高質(zhì)量發(fā)展背景下基層檔案管理面臨的問題及對策研究

●劉 珊

一、基層檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的重要性

《中華人民共和國檔案法》于2020年重新修訂，這是著眼新發(fā)展階段，實現(xiàn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要遵循和保障。檔案,究其實質(zhì)來說它表現(xiàn)為各種文本、圖形、聲音以及其他各種不同形態(tài)的歷史記錄，這種記錄從時間上來講包括過去的和現(xiàn)在正在發(fā)生的；從內(nèi)容上來講涵蓋了經(jīng)濟、政治、人文、社會、自然歷史、軍事、外交、科學技術(shù)等各個活動領域；從檔案記載的主體上來講包括個人、當然更主要地是針對機關(guān)、集團、企業(yè)事業(yè)單位或者其他各種機構(gòu)在社會活動所產(chǎn)生的對國家和社會有價值的文獻資料。檔案管理重要意義主要表現(xiàn)在如下多個層面上:

（一）檔案承載著歷史的印記

檔案源于原始記事，但是原始的記事并不是我們嚴格意義上的檔案，只有經(jīng)過人類有意識地分類整理篩選所保存的有價值的信息才稱得上檔案。檔案記載所留下來的文字、紙張、圖像都是社會文明的印記，檔案所整理的內(nèi)容是包含了政治、經(jīng)濟、文化、社會等各個方面，通過這些留存著的檔案，我們能夠了解歷史，了解過去，人類文明得以傳承。今天，基層檔案人員對基層檔案的整理歸納對于若干年后的基層經(jīng)濟社會發(fā)展來說也具有重要的歷史價值。

（二）檔案蘊含著人類的智慧

檔案所整理的內(nèi)容不僅是國家、社會發(fā)展的體現(xiàn)，更蘊含了人類改造客觀世界智慧的結(jié)晶，從這些歷史檔案我們能發(fā)現(xiàn)歷史發(fā)展的規(guī)律，對于今天國家治理、政黨建設、社會發(fā)展具有重要的借鑒價值。今天我們制定政策、發(fā)展經(jīng)濟、處理事務很大程度上都要通過檔案研究歷史，總結(jié)經(jīng)驗教訓，更好地把握未來，可以說檔案無論對國家、社會、個人來說都是一種無形的資產(chǎn)。

（三）檔案具有重要的科學研究價值

任何的科研都離不開先人所留下的歷史資料并在這一基礎上加以研究與改造, 這也就直接說明了存檔已經(jīng)變成了一個不能缺少的重要條件。在科研中, 檔案系統(tǒng)不單單可以提取最原始的記錄以供參考與借鑒, 還可以提取不斷進行著的大量的試驗數(shù)據(jù), 在研究中形成起來基礎材料以供參考使用。科學工作的進展,需要通過人類的科學實踐,并通過不斷地總結(jié)前人對科學研究的結(jié)果,借鑒其中有益的經(jīng)驗與教圳,少走彎路或不走彎路。檔案是記載前人成果的最原始的資料, 真實可靠性是其他資料都無法取代的。所以一切科學技術(shù)都必須以檔案為依據(jù)和標準。

（四）檔案是文藝創(chuàng)作的重要素材來源

文藝創(chuàng)作者通過查閱檔案資料，更加客觀真實地了解到人類社會不同歷史時代經(jīng)濟社會發(fā)展的基本狀況，普通民眾的生存狀況、人的思想狀況，英雄人物的事跡材料，為再現(xiàn)歷史、再現(xiàn)人物提供了重要的素材。

（五）檔案也是對大眾進行歷史與傳統(tǒng)文化教育的生動教科書

近年來, 我國政府非常注重于各級檔案局、博物館的建立與管理工作,并逐漸實行免費對外開放, 檔案所提供給全國人民的歷史原始資料有著很大的說服力與感染力。透過檔案中的記載，人們就能夠很清楚地知道一個地方、一個國家、一個民族的歷史發(fā)展過程與變化。熱愛家鄉(xiāng)、熱愛國家、熱愛民族首先要了解這個地方、國家、民族的歷史，檔案館是最好的愛國主義教育基地, 下一代在參觀學習中了解地方、了解國家，進一步厚植愛國主義情懷，賡續(xù)好紅色血脈。

只有充分認識檔案的意義與價值,才能推動檔案管理工作的行動自覺，使檔案管理工作更好地服務于經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

二、當前基層檔案管理工作在高質(zhì)量發(fā)展背景下遇到的困境

面對高質(zhì)量發(fā)展的要求，基層檔案管理有諸多需要亟待解決的問題，主要表現(xiàn)在：

（一）人員流動性大

在基層，檔案管理崗位被很多人認為是邊緣冷門部門，一些人片面地覺得檔案工作人員是一份默默無聞的工作,不能輕易出成果, 有的認為基層條件艱苦不愿意留在基層，因此，基層檔案管理人員流動性過大。有的檔案管理工作人員在離職時,因為與崗位銜接不到位,會出現(xiàn)一定程度上的遺漏,檔案的收集、整理、分類、保管、檢索、利用跟不上基層具體工作實踐，在一定程度上影響了基層工作效果。

（二）管理制度不夠完善

當前, 由于許多基層單位對檔案管理工作的規(guī)定不夠健全, 使檔案部門進行管理無法規(guī)范地做好歸檔整理, 從而產(chǎn)生了不少的問題。比如:歸檔的紙張大小不一致有大有小, 特定檔案的格式不齊,隨意性也比較高,檔案查閱記錄不完整等等。甚至有的地方基層單位的規(guī)章制度都只是簡單擺設,口號也叫得很響,但實施起來卻根本沒有按要求嚴格落實。

（三）管理環(huán)境不夠完善，技術(shù)落后

很多基層單位的檔案管理環(huán)境質(zhì)量滿足不了檔案的安全保管要求。如，目前很多基層的檔案主要是傳統(tǒng)紙質(zhì)保存，由于“九防”措施不到位，當環(huán)境潮濕或是其他情況發(fā)生時，紙質(zhì)版的檔案很易受到損害。這對工作會造成很大的困擾。隨著全社會信息技術(shù)水平的不斷提高，檔案管理信息化已是大勢所趨，由于基層檔案管理信息化水平較低，服務效能不高，特別是檔案數(shù)量較多時，很難在短時間內(nèi)準確地查找，尤其是遇到加急的檔案查閱需求，一定程度影響了工作的開展。

（四）工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高，意識不強

檔案管理工作不是一般性的管理工作，而是需要專業(yè)的理論和技術(shù)方法的工作，涉及到國家、集體和個人的利益，需要很強的政治責任感、專業(yè)的技術(shù)手段和保守秘密的原則要求，高質(zhì)量推進檔案管理能力建設和治理體系現(xiàn)代化,更需大量專門的管理人才。但是目前基層檔案管理人員力量普遍薄弱,專業(yè)性水平較低，尤其是專門學習檔案專業(yè)的人才缺乏，也影響了檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

（五）基層領導對檔案管理不夠重視，投入不足

有的基層領導對檔案管理工作的認識存在偏差，對這項工作標準要求不高, 有的基層領導并不了解當前中國檔案管理的基本制度是什么, 有的基層領導不愿意花費更多的精力時間去調(diào)研推動檔案管理工作, 對歸檔管理工作經(jīng)費的支持也不夠。而基層單位對檔案管理的人員關(guān)心與激勵程度不夠, 導致很多基層工作人員, 特別是年輕干部不愿意到檔案管理的崗位去工作, 造成基層檔案干部隊伍結(jié)構(gòu)不合理, 人才老化嚴重,甚至出現(xiàn)人員空崗的現(xiàn)象,影響制約了檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

三、推進基層檔案管理工作高質(zhì)量開展的對策

（一）要堅持高標準、高質(zhì)量

標準決定質(zhì)量，只有確立高的標準，才能高質(zhì)量推動這項工作的開展。新版檔案法的修訂, 這是中國檔案法治建設進程中一座嶄新的里程碑，是檔案管理工作符合我國國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化需要, 基層檔案管理工作要依托新的檔案法律法規(guī), 健全嚴格的檔案管理制度, 并且落實到每個部門單位具體工作中, 嚴格按照管理制度來執(zhí)行,用制度管人管事,檔案管理工作才會得到保障和提升。

（二）積極推動檔案管理現(xiàn)代化

歸檔管理工作是對社會發(fā)展史的忠實記錄,在記述發(fā)展史、傳播文明、服務經(jīng)濟社會、造福民眾中有著難以取代的重要功能，將歸檔工作放到全局工作中來重視，在開展檔案管理和推動經(jīng)濟發(fā)展的工作中找準結(jié)合點, 要不斷提升檔案設施的現(xiàn)代化，包括數(shù)字化、信息化、智能化設備的應用；在管理方法和組織結(jié)構(gòu)上也要提升現(xiàn)代化水平達到高效、安全，以適應經(jīng)濟社會發(fā)展和檔案事業(yè)自身發(fā)展的需求。

（三）理順檔案管理體制機制

要健全檔案管理機制。設置專門的組織領導機構(gòu)，選擇確定好專職的管理人員，各負其責、各司其職,建立對檔案工作的統(tǒng)籌管理與協(xié)作配套的檔案保管工作格局。要根據(jù)地方管理工作實踐,出臺歸檔保管細則,規(guī)范嚴格管理，并且把歸檔整理質(zhì)量、存檔時效、安全管理等內(nèi)容列為歸檔保管工作考核的重點內(nèi)容,以保證檔案資料完好齊全。

（四）大力提升檔案管理人員專業(yè)化素質(zhì)

積極地對檔案管理工作人員進行定期培訓,通過線上線下教學相結(jié)合、課堂自學與現(xiàn)場實踐操作相結(jié)合等方式,努力提高歸檔人員的專業(yè)技術(shù)水平和實踐管理工作才能。同時建立健全對檔案工作人員的關(guān)愛激勵, 暢通培養(yǎng)人才途徑, 對一直從事檔案管理工作的優(yōu)秀人才積極提拔晉級, 激發(fā)社會檔案工作人員的積極擔當與作為。檔案保管的工作也需要整個社會關(guān)注與大力支持,單靠檔案機關(guān)單打獨斗是行不通的, 必須進一步提升基層歸檔管理的意識, 也必須與社會各個方面單位統(tǒng)籌聯(lián)動, 建立齊抓共管體制與機制, 才能真正全面提高基層檔案保管水平。

（五）筑牢基層檔案安全的防線

基層檔案管理，關(guān)系到基層單位的發(fā)展與穩(wěn)定，有的內(nèi)容也有嚴格的保密要求，因此，檔案安全是一項至關(guān)重要的工作。為此要提高管理人員的安全意識，筑牢安全防線，加大對基層檔案工作的資金投入，購置更換更加安全專業(yè)的存檔設備，運用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段加強檔案管理的安全防線，建立“人、物、技”三防相結(jié)合的規(guī)范管理體系,確保基層各類檔案實物的安全，為高質(zhì)量發(fā)展提供堅實的保障。