淺析事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

●張美琴

引言

事業(yè)單位深化改革對(duì)人事檔案管理工作提出了新的發(fā)展要求，如何更好地做好事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新工作與事業(yè)單位改革協(xié)同發(fā)展，需要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案電子化管理系統(tǒng)，建立人事檔案管理與社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)共享，建立人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，加強(qiáng)人事檔案的保密性管理，創(chuàng)新檔案管理方式，更好地提升事業(yè)單位改革后人事檔案管理作用，發(fā)揮人事檔案管理信息技術(shù)創(chuàng)新管理優(yōu)勢。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

1.人事檔案管理對(duì)個(gè)人的重要性。人事檔案是事業(yè)單位員工職位變動(dòng)、干部提拔、職稱審查、考核評(píng)定的主要依據(jù)，人事檔案管理是以個(gè)人為單位，對(duì)每個(gè)人的政治面貌考察情況、思想道德情況、工作經(jīng)歷和表現(xiàn)、學(xué)習(xí)簡歷、社會(huì)關(guān)系、個(gè)人工作成果及德能勤績廉等方面進(jìn)行整理和記錄。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是依據(jù)工作人員對(duì)原始紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類整理和存放，這種管理方式主要是以紙質(zhì)文檔為主，對(duì)原始人事檔案進(jìn)行記錄存放，由于人事檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行崗位調(diào)整，如果人員調(diào)整時(shí)檔案移交銜接不好就容易造成檔案查找難度大、增加日常的工作量。事業(yè)單位改革后要充分發(fā)揮新形勢人事檔案管理對(duì)個(gè)人的重要性優(yōu)勢。一是發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，通過事業(yè)單位改革新形勢，利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，便于查閱。二是創(chuàng)新管理方法，由于人事檔案文檔更新較快，需要結(jié)合傳統(tǒng)的管理辦法創(chuàng)新管理機(jī)制，提高人事檔案更新效率。三是加強(qiáng)系統(tǒng)化管理體制，對(duì)檔案長時(shí)間存放要具有延續(xù)性，防止人事檔案資料損壞，保證人事檔案完整，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范管理隨時(shí)查閱。

2.人事檔案管理對(duì)人力資源調(diào)整的重要性。人事檔案管理是人力資源管理中的一部分，人事檔案是每個(gè)人的經(jīng)歷和成長的重要記載，是人力資源進(jìn)行調(diào)整的主要依據(jù)。人事檔案管理在人力資源調(diào)整中的作用，一是提升管理能力，通過事業(yè)單位改革需要重新制定建立科學(xué)合理的人事檔案相關(guān)制度提升管理能力。二是提升協(xié)調(diào)能力，通過事業(yè)改革可以對(duì)人事檔案管理和人力資源協(xié)同發(fā)展，發(fā)揮人力資源調(diào)度優(yōu)勢。三是發(fā)揮實(shí)用性，人事檔案是選拔人才的主要依據(jù)，人事檔案真實(shí)準(zhǔn)確地記錄了個(gè)人情況，有利于發(fā)揮員工在晉升和評(píng)定職稱時(shí)檔案獨(dú)一無二的作用是不可替代的。

3.人事檔案管理安全的重要性。事業(yè)單位人事檔案管理中安全保密是檔案管理的主要保障，其目的是保護(hù)事業(yè)單位和個(gè)人不受損失。一是加強(qiáng)管理，對(duì)合理查閱人事檔案的人員要進(jìn)行指導(dǎo)，按要求填報(bào)查閱手續(xù)，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審核后方能進(jìn)行查閱；對(duì)外借檔案時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，必須提出借檔案的申請，完成借閱檔案程序并填寫借閱時(shí)間、檔案名稱、使用范圍、歸回時(shí)間等事項(xiàng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意才能借閱。二是加強(qiáng)監(jiān)督。目前事業(yè)單位人事檔案都是進(jìn)行集中化管理，在實(shí)際工作中要注重加強(qiáng)安全管理意識(shí)，制定嚴(yán)格的人事檔案監(jiān)督機(jī)制，防止文檔丟失和泄密。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的作用

