高校學生檔案檢查工作現(xiàn)狀及對策研究

■胡晨怡

引言：

2008年教育部、國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令）[1]，對高校檔案的機構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布等提出管理辦法，將高校檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，但隨著學生檔案實際工作的推進，仍面臨不少難題。因此，本文就如何兼顧高校學生檔案檢查工作的質(zhì)量與效率進行研究，以期為其他高校學生檔案檢查工作的開展提供思路。

一、高校學生檔案

（一）新生檔案

新生檔案是指學生在還未進入及剛進入高校學習時產(chǎn)生的具有保存價值的材料，記錄著學生的學習、社會實踐、組織關(guān)系等資料，同入學資格審查緊密相連，是建立高校學生檔案的基礎(chǔ)。

新生檔案的歸檔方式一般有兩種：檔案館直接接收學生檔案和經(jīng)由學院間接接收。以上海大學為例（以下簡稱我校），我校采取的是第二種，學院收齊后統(tǒng)一交由檔案館學生檔案室。我校對新生歸檔材料規(guī)定如下：

本科新生檔案包含新生登記表、身份證復印件、戶口簿復印件或者戶口遷移證、高中畢業(yè)登記、黨團員材料、考生材料以及獎懲材料。碩士和博士新生檔案還需要包含對應的畢業(yè)登記表、復試表、成績單、畢業(yè)設(shè)計評定表、學位申請書等[2]。

（二）在校生檔案

相比于新生檔案的統(tǒng)一歸檔，在校生檔案由于個體的差異，其歸檔時間和內(nèi)容也不相同。其歸檔內(nèi)容一般包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、專業(yè)技能材料、實踐材料、入伍材料等[3]。以一名黨員碩士為例，在校生檔案包括入黨志愿書、預備黨員教育考察手冊、發(fā)展黨員培養(yǎng)考察手冊以及優(yōu)秀學生干部等材料。

（三）畢業(yè)生檔案

畢業(yè)生檔案作為高校學生檔案的最后一部分，包含學籍、學位及就業(yè)等重要信息。我校本科畢業(yè)生歸檔材料一般包含學習成績單、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)論文成績評定書、報到證白聯(lián)等。碩士及博士畢業(yè)檔案還需包含對應的學位證明書、學位申請書、專家推薦信等材料[4]。

二、學生檔案檢查工作

（一）現(xiàn)狀分析

1.新生檔案檢查

傳統(tǒng)的新生檔案歸檔流程是各學院輔導員將郵寄的學生檔案收齊后同歸檔清單一起裝進檔案袋，在封面標注上學生學院、專業(yè)、學號、姓名等信息，然后按照學號從小到大進行排序后統(tǒng)一交由檔案館。

檔案館工作人員首先需要核對學生學號、姓名、材料數(shù)量和材料有效性，諸如簽名和公章是否齊全等。其次整理檔案袋內(nèi)材料，將屬于歸檔范圍內(nèi)的材料朝前放置，對于紙張上的回形針、訂書針等損害檔案袋的尖銳物品去除后才可以入庫保存。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案袋內(nèi)還有原來高校的檔案袋，則根據(jù)封面是否有目錄信息進行處理，有則剪切保留，無則丟棄，避免影響后續(xù)檢查。

傳統(tǒng)的新生歸檔還需要輔導員填寫檔案移交表，以上海某高校為例，移交表內(nèi)容包含歸檔部門、班級、學號、學生姓名、備注、核查人名單、核查人簽名、部門蓋章、移交人及聯(lián)系方式、日期等。檔案館工作人員需將紙質(zhì)移交表妥善保存，以便查考。

為了簡化新生檔案檢查工作，我校實現(xiàn)檔案移交表線上登記。輔導員用工號登錄接待登記系統(tǒng)，線上勾選要歸檔的內(nèi)容，如果大量學生要歸檔的材料一致可以進行批量歸檔。檔案館工作人員在后臺就可以看見歸檔信息，不必翻閱紙質(zhì)移交表進行對照，出現(xiàn)問題時聯(lián)系歸檔人也更加方便。

