基于科學(xué)建檔視角下的高校檔案管理研究

■潘 悅

《中華人民共和國檔案法》于2021年1月1日起正式實施，第十九條中明確指出：“檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用?！毙滦抻喌摹稒n案法》為高校檔案管理的發(fā)展指明了新的方向，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇[1]。高校肩負著為國家培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的社會主義建設(shè)者和接班人的重大使命，高校教師是這一重大使命的傳承者和實踐者，而高校檔案則是高校發(fā)展歷程中的記錄者和見證者。因此，基于科學(xué)建檔視角下，進一步加強對高校檔案規(guī)范化、信息化、特色化管理，必將為建設(shè)“雙一流”高校提供理論基礎(chǔ)，為提升高校內(nèi)涵式、高質(zhì)量發(fā)展貢獻重要力量。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理體制不完善

當(dāng)前高校普遍存在對檔案管理不夠重視甚至故意忽略的現(xiàn)象，檔案管理機制體制建設(shè)也因此陷入諸多困境。一是高校檔案管理歸口部門不統(tǒng)一。高校檔案管理存在多部門混合管理、多崗位交叉管理、多人員重復(fù)管理等現(xiàn)象，例如：高校人事處、組織部、檔案館等各單位分別負責(zé)人事檔案、領(lǐng)導(dǎo)干部檔案、各學(xué)院檔案管理，而每個檔案歸口單位有不同的歸檔標(biāo)準以及管理模式，以至于學(xué)校難以形成統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理工作；二是高校檔案管理規(guī)章制度不完整。檔案管理的相關(guān)法規(guī)、文件以及政策較少，近些年在法制建設(shè)背景下高校檔案才逐漸走進大眾視野，但還是不能全面實現(xiàn)依法管檔、依法治檔、依法用檔[2]。在大背景的影響下，高校檔案管理的政策文件也是少之又少；三是高校建設(shè)多以教學(xué)、科研協(xié)同發(fā)展為主基線，檔案管理這一教學(xué)輔助工作處于整個高校的邊緣地帶。同時，檔案管理工作又具有幕后服務(wù)型的特點，各單位檔案管理人員收集、整理、歸檔、保護以及利用檔案等方面意識薄弱，以至于存在一些珍貴檔案資料未被及時歸檔存儲的現(xiàn)象[3]，一定程度上阻礙了高校檔案的發(fā)展進程。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不足

檔案管理人員學(xué)科認同感和職業(yè)認同感普遍較低，一是高校檔案管理人員大多并非由專業(yè)從事檔案工作人員組成，主要是由專任教師、行政人員或教輔人員任兼職檔案員，而兼職檔案員人事流動較為頻繁，無法形成固定化管理體系。二是高校檔案管理人員老齡化嚴重、專業(yè)人才匱乏，只有極少數(shù)工作人員進行過專業(yè)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。同時，由于學(xué)校對檔案管理的不重視，檔案管理配套資金不足、設(shè)備更新?lián)Q代速度慢，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理方式已無法適應(yīng)新時代檔案發(fā)展信息化的要求。三是檔案管理人員晉升渠道不暢通。當(dāng)前高校檔案管理人員存在無明確晉升渠道、無獎勵措施及無政策支持問題，工作人員存在對檔案工作產(chǎn)生懈怠心理，導(dǎo)致工作作風(fēng)懶散、工作態(tài)度消極、工作積極性不高等現(xiàn)象頻發(fā)，嚴重影響了檔案工作的進程。

