機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理工作的研究

■徐珊珊

一、機關(guān)文書檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

文書檔案是機關(guān)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，包括命令、指示、決定、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。文書檔案根據(jù)各機關(guān)單位制定的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》中的具體要求，來劃分每份文件材料的保管期限，分為永久、30年、10年。通過遵循文件形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，將歸檔文件進行有序整理形成文書檔案。保管期限為永久的文書檔案需要將紙質(zhì)版文書檔案定期移交至當(dāng)?shù)貦n案館，保管期限為30年和10年的文書檔案可留在本單位檔案部門按有關(guān)規(guī)定進行集中統(tǒng)一保管。現(xiàn)階段，由于機關(guān)單位文書檔案的數(shù)量和種類不斷增加，檔案庫房基本處于飽和狀態(tài)，在保管期限為永久的紙質(zhì)版文書檔案向當(dāng)?shù)貦n案館移交前，新接收的紙質(zhì)版檔案沒有充足的庫房空間進行保管。而且，保管期限為永久的紙質(zhì)版文書檔案在向當(dāng)?shù)貦n案館移交后，若想再向當(dāng)?shù)貦n案館調(diào)取紙質(zhì)版文書檔案進行利用，需要異地調(diào)取，完成當(dāng)?shù)貦n案館相關(guān)的利用手續(xù)，費事費力。在日常工作中，紙質(zhì)版文書檔案提供利用時，頻繁的調(diào)取復(fù)制檔案，也會造成文書檔案的磨損，不利于檔案的保護。為此，及時對紙質(zhì)版文書檔案進行數(shù)字化處理，通過借助大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動化系統(tǒng)，進行多元檔案信息的搜集、處理、共享與存儲，這樣不僅可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書檔案管理的復(fù)雜問題，提高文書檔案整理、歸檔效率和質(zhì)量，而且使文書檔案在機關(guān)單位中的歸檔、保管、查詢、檢索、利用更加便捷。

二、機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理存在的問題

（一）機關(guān)文書檔案數(shù)字化工作制度不完善

在對機關(guān)文書檔案管理工作中，與時俱進地應(yīng)用了數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)，需要添加并完善有關(guān)數(shù)字化方面的工作要求到文書檔案管理規(guī)定當(dāng)中去。但是，當(dāng)前機關(guān)單位普遍的文書檔案管理規(guī)定對數(shù)字化方面的工作要求針對性不強，內(nèi)容較為宏觀，沒有著眼于單位實際情況，缺乏具體實施細則，無法有效應(yīng)用到文書檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)中。所以，在開展文書檔案數(shù)字化工作時，沒有詳細的文書檔案數(shù)字化工作要求和規(guī)范，工作人員在參與文書檔案數(shù)字化的具體工作時，對于文書檔案管理規(guī)定中沒有明確說明的地方，在實際操作時會感到困惑，對于問題的處理上會存在差別，這會使機關(guān)文書檔案管理工作走向數(shù)字化，形成比較大的阻礙。

（二）機關(guān)文書檔案歸檔工作進行緩慢，導(dǎo)致無法及時開展數(shù)字化工作

1．紙質(zhì)版文書檔案歸檔工作

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案管理條例》里指出文書檔案應(yīng)由所在單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門進行規(guī)范化整理、立卷，并應(yīng)在第二年上半年向檔案部門歸檔。然而，部分機關(guān)單位由于機構(gòu)體制、歸檔部門沒有固定的兼職檔案員、歸檔部門人員缺乏整理經(jīng)驗、缺乏整理時間、不夠重視等問題，未能將文書檔案及時進行規(guī)范化整理并到檔案部門按時歸檔，使檔案部門遲遲無法收齊紙質(zhì)版文書檔案，未能及時開展上一年文書檔案的數(shù)字化工作，對后續(xù)文書檔案的相關(guān)工作增加了不便和壓力。