1.事業(yè)單位人事檔案的真實(shí)性。事業(yè)單位人事檔案的基礎(chǔ)是必須真實(shí)，人事檔案存檔的資料內(nèi)容必須完整，才具有法律保護(hù)效力。人事檔案管理工作要與事業(yè)單位改革同步推進(jìn)，在實(shí)際工作中要注重學(xué)習(xí)新政策，注重收集具有延伸性的資料，仔細(xì)進(jìn)行甄別資料的真實(shí)性，收集完整真實(shí)的資料，進(jìn)行分類整理，提高人事檔案的權(quán)威性、真實(shí)性。人事檔案禁止隨意改動(dòng)、弄虛作假，保證人事檔案的真實(shí)準(zhǔn)確。

2.事業(yè)單位人事檔案的完整性。事業(yè)單位人事檔案管理必須具備完整性，人事檔案的完整為員工的晉升、職稱聘審、政治審查等提供重要的依據(jù)。主要依據(jù)是員工的干部履歷表、學(xué)習(xí)證明材料、工作經(jīng)歷審查資料、政治面貌審查情況資料、社會(huì)關(guān)系、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、考核鑒定材料等涉及“三齡兩歷一身份”相關(guān)資料，員工的人事檔案資料必須內(nèi)容真實(shí)、完整、齊全才能發(fā)揮人事檔案管理的重要作用。完整的人事檔案是員工的信息數(shù)據(jù)庫，它能真實(shí)完整地反映出員工自身能力和實(shí)際情況，對(duì)干部考察選拔任用起到關(guān)鍵的作用。

3.事業(yè)單位人事檔案動(dòng)態(tài)性。事業(yè)單位人事檔案歸檔存放后不是一成不變的，而是隨著事業(yè)單位員工個(gè)人情況的不斷變化，職位晉升、年度考核、工資調(diào)整、人事變動(dòng)等新增加內(nèi)容，需要進(jìn)行新材料的收集補(bǔ)充和整理完善。事業(yè)單位人事檔案記錄了員工在工作和學(xué)習(xí)成長中的證明資料，記錄了事業(yè)單位人員從開始工作到退休的全部過程，對(duì)事業(yè)單位人員非常重要，所以，人事檔案管理工作具有動(dòng)態(tài)性。

4.事業(yè)單位人事檔案保密性。人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性，任何人不得私自保存和泄露。人事檔案歸檔記錄的資料是員工的工作情況、思想道德情況、政治情況等方面，具備較強(qiáng)的保密性，不能夠隨意泄漏出去，如果不慎泄漏，就會(huì)對(duì)職工自身工作產(chǎn)生不利的影響。如果將一些機(jī)密性檔案泄漏出去，就會(huì)影響到整個(gè)事業(yè)單位健康發(fā)展。

三、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理工作的資金投入少。事業(yè)單位都有自己承擔(dān)的工作職能和業(yè)務(wù)職責(zé)，由于人事檔案管理工作在業(yè)務(wù)職責(zé)中不占主要地位，所以對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，認(rèn)為人事檔案管理工作不是很重要，是比較簡單的一項(xiàng)工作，在資金保障方面投入和支持少。隨著事業(yè)單位改革穩(wěn)步推進(jìn)，人事檔案管理工作必須加強(qiáng)資金投入和政策支持，才能發(fā)揮出信息管理在人事檔案管理中的作用。人事檔案管理資金投入主要側(cè)重于人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、采購軟件和硬件等設(shè)備。通過建立人事檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)，采購保密計(jì)算機(jī)、保密掃描儀、保密復(fù)印機(jī)、裝訂設(shè)備、保密碎紙機(jī)等新設(shè)備提高工作效率。因此，人事檔案計(jì)算機(jī)信息化管理系統(tǒng)，可以更好地保存人事檔案信息，與傳統(tǒng)檔案管理方式比較，信息系統(tǒng)管理更容保存和查閱，檔案不容易缺失和損壞，能更好地發(fā)揮人事檔案管理的管理能力。人事檔案管理工作需要建立信息化系統(tǒng)管理平臺(tái)和采購保密設(shè)備是人事檔案工作的基礎(chǔ)條件。所以，事業(yè)單位改革后要加大對(duì)人事檔案管理的資金投資力度。