2.在校生檔案檢查

在校生檔案的利用一般分為黨團關(guān)系查閱抄錄、入伍證書復印、單位政審以及學生其他材料的歸檔。其利用流程為：在查閱人身份證件檢查無誤后，進入庫房調(diào)取檔案。取檔案時除了檢查檔案袋內(nèi)信息，如學生學號、姓名、所需檔案是否齊全、紙質(zhì)檔案蟲蛀、破損和粘連情況等，還需檢查檔案外排序情況，如是否有穿插和混排情況。在文件歸檔或是借閱歸還后，檢查文件有無破損、污漬、缺頁、混入別人的檔案等情況[5]。

3.畢業(yè)生檔案檢查

畢業(yè)生檔案檢查是檔案順利轉(zhuǎn)遞的基礎(chǔ)。畢業(yè)生檔案的檢查分為兩個階段，一是在輔導員歸檔學生畢業(yè)檔案時進行檢查。檔案館工作人員需要核對材料是否齊全、成績單等材料是否有學院蓋章、字跡是否清晰等。確認無誤后按照學號入庫保存。二是在轉(zhuǎn)遞檔案時進行檢查，檔案館員需要根據(jù)學生填寫的轉(zhuǎn)遞信息，將檔案從庫房調(diào)出，再次比對學生的學號、姓名以及畢業(yè)檔案材料是否齊全，無誤后貼上密封條并蓋章。

為了提高檢查效率，我校在畢業(yè)檔案袋上進行改善，將移交表內(nèi)容打印在檔案袋封面上，如畢業(yè)生登記表、學位表等。輔導員根據(jù)學生檔案實際情況，有材料就在那一欄打勾，沒有則不用標注，檔案袋包含的檔案一目了然。同時，輔導員填寫的文字內(nèi)容減少為學號和姓名，便于找到關(guān)鍵信息。因此，檔案館只需在輔導員歸檔畢業(yè)材料時對畢業(yè)檔案袋內(nèi)的材料進行核對，在檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)不必重復檢查畢業(yè)檔案袋。

（二）難點分析

1.檔案規(guī)范性問題

雖然27號令和《干部人事檔案工作條例》都能在一定程度上為高校學生檔案管理工作提供參考，但對于高校來說，仍缺乏全面的實施標準[6]。以27號令為例，條例對于學生檔案歸檔范圍定為：高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。材料歸檔時間定為：學校各部門應當在次學年6月底前歸檔，各院系等應當在次學年寒假前歸檔[7]。在實際工作中，會碰到以下幾個規(guī)范性問題：

第一，高校學生檔案歸檔時間不定。以新生檔案為例，由于條例只規(guī)定了最晚歸檔日期，對于歸檔開始時間沒有明確要求，可能會出現(xiàn)各個學院的歸檔時間各不相同，甚至有個別學生開學時未攜帶檔案，需要后期補寄或是檔案丟失需要重新補辦檔案等情況。這使得歸檔工作無法在同一時間段集中完成，降低了歸檔效率。通常情況下，我校新生檔案于7月開始陸續(xù)歸檔，當年11月至12月才完成歸檔。

第二，高校學生檔案歸檔內(nèi)容不統(tǒng)一。對于歸檔內(nèi)容，高校都有各自的規(guī)定，以上海師范大學為例，其本科畢業(yè)生歸檔范圍為畢業(yè)生登記表、成績總單、實習成績評定表、畢業(yè)生派遣通知書、黨團材料和獎懲材料，不包含我校要求歸檔的畢業(yè)設(shè)計評定表。檔案歸檔內(nèi)容的不統(tǒng)一可能會導致新生入學時需要重新聯(lián)系原來的高?；蚋咧羞M行材料的補交。

第三，學生檔案質(zhì)量無法保證。個別檔案會出現(xiàn)用筆不規(guī)范，使用了圓珠筆、鉛筆以及非黑色的水筆等，這會影響字跡的耐久和清晰性。檔案中還會存在手續(xù)不完備的情況，如信息漏填、漏蓋章、缺少形成時間、缺少審批手續(xù)等，對檔案的有效性造成影響，需要重新補交。

