信息化在事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用

●劉偉杰

前言

目前，信息技術(shù)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著重要地位，進(jìn)行信息化建設(shè)有利于提升事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在人力資源管理數(shù)據(jù)逐漸增多、管理難度不斷加大的過(guò)程中，只有實(shí)現(xiàn)信息化管理才能夠改善管理現(xiàn)狀，增強(qiáng)管理效果。

一、信息化與人力資源管理概述

（一）信息化

信息化是利用以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具形成新的生產(chǎn)力，并利用其造福社會(huì)的過(guò)程。信息化在網(wǎng)絡(luò)、通信以及數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)的基礎(chǔ)上匯集數(shù)據(jù)信息并為人們提供信息服務(wù)，有利于提高生活與工作效率，降低成本。信息化具有易用性、靈活性、平臺(tái)化、拓展性、安全性、整合性以及移動(dòng)性等特點(diǎn)。企業(yè)在進(jìn)行信息化管理建設(shè)時(shí)需構(gòu)建知識(shí)管理平臺(tái)、日常辦公平臺(tái)、信息集成平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)、協(xié)同工作平臺(tái)、公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)以及企業(yè)通信平臺(tái)。

（二）人力資源管理

人力資源管理是企事業(yè)中關(guān)于人力資源的政策與活動(dòng)，常見(jiàn)內(nèi)容包括員工聘用、調(diào)配、薪酬、培訓(xùn)等。企事業(yè)需通過(guò)現(xiàn)代化管理方法組織和開(kāi)展一系列人力資源活動(dòng)，從而促進(jìn)企事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。人力資源管理具有六大特征，分別是人本特征、專(zhuān)業(yè)性與實(shí)踐性、戰(zhàn)略性與全面性、雙贏性與互惠性、學(xué)科交叉性以及系統(tǒng)性與整體性。

二、在事業(yè)單位人力資源管理中進(jìn)行信息化建設(shè)的意義

（一）事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇

信息技術(shù)對(duì)人類(lèi)社會(huì)產(chǎn)生了巨大的影響，經(jīng)過(guò)快速發(fā)展已成為人們生活與工作中的一部分。新時(shí)期，黨和政府都對(duì)事業(yè)單位的工作提出了更高的要求、寄予了更多的期望。而人力資源管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，因此進(jìn)行人力資源管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇。同時(shí)，信息化是人力資源管理轉(zhuǎn)型的迫切需要。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革中，事業(yè)單位的發(fā)展面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，傳統(tǒng)的人力資源管理方式已無(wú)法滿(mǎn)足工作需求，急需對(duì)人力資源管理進(jìn)行轉(zhuǎn)型。信息化管理的流程簡(jiǎn)單、效率較高，符合人力資源管理轉(zhuǎn)型的要求。在人力資源管理中進(jìn)行信息化建設(shè)可將單向管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向管理，提升人力資源的價(jià)值。一直以來(lái)，職工在單位發(fā)展中都處于被動(dòng)狀態(tài)，而利用信息化人力資源管理可以扭轉(zhuǎn)這一現(xiàn)狀，促進(jìn)職工的個(gè)性化發(fā)展。

（二）有利于提高管理效率

與傳統(tǒng)的人力資源管理方式相比，信息化人力資源管理可以為事業(yè)單位職工提供溝通交流的渠道，縮短工作耗費(fèi)時(shí)間。例如，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以直接通過(guò)人力資源管理系統(tǒng)查看單位人員情況、績(jī)效情況，職工也可以直接通過(guò)系統(tǒng)當(dāng)中的職工入口查詢(xún)所需信息，例如個(gè)人考勤、工資等，可減輕人力資源管理人員的工作壓力，降低管理成本。在這種情況下，職工可以突破層級(jí)式管理的約束，進(jìn)行跨級(jí)別交流。從這一角度來(lái)說(shuō)，信息化的人力資源管理可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)與各個(gè)職工之間的扁平化管理，增強(qiáng)事業(yè)單位的反應(yīng)靈敏性，提高管理效率。

三、信息化在事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用不足

（一）缺乏重視

事業(yè)單位人力資源管理信息化水平低主要是由事業(yè)單位對(duì)信息化缺乏重視造成的。首先，大多數(shù)事業(yè)單位受傳統(tǒng)體制觀念與管理理念的影響較深，管理思想因循守舊，所以無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是職工在工作過(guò)程中都是按部就班，很難接受新鮮事物，且事業(yè)單位的職工大都抱有“鐵飯碗”的想法，認(rèn)為自己只需要做好本職工作即可，即使不創(chuàng)新也不會(huì)失業(yè)，這種思想導(dǎo)致其不愿意學(xué)習(xí)新知識(shí)。其次，事業(yè)單位沒(méi)有充分了解人力資源管理信息化，只是應(yīng)用了計(jì)算機(jī)和一些簡(jiǎn)單的管理軟件，沒(méi)有構(gòu)建功能完善的信息化系統(tǒng)，沒(méi)有完善硬件設(shè)施與軟件設(shè)施。

