基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)探索
——以番禺電大為例

□徐佑明

當(dāng)前，無(wú)論是基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍管理人員，還是開(kāi)放教育學(xué)生或用人單位，學(xué)籍檔案的個(gè)性化需求日趨旺盛。如：學(xué)校要求學(xué)籍管理人員提供某年各專業(yè)的畢業(yè)人數(shù)和畢業(yè)率、學(xué)生學(xué)籍檔案不見(jiàn)了或檔案袋拆開(kāi)了需要補(bǔ)辦、用人單位需要學(xué)籍檔案中的某些材料等。學(xué)籍檔案一旦實(shí)現(xiàn)信息化，這些問(wèn)題都將迎刃而解。實(shí)際上，基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化，不僅能提高工作效率、降低出錯(cuò)率，而且有利于學(xué)校對(duì)教學(xué)各環(huán)節(jié)實(shí)行監(jiān)督、進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為教學(xué)改革與教育評(píng)估等提供參考依據(jù)；同時(shí)，也能為用人單位對(duì)人才的選拔、聘任、學(xué)歷鑒定及學(xué)生辦理出國(guó)留學(xué)等提供更好的服務(wù)；并且，紙質(zhì)檔案的信息化處理能有效解決檔案?jìng)浞輪?wèn)題。

一、番禺電大學(xué)籍檔案工作現(xiàn)狀

(一)學(xué)籍檔案管理沿用傳統(tǒng)模式。當(dāng)前，番禺電大學(xué)籍檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的整理紙質(zhì)檔案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式為主，工作效率較低且易出現(xiàn)錯(cuò)漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執(zhí)行不夠嚴(yán)格，加上部分管理人員對(duì)檔案重視不夠，檔案偶會(huì)出現(xiàn)泄密、遺失等情況。多年的積累，紙質(zhì)檔案越積越多，給學(xué)校的保存與管理造成壓力。

(二)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)滯后。已有的國(guó)家開(kāi)放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)，可以處理日常的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，但沒(méi)有畢業(yè)生管理模塊，不能直接對(duì)畢業(yè)生數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，只能通過(guò)導(dǎo)出歷年數(shù)據(jù)篩選處理后再進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)。教務(wù)管理系統(tǒng)中只有使用該系統(tǒng)以來(lái)的學(xué)生數(shù)據(jù)，而沒(méi)有使用該系統(tǒng)之前的學(xué)生數(shù)據(jù)，導(dǎo)致使用該系統(tǒng)前的學(xué)生數(shù)據(jù)只能根據(jù)學(xué)校內(nèi)部保留的數(shù)據(jù)自行處理。中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)也未盡完善，在該網(wǎng)中可以查詢畢業(yè)生信息，包括學(xué)籍信息及畢業(yè)信息，但信息單一，沒(méi)有學(xué)生成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)等記錄。

(三)學(xué)籍檔案管理制度欠缺、團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后。學(xué)籍檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和管理制度建設(shè)很不完善，對(duì)學(xué)籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時(shí)而異。相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后，無(wú)專門(mén)的檔案管理人員，相應(yīng)工作主要由學(xué)籍管理人員和班主任承擔(dān)。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案工作不太重視，管理人員從未參加檔案培訓(xùn)，也極少有學(xué)習(xí)檔案信息化等方面的機(jī)會(huì)。

二、番禺電大學(xué)籍檔案信息化的可行性分析

當(dāng)前,建立國(guó)家開(kāi)放大學(xué)全系統(tǒng)統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)條件還不成熟，而基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化相對(duì)容易。如何高效、準(zhǔn)確地將文字、圖片變成有效的數(shù)字化信息，提供快捷有效、安全性強(qiáng)的查詢等服務(wù)，是基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)。這就需要購(gòu)買(mǎi)高速掃描儀等設(shè)備、構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、建立和完善相關(guān)制度并對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)等。高速掃描儀價(jià)格不高、操作簡(jiǎn)單便捷。要構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)是在原有的校園網(wǎng)上運(yùn)行，有現(xiàn)成的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，并且對(duì)服務(wù)器硬件要求不高，成本相對(duì)低廉；至于該系統(tǒng)軟件方面，可以組織計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員開(kāi)發(fā)或者直接購(gòu)買(mǎi)適合番禺電大的學(xué)籍檔案管理軟件?？梢?jiàn)，學(xué)籍檔案信息化無(wú)論在技術(shù)上還是經(jīng)濟(jì)上都是可行的。隨著形勢(shì)的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)的需要，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將進(jìn)一步重視學(xué)籍檔案管理及其信息化，他們對(duì)系統(tǒng)軟硬件的采購(gòu)、建立健全相關(guān)管理制度以及對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)也將順勢(shì)而為。

