智慧檔案館建設(shè)研究

■王雪君 李 彥

“智慧檔案館”是中國學(xué)者在“智慧城市”建設(shè)過程中提出的獨特概念。2013 年，“智慧檔案館”概念正式見諸公開文獻(xiàn)[1]。2022年7月11日，CNKI文獻(xiàn)檢索到篇名含“智慧檔案館”的學(xué)術(shù)論文235篇，研究主要集中在智慧檔案館的概念內(nèi)涵、技術(shù)應(yīng)用、架構(gòu)設(shè)計、建設(shè)模式和案例分析等。智慧檔案館建設(shè)實踐與理論研究基本同步。2011年，南京市檔案館最早提出“智慧檔案”理念。2013年，青島市檔案館的智慧檔案館項目獲批市政府投資計劃。隨后，一些經(jīng)濟條件較好的省市檔案館陸續(xù)開始實施智慧檔案館建設(shè)，對智慧檔案館的理論研究成果進(jìn)行有效檢驗，有力融入了當(dāng)?shù)亍爸腔鄢鞘小苯ㄔO(shè)大潮。

一、智慧檔案館研究與建設(shè)現(xiàn)狀

（一）學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀

1.概念內(nèi)涵研究。學(xué)界尚未就智慧檔案館形成統(tǒng)一的定義，學(xué)者們從不同角度提出了模式論、平臺論等觀點。持模式論的學(xué)者較多，認(rèn)為智慧檔案館既注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，又重視檔案資源的智能管理，還關(guān)注檔案信息的泛在服務(wù)，是一種互聯(lián)互通、全面感知、高效利用的新型檔案管理模式[2]。有少部分學(xué)者認(rèn)為，智慧檔案館是綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺[3]。

2.與數(shù)字檔案館的關(guān)系研究。學(xué)界存在升級論、并行論兩種觀點。絕大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館是數(shù)字檔案館的升級版，比數(shù)字檔案館更全面互聯(lián)、更智能互動。少數(shù)學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館與數(shù)字檔案館是并行存在的關(guān)系，但有相互支持和配合的交集，智慧檔案館為數(shù)字檔案館提供智慧化和感知化等技術(shù)服務(wù)，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持[4]。

3.技術(shù)應(yīng)用研究。學(xué)界對智慧檔案館應(yīng)用新一代信息技術(shù)的認(rèn)識比較統(tǒng)一，認(rèn)為智慧檔案館主要應(yīng)用了采集數(shù)據(jù)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、處理數(shù)據(jù)的云計算技術(shù)、傳輸數(shù)據(jù)的移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、挖掘數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)技術(shù)四大關(guān)鍵技術(shù)。智慧檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)識別采集、傳感通信、融合處理檔案館服務(wù)設(shè)施、檔案實體、工作人員和來訪者的信息數(shù)據(jù)，使整個檔案館成為一個感知系統(tǒng)[5]；借助云計算平臺把不同檔案館之間的數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)處理的任務(wù)全部交給網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分布式并行處理，構(gòu)筑信息共享空間, 實現(xiàn)資源整合[6]；應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)深度挖掘，推動檔案管理精細(xì)化、檔案資源與用戶需求的雙向控制最優(yōu)化[7]。近年來，人工智能、虛擬現(xiàn)實、區(qū)塊鏈等技術(shù)被引入智慧檔案館研究。人工智能技術(shù)強化驅(qū)動智慧檔案館個性化服務(wù)[8]；應(yīng)用VR技術(shù)創(chuàng)新檔案利用服務(wù)，增強檔案信息傳播效益[9]；應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)創(chuàng)新文件檔案管理，參與打造多主體協(xié)同的新型社會治理機制[10]。

4.構(gòu)架設(shè)計研究。學(xué)界對智慧檔案館構(gòu)成系統(tǒng)及其組件之間關(guān)系進(jìn)行了深入探討，從技術(shù)層面架構(gòu)了不同層級的結(jié)構(gòu)模型。薛四新等提出“雙層四系統(tǒng)”框架結(jié)構(gòu)，從技術(shù)層和應(yīng)用層兩個層面建設(shè)檔案倉儲系統(tǒng)、支撐保障系統(tǒng)、智慧管理系統(tǒng)和智慧服務(wù)系統(tǒng)[11]；楊智勇等提出“四層”結(jié)構(gòu)模型，感知層綜合感知，融合處理檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案管理；數(shù)據(jù)層對海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、安全存儲和智能存取；平臺層實現(xiàn)檔案資源的集約管理和全面整合；應(yīng)用層集成服務(wù)和智慧啟迪[12]。田雷提出“7（層）+2（體系）”技術(shù)框架，重點討論了在用戶層、終端展示層、應(yīng)用層、平臺層、網(wǎng)絡(luò)層、設(shè)備層和感知層的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用與智慧檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和安全保障體系建設(shè)[13]；蔣建峰結(jié)合張家港智慧檔案館建設(shè)實踐，總體設(shè)計“感知層、通訊層、分析處置層、服務(wù)層”四層功能架構(gòu)[14]；楊艷從檔案感知與獲取系統(tǒng)、檔案館管理系統(tǒng)、檔案智能服務(wù)系統(tǒng)以及檔案文化社區(qū)四大系統(tǒng)著手全面構(gòu)建智慧檔案館信息系統(tǒng)[15]。

5.建設(shè)模式研究。智慧檔案館建設(shè)模式是學(xué)界關(guān)注的重點。遲偉凡等提出智慧檔案館的“物理管理平臺、邏輯管理平臺、信息發(fā)布平臺”的三大平臺與“獲取數(shù)據(jù)—云計算—智慧化”的思維路線相結(jié)合，形成三位一體的智慧檔案館發(fā)展新模式[16]。莫家莉等提出構(gòu)建以文化價值協(xié)同為核心、制度協(xié)同為保障、管理協(xié)同為基礎(chǔ)、技術(shù)協(xié)同為支撐的“四位一體”協(xié)同模式[17]；羅琳娜提出構(gòu)建泛在智能為主導(dǎo)、個性共享為重點、知識創(chuàng)新為目的利用服務(wù)模式[18]；錢毅提出智慧檔案館館庫環(huán)境域、設(shè)備設(shè)施域、檔案載體域和檔案內(nèi)容域等全域?qū)ο笈c智識、智理、智聯(lián)、智能、智慧五個建設(shè)層級的對象——層級模型[19]。

（二）建設(shè)實踐現(xiàn)狀

從時間線上看，智慧檔案館研究和實踐基本上同步進(jìn)行。當(dāng)前智慧檔案館相關(guān)研究正由寬泛到具體、由理論到實踐，研究內(nèi)容逐漸深入。智慧檔案館研究取得不少成果，但尚未形成完整的理論體系[20]。研究成果還沒有被國家檔案局完全采納，學(xué)術(shù)研究多于政策指導(dǎo)，宏觀性研究多于具體主題分析，理論研究無法完全跟進(jìn)實踐建設(shè)。當(dāng)前檔案信息化的重點是建設(shè)數(shù)字檔案館，并實現(xiàn)部分智慧功能。

1.政策現(xiàn)狀。智慧檔案館建設(shè)首先要有政策依據(jù)。公開資料顯示，在國家檔案局的各種政策文件和技術(shù)規(guī)范中，還沒有出現(xiàn)“智慧檔案館”用語，“數(shù)字檔案館”才是正規(guī)稱呼，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》是指導(dǎo)全國檔案信息化建設(shè)的基本政策與標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。這表明智慧檔案館建設(shè)基本上還沒有正式納入國家檔案局政策指導(dǎo)，也符合智慧檔案館是數(shù)字檔案館的高級模式，當(dāng)前以建設(shè)數(shù)字檔案館為重點的檔案信息化現(xiàn)實。在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，部分省市正在進(jìn)行智慧檔案館建設(shè)。2013年，青島市政府在全國率先智慧檔案館項目建設(shè)。隨后，部分省市陸續(xù)開始實施智慧檔案館建設(shè)，正式將智慧檔案館建設(shè)納入政策指導(dǎo)，如浙江省紹興市、安徽黃山市、山西晉城市、天津市、珠海市檔案館等?？偟膩砜?，智慧檔案館政策呈現(xiàn)出“地方先行”特征，國家檔案局雖然暫時沒有出臺明確的智慧檔案館政策,但其對各省市檔案局（館）的探索是支持的，對地方的智慧檔案館建設(shè)經(jīng)驗多有宣傳推廣。

