事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)規(guī)范化探討

李雪芳

浙江省氣象局財(cái)務(wù)核算中心 浙江 杭州

一、引言

事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)是指事業(yè)單位根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，利用事業(yè)單位所擁有的資金從資源市場獲取資源，從而保證事業(yè)單位正常開展業(yè)務(wù)的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，其內(nèi)容一般包括貨物、服務(wù)和工程采購。采購管理是事業(yè)單位日常經(jīng)營管理工作的主要組成部分，其管理質(zhì)量直接關(guān)系到事業(yè)單位的整體管理質(zhì)量。氣象部門的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，采購業(yè)務(wù)一般占主體地位，所以對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化分析及研究，以期提高采購業(yè)務(wù)的規(guī)范化程度，進(jìn)而促進(jìn)單位的整體管理質(zhì)量。

二、氣象部門采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及特點(diǎn)

1.采購預(yù)算管理更加細(xì)化

氣象部門作為中央部門預(yù)算單位，在整個(gè)部門預(yù)算的編制上，根據(jù)財(cái)政部統(tǒng)一要求，所有經(jīng)費(fèi)收支納入部門預(yù)算，在經(jīng)費(fèi)的支出預(yù)算管理上，近年來對采購支出預(yù)算要求越來越詳細(xì)，如2022年部門預(yù)算政府采購預(yù)算錄入表中，對達(dá)到政府采購金額的采購業(yè)務(wù)，要求詳細(xì)列示采購品目、設(shè)備名稱、設(shè)備數(shù)量等。這就促使單位在進(jìn)行部門預(yù)算時(shí)，既要認(rèn)真測算完成全年業(yè)務(wù)指標(biāo)需要采購的金額，又要詳細(xì)考量采購物是否達(dá)到政府采購標(biāo)準(zhǔn)、采購物的品目，以及具體的名稱及數(shù)量等。相比前幾年部門預(yù)算只測算貨物、服務(wù)、工程的采購資金金額和資金來源，其要求詳細(xì)了不少。現(xiàn)在部門預(yù)算的新要求倒逼氣象部門各單位在達(dá)到政府采購金額的采購預(yù)算管理上，越來越明細(xì)、具體。

其次，氣象部門作為科技型單位，每年在科研項(xiàng)目及業(yè)務(wù)維持類項(xiàng)目的投入資金占整個(gè)支出金額比較大，在其項(xiàng)目計(jì)劃書及項(xiàng)目申報(bào)文本的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，都要求對采購物有品目、數(shù)量及金額的說明，所以無論是部門預(yù)算新要求還是項(xiàng)目文本的新標(biāo)準(zhǔn)，都會(huì)促使氣象部門各單位在采購預(yù)算管理的趨勢上明細(xì)更加具體。

2.政府采購方式占比更大

《中華人民共和國政府采購法》的實(shí)施，有利于推動(dòng)政府采購規(guī)范化，提高資金使用效益，所以氣象部門在采購方式的選擇上，對政府集中采購目錄內(nèi)的商品和達(dá)到政府采購金額標(biāo)準(zhǔn)的，采取政府采購方式基本達(dá)到百分百比例；對許多沒在政府集中采購目錄內(nèi)的商品和未達(dá)到政府采購金額標(biāo)準(zhǔn)的采購業(yè)務(wù)，如單次采購金額在50萬元（含）的貨物、工程和服務(wù)，許多氣象部門單位為了使采購更加規(guī)范，也會(huì)委托具備“政府采購業(yè)務(wù)代理資格”的采購代理機(jī)構(gòu)，按《政府采購法》相關(guān)采購程序進(jìn)行采購；單次采購金額在5（含）萬～50萬元的貨物、工程和服務(wù)，很多單位會(huì)選擇詢價(jià)（網(wǎng)上商城、網(wǎng)上競價(jià)、線下詢價(jià)）、競爭性談判、單一來源等方式進(jìn)行采購。