三、番禺電大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)展望

完善學(xué)籍檔案管理，要從多方面進(jìn)行改革與創(chuàng)新，包括學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、管理制度建設(shè)和管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)等。針對(duì)番禺電大學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題,就其信息化建設(shè)做出如下展望。

(一)構(gòu)建合適的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。將海量的學(xué)籍檔案信息(包括紙質(zhì)檔案和教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等)變成規(guī)范化的數(shù)字信息、將學(xué)籍檔案信息實(shí)行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，是當(dāng)前信息化建設(shè)的首要問(wèn)題。因此，一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、畢業(yè)檔案材料(包括入學(xué)報(bào)名登記資料、畢業(yè)生登記表、學(xué)士學(xué)位申報(bào)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等)及其他重要材料(如英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書(shū)等)掃描成規(guī)范的圖片文件，并逐步將保留在學(xué)校的往屆生重要材料掃描成規(guī)范的圖片文件。二是學(xué)校計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員參與開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)適合當(dāng)前實(shí)際的學(xué)籍檔案管理軟件，該軟件系統(tǒng)能提供標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案和數(shù)據(jù)接口；管理人員充分利用校園網(wǎng)高效、便捷地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、共享、查詢、統(tǒng)計(jì)等服務(wù)。三是學(xué)籍管理人員要充分利用上級(jí)開(kāi)放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)或拓展系統(tǒng)收集各個(gè)時(shí)期各類學(xué)生、不同系統(tǒng)的學(xué)生基本信息、成績(jī)數(shù)據(jù)、學(xué)籍情況變化數(shù)據(jù)等，把這些數(shù)據(jù)和學(xué)生畢業(yè)檔案及其他重要材料的掃描數(shù)據(jù)等進(jìn)行處理并導(dǎo)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)；管理人員還要按時(shí)維護(hù)、更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和與上級(jí)開(kāi)放大學(xué)及學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)的一致性。另外，技術(shù)人員要設(shè)法加強(qiáng)校園網(wǎng)的安全，保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性。

(二)建立和完善管理制度，規(guī)范管理流程。制度決定行動(dòng)，學(xué)校應(yīng)根據(jù)有關(guān)法規(guī)并結(jié)合學(xué)校開(kāi)放教育的實(shí)際情況，建立和完善學(xué)籍檔案管理制度和規(guī)范。如建立《開(kāi)放教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》《學(xué)籍檔案歸檔制度》《學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息更新制度》等，規(guī)范學(xué)籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程，保證學(xué)籍檔案信息的有效性和安全性，從而明確管理人員崗位職責(zé)，強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識(shí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和信息化，進(jìn)一步改善學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。

(三)打造一支高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍。推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化就要加強(qiáng)管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)。業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是做好學(xué)籍檔案管理和保證服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，故學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)提高自身的思想政治素質(zhì)，包括提升政治素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)和法律意識(shí)等；也要提高自身的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理工作的流程。對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)，就應(yīng)大力提高檔案管理人員的信息化水平，對(duì)他們多加以業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能充分利用信息技術(shù)與管理知識(shí)建立和完善學(xué)籍檔案信息化管理體系。隨著學(xué)籍檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，他們就能提供更加多樣化的服務(wù)，如提供自動(dòng)化查詢服務(wù)等，從而使檔案資源服務(wù)信息化。

四、結(jié)語(yǔ)

構(gòu)建好學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，就能實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為載體的學(xué)籍檔案信息管理和資源共享，從而提高工作效率和改善服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，在信息化過(guò)程中，不僅要重視學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升，還要研究如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的利用價(jià)值?；鶎娱_(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實(shí)際需要，還可為國(guó)家開(kāi)放大學(xué)將來(lái)開(kāi)發(fā)全系統(tǒng)的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。