2.人事檔案管理的不重視性。事業(yè)單位人事檔案管理方面還需要完善，管理方式要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，主要的阻礙來自于傳統(tǒng)的管理模式滲透已久，管理人員不夠重視，工作效率低，無法完成較高的工作質(zhì)量。因此需要突破和創(chuàng)新，人事檔案管理工作要結(jié)合現(xiàn)代化管理模式建立人事檔案信息共享、保密安全、標(biāo)準(zhǔn)管理，真正發(fā)揮人事檔案的重要作用。

3.人事檔案管理的不規(guī)范性。事業(yè)單位人事檔案管理過程中會(huì)有一些問題出現(xiàn)，這些問題影響人事檔案管理的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。對(duì)于這些問題，主要是事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)不重視、管理不規(guī)范，人事檔案管理人員綜合素質(zhì)低，沒有發(fā)揮出人事檔案管理的作用。主要體現(xiàn)在人事檔案管理工作人員不掌握檔案管理新政策、新的管理方法，存在較低的管理意識(shí)薄弱等情況。檔案管理沒有及時(shí)上交，沒有及時(shí)采取措施，導(dǎo)致單位檔案建檔無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。另外，檔案資料不齊全、不完整、不規(guī)范也會(huì)導(dǎo)致檔案的不規(guī)范性。檔案存放于個(gè)人手中沒有及時(shí)交給檔案管理人員，也會(huì)影響檔案管理的不規(guī)范性。

4.人事檔案管理人員的不專業(yè)性。事業(yè)單位人事檔案管理工作人員大多是在從事本單位其他工作的同時(shí)兼職人事檔案管理工作，這樣不符合檔案管理要求。人事檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，應(yīng)該聘用專職人員，要具備較高的綜合素質(zhì)；同時(shí)對(duì)于人事檔案管理工作來講，應(yīng)該建立較完善的體系，在招聘人員時(shí)應(yīng)有學(xué)歷的要求。目前第一學(xué)歷管理工作人員占有比例較大，然而研究生學(xué)歷的工作人員占有比例較小。所以人事檔案管理不具備專業(yè)性，也無法將工作認(rèn)識(shí)到位，存在著較多的邊緣崗位。有很多工作人員中未形成較強(qiáng)的管理意識(shí)，同時(shí)經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤思想，例如，“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”，上班則來，下班就走，任何事情以及問題與自己無關(guān)。然而這種想法是錯(cuò)誤的，完全影響到人事檔案管理。檔案管理人員對(duì)于工作沒有熱情，不熱愛自己的工作，無法持續(xù)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。然而在工作中不會(huì)獲得優(yōu)化及創(chuàng)新。種種問題對(duì)于人事檔案管理都會(huì)帶來一定的影響，同時(shí)對(duì)于經(jīng)濟(jì)計(jì)劃也會(huì)帶來一定的影響，因此，人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作信息化和專業(yè)化。

四、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的建議

1.加強(qiáng)人事檔案電子化管理。事業(yè)單位人事檔案信息化系統(tǒng)是檔案管理中的一部分，而電子化管理檔案是一種方法。隨著利用智能計(jì)算對(duì)檔案管理的普及就需要加強(qiáng)該制度的管理。一是完善管理機(jī)制，通過信息化管理，利用計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)建立人事檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理準(zhǔn)確查閱、科學(xué)分類、完整歸檔，以便更好地發(fā)揮人事檔案的延續(xù)性。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息的發(fā)展、人事檔案管理系統(tǒng)的不斷升級(jí)，人事檔案管理人員就需要不斷加強(qiáng)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，要熟練掌握系統(tǒng)操作界面的使用，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類、查詢和提取。人事檔案管理電子化系統(tǒng)的使用，能為事業(yè)單位改革提供更好的服務(wù)。

