科研機構數(shù)字檔案室試點建設目標與建設策略

■岳文杰

一、科研機構數(shù)字檔案室建設內容

科研機構數(shù)字檔案室建設需要根據(jù)研究所的科研方向和科研人員實際需求制定實施方案，完成檔案基礎設施建設、電子檔案管理系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、檔案信息開發(fā)利用、電子檔案制度規(guī)范建設、檔案安全保密體系建設，確保檔案管理更加規(guī)范高效，開啟科研人員檔案利用新體驗，提升信息化背景下檔案服務科研需求的能力。在保障電子文件長期保存可用的同時進行數(shù)據(jù)備份，筑牢數(shù)字檔案室安全防線。

二、科研機構數(shù)字檔案室建設目標

（一）總體目標的設置

明確科研院所數(shù)字檔案室所需要實現(xiàn)的功能，可以聚焦科研檔案如何助力科研工作取得進展等方向來制定。檔案工作要圍繞服務科研工作、提高工作效率來制定目標，同時不斷完善檔案管理軟件硬件設施，開創(chuàng)具有科研機構特色的數(shù)字檔案室。

（二）分目標的設置

基礎設施建設目標：聚焦?jié)M足數(shù)字檔案室基本要求。如配備和增加必要的配套軟硬件設備，包括運行檔案系統(tǒng)的正版軟件、網(wǎng)絡、機房、服務器、存儲備份設備、輸入輸出設備、安全設施等。

數(shù)字檔案資源建設目標：可根據(jù)國家檔案局要求，參照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》中數(shù)字檔案資源建設相關要求，存量檔案數(shù)字化率宜達到70%以上[1]。

電子檔案管理系統(tǒng)建設目標：能夠和科研機構主要業(yè)務系統(tǒng)進行接口開發(fā)，進行在線歸檔，電子文件在線歸檔“四性”檢測等功能。將檔案管理系統(tǒng)進行接口開發(fā)，實現(xiàn)系統(tǒng)固化檔案基本工作及電子文件與電子檔案管理常態(tài)化。優(yōu)化各類文件歸檔流程，制定相應的歸檔范圍、保管期限、分類方案，放入系統(tǒng)流程中，檔案管理臺賬報表由系統(tǒng)自動生成。如探索科研項目科學數(shù)據(jù)的全生命周期管理以及重要電子文件歸檔與電子檔案管理新模式。

制度規(guī)范建設目標：形成有科研機構特色的數(shù)字檔案室建設制度規(guī)范體系，制定研究所數(shù)字檔案室建設制度規(guī)范體系框架，并結合研究所實際情況逐步印發(fā)所需的制度規(guī)范，包括各門類檔案建檔規(guī)范、元數(shù)據(jù)標準、管理辦法等，提出科研業(yè)務統(tǒng)一開發(fā)的標準流程和要求，逐步開展科研檔案在線歸檔。

安全保密體系建設目標：構建管理、技術、應急三位一體的安全保密工作體系，確保數(shù)字檔案室安全穩(wěn)定運行。建立電子檔案安全保管和備份制度、“三員”管理制度，采購用于確保電子檔案數(shù)據(jù)信息安全的軟硬件設備，對檔案人員進行安全保密培訓。制定檔案信息密級劃分和利用權限規(guī)定，正確設定應用權限、開放范圍，建立信息發(fā)布審核制度、檔案數(shù)據(jù)備份制度。將原檔案數(shù)據(jù)備份存儲設備，針對檔案需求完善保存策略、自動備份、檢測和恢復等功能，開展科研電子檔案長期保存技術的研究與實踐。

三、科研機構數(shù)字檔案室建設策略

（一）實施方案的制定與完善

科研機構數(shù)字檔案室的建設需要制定整體規(guī)劃、項目建設總目標，主要以服務科研工作為目標作為科研機構數(shù)字檔案室建設的建設目標，對標建設目標分解為各項分目標任務，對整體項目檔案信息化基礎設施建設、數(shù)字檔案資源建設、電子檔案管理系統(tǒng)建設、檔案信息開發(fā)利用、制度規(guī)范建設、安全保密體系建設等維度，進行符合實際的調整優(yōu)化和方案建設。