（二）信息化系統(tǒng)不完善

新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的要求都更高，在這種情況下，事業(yè)單位進(jìn)行了基礎(chǔ)的人力資源管理信息化建設(shè)，但這并不證明事業(yè)單位人力資源管理的信息化水平高。因?yàn)?，在建設(shè)過(guò)程中，部分事業(yè)單位的信息化建設(shè)系統(tǒng)不完善，降低了人力資源信息化管理水平。首先，事業(yè)單位并沒(méi)有構(gòu)建人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的人力資源檔案與數(shù)據(jù)都會(huì)不斷增多，其中存在大量有效信息與無(wú)效信息，通過(guò)人工分析與處理效率過(guò)低，需利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的采集、統(tǒng)計(jì)、分析與處理，但事業(yè)單位并沒(méi)有構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法有效收集人力資源數(shù)據(jù)，不能為人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支持。其次，事業(yè)單位沒(méi)有構(gòu)建具有針對(duì)性的人力資源管理平臺(tái)。很多事業(yè)單位缺乏信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，在信息化建設(shè)時(shí)便借鑒甚至抄襲其他企業(yè)或單位的管理平臺(tái)與系統(tǒng)，但每個(gè)單位實(shí)際情況不同，對(duì)管理平臺(tái)的功能需求不同，直接應(yīng)用其他平臺(tái)并不能滿(mǎn)足自身工作需求。

（三）人才力量弱

管理人員是管理工作與信息化建設(shè)的主體，其專(zhuān)業(yè)能力與信息技術(shù)水平在一定程度上決定著事業(yè)單位人力資源管理與信息化建設(shè)的水平。然而，事業(yè)單位人力資源管理人員的水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。部分事業(yè)單位進(jìn)行了人力資源管理人員的調(diào)整，端正了其工作態(tài)度。但是，工作力度較弱，并沒(méi)有從根本上提高人員水平，導(dǎo)致人才力量較弱。從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位的部分職工在工作中仍然自由散漫、不認(rèn)真負(fù)責(zé)、不積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了人力資源管理的信息化建設(shè)。

四、信息化在事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變理念

思想意識(shí)對(duì)行動(dòng)有指導(dǎo)作用，守舊的思想會(huì)影響信息化的應(yīng)用，事業(yè)單位應(yīng)樹(shù)立新的管理理念，提高認(rèn)知，并加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)。第一，事業(yè)單位應(yīng)樹(shù)立以加強(qiáng)信息化建設(shè)為主的人力資源管理理念。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及人力資源管理人員應(yīng)深入研究信息化在人力資源管理中的價(jià)值與意義，充分了解信息化的內(nèi)涵與特點(diǎn)，分析如何在人力資源管理中應(yīng)用信息技術(shù)。第二，事業(yè)單位應(yīng)樹(shù)立以人為本的人力資源管理理念。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，事業(yè)單位不能再將職工當(dāng)作生產(chǎn)資料，而應(yīng)將其當(dāng)作單位發(fā)展的第一資源，將職工需求納入到信息化建設(shè)中，利用信息技術(shù)為職工提供更多的溝通渠道，加強(qiáng)人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，滿(mǎn)足職工需求。第三，事業(yè)單位應(yīng)樹(shù)立以組織公平感為主的人力資源管理理念，利用信息技術(shù)為職工提供良好的工作環(huán)境、氛圍，加強(qiáng)監(jiān)督，促進(jìn)組織公平感的實(shí)現(xiàn)與信息化的建設(shè)。第四，事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變職工思想，端正職工工作態(tài)度，并積極宣傳，讓更多的職工了解信息化的應(yīng)用，促進(jìn)不同部門(mén)之間的相互配合，為信息化的應(yīng)用提供幫助。

（二）靈活應(yīng)用信息技術(shù)，完善信息化系統(tǒng)

