高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

□付云金

為了讓學(xué)生的檔案在學(xué)生未來的職場(chǎng)就業(yè)上發(fā)揮更大的作用，學(xué)校和相關(guān)部分需要更加注重學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度的制定，確保相關(guān)的規(guī)定更加的科學(xué)完善，同時(shí)也是讓學(xué)生更加注重檔案的重要性，在學(xué)校積極參與活動(dòng)，讓檔案內(nèi)容更加豐富多彩，從而讓學(xué)生就職道路在未來更加通暢。同時(shí)學(xué)校在招收檔案管理的工作人員時(shí)需要注重工作人員的工作能力和技巧，確保檔案管理工作可以順利進(jìn)行，降低檔案因?yàn)楣芾砣藛T的工作能力造成的損失，還可以建立一個(gè)檢查組織，加強(qiáng)檔案管理，降低檔案丟失的可能性，也是確保檔案的記錄是真實(shí)有效的有效措施。

一、高校學(xué)生檔案管理的作用和影響

我國的經(jīng)濟(jì)水平經(jīng)過人們的共同努力迅速提升，一開始人們認(rèn)為經(jīng)濟(jì)的提升和人口數(shù)量息息相關(guān)，同時(shí)受到傳統(tǒng)文化的影響認(rèn)為多子多福，因此我國人口在過去很短的一段時(shí)間內(nèi)得到了迅速的增長(zhǎng)，即便后續(xù)出現(xiàn)獨(dú)生子女政策進(jìn)行管理，基數(shù)人口的龐大使得我國出現(xiàn)人口增長(zhǎng)一度過于迅速的局面。當(dāng)這些學(xué)生成長(zhǎng)到一定階段時(shí)高校學(xué)生的管理檔案的數(shù)量迅速增加，工作人員進(jìn)行管理的難度也迅速提高，但是即便任務(wù)艱巨，學(xué)校也需要進(jìn)行科學(xué)的管理，不能馬虎。學(xué)生的檔案資料被學(xué)?？茖W(xué)的管理，有利于學(xué)生在未來需要檔案的時(shí)候能更好的取用。高校學(xué)生檔案資料當(dāng)中不僅具有學(xué)生的學(xué)籍信息，同時(shí)里面還會(huì)記錄學(xué)生在學(xué)校當(dāng)中的各種表現(xiàn)，可以幫助教師更好地了解和管理學(xué)生，這是教師在未進(jìn)行教學(xué)之前了解學(xué)生的一個(gè)重要途徑，同時(shí)教師也可以了解學(xué)生擅長(zhǎng)的區(qū)域，在后期的教學(xué)當(dāng)中幫助學(xué)生發(fā)展自身的特長(zhