地方應用型高校檔案業(yè)務創(chuàng)新路徑分析

徐 芳

(鄭州工程技術(shù)學院，河南 鄭州 450044)

習近平總書記指出“經(jīng)過長期努力，中國特色社會主義進入了新時代，這是我國發(fā)展新的歷史方位”。新時代環(huán)境中，地方應用型高校面臨著轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新發(fā)展的機遇與挑戰(zhàn)。2015年，《關(guān)于引導部分地方普通本科高校向應用型轉(zhuǎn)變的指導意見》的出臺為地方應用型高校的轉(zhuǎn)型發(fā)展明確了任務和方向。經(jīng)初步調(diào)查，河南省、廣東省、安徽省等省份已出臺了地方應用型高校轉(zhuǎn)型的文件，眾多地方高校在校地合作、校企合作、學校資源建設、人才培養(yǎng)等方面進行多方位的改革探索。地方高校的教務處、就業(yè)指導中心、實驗實訓中心、圖書館等部門積極進行業(yè)務創(chuàng)新，以適應和推進學校改革探索的形勢和步伐，檔案部門也不例外。作為高校信息資源的重要組成部分，高校檔案是各高校在教學、科研、行政、文化傳播和對外交流等工作和活動中產(chǎn)生的以紙質(zhì)、聲像、實物等為載體的記錄，是全面直接反映學校與社會發(fā)展歷程的重要資料。檔案工作的特點和性質(zhì)決定了高校檔案館的職能和業(yè)務。新形勢下，數(shù)字化檔案信息資源建設、檔案信息整合與共享、用戶導向的檔案服務提升、檔案文化產(chǎn)品推出等工作面臨著諸多機遇和挑戰(zhàn)，地方應用型高校檔案業(yè)務創(chuàng)新是適應新的國家形勢和新的學校定位與建設的重要內(nèi)容。

為探索地方應用型高校檔案業(yè)務創(chuàng)新路徑，筆者借助檔案館網(wǎng)站，調(diào)查分析近5年來“雙一流”高校檔案業(yè)務開展情況，結(jié)合地方應用型高校學校定位、檔案用戶需求以及自身檔案館藏資源情況，探索檔案業(yè)務創(chuàng)新路徑，為地方應用型高校檔案館提升管理水平和制定發(fā)展規(guī)劃提供參考和依據(jù)?！半p一流”高校在師資力量、軟硬件設施、文化資源等方面實力雄厚，其檔案業(yè)務內(nèi)容具有很強的代表性，對于全面了解現(xiàn)階段我國高校檔案業(yè)務開展情況及近幾年的變化趨勢具有重要的現(xiàn)實意義，對地方應用型高校檔案業(yè)務開展也具有重要的參考價值。

1 高校檔案業(yè)務情況調(diào)查與分析

高校檔案網(wǎng)站的新聞動態(tài)、通知公告等欄目，在發(fā)布學校檔案相關(guān)新聞報道的同時，承擔著檔案知識宣傳和信息推廣功能。對新聞動態(tài)、通知公告等信息內(nèi)容的挖掘、統(tǒng)計和分析能在一定程度上反映出高校檔案館近年來的業(yè)務狀況。

1.1 調(diào)查對象

筆者采用網(wǎng)絡調(diào)研法，對42所“雙一流”建設高校檔案館近5個學年(2015年7月—2020年6月)所呈現(xiàn)的檔案業(yè)務類型、內(nèi)容、形式等進行調(diào)查與統(tǒng)計，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計的基礎上對當前高校檔案業(yè)務開展情況與發(fā)展趨勢進行分析，以期對高校檔案工作發(fā)展提供信息參考。信息收集范圍包括通知公告、新聞動態(tài)、工作動態(tài)、業(yè)務公告等欄目，共獲取數(shù)據(jù)4 133條。結(jié)合高校檔案業(yè)務流程，對所獲取到的數(shù)據(jù)進行初步篩選歸類，獲得有效數(shù)據(jù)3 477條。