3.采購內(nèi)控制度日趨完善

事業(yè)單位在整個(gè)采購環(huán)節(jié)中需要遵循的法律法規(guī)不少，主要有《中華人民共和國政府采購法》、2021年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國民法典》（同時(shí)《中華人民共和國合同法》廢止）、1995年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國預(yù)算法》等，除了以上法律法規(guī)以外，氣象部門為了規(guī)范采購活動(dòng)，也出臺(tái)了不少關(guān)于采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理制度，如合同管理辦法、“三重一大”制度、資產(chǎn)管理辦法等，有的單位還針對未達(dá)到政府采購標(biāo)準(zhǔn)的采購業(yè)務(wù)，還制訂了非政府采購管理辦法，內(nèi)控制度的日趨完善，有利于加強(qiáng)采購活動(dòng)內(nèi)控管理，提高采購業(yè)務(wù)的合理性和規(guī)范性。

三、采購業(yè)務(wù)存在的問題

1.采購業(yè)務(wù)信息化建設(shè)程度有待提高

目前氣象部門單位有業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、財(cái)務(wù)管理平臺(tái)、內(nèi)控管理平臺(tái)等，但很多單位缺少一個(gè)專門的采購管理系統(tǒng)，或有采購管理系統(tǒng)但系統(tǒng)建設(shè)不科學(xué)或不全面，影響對整個(gè)采購業(yè)務(wù)的管理。主要表現(xiàn)在：

采購業(yè)務(wù)的各個(gè)流程信息基本分散在各個(gè)業(yè)務(wù)管理模塊、內(nèi)控管理系統(tǒng)模塊、財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊、和資產(chǎn)平臺(tái)模塊等，一個(gè)采購業(yè)務(wù)的信息是割裂的、或不完整的，不利于采購業(yè)務(wù)各個(gè)節(jié)點(diǎn)的信息及時(shí)掌握，影響采購業(yè)務(wù)實(shí)行的流暢性和規(guī)范化管理。

有的單位雖然建立了采購管理系統(tǒng)，但對像合同文本之類等數(shù)據(jù)未實(shí)現(xiàn)電子化管理，不能實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)合同履行節(jié)點(diǎn)的到期預(yù)警；或無法實(shí)現(xiàn)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的融合，信息無法互相取用，數(shù)據(jù)重復(fù)收集，容易造成工作量增加和數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確。

2.采購流程設(shè)計(jì)繁復(fù)或簡單，不規(guī)范

單位的采購流程設(shè)計(jì)過于繁復(fù)，如有的單位為了防范采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)，對采購的各環(huán)節(jié)分解過細(xì)，采用層層審批把關(guān)的方式，影響采購的效率和流程的順暢性。

另一部門單位對采購環(huán)節(jié)設(shè)置過于簡單，有的以慣例為基礎(chǔ)進(jìn)行采購活動(dòng)，不進(jìn)行采購的前期調(diào)研、論證工作；有的單位采購業(yè)務(wù)部門的人員沒有參與進(jìn)來；有的采購沒有考慮庫存的實(shí)際情況，等等，這些采購的流程設(shè)計(jì)不全面，不規(guī)范，影響采購業(yè)務(wù)的實(shí)施效果和采購的工作效率。

3.采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理需進(jìn)一步增強(qiáng)

雖然氣象部門各單位為了防范采購風(fēng)險(xiǎn)，出臺(tái)了許多內(nèi)控管理制度，但有的單位缺乏對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的、系統(tǒng)性的分析，導(dǎo)致出臺(tái)的內(nèi)控制度多而不全，粗而不精，沒有根據(jù)本單位的實(shí)際采購管理工作情況和需求將內(nèi)控制度建設(shè)和采購管理聯(lián)系起來，降低了采購內(nèi)控管理制度的科學(xué)性。還有的單位采購業(yè)務(wù)的人員配置不足或不合理：單位的采購活動(dòng)是誰需要、誰采購，難以實(shí)現(xiàn)合同管理、采購實(shí)施、驗(yàn)收入庫和監(jiān)督等不相容崗位定期輪崗制度。有的單位內(nèi)控制度沒有落到實(shí)處，缺乏審查、監(jiān)督機(jī)制，有的工作人員的內(nèi)控方面專業(yè)知識(shí)和理論應(yīng)用能力不足，缺乏豐富的內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn)，對采購預(yù)算環(huán)節(jié)、采購執(zhí)行環(huán)節(jié)、采購招投標(biāo)環(huán)節(jié)、采購檔案管理環(huán)節(jié)等主要內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控力度不足，單位采購風(fēng)險(xiǎn)防控能力有待于進(jìn)一步提升。

4.小額采購預(yù)算管理需加強(qiáng)，采購精細(xì)化程度需進(jìn)一步提高

氣象部門對于大額資金或大宗商品的采購?fù)瘸Ｖ匾暎侯A(yù)算、審批、采購實(shí)施環(huán)節(jié)都比較注重合理性、規(guī)范性和資金使用的效益性。但對于日常的、小額的采購業(yè)務(wù)往往重視度不夠。

（1）預(yù)算不夠精細(xì)，只有基本的資金支出預(yù)估，如每年的辦公費(fèi)一般只預(yù)算支出金額是多少，而沒有明細(xì)，比如紙品消耗大致需要幾箱、筆需要幾盒，或者存儲(chǔ)用優(yōu)盤需要多少等。

（2）許多日常消耗用品由于沒有正確的預(yù)估，造成采購的頻率過高，如有的單位每月都會(huì)采購相同品目、性能規(guī)格相近的產(chǎn)品，從而產(chǎn)生采購的成本相應(yīng)增加，并造成采購相應(yīng)的人力物力消耗增加，不利于發(fā)揮資金的使用效益，使質(zhì)量的把控和規(guī)范化執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)增加。

5.驗(yàn)收入庫時(shí)間滯后，采購檔案標(biāo)準(zhǔn)化有待提高

政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施后，事業(yè)單位也實(shí)行權(quán)責(zé)發(fā)生制，以此來正確地計(jì)算事業(yè)單位的收入費(fèi)用，所以對固定資產(chǎn)，無形資產(chǎn)開始計(jì)提折舊，其折舊的原則是“當(dāng)月使用的資產(chǎn)當(dāng)月開始計(jì)提折舊”，有的采購人員由于工作繁忙或者不了解新政府會(huì)計(jì)制度，資產(chǎn)采購以后投入使用，但履行固定資產(chǎn)或無形資產(chǎn)登記派滯后；有的單位在建工程投入使用后，未及時(shí)進(jìn)行竣工審計(jì)或資產(chǎn)預(yù)估入賬，以上幾種都會(huì)使資產(chǎn)賬面價(jià)值不準(zhǔn)確，造成計(jì)提折舊數(shù)也不準(zhǔn)確，進(jìn)而影響會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

采購流程全部完成以后，應(yīng)對大額的、重要的采購項(xiàng)目進(jìn)行檔案保管，目前很多單位對這一項(xiàng)工作的重視度有待提高，有的采購檔案資料保管不完全，有的沒有按項(xiàng)目分類保管等，其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度有待提高。

四、提高采購業(yè)務(wù)規(guī)范化的建議

1.優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，提高采購業(yè)務(wù)流程規(guī)范化

為了提高采購業(yè)務(wù)的效率，增強(qiáng)采購資金的使用效益，科學(xué)、順暢地進(jìn)行采購活動(dòng)，就需要構(gòu)建一個(gè)合理、規(guī)范的采購流程來完成上述目標(biāo)。而一個(gè)合理、規(guī)范的采購流程需要包括以下兩個(gè)方面。