2.建設(shè)實踐。鑒于國家政策現(xiàn)實，智慧檔案館建設(shè)更多地體現(xiàn)為數(shù)字檔案館建設(shè)的功能拓展。雖然國家檔案局沒有正式組織過“智慧檔案館”的評估測試，但全國范圍內(nèi)的數(shù)字檔案館測試工作一定程度上能說明智慧檔案館的建設(shè)趨勢。數(shù)據(jù)顯示，“十三五”時期，全國數(shù)字檔案館建設(shè)取得可喜成績，共建成41家全國示范數(shù)字檔案館和89家國家級數(shù)字檔案館。其中鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案室是全國唯一的高校數(shù)字檔案館[21]。就筆者所在的湖南省調(diào)研情況看，只有長沙市檔案館、省林業(yè)廳檔案室通過了國家檔案局?jǐn)?shù)字檔案館測試驗收。湖南省32所普通本科院校沒有國家級數(shù)字檔案館，中南大學(xué)、湖南師大等“211工程”高校的檔案信息化建設(shè)開展較早，但也主要集中在紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描上，與數(shù)字檔案館建設(shè)要求有較大差距。我國有各級各類檔案館4000多個，通過國家認(rèn)證的數(shù)字檔案館才100多個，數(shù)字檔案館總量不夠，總體水平不高。智慧檔案館建設(shè)有迫切的現(xiàn)實需要，地方多有探索，但缺乏國家層面的政策支持，整體推進(jìn)相對較慢，還處于起步階段。

二、智慧檔案館建設(shè)中存在的問題

智慧檔案館建設(shè)存在理論不完善、政策不明確、現(xiàn)實條件不充分的問題。在建設(shè)理念、技術(shù)應(yīng)用、功能定位、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、人財保障等方面有不少具體的問題有待解決。

（一）價值導(dǎo)向偏離

檔案服務(wù)模式是檔案服務(wù)系統(tǒng)各組成要素之間相互關(guān)系的組合。在各要素中，服務(wù)觀念起引領(lǐng)作用，決定了檔案主體的行動。很多智慧檔案館建設(shè)一開始就是從檔案部門的角度出發(fā)，以方便檔案管理者提高管理效率為中心，著眼點停留在管理、技術(shù)、資金、人才方面，不大關(guān)注檔案用戶的需求體驗。檔案管理者的努力往往得不到用戶的響應(yīng)與認(rèn)可，投入巨大的檔案數(shù)字化成果的利用效率并不高,導(dǎo)致“數(shù)據(jù)黑洞”[22]。智慧檔案館的價值最終要通過滿足檔案用戶的需求來實現(xiàn)，固守“館員中心”模式的檔案服務(wù)價值觀導(dǎo)向偏離了智慧檔案館建設(shè)的服務(wù)宗旨，必須堅持“用戶中心”理念，最大限度地滿足用戶的檔案信息需求。

（二）技術(shù)主義傾向

智慧檔案館本身就是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，學(xué)界研究側(cè)重“智”忽視“慧”，熱衷于對智慧檔案館構(gòu)架設(shè)計、新一代信息技術(shù)應(yīng)用的宏觀描述，對人的元素，對服務(wù)對象的知識服務(wù)需求缺乏系統(tǒng)探索。在建設(shè)實踐中，許多檔案管理者不具備信息技術(shù)背景，面對智慧檔案館技術(shù)選擇時，要么對技術(shù)有著莫名的崇拜，要么被一些技術(shù)公司誤導(dǎo)，認(rèn)為采用越先進(jìn)的技術(shù)就越體現(xiàn)智能化水平。這難免導(dǎo)致技術(shù)追求缺乏理性，不深入思考用戶對技術(shù)的需求性適用。另外，智慧檔案館運用的相關(guān)技術(shù)隨時代而不斷發(fā)展進(jìn)步，資金的大量投入甚至?xí)?dǎo)致采用的技術(shù)不能適應(yīng)形勢發(fā)展，對智慧檔案館的運維管理產(chǎn)生一定風(fēng)險[23]。如隨著全文檢索技術(shù)的發(fā)展，絕大多數(shù)查檔能在檔案信息管理系統(tǒng)中在線完成，不需要進(jìn)入庫房查找檔案實體，使得高成本的RFID技術(shù)應(yīng)用初衷大打折扣。技術(shù)只是手段和工具，而它的服務(wù)對象的需求才是智慧檔案館建設(shè)的本質(zhì)。對新技術(shù)的膜拜極有可能導(dǎo)致本末倒置，過分強調(diào)技術(shù)，將會偏離檔案館及其檔案工作的本質(zhì)。