當(dāng)前，可應(yīng)用在人力資源管理中的信息技術(shù)有很多，事業(yè)單位應(yīng)加大技術(shù)引進(jìn)與應(yīng)用力度，完善管理系統(tǒng)。首先，事業(yè)單位應(yīng)高度重視人力資源管理信息化建設(shè)，加大資金投入力度，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備。事業(yè)單位的資金來(lái)源渠道相對(duì)單一，大多依靠國(guó)家財(cái)政支持，為此國(guó)家應(yīng)為事業(yè)單位的信息化建設(shè)提供資金支持與政策支持。同時(shí)，事業(yè)單位也可以與私營(yíng)企業(yè)合作，獲取一定的資金，并將資金投入到信息化建設(shè)當(dāng)中，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟硬件設(shè)施是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，其中硬件設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)以及信息存儲(chǔ)器等產(chǎn)品，而軟件設(shè)施主要包括各種辦公系統(tǒng)與辦公軟件。其次，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建人力資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)屬于電子化文件柜，具有存儲(chǔ)、備份、截取等多種功能，可以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理與共享。構(gòu)建人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)可以快速采集、分析與處理人力資源數(shù)據(jù)信息，提高人力資源管理工作的效率。此外，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建人力資源管理平臺(tái)，完善信息化系統(tǒng)。若缺乏專(zhuān)業(yè)人員，事業(yè)單位可以通過(guò)其他專(zhuān)業(yè)公司合力打造管理平臺(tái)、豐富模塊、完善功能。人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)具備組織架構(gòu)規(guī)劃、員工事務(wù)管理、合同協(xié)議管理、薪資福利管理等多個(gè)功能模塊。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高信息技術(shù)應(yīng)用水平

人力資源管理人員在人力資源管理信息化建設(shè)中至關(guān)重要，只有加強(qiáng)培養(yǎng)，提高其專(zhuān)業(yè)水平與信息技術(shù)應(yīng)用水平才能推動(dòng)信息化建設(shè)。首先，事業(yè)單位應(yīng)增強(qiáng)職工的職責(zé)意識(shí)，消除其抱著“鐵飯碗”不會(huì)被開(kāi)除的不良心理，加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)教育，端正其工作態(tài)度，使人力資源管理人員高度重視信息化建設(shè)工作。其次，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)人力資源管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，讓其在掌握Word、Excel、PPT 等基礎(chǔ)辦公軟件的基礎(chǔ)上學(xué)會(huì)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、信息化平臺(tái)與系統(tǒng)，并提高其應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用能力，讓人力資源管理人員學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)完善人員招聘、培訓(xùn)、薪酬、社保等方面的機(jī)制，提高人力資源管理效率與水平。此外，若職工操作錯(cuò)誤也會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)損壞，因此事業(yè)單位應(yīng)普及計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備的基本操作和維護(hù)方法，避免出現(xiàn)操作錯(cuò)誤。

（四）增強(qiáng)安全意識(shí)，加大系統(tǒng)維護(hù)力度

實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化、構(gòu)建人力資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)與平臺(tái)有較多的優(yōu)勢(shì)，但是也有一定的不足，例如安全性相對(duì)較低，很容易出現(xiàn)信息泄露、信息丟失等問(wèn)題，而事業(yè)單位部分信息需要保密，一旦泄露或丟失將會(huì)造成嚴(yán)重后果。因此，事業(yè)單位應(yīng)增強(qiáng)安全意識(shí)，加大信息化系統(tǒng)的維護(hù)力度，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)保護(hù)數(shù)據(jù)信息。第一，事業(yè)單位應(yīng)從硬件設(shè)施入手。設(shè)備管理部門(mén)需科學(xué)制定信息化設(shè)施的管理制度，安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行設(shè)施保養(yǎng)與維修，降低設(shè)備出現(xiàn)故障的幾率。同時(shí)，管理人員需詳細(xì)記錄設(shè)施保養(yǎng)與維修情況，充分掌握設(shè)施狀況。第二，事業(yè)單位應(yīng)從軟件設(shè)施入手。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞、病毒入侵、黑客入侵等情況，可能會(huì)造成信息泄露或丟失。事業(yè)單位需通過(guò)數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行加密處理，增強(qiáng)信息傳輸?shù)陌踩?，并?duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份保存處理，避免數(shù)據(jù)丟失造成的損失。也可利用數(shù)字與簽名認(rèn)證技術(shù)判斷計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用者的身份，防止非法入侵人員進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，降低數(shù)據(jù)信息被非法人員盜取的幾率，保障數(shù)據(jù)信息的安全性與完整性。

五、結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)人力資源管理的信息化不僅是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是客觀要求，事業(yè)單位應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，對(duì)信息化人力資源管理進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)；靈活運(yùn)用各種信息技術(shù)，科學(xué)把控信息化應(yīng)用的方式；加強(qiáng)人才培養(yǎng)，增強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用能力，提高人力資源管理的信息化、系統(tǒng)化水平。