2.檔案工作人員不足

隨著高校規(guī)模的擴大，在校生數(shù)量不斷增加，以我校為例，2022年我校招收本科新生共4717人，碩士和博士新生共6423人，新生檔案就超過一萬份，且仍有許多畢業(yè)生檔案滯留在學校。據(jù)統(tǒng)計，學生檔案室現(xiàn)有館藏常年超過5萬卷，檔案數(shù)量十分龐大。參考《地方各級檔案館人員編制標準（試行）》，館藏一萬卷檔案，檔案館應配備5人，超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分每五千卷增配1人；但我校實際學生檔案工作人員數(shù)量不足5人，人均工作量增加，工作效率無法得到保證，且每年需要歸檔和轉(zhuǎn)遞的學生檔案數(shù)量龐大，人手不足既導致檔案部門檢查審核檔案難度增加，也影響了畢業(yè)生檔案按時轉(zhuǎn)遞[7]。

3.人工效率低

現(xiàn)有高校學生檔案檢查工作基本都是人工完成，而這種工作方式極其依賴于檔案工作人員的專業(yè)性。由于材料多、檢查過程繁瑣枯燥，工作人員無法長時間集中精力核對檔案，容易出現(xiàn)漏檢、少檢等情況。如果安排臨時人員幫忙檢查，也會存在錯檢等情況，檢查質(zhì)量無法保證。

三、學生檔案檢查對策

（一）高校健全檔案管理制度

在收集整理檔案時，無法僅依靠檔案館自身，還要同高校其他部門進行配合，特別是學生材料的形成部門。因此高校需要依據(jù)27號令和《干部人事檔案工作條例》，結(jié)合各校實際情況，對本校學生檔案管理制度進行制定和完善，應歸盡歸。明確學生檔案收集整理工作的責任劃分、管理職能、檔案收集方式、收集內(nèi)容、檔案樣式規(guī)范、移交時間和移交部門，在發(fā)現(xiàn)問題時也能及時探究原因給予解決，確保檔案的真實性、原始性、安全性和可靠性。

（二）培養(yǎng)學生的檔案意識

檔案會出錯的有一部分原因是學生本人對自己檔案不夠重視。檔案填寫都是由輔導員進行督促、整理以及核查，學生的參與感不強，填寫檔案時不夠細致負責，甚至不按規(guī)定進行填寫。[8]因此需要讓學生培養(yǎng)檔案意識、讓其參與到檔案收集過程中。

在宣傳方面，針對新生，檔案館需要在新生入學前做好宣傳工作。在錄取通知書中放入歸檔細則，告知學生需要歸檔哪些內(nèi)容并列出經(jīng)常出現(xiàn)的問題。在細則中還需給出檔案館聯(lián)系方式，提前解決問題。針對所有學生，特別是畢業(yè)生，可以通過廣播、檔案館網(wǎng)站、公眾號推文等形式，向其宣傳檔案的重要性，并應告知畢業(yè)生：除了申請延期兩年轉(zhuǎn)檔的學生，其他人應將檔案盡快轉(zhuǎn)走，以免因為檔案滯留出現(xiàn)問題。

在檔案收集方面，應讓學生了解自己的檔案狀況、主動參與歸檔過程。例如，我校除了在網(wǎng)站上進行新生歸檔提示和畢業(yè)生歸檔提示，還能讓學生看到自己的檔案是否齊全。新生可以在上海大學研究生招生信息系統(tǒng)中的檔案及政審查詢界面，查看檔案是否通過。畢業(yè)生可以通過上海大學檔案館官網(wǎng)的學生檔案入口，進行線上檔案轉(zhuǎn)遞，填寫完相關(guān)信息后，界面會提示缺少哪些材料，讓學生自己參與到歸檔過程中，使其對檔案內(nèi)容的填寫更加嚴謹。此外，所有學生均可以在網(wǎng)站查詢學生檔案，登錄后可以看到學號、姓名、性別、專業(yè)、檔案轉(zhuǎn)寄信息、檔案是否在校以及歸檔詳情等，學生能清楚獲知自己的檔案狀態(tài)，以便更好開展檔案工作。