1.2 總體情況分析

為了解總體數(shù)據(jù)情況，將所獲取到的3 477條數(shù)據(jù)按照年度歸檔工作、歸檔培訓與業(yè)務咨詢、專兼職檔案員隊伍建設、檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化建設、查檔信息服務、檔案征集與捐贈、檔案展覽、調(diào)研考察與業(yè)務交流、學術(shù)會議與科研交流、檔案宣傳活動、館內(nèi)行政事務、疫情防控檔案工作等類別進行初步分類的統(tǒng)計分析。檔案工作調(diào)研考察與業(yè)務交流、校史展覽與管理、檔案展覽3個類別的發(fā)文量占據(jù)前三位。由于檔案業(yè)務來訪、檔案交流、展覽參觀等業(yè)務工作的新聞性和報道性較突出，所以這3類的發(fā)文量最多，共計占全部信息的34%。

將初步分類的業(yè)務類別按照檔案保管與利用、檔案資源建設、行政管理、學術(shù)研究、檔案宣傳、檔案信息資源開發(fā)進行匯總歸類，檔案保管與利用類的新聞公告類內(nèi)容占16.71%，檔案資源建設類的新聞公告類內(nèi)容占21.97%，檔案館行政管理類的新聞公告發(fā)文量占23.32%，檔案學術(shù)會議與科研交流的新聞發(fā)文量占比為5.78%，檔案信息資源開發(fā)新聞內(nèi)容占29.97%，檔案宣傳的新聞發(fā)文量占2.24%?？梢姡F(xiàn)階段高校檔案館的業(yè)務內(nèi)容中，檔案學術(shù)研究和檔案宣傳占比較少，在新聞發(fā)文量中的體現(xiàn)不明顯。檔案保管與利用、資源建設、信息資源開發(fā)3個類別的新聞公告量較為均衡。

1.3 檔案業(yè)務內(nèi)容分析

1.3.1 檔案保管與利用。 該類別的新聞公告內(nèi)容包括查檔信息服務、檔案安全與保護、檔案設施保障、檔案實體修復、檔案系統(tǒng)管理等方面。

高效檔案館根據(jù)學校管理、教學、科研、宣傳、招生、就業(yè)等工作的需要以及社會組織和個人的查檔需求，提供相應的檔案信息，以充分實現(xiàn)檔案的憑證價值和參考價值，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。查檔信息服務具體涉及館藏全宗介紹、查檔須知、查檔申請流程、查檔時間、開館閉館通知、網(wǎng)絡查檔平臺、檔案管理系統(tǒng)平臺運行、國家法定節(jié)假日與寒暑假的查檔安排等方面的內(nèi)容。為教工、學生等檔案用戶提供查檔信息服務是高校檔案館的基礎業(yè)務工作。

檔案保管工作是檔案文件材料提供高效利用的前提和保障，通過建立保護制度(比如檔案保管制度、檔案庫房管理制度、檔案庫房出入守則、檔案館消防安全應急預案等)，采取恰當?shù)谋Ｗo措施與保護技術(shù)，實現(xiàn)檔案存放和使用過程中的安全、完整和有序，防止檔案受損，延長檔案壽命。檔案保管在新聞公告中的體現(xiàn)比較少，涉及檔案庫房安全檢查、檔案保密、庫房溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、受損紙質(zhì)修復、密集架等基礎設施配置等方面。