一是流程要充分包含采購活動(dòng)的整個(gè)生命中周期：從采購預(yù)算、采購審批、采購執(zhí)行、采購驗(yàn)收、采購檔案保管等，采用閉環(huán)的方法；并根據(jù)采購的目的和要求，既不缺少也不重復(fù)其中一個(gè)步驟，保持其流暢性和實(shí)用性。

二是注意整個(gè)流程中的經(jīng)辦人員、審批人員等的設(shè)置。每個(gè)流程的步驟施行，都少不了執(zhí)行者，所以一個(gè)好的、規(guī)范的流程還要科學(xué)合理地設(shè)置相應(yīng)的執(zhí)行人，一般來說，氣象部門采購流程的參與者包括業(yè)務(wù)歸口部門人員、采購部門人員、財(cái)務(wù)人員、資產(chǎn)及庫存管理人員、檔案管理人員等等，流程崗位的設(shè)置除應(yīng)遵循因事設(shè)崗的原則，還需注意以下兩點(diǎn)：第一，盡可能實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)接觸，有利于厘清責(zé)任，便于采購管理；第二，盡可能減少無效或不增值的崗位，如去掉不必要的審核等，提高采購效率。

2.增強(qiáng)采購內(nèi)控管理意識(shí)，優(yōu)化采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理機(jī)制

要根據(jù)單位的自身情況，結(jié)合國家的法律法規(guī)和采購管理的實(shí)際情況，將單位的內(nèi)部控制工作和采購業(yè)務(wù)管理規(guī)范緊密結(jié)合起來，明確采購內(nèi)控各個(gè)執(zhí)行組織的職責(zé)，以此來提高采購業(yè)務(wù)的規(guī)范性和合法性。平衡好采購業(yè)務(wù)與內(nèi)控管理的關(guān)系，既不能設(shè)置過多內(nèi)控制度，因?yàn)槿菀资共少彉I(yè)務(wù)效率低下，又不能少設(shè)關(guān)鍵部分的內(nèi)控制度，不控制采購風(fēng)險(xiǎn)。

在日常采購工作中，還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注與業(yè)務(wù)需求部門的溝通，同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)各業(yè)務(wù)流程審批權(quán)限的設(shè)置，建立規(guī)范的內(nèi)控管理崗位和內(nèi)控管理制度，在日常采購工作中就能有效地控制和化解這一階段的風(fēng)險(xiǎn)，從而提升整個(gè)單位的內(nèi)控管理水平。

3.建立或完善采購管理系統(tǒng)，提升采購業(yè)務(wù)的信息化水平

一是將采購業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)的信息和數(shù)據(jù)，從采購預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、檔案保管等各個(gè)階段進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)在采購管理系統(tǒng)平臺(tái)上可以實(shí)時(shí)查詢和合同履行節(jié)點(diǎn)的到期預(yù)警；二是實(shí)現(xiàn)采購各個(gè)相關(guān)的業(yè)務(wù)審批如合同審批、付款審批等實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)平臺(tái)上一鍵式審批，從而加快采購業(yè)務(wù)的審批環(huán)節(jié)，促進(jìn)整個(gè)采購業(yè)務(wù)的優(yōu)化；三是實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、資產(chǎn)管理平臺(tái)等信息的數(shù)據(jù)對接，既可以保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的精確性，也可以減少重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息共享；四是在采購系統(tǒng)中設(shè)置氣象部門專用的采購信息模塊，該平臺(tái)可以收集氣象專用品目的商品信息，有利于采購人員了解市場最新信息，對非政府采購商品，還可以利用部門內(nèi)多家單位集合的優(yōu)勢進(jìn)行采購，或?qū)Τ晒Φ牟少彉I(yè)務(wù)進(jìn)行復(fù)制，以期達(dá)到采購業(yè)務(wù)的效益最大化和規(guī)范化。