（三）檔案管理信息化程度不高

當(dāng)前檔案管理工作正處于由傳統(tǒng)人工模式向信息化科學(xué)管理發(fā)展轉(zhuǎn)變的重要階段，傳統(tǒng)落后的檔案管理模式導(dǎo)致整體檔案管理水平相對低下、檔案服務(wù)效能相對低效[4]。一方面，通過瀏覽多所高校網(wǎng)頁，發(fā)現(xiàn)多數(shù)高校檔案網(wǎng)頁存在檢索功能欠缺、查閱方式傳統(tǒng)、欄目形式單一等問題，甚至還有一部分學(xué)校并沒有檔案官方網(wǎng)頁。而且，檔案建檔及歸檔工作仍以紙質(zhì)材料為主，檔案查閱程序極為復(fù)雜繁瑣，需要多部門領(lǐng)導(dǎo)層層審批才能進行查閱，導(dǎo)致高校檔案利用程度低下。另一方面，在高校人才頻繁流動這一大趨勢下，高校人事檔案也需跟隨人員信息進行調(diào)動，調(diào)檔工作耗費大量的人力、物力、精力，因此人事檔案出現(xiàn)大量“棄檔”現(xiàn)象，加劇了電子檔案建立的難度。另外，檔案信息化建設(shè)需要擁有現(xiàn)代化的硬件設(shè)備保障，當(dāng)前很多高校檔案管理的設(shè)備普遍存在老化嚴重、不健全等問題[5]，若在檔案管理過程中硬件設(shè)備損壞或操作不當(dāng)，可能會造成檔案信息受到損壞或丟失的嚴重后果。

（四）特色檔案管理不突出

新時期下的特色檔案是高校檔案非常重要的一部分，如何利用檔案將高校特色辦學(xué)理念、獨特辦學(xué)特色反映出來是很多高校欠缺的方面。一是不重視特色檔案管理，部分高校未能依據(jù)學(xué)校自身定位以及發(fā)展方向，針對性地收集特色檔案材料，也未將特色檔案進行專項管理[6]。二是特色檔案挖掘不夠。高校依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》一般情況進行一年一歸檔工作，而檔案管理人員在收集各單位檔案過程由于時間久遠等原因，不能充分將學(xué)校的特色檔案資料進行收集和歸納。三是宣傳力度不夠。一方面是檔案線上網(wǎng)絡(luò)傳播途徑不暢通，學(xué)校官網(wǎng)、檔案館首頁、各類學(xué)校公眾賬號幾乎很難見到關(guān)于檔案的宣傳內(nèi)容；另一方面線下宣傳方式多樣性較差，多以傳統(tǒng)宣傳方式為主，學(xué)校師生對檔案了解不夠會直接影響檔案的收集工作。

二、高校檔案管理的影響因素

（一）高校檔案管理理念落后

一方面，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件和數(shù)據(jù)資源大規(guī)模產(chǎn)生，促使檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理階段向數(shù)字化、電子化以及規(guī)?；芾黼A段轉(zhuǎn)變[7]，但一些高校的管理模式以及對檔案管理的理念還暫未跟上新時代檔案管理的步伐，依然將高校檔案管理的工作重心放在各單位的檔案收集工作上面，未進行檔案的合理利用，導(dǎo)致一些學(xué)校具有保存和傳承價值的檔案無法如期保存，造成大量檔案資源的浪費。另一方面，高校檔案管理一直處于學(xué)校各項管理工作邊緣地帶，固守傳統(tǒng)的管理理念，無法進一步推動高校檔案事業(yè)的發(fā)展。高校管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理思路，從之前被動型管理轉(zhuǎn)為主動型、服務(wù)型管理，真正將檔案獨特的價值作用服務(wù)于學(xué)校未來發(fā)展進程中，為高校圍繞立德樹人根本任務(wù)，培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的社會主義建設(shè)者和接班人貢獻檔案力量。

（二）高校檔案管理資金不足

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出：“十三五”時期，中央財政共支持600多個中西部地區(qū)縣級綜合檔案館大部分建成、6家區(qū)域性國家重點檔案保護中心投入使用[8]。國家現(xiàn)行加大對檔案館及檔案中心的經(jīng)費投入，但高校作為傳承檔案的重要媒介經(jīng)費保障不足。一是高校各單位未將檔案管理列入單位年度預(yù)算，單位檔案管理員也沒有相應(yīng)的配套資金支持。檔案管理人員多為兼職檔案員，在自身工作繁重的同時無法適時兼顧檔案工作，會影響部分重要節(jié)點檔案材料無法及時收集且歸檔。二是高校檔案資金暫未受到有效監(jiān)管，一些高校存在高教師資培訓(xùn)資金用不完，檔案管理人員沒有資金進行檔案培訓(xùn)，極大程度打擊了檔案人員的工作積極性。建議高校將檔案管理納入年度預(yù)算，同時加強資金監(jiān)管，實現(xiàn)檔案專項經(jīng)費運用達到最大效益。