1.3.2 檔案資源體系建設。 隨著檔案需求領(lǐng)域的不斷擴展，檔案需求層次的不斷提升，檔案需求方式的逐步升級，檔案信息資源建設面臨著很多新需求和新挑戰(zhàn)。從新聞公告內(nèi)容上看，高校檔案資源建設的發(fā)文量占21.97%的比例，具體業(yè)務方向包括：名人、校友檔案的征集與捐贈，黨群、行政、教學、學籍等檔案年度歸檔工作，重大活動、重大專項等專項歸檔，數(shù)字檔案館建設、檔案數(shù)字化與電子文化管理。檔案資源建設需要高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案意識、崗位勝任力、檔案科研水平等高低直接影響著檔案資源建設的寬度和深度。歸檔培訓與業(yè)務咨詢、專兼職檔案員隊伍建設與管理也是資源建設的重要內(nèi)容。為豐富館藏史料與名人檔案全宗，清華大學、浙江大學、南開大學、東南大學、西安交通大學等眾多高校檔案館開展了豐富的征集與捐贈工作。年度歸檔工作是高校檔案館重要的常規(guī)業(yè)務。除黨群、行政、教學、學籍、科研、設備、外事等歸檔材料，高校檔案館根據(jù)實際情況開展了諸多專項檔案的征集與歸檔工作。比如哈爾濱工業(yè)大學推出的“青春的記憶”優(yōu)秀畢業(yè)生檔案征集歸檔活動等。信息化時代背景下，數(shù)字檔案與電子文件的管理與研究是高校檔案工作重要的組成部分。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》要求持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設。為提升管理效率、保護檔案原件，實現(xiàn)信息共享，各大高校在推進電子文化管理工作的同時，也積極開展館藏檔案數(shù)字化加工工作，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的招標采購和驗收新聞在新聞公告上有所體現(xiàn)。

1.3.3 行政管理。 行政管理類的新聞公告發(fā)文量占23.32%的比例，包括高校檔案館際調(diào)研考察與業(yè)務交流、館內(nèi)動態(tài)、檔案工作榮譽、檔案工作規(guī)劃與計劃、檔案工作考評檢查等。為更好地開展檔案業(yè)務，各大高校檔案館會進行實地調(diào)研交流，相互學習交流信息化建設情況、歸檔業(yè)務開展情況、特色檔案建設等工作內(nèi)容。調(diào)研考察與業(yè)務交流因其新聞性比較明顯，新聞發(fā)文量較大，在行政管理工作中占61.41%。館內(nèi)動態(tài)主要涉及活動通知、工作述職評測、年度考核公示、干部任職公示、勤工助學崗位招聘等工作。工作榮譽也是新聞性較強的發(fā)文內(nèi)容，檔案工作先進集體和個人、教育部直屬高校檔案工作優(yōu)秀案例等榮譽類新聞是對高校檔案工作的肯定和鼓勵。

1.3.4 學術(shù)研究。 學術(shù)研究在新聞公告發(fā)文中體現(xiàn)的比較少，占整體發(fā)文量的5.78%，在本調(diào)查中將其分為檔案科研開展、學術(shù)會議與科研交流兩個類別。檔案科研的新聞信息主要內(nèi)容是科研項目的立項與結(jié)項通知，比如國家及省檔案局科技項目通知、檔案科技項目成果獎勵申報通知及公示等。學術(shù)會議與科研交流主要包括檔案工作論壇、學術(shù)年會、青年檔案工作者論壇、熱點主題學術(shù)研討會的會議通知及參會情況報道。

1.3.5 檔案信息資源開發(fā)。 檔案信息資源開發(fā)新聞公告發(fā)文量最多，占整體發(fā)文量的29.97%。發(fā)文信息主題集中于檔案編研成果發(fā)布與宣傳、檔案展覽(校史展覽、專題展覽)參觀與管理、校史研究及檔案文化建設。專題檔案展覽及校史展覽是其中的主要內(nèi)容。校史是儲存學校發(fā)展歷史、傳承學校精神與校園文化的重要載體，校史展覽是學校建設與發(fā)展進程及成就最集中的展示。近年來，各大高校檔案館依托館藏檔案史料，積極參與校史館建設。校史館成為重要來訪、高校校際調(diào)研、新生入學教育、校慶宣傳等活動的重要平臺。高校檔案館開拓創(chuàng)新，利用館藏資源，充分挖掘檔案價值，圍繞著名人物、重大活動、特定主題推出各類專題展覽，這在新聞發(fā)文中體現(xiàn)得比較明顯。檔案編研是檔案信息資源開發(fā)的主要形式，編研成果主要包括專著、匯編、大事記、圖冊等，在新聞發(fā)文中也常有體現(xiàn)。