4.科學(xué)精細(xì)地編制年度采購預(yù)算，提高采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行率

要增加對采購預(yù)算管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真開展采購預(yù)算工作，首先應(yīng)做好預(yù)算前的事前統(tǒng)計(jì)和調(diào)研，如先摸清家底，了解各類資產(chǎn)的存量和需求量，避免出現(xiàn)相同品目采購頻率過高的問題或庫存過剩問題，確保采購需求的合理性和真實(shí)性；其次在編制采購預(yù)算時(shí)應(yīng)關(guān)注國家的大政方針和部門的發(fā)展方向，使本年度的采購計(jì)劃要與本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開展相契合；還要調(diào)研供應(yīng)市場，了解要采購的貨物和服務(wù)市場的價(jià)格區(qū)間、供應(yīng)能力、供應(yīng)時(shí)間，以確保日后采購活動(dòng)能順利開展。在正式編制預(yù)算時(shí)應(yīng)注意：①完整性，要對不同經(jīng)費(fèi)做好分類、采購預(yù)算經(jīng)費(fèi)應(yīng)包括貨物、服、工程等經(jīng)費(fèi)；②合法性，要注意國家對采購預(yù)算編制的口徑和方法，編制要契合對采購制度的相關(guān)要求。

5.完善采購方式和驗(yàn)收流程，提升采購執(zhí)行的效果

在采購方式的選擇上要根據(jù)采購項(xiàng)目的規(guī)模和性質(zhì)，在采購法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)，可以選擇不同的采購方式，一是要避免采購方式過于僵化，不管采購項(xiàng)目的特殊性一律采取公開招標(biāo)方式，使采購周期過長，也要預(yù)防為了按時(shí)完成任務(wù)而將達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目進(jìn)行拆分，導(dǎo)致采購制度混亂。正確、規(guī)范地選擇采購方式不僅可以提高采購效率，也能保證采購質(zhì)量。

對采購的驗(yàn)收環(huán)節(jié)的重視程度進(jìn)一步加強(qiáng)，首先要保證按合同要求時(shí)點(diǎn)進(jìn)行按時(shí)驗(yàn)收，達(dá)到固定資產(chǎn)或無形資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的按時(shí)入資產(chǎn)賬并按時(shí)進(jìn)行折舊，確保單位資產(chǎn)賬的準(zhǔn)確性。貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)上，要注重驗(yàn)收單要素是否齊全，品名、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)，驗(yàn)收人簽名等缺一不可；在工程采購上，要注重工程竣工時(shí)間的節(jié)點(diǎn)和工程質(zhì)量，保證工程如期完工，成立有經(jīng)驗(yàn)的專家對工程進(jìn)行驗(yàn)收；服務(wù)采購也需對達(dá)到的效果進(jìn)行測試和評價(jià)。建立一套完整和標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收體系，對規(guī)范采購驗(yàn)收管理，達(dá)到采購業(yè)務(wù)的目的有著重要作用。

6.加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的檔案管理，提升采購檔案的規(guī)范化

建議做好采購業(yè)務(wù)尤其是政府采購業(yè)務(wù)每一個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作，并安排專人來核實(shí)、保管采購業(yè)務(wù)相關(guān)的預(yù)算、會(huì)議紀(jì)要、招標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收出入庫登記等。等整個(gè)采購流程完成以后，對采購業(yè)務(wù)的相關(guān)檔案裝訂成冊并進(jìn)行歸檔保管，確保采購業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有人把關(guān)、負(fù)責(zé)，規(guī)范而有序地做好采購業(yè)務(wù)。

五、結(jié)語

綜上所述，只有不斷地改進(jìn)、完善采購業(yè)務(wù)的流程，不斷提升采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理機(jī)制，以使采購業(yè)務(wù)更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而促進(jìn)氣象部門業(yè)務(wù)的良好、持續(xù)開展，并提升部門的整體管理質(zhì)量。