（三）高校檔案人才隊伍短缺

高水平人才隊伍是高校發(fā)展的根本保障和支撐，而新時代檔案工作對管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)的要求逐漸提高，目前高校檔案工作人員學(xué)歷較低、職稱較低、待遇較低等各種問題亟需解決。一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生較少，主要是因為一方面較少數(shù)高校設(shè)置檔案專業(yè)，另一方面被檔案專業(yè)錄取的學(xué)生也很難繼續(xù)深造，認為冷門專業(yè)無法就業(yè)，從根源上導(dǎo)致檔案專業(yè)人才缺乏。二是高校招聘幾乎很少專門為檔案部門招聘人才，且入職后待遇較低，人員配置較低，嚴重阻礙了檔案人才的發(fā)展路徑。三是高校在檔案部門工作的管理人員沒有危機意識、思想觀念落后，逐漸停滯了前進的步伐，影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。新時代對檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)都有了新的要求[9]，高校必須提高人才選拔門檻，更新現(xiàn)代化技術(shù)，為學(xué)校檔案工作提供堅實的后盾。

（四）高校檔案科技創(chuàng)新滯后

習(xí)近平總書記在中國科學(xué)院第二十次院士大會、中國工程院第十五次院士大會、中國科協(xié)第十次全國代表大會上指出：“我們充分發(fā)揮科技創(chuàng)新的引領(lǐng)帶動作用，努力在原始創(chuàng)新上取得新突破，在重要科技領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)跨越發(fā)展[10]”。高校是科技發(fā)展主陣地，而高校檔案作為高校發(fā)展不可缺少的一部分，更需要適應(yīng)當(dāng)前形勢創(chuàng)新檔案科技、創(chuàng)新機制。目前高校存在一方面很少為檔案發(fā)展及檔案管理人員提供科研平臺，幾乎所有的項目都傾向于一線教師，影響科研人員創(chuàng)新積極性；另一方面檔案工作人員內(nèi)生創(chuàng)新動力不足，滿足于現(xiàn)狀。高校應(yīng)將檔案科技規(guī)劃管理體系進一步優(yōu)化，實現(xiàn)理論和實踐課題攻關(guān)新突破。

三、高校檔案管理新路徑

（一）建立完善的檔案管理體制

高校檔案管理體制的建設(shè)需要“制度+人才”雙管齊下，制度保障是根本，人才發(fā)展是關(guān)鍵。一是建議高校應(yīng)將多部門分散式、混合式管理轉(zhuǎn)變?yōu)閱我徊块T集中式管理，在集中式管理的同時建立統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準，實施統(tǒng)一的檔案規(guī)章制度，真正做到檔案“一體化”管理；二是建立并改革明晰的檔案管理人員晉升通道，建議充分考量檔案晉升的困難性，設(shè)立更加合理、人性化的職稱評審條件，讓工作人員有明確的職業(yè)規(guī)劃和職業(yè)前景。同時，建立專項檔案人事制度改革，實行工作量和績效掛鉤，以此來提高工作積極性和創(chuàng)新性；三是建議加大對檔案工作的專項資金支持，完善檔案館庫建設(shè)，更新檔案存儲軟硬件設(shè)備，提升管理水平，提高專業(yè)人才吸引力度，確保檔案工作順利開展。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)水平

傳統(tǒng)高校檔案管理工作給師生一種工作簡單、效率低下、保守刻板等印象。首先，要在思想上改變師生固有印象，建議通過“三微一端”客戶端、舉辦專業(yè)講座、舉行檔案知識競賽等線上線下相結(jié)合的宣傳方式。加強檔案知識普及，提升師生對檔案的認知，了解檔案管理人員的工作職責(zé)；其次，建議對檔案工作人員、兼職檔案人員階段性、定期性進行檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，不定期對其業(yè)務(wù)水平進行考核，對考核不合格的人員及時進行督促整改。讓工作人員在思想上重視檔案管理工作，提高全心全意為師生服務(wù)的意識；最后，充分考慮當(dāng)前檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化的需求，只有人才發(fā)展才能為檔案管理帶來新的機遇，建議通過提高待遇吸納更多專業(yè)的檔案青年人才從事檔案管理工作。