電感耦合等離子體質譜(ICP-MS)作為20世紀80年代發(fā)展起來的一種新技術，具有靈敏度高、檢出限低、光譜干擾小和快速準確等優(yōu)點，已經廣泛應用在食品安全、環(huán)境監(jiān)測、農產品和煙草等領域[8-10]。同時發(fā)現(xiàn)微波消解作為化學元素分析中最常用的前處理方式之一，其相對于濕法消解，具有能夠迅速加熱樣品，還能有效地防止樣品中元素的揮發(fā)和污染[11]。但是，目前采用ICP-MS法測定煙草中K、Ca和Mg含量的研究鮮見報道。鑒于此，筆者建立了微波消解-ICP-MS法快速測定卷煙煙絲中的K、Ca和Mg含量的方法，以期達到快速、準確測定的目的，也為科學合理地評價卷煙的理化特性提供參考。

（二）基礎設施建設

科研機構涉及密級檔案的保管利用，綜合檔案室需具備一定的資質，庫房及閱覽室要符合國家檔案安全保密的要求，同時配備一定的數(shù)字檔案室軟硬件設施，包括用于運行檔案管理應用的服務器、存儲電子檔案數(shù)據(jù)的光盤（庫）等數(shù)據(jù)保管和備份設備、滿足電子檔案管理要求的輸入輸出設備等。

（三）檔案管理系統(tǒng)開發(fā)

首先，需要建立科研機構獨立的檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)科研機構工作的管理規(guī)范與業(yè)務流程，對歸檔電子文件及其他數(shù)字資源進行收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀，具備電子文件歸檔和電子檔案管理功能，并能輔助管理傳統(tǒng)檔案，通過網(wǎng)絡提供檔案信息服務和共享利用。

其次，科研機構可以參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）《電子文件管理系統(tǒng)建設指南》（GB/T 31914-2015）等國家標準進行檔案系統(tǒng)的開發(fā)，如嵌入檢測模塊實現(xiàn)電子文件在線歸檔“四性”檢測功能，確保電子文件真實、可用、安全、完整。

（四）電子文件在線歸檔

2021年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長期保存檔案管理系統(tǒng)可以通過“四性”檢測檢查電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性。

業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間可以通過數(shù)據(jù)包交互進行傳輸，業(yè)務系統(tǒng)可以推送元數(shù)據(jù)及原文信息至檔案管理系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)可以將需要歸檔的電子文件以XML的形式進行推送，通過映射磁盤將該數(shù)據(jù)包上傳到檔案服務器。檔案管理系統(tǒng)接收通過“四性”檢測之后的XML文件，讀取XML中的條目信息和電子文件，將電子文件掛接到檔案管理系統(tǒng)。

（五）配套制度規(guī)范

按照國家及行業(yè)法規(guī)標準要求，加強檔案管理頂層設計，建立科研機構檔案工作管理制度體系，建立檔案工作垂直管理體系。

按照制度標準要求，明確各部門在檔案管理工作中的職責、檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限、各業(yè)務環(huán)節(jié)的工作要求、數(shù)據(jù)標準規(guī)范等，指導各部門更加規(guī)范、高效地開展檔案工作，為科研機構檔案的集中統(tǒng)一管理提供制度保障。

（六）安全保密體系

設施設備方面：符合國家檔案安全保密的要求，配備門禁管理設備、報警設備、庫房監(jiān)控設備、防火設備等設施設備。

制度規(guī)范方面：建立檔案安全保密管理制度規(guī)范體系，制訂相關檔案管理規(guī)定，如《電子檔案管理辦法》《電子檔案長期保存管理辦法》《檔案管理系統(tǒng)運行維護辦法》《檔案利用辦法》《檔案安全與保密檢查制度》《電子檔案管理系統(tǒng)安全人員管理制度》《電子檔案系統(tǒng)“三員”管理制度》，同時加強科研院所電子系統(tǒng)的管理，制定辦法如《網(wǎng)站及信息系統(tǒng)管理細則》《檔案安全與保密管理辦法》，確保從總體設計到具體實施，構建數(shù)字檔案室運行機制。