1.3.6 檔案宣傳。 檔案宣傳新聞公告占整體發(fā)文量的2.24%。發(fā)文信息主題集中于檔案知識普及、國際檔案日等重大節(jié)日活動宣傳、檔案保密宣傳活動、國家安全教育日活動、檔案館開放日活動等。

2 地方應用型高校檔案業(yè)務創(chuàng)新路徑分析

“雙一流”高校開展的檔案業(yè)務內(nèi)容和方向可為地方應用型高校，尤其是新建應用型本科高校的檔案業(yè)務開展提供參考性借鑒。地方應用型高校檔案館應以館藏資源為基礎，結(jié)合應用型定位、學校優(yōu)勢資源及校園文化特色，秉持以教工學生及社會公眾需求為導向的原則，開拓創(chuàng)新，探索檔案業(yè)務發(fā)展的方向與途徑。

2.1 檔案保管與利用

檔案的收集、整理、保管與提供利用是檔案館一直以來的核心業(yè)務，也是檔案館價值得以發(fā)揮的基礎性業(yè)務。新時代環(huán)境下，伴隨著業(yè)務環(huán)境和數(shù)字化技術(shù)的新變化，為學校發(fā)展和師生提供檔案利用服務這一核心業(yè)務并未發(fā)生遷移?！半p一流”高校檔案館的檔案利用服務，通過檔案網(wǎng)站或公眾號平臺為檔案用戶提供了詳細的查檔時間、查檔手續(xù)(預約查檔、查檔申請)、各類型(黨政檔案、基建檔案、人物檔案、科研檔案等)檔案借閱規(guī)則等信息?，F(xiàn)階段，檔案保管和利用這一傳統(tǒng)業(yè)務可通過精細化管理和服務予以優(yōu)化。地方應用型高校通過網(wǎng)站和微信公眾號等平臺公布詳細的查檔須知，以方便檔案用戶了解并準備查檔申請材料，安排查檔時間。在保障傳統(tǒng)的檔案利用服務的同時，檔案館應推進改善單向的服務模式，以往年檔案利用內(nèi)容主題統(tǒng)計為基礎，了解檔案利用的主要方向和內(nèi)容，據(jù)此推出特定的檔案專題資源利用服務，比如面向職務晉升、職稱評定、榮譽申報等需求提供黨政文件、獲獎證書的專題檔案服務；面向校友會建立、校慶活動等需求提供畢業(yè)生名錄、學校大事記、校史、文件匯編等專題檔案服務；面向?qū)W校雙創(chuàng)活動需求提供創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)專題檔案服務。

2.2 檔案資源體系建設

我國的檔案收集工作，大致經(jīng)歷了從收集檔案、豐富館藏到建設國家檔案資源的螺旋式發(fā)展歷程[1]。高校檔案資源體系建設涉及歸檔收集、檔案信息化建設、檔案資源整合等內(nèi)容。

在檔案收集方面，除常規(guī)性的黨群、行政、學籍、教學、科研、會計、基建等類別檔案的歸檔移交業(yè)務外，地方應用型高?？蓮囊韵聨讉€方面進行檔案資源的深入征集與建設。①開展名人、校友檔案的征集與捐贈。豐富館藏資源，為校園文化建設與傳承提供基礎。②重視專項檔案建設，比如服務雙創(chuàng)，對在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目開展與管理工作中形成的且具有保存價值的文字、聲像等不同載體的記錄進行收集歸檔，包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目可行性分析、項目實施方案、項目計劃與總結(jié)、項目開展記錄、研究報告、研發(fā)實物以及項目開展過程中的照片、視頻文件等[2]。檔案信息化建設和資源整合共享是一項系統(tǒng)化工程，可最大限度地發(fā)揮檔案價值、實現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)階段，高校檔案館主要是通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設和電子文件管理進行檔案信息化建設。地方應用型高校檔案館應在安全性原則、需求導向原則、可行性原則等指導下，有選擇性地、分階段進行檔案目錄和全文的數(shù)字化。在檔案數(shù)字化實施的同時，積極推進電子文件歸檔的規(guī)范化整理，加強前端控制和全程管理，為電子文件建立完整的管理體系。