2.電子版文書檔案歸檔工作

對于無需定期移交到當(dāng)?shù)貦n案館的保管期限為10年的文書檔案，在咨詢過當(dāng)?shù)貦n案局后發(fā)現(xiàn)，其實是可以以電子版的形式向機關(guān)檔案室進行歸檔。筆者發(fā)現(xiàn)許多歸檔處室所歸檔的保管期限為10年的文書檔案，大多都形成于OA系統(tǒng)。然而，由于部分機關(guān)單位的OA系統(tǒng)中未建立檔案模塊，無法在OA系統(tǒng)中將歸檔范圍內(nèi)的文件規(guī)范化整理成文書檔案，形成電子版文書檔案。另外，OA系統(tǒng)與機關(guān)檔案室的文書檔案管理系統(tǒng)之間存在著連貫性較弱的情況，由于OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)單位都是不同單位，技術(shù)手段不統(tǒng)一，未能實現(xiàn)功能上的有效關(guān)聯(lián)，使得數(shù)據(jù)信息共享偏弱，進而影響文書檔案實現(xiàn)電子化歸檔。因此，歸檔部門只得將OA系統(tǒng)中的文件打印成紙質(zhì)版，再進行后續(xù)的規(guī)范化整理及歸檔工作，大大降低了歸檔工作的效率，延緩了檔案部門集中開展數(shù)字化工作的進展。

（三）機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理經(jīng)費不足

機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理工作需要配備專門的硬件設(shè)備、管理軟件及相關(guān)配套設(shè)備。部分機關(guān)單位因為人員不夠、經(jīng)驗不足、未配備專業(yè)設(shè)施等問題，選擇了專業(yè)的文書檔案數(shù)字化公司進行外包加工。但由于申請文書檔案數(shù)字化經(jīng)費不足，不得不采取“螞蟻搬家”的方式，申請一點經(jīng)費，完成一部分文書檔案的數(shù)字化，沒有經(jīng)費就暫停，文書檔案數(shù)字化工作缺乏整體規(guī)劃。因此，經(jīng)費不足是現(xiàn)今機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理中存在的一個不可忽視的問題。

（四）機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理人才缺乏

近年來，各個機關(guān)單位文書檔案的數(shù)量激增。然而，部分機關(guān)單位文書檔案管理人員的數(shù)量卻沒有相應(yīng)增加。從當(dāng)前機關(guān)單位人員現(xiàn)狀看，工作人員普遍對大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)等缺乏全面了解和掌握，致使文書檔案數(shù)字化管理方面的人才缺乏，無法滿足機關(guān)單位文書檔案數(shù)字化管理的日常工作。與此同時，如何在處理存量的基礎(chǔ)上，對增加的紙質(zhì)版文書檔案進行合理的數(shù)字化工作，也是困擾著文書檔案管理人員的難題，需要專業(yè)的數(shù)字化管理人才的指導(dǎo)。

三、機關(guān)文書檔案數(shù)字化管理的對策

（一）構(gòu)建完善的機關(guān)文書檔案數(shù)字化工作制度

目前，涉及文書檔案數(shù)字化工作主要依照國家標準《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》、行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、單位內(nèi)標準《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《文書檔案整理工作要求及做法》等各級標準規(guī)范來開展數(shù)字化加工工作。各單位應(yīng)基于各級標準規(guī)范，根據(jù)本單位的實際情況，構(gòu)建并完善本機關(guān)單位內(nèi)文書檔案數(shù)字化工作制度和工作流程，例如文書檔案電子數(shù)據(jù)安全保密制度、文書檔案電子數(shù)據(jù)歸檔制度、文書檔案電子數(shù)據(jù)安全保管和備份制度、文書檔案數(shù)字化實施方案、文書檔案數(shù)字化加工操作流程及規(guī)范等，明確細化此項工作，保證文書檔案的數(shù)字化工作有規(guī)可依。

（二）搭建具有檔案模塊的辦公系統(tǒng)

OA系統(tǒng)是機關(guān)單位在日常工作中所使用的重要的辦公系統(tǒng)，日常收發(fā)文、領(lǐng)導(dǎo)簽批、公文流轉(zhuǎn)等皆通過該平臺，各部門所歸檔的文書檔案基本形成于此系統(tǒng)。為此，若能將OA系統(tǒng)中已經(jīng)運轉(zhuǎn)完畢的電子版文件在OA系統(tǒng)上按照單位內(nèi)所制定的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》進行收集分類，在線上規(guī)范化整理成電子版文書檔案，發(fā)送給檔案部門工作人員進行審核，最終將審核通過的電子版文書檔案傳輸至文書檔案管理系統(tǒng)上進行歸檔，線上完成文書檔案的歸檔動作，可以提高各部門歸檔的效率，解決一部分人力的問題，使檔案部門更快地開展文書檔案數(shù)字化的工作。要實現(xiàn)這個目標，需要搭建具有檔案模塊的辦公系統(tǒng)，檔案模塊需要具備以下幾點功能：1.文件材料的收集功能。收集符合歸檔范圍的文件，能將已辦結(jié)的文件材料根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》進行自動或人工劃分保管期限，分為永久、30年、10年。2.規(guī)范化整理功能。能在線上進行以件為單位的文書檔案的規(guī)范化整理，文書檔案的分類、排列、編號、編目等。3.審核功能。可在線上實現(xiàn)歸檔部門兼職檔案員審核、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、檔案部門審核的逐級審核功能。4.提醒功能。將即將到期未整理的文件和未歸檔的文書檔案設(shè)置提醒功能，督促各部門及時整理并按時歸檔，保證后續(xù)文書檔案相關(guān)工作的進度和效率。5.與文書檔案管理系統(tǒng)掛接?？梢詫徍送ㄟ^的文書檔案進行格式上轉(zhuǎn)化，形成數(shù)字化成果，傳輸至文書檔案管理系統(tǒng)，便于日后文書檔案的查詢利用。