配置安全保密設備：部署軟硬件并配置安全功能，根據(jù)數(shù)字檔案室運行需求和涉密庫房的保密要求，配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工、電子檔案閱覽場所，在庫房重點區(qū)域安裝監(jiān)控和門禁系統(tǒng)，庫房全面落實“九防”措施。建立網(wǎng)絡安全管理制度，涉密檔案離線存放，數(shù)字檔案室網(wǎng)絡與互聯(lián)網(wǎng)實行技術隔離，配備正版或經過規(guī)范測試、登記的基礎軟件，通過設置數(shù)據(jù)訪問權限功能和實行備份管理來增強檔案信息安全。

網(wǎng)絡、系統(tǒng)安全建設：檔案管理系統(tǒng)可通過VPN（虛擬安全通道）和FW防火墻設備與互聯(lián)網(wǎng)實行技術隔離，有效保障網(wǎng)絡可靠、可控和不泄密。用戶在外網(wǎng)下想要進入內網(wǎng)應用需連接 VPN，提升網(wǎng)絡安全性。用戶采用統(tǒng)一身份認證登錄，所內職工可通過OA 賬號實現(xiàn)單點登錄。系統(tǒng)采用“三員”管理、審計追蹤、數(shù)字水印等方式加強安全措施。

系統(tǒng)備份方面：可采用磁光電混合存儲系統(tǒng)用于檔案管理系統(tǒng)備份，磁光電混合存儲系統(tǒng)是以光盤存儲為核心的磁光電混合存儲系統(tǒng)，是一種集光、磁、電等存儲媒體的優(yōu)點于一體的存儲系統(tǒng)。光存儲媒體存儲壽命長、安全可靠性高、能耗低，單張光盤和光盤庫容量不斷提高，但數(shù)據(jù)存取速度較慢。磁、電存儲媒體數(shù)據(jù)存取速度快，但存儲壽命較短。通過軟件對光、磁、電等存儲媒體進行高效組織和管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在多種存儲媒體之間的靈活交換，并可按照統(tǒng)一規(guī)范分級存儲，達成優(yōu)勢互補的效果，使得磁光電混合存儲系統(tǒng)能適用于在線和近線存儲，同時滿足長期數(shù)據(jù)保存需求的應用場景。檔案管理系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)庫的計劃維護任務，每天將數(shù)據(jù)庫自動全量備份到本地服務器。同時，數(shù)據(jù)庫和電子文件也可采用異地備份的方式保障數(shù)據(jù)安全。

（七）檔案數(shù)字化

科研機構對存量檔案進行數(shù)字化掃描加工，完成檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和全文掃描掛接工作不僅方便檔案查借閱，助力科研事業(yè)，并為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)深加工、檔案智能檢索利用、數(shù)據(jù)可視化展示等提供幫助。檔案數(shù)字化工作包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、后期整理裝訂、數(shù)據(jù)備份、成果管理等工序。在整個加工環(huán)節(jié)中，要確保檔案實體及其信息的安全保密。

（八）檔案專題數(shù)據(jù)庫

檔案專題數(shù)據(jù)庫,是指將檔案信息資源系統(tǒng)完整地按某一特定主題進行組織、提煉、編輯加工和數(shù)字化轉換，并以計算機能夠識別和處理的文本或多媒體形式組建而成的具備查詢、檢索、復制等功能的數(shù)據(jù)庫[2]。

科研機構可以根據(jù)研究特點建立檔案專題數(shù)據(jù)庫，如可以通過依托科研項目建立科學數(shù)據(jù)專題數(shù)據(jù)庫，探索重大項目實驗數(shù)據(jù)全過程管理。也可以根據(jù)檔案編研的成果建立特色專題數(shù)據(jù)庫，如著名科學家建立名人檔案數(shù)據(jù)庫。

（九）檔案數(shù)據(jù)遷移

檔案管理系統(tǒng)面臨升級或者轉移到其他檔案系統(tǒng)時，需要將存放于原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行遷移。利用數(shù)據(jù)遷移可以實現(xiàn)數(shù)字檔案的備份、利用、共享，從而達到長期保存和發(fā)揮檔案價值的目的[3]。