論事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

■王愛(ài)珍

一、問(wèn)題

目前，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還存在一些問(wèn)題，主要是：

（一）缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范

在事業(yè)單位體制改革的大背景下，很多單位都在加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)，但在實(shí)際應(yīng)用中，由于各單位之間存在著部門(mén)之間的關(guān)聯(lián)性差、適應(yīng)性差等問(wèn)題，很難通過(guò)單一的文件管理來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)各類文件的查詢和檢索，導(dǎo)致了資源共享性差。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的涉及面越來(lái)越廣，內(nèi)容也越來(lái)越豐富，但由于工作流程和規(guī)范性的落后，導(dǎo)致了檔案工作的效率大打折扣，很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）資源配置不足

在事業(yè)單位信息化建設(shè)中，軟硬件設(shè)備的配備是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施中，加強(qiáng)對(duì)檔案信息和資料的存儲(chǔ)，是推進(jìn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。目前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位的硬件設(shè)備都比較落后，其主要原因是審批手續(xù)復(fù)雜、回復(fù)遲緩，信息化建設(shè)缺乏資金支持，導(dǎo)致硬件和軟件更新滯后，無(wú)法持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，缺少必要的其他實(shí)際措施也是造成信息化發(fā)展緩慢的重要原因。

（三）缺乏專業(yè)管理人才

檔案信息化建設(shè)再怎么健全，也離不開(kāi)人的介入。要加快檔案事業(yè)的信息化建設(shè)，就必須選用具有較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和擁有與時(shí)俱進(jìn)思想的人才。從發(fā)展的視角來(lái)看，由于信息技術(shù)的發(fā)展滯后，使檔案管理的工作在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)被邊緣化，有的地方還存在著人才短缺的問(wèn)題。有的單位在招聘檔案管理人員時(shí)，為了確保組織的完整性，對(duì)檔案管理人員的招聘要求有所降低，比如有的單位不設(shè)置考核內(nèi)容、不限制專業(yè)門(mén)類、不注重工作經(jīng)歷等問(wèn)題，從根本上阻礙了信息化發(fā)展。有的機(jī)關(guān)檔案管理人員呈現(xiàn)出老齡化嚴(yán)重的問(wèn)題，這就導(dǎo)致了他們的思想觀念落后、專業(yè)技能不足、主觀能動(dòng)性低，沒(méi)有清楚認(rèn)識(shí)自己工作的重要性，逐漸成為信息化建設(shè)道路上的阻礙。

（四）檔案信息化程度較低

計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速應(yīng)用，為提高檔案工作的工作效率打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，在實(shí)踐中，有的機(jī)關(guān)還沒(méi)有建立起與之相適應(yīng)的管理體系，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。有些網(wǎng)站建設(shè)完成后，由于缺乏必要的管理與維護(hù)，無(wú)法正常運(yùn)作，無(wú)法有效地實(shí)現(xiàn)信息化管理的功能。

二、對(duì)策

（一）明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作是以實(shí)物方式進(jìn)行的，而隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的信息化管理工作也得到了有效的應(yīng)用。新形勢(shì)下，為充分發(fā)揮檔案共享的作用，必須進(jìn)一步明確和完善檔案信息化管理體制，提高檔案信息化管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范，結(jié)合我國(guó)國(guó)情及發(fā)展特點(diǎn)，制定內(nèi)部管理體系，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)。歸檔管理資料所使用的軟硬件規(guī)范必須統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的高度共享打下良好的基礎(chǔ)。

（二）完善檔案信息化服務(wù)設(shè)施

要搞好檔案工作，必須充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)，利用先進(jìn)的設(shè)施和設(shè)備，做好檔案的收集、儲(chǔ)存和分類工作。要加大對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，引進(jìn)掃描儀、刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)等必要的檔案管理信息系統(tǒng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)有關(guān)設(shè)施和設(shè)備的使用管理，保證其科學(xué)合理地使用，從而提高檔案的使用壽命，減少檔案的信息化建設(shè)費(fèi)用。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