2.3 檔案信息資源開發(fā)

從本次統(tǒng)計調(diào)查可以看到，檔案展覽是高校檔案信息資源開發(fā)的主要方式。在校史展覽建設的同時，地方應用型高校檔案館應開拓創(chuàng)新，面向用戶需求，充分挖掘館藏檔案內(nèi)容和價值，圍繞著名人物、重大活動、特定主題推出各類專題展覽，尤其是創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案、校慶等重大活動檔案的收集、開發(fā)和利用。鄭州地區(qū)諸多高校是第十一屆全國少數(shù)民族傳統(tǒng)體育運動會秋千、珍珠球、民族式摔跤等競賽項目和表演項目的比賽場地。為確保檔案的齊全、完整、真實和安全，檔案工作者按照《大型運動會檔案管理辦法》，積極收集競賽項目和表演項目中形成的，具有保存和利用價值的各種載體的文件資料，如競賽章程和日程安排、會議紀要和情況簡報、競賽現(xiàn)場照片和視頻、學生志愿服務照片、運動會紀念品和吉祥物等，形成一個獨立全宗進行整理和保管。在此基礎上，布置主題展覽，通過照片、視頻和實物資料展示運動員的拼搏精神，展示學生們的志愿服務精神和團隊合作精神，充分發(fā)揮檔案育人作用。根據(jù)學校目前創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目開展情況，收集整理創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目檔案，組織創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果展覽，編制創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)典型案例集，從而培養(yǎng)學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)精神，激發(fā)創(chuàng)新靈感，彰顯創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的特殊價值，為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目和研究活動的開展提供信息參考和啟發(fā)。

2.4 檔案宣傳活動

地方應用型高校可借助“國際檔案日”宣傳契機，通過舉辦檔案知識有獎競答、檔案文化建設講座、檔案開放日等活動，提升檔案意識和檔案工作形象。教育部提出把深化高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革作為推進高等教育綜合改革的突破口。高校作為培養(yǎng)人才的搖籃，在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的教育上起著至關(guān)重要的作用。應用型大學滿足社會對畢業(yè)生培養(yǎng)的需求，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育符合當代社會對大學生的要求，對地方經(jīng)濟的發(fā)展起著推動作用[3]。在為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動提供檔案資源服務的同時，高校檔案館可通過專題展覽等宣傳方式，為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目成果的宣傳，創(chuàng)業(yè)活動的交流和開展提供幫助。高校檔案館雖然不直接參與學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目培育與教學工作，但是其館藏資源可以為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目的申報、開展以及雙創(chuàng)素養(yǎng)的提升提供助力。

3 結(jié)束語

新時代、新思想、新征程呼喚著高等教育的創(chuàng)新發(fā)展，高校檔案業(yè)務創(chuàng)新是高校檔案部門適應新形勢和新的建設發(fā)展的重要內(nèi)容?！半p一流”高校基于其學校文化建設、基礎設施、人才隊伍等方面的優(yōu)勢，檔案資源建設日益完善，傳統(tǒng)檔案業(yè)務和新型檔案業(yè)務日益豐富，這為地方應用型高校檔案業(yè)務開展提供了很好的借鑒和參考。在統(tǒng)籌規(guī)劃、全面系統(tǒng)、面向用戶需求等原則下，檔案資源體系建設是高校各項檔案業(yè)務開展的基礎，也是檔案業(yè)務中的重要組成部分。地方應用型高校應著重在檔案資源體系建設、特色檔案建設與服務、檔案文化活動等方面探索地方應用型高校檔案創(chuàng)新業(yè)務開展路徑，在學校建設和發(fā)展工作中充分發(fā)揮檔案價值和作用，為學校的校園文化建設、教學科研工作開展和實踐實訓活動拓展等提供強有力的支持。