（三）加強文書檔案相關(guān)的培訓(xùn)指導(dǎo)工作

據(jù)筆者了解，部分機關(guān)單位業(yè)務(wù)部門未能按時歸檔文書檔案，致使檔案部門數(shù)字化工作推進緩慢的主要原因是業(yè)務(wù)部門的工作人員對文書檔案的歸檔工作欠缺了解，日常收集整理文件材料的工作不到位。部分業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員輪換頻繁，導(dǎo)致缺乏整理經(jīng)驗，整理效率低，未能為所在業(yè)務(wù)部門的文書檔案歸檔工作答疑解惑。對于此項問題，機關(guān)單位應(yīng)重視各部門在檔案方面的宣傳教育。檔案部門要加強對文書檔案整理的培訓(xùn)指導(dǎo)，1.定期召開檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，組織各部門兼職檔案員及工作人員對文書檔案整理歸檔工作進行交流，將單位內(nèi)實行的有關(guān)檔案的制度和各項規(guī)定進行充分的解讀，列舉實例，重申整理規(guī)范和歸檔要求。2.迎合相應(yīng)的電子化應(yīng)用需求，檔案部門需要對檔案管理人員及兼職檔案員進行文書檔案管理系統(tǒng)操作能力及業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，確保能夠在日常的文書檔案數(shù)字化管理中熟練地開展各項工作。3.增加檔案部門文書檔案指導(dǎo)人員，加大指導(dǎo)力度，拓寬指導(dǎo)范圍。可開放電話、現(xiàn)場、政務(wù)通等多種途徑進行指導(dǎo)，使文書檔案的指導(dǎo)工作更加便捷高效。

（四）提高對文書檔案數(shù)字化管理工作的重視和支持

文書檔案數(shù)字化管理工作對于機關(guān)單位全面開展各項工作具有重要的影響，機關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)必須要重視起來，對于文書檔案數(shù)字化管理工作，應(yīng)該主動出謀劃策，緊抓制度修編、責(zé)任落實、績效考核等工作，認真地思考和研究涉及文書檔案數(shù)字化存在的問題，科學(xué)合理謀劃近期部署的文書檔案數(shù)字化管理工作。同時，還應(yīng)在項目經(jīng)費、數(shù)字化設(shè)備、人員配備、工作場地等方面給予支持，為文書檔案數(shù)字化管理工作開展創(chuàng)造有利條件，保證文書檔案數(shù)字化管理工作的有序開展。在落實具體工作時，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問，親自抓，要經(jīng)常檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，積極參加檔案數(shù)字化相關(guān)的調(diào)研，積極推廣經(jīng)驗做法和優(yōu)點，在機關(guān)單位各級領(lǐng)導(dǎo)帶動下，使全體工作人員都能夠重視文書檔案數(shù)字化管理工作。

（五）增強工作人員綜合素質(zhì)，引進檔案數(shù)字化管理人才

文書檔案管理人員既要開展文書檔案數(shù)字化管理工作，又要具體落實文書檔案管理的一系列規(guī)章制度。所以，必須要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增強管理意識。機關(guān)單位可以通過加強培訓(xùn)，使文書檔案管理人員對整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)有更深了解，對大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)等進行全面學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，增強綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，進而提高機關(guān)單位文書檔案管理工作水平。同時，可以引進高素質(zhì)的檔案數(shù)字化相關(guān)的管理人才，將新理念、新技術(shù)適時運用到檔案數(shù)字化工作當(dāng)中去，為機關(guān)文書檔案數(shù)字化工作帶來創(chuàng)新。