（三）推動檔案管理信息化建設(shè)

“信息只有在流動、分享中才能產(chǎn)生價值，流動的范圍越大，分享的人群越多，價值越大[11]”。因此，推動檔案信息化進程就要讓信息動態(tài)化。首先，將“互聯(lián)網(wǎng)+”合理運用到檔案建檔、歸檔、存儲、服務(wù)各階段中，讓檔案信息精細化、高效化、可視化。將檔案按照類型進行劃分，不同的檔案類型由專人負責(zé)，形成分工明確、權(quán)責(zé)分明、責(zé)任到人的管理體系，確保檔案信息精細化。其次，在檔案存儲過程引進現(xiàn)代多媒體硬件設(shè)備以及檔案管理數(shù)字化監(jiān)督，時刻掌握檔案存儲環(huán)境是否穩(wěn)定。最后，將所有檔案應(yīng)收盡收，選擇適宜公開的檔案進行信息公開，可以通過檔案館館藏參觀或公開到檔案館官網(wǎng)，只有讓檔案信息可視化，才能讓檔案真正走進大眾視野并得到關(guān)注。

（四）多方合力建設(shè)特色檔案

一是高校根據(jù)自身發(fā)展特點、發(fā)展歷程以及未來發(fā)展方向，深度挖掘蘊含學(xué)校特色優(yōu)質(zhì)檔案進行重點保護和宣傳，為學(xué)校推進“雙一流”特色建設(shè)做好基礎(chǔ)性服務(wù)。二是高校檔案館和學(xué)校相關(guān)部門聯(lián)合挖掘特色活動，并將特色活動成果多方位匯聚為特色檔案成果，充分發(fā)揮檔案的利用價值[12]。三是建議高校聯(lián)合同省高等院?；蛘呤⊥馔愒盒?，多方位進行檔案交流活動，利用本校館藏優(yōu)缺點，互聯(lián)互通、取長補短，迸發(fā)新思路。四是依托地方優(yōu)勢，發(fā)展特色民族地區(qū)檔案研究。

（五）推動檔案“最多跑一次”改革

2016年，國務(wù)院總理李克強提出：“持續(xù)推進簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù),不斷提高政府效能。”截至今年為止，“放管服”政策已由試點地區(qū)蔓延至全國，各地政府已經(jīng)頒布了400余份與“最多跑一次”改革相關(guān)的政策文件[13]。因此，高校檔案“放管服”改革也勢在必行，是改變檔案傳統(tǒng)形象的需要，是實現(xiàn)高校治理能力現(xiàn)代化的前提和保障。一方面，改變傳統(tǒng)“等靠要”服務(wù)理念，將檔案管理服務(wù)標(biāo)準定位為“最多跑一次”，真正做到以為師生服務(wù)為中心，讓師生少跑路讓服務(wù)多跑腿。另一方面，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”將檔案歸檔、審批、查詢數(shù)據(jù)化，同時進一步簡化審查流程，提升檔案的利用率。

（六）加強高校檔案口述史研究

高校發(fā)展歷程的研究是歷史研究一部分，當(dāng)前高校發(fā)展的研究大多是以文獻檔案為基礎(chǔ)，無法填補現(xiàn)存文獻記錄的空白或不足?？谑鰵v史是對全新史料的挖掘，是深化高校發(fā)展歷史研究的有利途徑，為高校文化提供多元方式與創(chuàng)新手段。研究高校的口述史及數(shù)字化保護，為增強高校文化自信，實現(xiàn)以文化人，以德育人的目標(biāo)提供理論參考。

四、結(jié)束語

本文通過對新時期高校檔案發(fā)展現(xiàn)狀進行分析，高校檔案管理存在體制不完善、人員業(yè)務(wù)工作能力較差、信息化程度較低、特色檔案不突出等問題。造成這一現(xiàn)狀的主要原因包括：由于高校檔案工作具有保密性、滯后性以及意識淡薄等特點，建議建立多維度完善的檔案管理機制體制、從多方面提高檔案管理人員專業(yè)能力、形成精細化、高效化、可視化的檔案管理信息化建設(shè)以及合理建設(shè)高校特色檔案，真正做到“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”。