（三）功能定位偏差

智慧檔案館的“智慧”有追求硬件、軟件系統(tǒng)的外在智慧，也有追求業(yè)務(wù)流程的內(nèi)在智慧，能實現(xiàn)檔案館信息化管理的全面化、館藏資源管理的精細(xì)化、檔案業(yè)務(wù)實現(xiàn)感知化和檔案信息服務(wù)知識化[24]。其特征可從外在與內(nèi)在兩方面來理解，外在特征是基于現(xiàn)代信息技術(shù)的互聯(lián)和感知，形成的一種跨系統(tǒng)應(yīng)用集成、跨部門信息共享、跨庫網(wǎng)轉(zhuǎn)換互通、跨館際信息交流的服務(wù)與管理新形態(tài)；內(nèi)在特征是以人本理念為支撐的綠色發(fā)展和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在任何時間、任何場所能高速便捷地滿足政府、公民、社會對檔案信息和知識資源的需求[25]。由于內(nèi)在智慧實現(xiàn)難度遠(yuǎn)比外在智慧大，外在智慧成果顯示度高，建設(shè)者雖保持著對內(nèi)在智慧的渴望，卻不可避免地將軟硬件系統(tǒng)建設(shè)放在首位，一定程度上忽略內(nèi)在智慧的實現(xiàn)，建成的智慧檔案館華而不實，無法徹底改變檔案供給失衡的現(xiàn)狀。對智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)的理解偏差和功能定位模糊，是智慧檔案館形象建設(shè)大于實質(zhì)內(nèi)容的重要原因。

（四）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)缺失

與學(xué)界對智慧檔案館研究熱度相比，業(yè)界的政策指導(dǎo)明顯落后，智慧檔案館建設(shè)缺少國家政策層面的頂層設(shè)計，在國家檔案行政部門的官方文件中，很少有對“智慧檔案館”的正式表述?！吨腥A人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》等國家檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)中，全部使用“數(shù)字檔案館”稱謂。這表明，現(xiàn)階段智慧檔案館還沒有取得國家層面的共識。國家檔案行政管理部門可能認(rèn)為智慧檔案館只是對數(shù)字檔案館的功能提升，本質(zhì)上仍是數(shù)字檔案館。一些省市宣稱建設(shè)智慧檔案館，并出臺相關(guān)的政策措施，實際上都是借智慧檔案館之名，按照數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，普遍存在名不副實的現(xiàn)象，即使通過了國家檔案局?jǐn)?shù)字檔案館測試，也多表現(xiàn)為數(shù)字化水平低、智慧化技術(shù)應(yīng)用不足、評價指標(biāo)缺失等[26]?？傮w上講，目前全國尚缺乏明確的政策規(guī)范、相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的規(guī)劃，各地智慧檔案館建設(shè)無法可依，基本處于各行其是的狀態(tài)。

（五）人財保障不足

人力資源是第一資源，建設(shè)智慧檔案館離不開高素質(zhì)的信息管理與技術(shù)人才。從現(xiàn)實來看，檔案工作人員對傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)掌握明顯多于對新技術(shù)新知識的理解，在數(shù)字檔案館還沒有完全明白之前，對智慧檔案館就更難以勝任了。另外，智慧檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)使用、數(shù)字化加工、軟件開發(fā)、人力資源開發(fā)等方面均須源源不斷投入經(jīng)費支持。即使是各級國家綜合檔案館也很難獲得足夠的資金開展智慧檔案館建設(shè)，在數(shù)字檔案館建設(shè)還沒有完成的情況下，直接建設(shè)智慧檔案館，無異于建造空中樓閣。

三、智慧檔案館建設(shè)的對策

（一）用先進(jìn)的檔案價值觀理論指導(dǎo)建設(shè)

檔案價值理念決定了檔案服務(wù)創(chuàng)新的發(fā)展方向。受不同的檔案價值觀念影響，在數(shù)字檔案館建設(shè)的不同時期，檔案信息服務(wù)模式表現(xiàn)為基于檔案館業(yè)務(wù)工作的“館員中心”模式、基于數(shù)字檔案信息資源開發(fā)和利用的“資源中心”模式、基于數(shù)字檔案信息服務(wù)集成的“用戶中心”模式[27]。隨著數(shù)字檔案館向智慧檔案館的高階發(fā)展，需要更先進(jìn)的檔案價值觀理論來指導(dǎo)?！胺?wù)主導(dǎo)邏輯”理論是一種全新的服務(wù)價值創(chuàng)造理論[28]，該理論將“用戶中心”模式進(jìn)一步拓展到基于服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的“價值共創(chuàng)”模式，實現(xiàn)了檔案服務(wù)的主體構(gòu)成從“一元”到“多元”、主體關(guān)系從“從屬”到“交互”、價值導(dǎo)向從“自我中心”到“用戶中心”、資源基礎(chǔ)從“閉環(huán)”到“生態(tài)圈”、實現(xiàn)平臺從“實體檔案館”到“數(shù)字檔案館”、評估模式從“本位評估”到“系統(tǒng)評估”的六大創(chuàng)新，比傳統(tǒng)的價值理論更適用于智慧檔案館的服務(wù)創(chuàng)新[29]。