2.建立人事檔案管理與社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)共享。人事檔案管理與社會(huì)保險(xiǎn)管理有著密不可分的聯(lián)系，如何更好地建立兩者的數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)辦事程序，是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展面臨的問題，需要利用大數(shù)據(jù)時(shí)代專業(yè)技術(shù)人員對(duì)人事檔案管理和社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)、共享共建，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高工作效率。一是探索創(chuàng)新方式。要充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理與社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)共享機(jī)制，建立人事檔案與社會(huì)保險(xiǎn)管理應(yīng)用平臺(tái)，將人事檔案與社會(huì)保險(xiǎn)檔案相關(guān)的養(yǎng)老保險(xiǎn)、職業(yè)年金、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)做好銜接，建立云計(jì)算互聯(lián)網(wǎng)新應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案與社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)系，做到相關(guān)數(shù)據(jù)相互共享。二是發(fā)揮創(chuàng)新優(yōu)勢。要利用云計(jì)算和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，研究探索先進(jìn)的創(chuàng)新計(jì)術(shù)在檔案管理方面的運(yùn)用，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入社會(huì)保險(xiǎn)管理與人事檔案管理中，讓信息管理數(shù)據(jù)相結(jié)合，可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，更好地為人事檔案管理和社會(huì)保險(xiǎn)管理提供快速便捷的查詢服務(wù)。

3.建立人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。隨著事業(yè)單位的改革人事檔案管理需要建立各項(xiàng)管理制度。一是廣泛征求，事業(yè)單位改革后在重新制定管理制度時(shí)可以征求各方的意見，以保證新建立的制度體系科學(xué)性、規(guī)范性、合理性，為實(shí)際工作開展提供指導(dǎo)。二是調(diào)整優(yōu)化，人事檔案管理制度并非固定不變，要根據(jù)工作具體情況進(jìn)行適當(dāng)合理的調(diào)整和優(yōu)化，保證制度的操作性、針對(duì)性和完整性。三是操作性強(qiáng)，由于人事檔案對(duì)原始基礎(chǔ)資料的可靠性和真實(shí)性具有較高的要求，需要收集、整理、歸檔等具體環(huán)節(jié)，必須保證人事檔案資料真實(shí)完整。

4.加強(qiáng)人事檔案的保密性管理。人事檔案管理員是人事檔案保密工作的主要責(zé)任人，主要職責(zé)是牢固樹立保密觀念、增強(qiáng)保密意識(shí)。應(yīng)熟練掌握《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)。一是加強(qiáng)安全保密意識(shí)，事業(yè)單位人事檔案管理人員必須熟悉掌握事業(yè)單位人事檔案管理保密制度和保密定密依據(jù)，盡職盡責(zé)做好人事檔案管理工作。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，事業(yè)單位人事檔案管理人員必須具備綜合素質(zhì)高、政治立場堅(jiān)定、作風(fēng)正派、專業(yè)能力強(qiáng)才能從事人事檔案管理工作。人事檔案管理人員需要提高業(yè)務(wù)能力，必須經(jīng)常參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，才能掌握新政策新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)人事檔案管理綜合業(yè)務(wù)能力。三是加強(qiáng)保密自查力度，事業(yè)單位人事檔案工作需要定期開展保密自查活動(dòng)，對(duì)容易涉密的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)要進(jìn)行定期自查差缺補(bǔ)漏，準(zhǔn)確排除風(fēng)險(xiǎn)提高保密意識(shí)。

五、結(jié)束語

人事檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分，事業(yè)單位改革必須與人事檔案管理創(chuàng)新同步推進(jìn)，為了能更好地發(fā)揮人事檔案管理的作用，必須全面提升人事檔案工作質(zhì)量，建立人事檔案創(chuàng)新機(jī)制，建立人事檔案管理與社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)共享，加強(qiáng)人事檔案電子化管理，發(fā)揮信息技術(shù)化管理優(yōu)勢，持續(xù)推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展。