隨著新形勢(shì)的發(fā)展，更多的機(jī)構(gòu)向信息化方向邁進(jìn)，事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展，就必須與社會(huì)發(fā)展保持密切的關(guān)系。為確保社會(huì)群眾、社區(qū)居民及時(shí)得到信息的反饋和相關(guān)的服務(wù)，我們可以在網(wǎng)站上對(duì)公眾進(jìn)行信息公開(kāi)，以網(wǎng)站的形式回答疑問(wèn)或提供相關(guān)的服務(wù)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)上咨詢的反饋、查詢和實(shí)時(shí)存檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站與單位內(nèi)部網(wǎng)的聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)智能辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。利用因特網(wǎng)技術(shù)，建立了一個(gè)特定的國(guó)家或區(qū)域內(nèi)的特定網(wǎng)絡(luò)，使各部門(mén)之間的檔案管理信息能夠在線上進(jìn)行共享，加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通。在建設(shè)檔案資訊網(wǎng)站時(shí)，必須選用具有較高安全性、良好口碑、符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范的檔案資訊網(wǎng)站。要加強(qiáng)與其他部門(mén)的溝通，在信息化方面加強(qiáng)思想和技術(shù)交流，并結(jié)合自身的具體情況，結(jié)合各部門(mén)的具體情況，形成個(gè)性化的檔案管理信息系統(tǒng)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化安全

在檔案管理工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的安全保障，提高檔案工作的安全運(yùn)行水平。由于互聯(lián)網(wǎng)的高度共享，為機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)的安全帶來(lái)了很大風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)際使用中，要從安全的角度出發(fā)，做好檔案的網(wǎng)絡(luò)安全防范工作。要科學(xué)地維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，并要強(qiáng)化防火墻和殺毒軟件的設(shè)置。同時(shí)，在日常管理、使用過(guò)程中，要利用好除濕除塵等設(shè)施，以保證檔案資料的安全。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接關(guān)系到檔案信息化的實(shí)施。因此，在檔案信息化建設(shè)中，通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化教育和指導(dǎo)，使有關(guān)工作人員能根據(jù)自己的能力和素質(zhì)情況，適時(shí)地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的更新和提高。通過(guò)聘請(qǐng)專家學(xué)者到單位進(jìn)行有針對(duì)性的內(nèi)部培訓(xùn)，提高檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，豐富新技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用；同時(shí)，要加強(qiáng)檔案工作人員的思想政治工作，激發(fā)他們的工作熱情，明確職責(zé)，使其全力以赴地投身于檔案工作。

三、成效

（一）有利于節(jié)約檔案儲(chǔ)存空間

傳統(tǒng)的文件管理過(guò)程，包括收集、歸納、存儲(chǔ)等，以紙質(zhì)文件為主要存儲(chǔ)方式。但由于年代和存儲(chǔ)條件的限制，紙質(zhì)文件的缺點(diǎn)也逐漸顯露，易造成文字不清、破損等問(wèn)題，如受潮、蟲(chóng)蛀等，從而影響到文件的完整性。將信息化建設(shè)與檔案管理結(jié)合起來(lái)，在單位內(nèi)部進(jìn)行信息化管理，既能避免以上問(wèn)題，又能降低儲(chǔ)存空間和管理難度，還有利于維護(hù)好的檔案儲(chǔ)存環(huán)境。

（二）有利于提升檔案管理效率

檔案的查找、排序、核對(duì)在傳統(tǒng)的檔案管理工作中主要依靠工作人員手工完成，而這種管理模式往往造成檔案管理中的差錯(cuò)，在海量的檔案中查找會(huì)增加工作難度，嚴(yán)重影響機(jī)關(guān)檔案管理效率及質(zhì)量。新形勢(shì)下，把信息化與檔案管理結(jié)合起來(lái)，不但可以緩解人力資源的不足，而且可以簡(jiǎn)化檔案查詢過(guò)程。按照信息化、智能化的要求完成檔案的管理，既可以降低人力成本，又可以促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的快速開(kāi)展。

（三）有利于提升單位信息化水平

檔案工作是事業(yè)單位綜合管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，不但可以促進(jìn)事業(yè)單位信息化的發(fā)展，也可以加速事業(yè)單位信息化建設(shè)發(fā)展水平。同時(shí)，也能促進(jìn)單位建立健全的綜合信息化體系，真正促進(jìn)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。