（二）堅持以人為本駕馭技術(shù)使用

不管時代如何變遷，技術(shù)如何日新月異，檔案館的基本職能都沒有發(fā)生根本變化，因為這種基本職能反映了檔案館的社會本質(zhì)。因此，信息技術(shù)的使用雖然是智慧檔案館建設(shè)的內(nèi)在要求，但任何技術(shù)的使用均應(yīng)服從檔案館的本質(zhì)特征，技術(shù)必須由人選擇并為人服務(wù)。智慧檔案館研究應(yīng)跨出技術(shù)主義的藩籬，以人文主義來充實與提升其實質(zhì)，鞏固并厚筑其根基。人可以駕馭技術(shù)使用，而不能成為技術(shù)的奴隸。智慧檔案館建設(shè)必須堅持“以人為本”原則，以方便利用者為根本出發(fā)點，在不影響和改變檔案館根基的前提下實現(xiàn)對新技術(shù)的合理應(yīng)用，實現(xiàn)檔案工作與新技術(shù)使用的和諧發(fā)展[30]。

（三）在數(shù)字感知基礎(chǔ)上實現(xiàn)智慧服務(wù)功能

智慧檔案館建設(shè)不是口號，而應(yīng)有其與眾不同的建設(shè)內(nèi)容。真正的智慧檔案館應(yīng)該對檔案資源進(jìn)行感知、挖掘，經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)[31]。如果只關(guān)注信息技術(shù)的使用、先進(jìn)設(shè)備的配置、數(shù)字資源的擴張和檔案管理的便捷，這與數(shù)字檔案館建設(shè)沒有太多本質(zhì)的區(qū)別。數(shù)字化感知是數(shù)字檔案館建設(shè)的基本要求，數(shù)字智慧化運用才是智慧檔案館建設(shè)的核心所在，在檔案數(shù)字信息中充分挖掘用戶的需求才是智慧檔案館功能的最好體現(xiàn)。從用戶角度出發(fā)，采用各種新興技術(shù)，加大對館藏檔案資源的開發(fā)力度，以知識創(chuàng)新為重點，推出適應(yīng)不同用戶需求的檔案服務(wù)內(nèi)容，提供個性化的智慧服務(wù)。

（四）加強智慧檔案館政策的頂層設(shè)計

學(xué)術(shù)研究成果只有被采納成為法規(guī)政策，才能發(fā)揮其最大的作用。數(shù)字檔案館的許多研究成果已轉(zhuǎn)化成了國家政策要求，建設(shè)數(shù)字檔案館的標(biāo)準(zhǔn)體系也比較完善。智慧檔案館作為數(shù)字檔案館的高階發(fā)展，學(xué)界已經(jīng)有深入、充分的分析探討，研究成果比較豐富。國家有關(guān)部門應(yīng)積極響應(yīng)學(xué)術(shù)研究和實踐要求，及時分析、采納智慧檔案館研究成果，將其納入政策指導(dǎo)，出臺智慧檔案館政策，創(chuàng)建實施標(biāo)準(zhǔn)，完善考核體系，搞好政策頂層設(shè)計，統(tǒng)一指導(dǎo)全國的智慧檔案館建設(shè)，推動智慧檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、法治化。

（五）加大人才資源建設(shè)力度

檔案信息管理與技術(shù)人才是建設(shè)智慧檔案館的基本保證。人才隊伍的建設(shè)可采取“內(nèi)培、外引和智引”三種方式，針對智慧檔案館建設(shè)需要，一是要堅持以培養(yǎng)內(nèi)部人員，提升信息技術(shù)素養(yǎng)為基礎(chǔ)。二是堅持引進(jìn)信息化人才，增加人才數(shù)量。三是進(jìn)行智力引進(jìn)，不求所有，但求所用，通過與檔案服務(wù)機構(gòu)聯(lián)合，加大智慧檔案館技術(shù)開發(fā)，更新檔案信息系統(tǒng)，在聯(lián)合中提高檔案人員的技術(shù)水平，形成建設(shè)合力。另外，爭取多方支持，加大經(jīng)費投入，進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)，構(gòu)筑 智慧檔案館發(fā)展的組織、技術(shù)與物質(zhì)基礎(chǔ)。