（三）輔導員接受歸檔培訓

在高校檔案管理制度中除了要對歸檔范圍進行明確，還需要明確歸檔細則，如對檔案紙張方向、排序、內(nèi)容作出明確規(guī)定。

輔導員歸檔是檔案館進行檔案管理的第一步，也要遵循高校檔案管理制度。為了讓輔導員能夠更好、更快適應歸檔細則、提高歸檔質(zhì)量，可以對輔導員進行歸檔培訓。

由于各學院的輔導員并不固定且兼職輔導員崗位流動較為頻繁，每年需要在開學和畢業(yè)之際對輔導員進行統(tǒng)一培訓。此外，還可以推出歸檔課件，讓輔導員在閑暇之余也能學習。

以本科新生歸檔為例，在培訓中，告知輔導員歸檔內(nèi)容包括新生登記表、身份證復印件、戶口簿復印件或者戶口遷移證、其他高中材料。身份證復印件需要將正反面打印在同一頁，戶口簿復印件需要包含第一頁和本人頁。對于高中畢業(yè)生登記表，需要告知輔導員，由于各省市的規(guī)定不同，高中畢業(yè)生登記表的名稱和樣式會存在差異，如山東省和山西省的高中畢業(yè)登記表正式名稱為普通高中學生素質(zhì)發(fā)展報告、湖北省將其稱為普通高級中學學生檔案。最后，需在材料頁面右上角寫上序號，順序放置，并且將紙張按照檔案袋的方向放入，方便核查是否有材料遺漏。

（四）對歸檔檔案抽查、普查結(jié)合

檔案館人手有限，面對大量的新生檔案和急待轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案，將所有的檔案一一核查耗時過久。為了提高檢查效率，在對輔導員進行統(tǒng)一培訓、對學生完成檔案意識培養(yǎng)的前提下，實行歸檔檔案抽查與普查相結(jié)合。

檔案抽查的想法是從研究對象的全體中取一小部分進行觀察和研究，從而對整體進行推斷，在檔案管理中也常被運用到?！稒n案保護與復制技術(shù)學》一書中提出“對于保護條件較好的檔案，一般抽查比例可小一點，比如5%-10%,對于保護條件不好的檔案，抽查數(shù)可以多一些,比如20%以上?！贝送?，2021年，寶雞市檔案局對共130家市屬部門、團體、企事業(yè)單位檔案室、縣（區(qū)）檔案館安全管理工作進行監(jiān)督抽查，抽查比例為30%。

學生檔案抽查可以參考以上比例。以抽查比例20%為例，歸檔一萬卷新生檔案，只需要抽查2000卷，檢查工作量大大縮減。但這樣抽查的缺點是樣本量不夠大，無法確保剩下檔案的準確性。因此在抽查的基礎(chǔ)上進行普查，進一步提高檔案準確性。抽查比例設(shè)為20%后，可以在計算機上設(shè)定開始學號和結(jié)束學號，系統(tǒng)進行隨機抽取，對2000卷檔案進行檢查，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，對其學院輔導員歸檔的其他檔案進行普查，以防出現(xiàn)重復錯誤。

（五）引入RFID高校檔案管理系統(tǒng)

隨著《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》關(guān)于檔案信息化建設(shè)政策的出臺[9]，越來越多的高校開始探索基于最新技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)、用于學生檔案的信息化建設(shè)。RFID技術(shù)就是其中一項。

RFID即射頻識別，最早用于軍事領(lǐng)域，其原理是通過無線射頻方式實現(xiàn)雙向數(shù)據(jù)非接觸通信，整個過程全程自動化。能對標簽進行讀寫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、目標識別等預期效果。它也被認為是本世紀最具發(fā)展?jié)摿Φ男畔⒓夹g(shù)之一[10]。

RFID高校檔案管理系統(tǒng)使用步驟十分簡單，首先檔案館員對新入庫的學生檔案進行編目，將這些信息錄入電子標簽，錄入的信息會自動傳入數(shù)據(jù)庫。檔案館員在查閱檔案時，只需要通過系統(tǒng)查詢，可以快速定位檔案所在位置，不用來回尋找檔案，還能快速了解檔案在不在庫房、是否已轉(zhuǎn)出。其次，檔案館員還可以進行盤點操作，RFID閱讀器自動對館藏檔案內(nèi)容、位置進行核實，在發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量或是位置對不上時，檔案館工作人員也能及時進行改正。