的問題。我們要針對(duì)具體的問題實(shí)施有針對(duì)性的優(yōu)化措施，完善制度建設(shè)、完善管理工作、擴(kuò)大人才隊(duì)伍、筑牢安全防線，多措并舉，繼續(xù)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)和檔案事業(yè)的現(xiàn)代化。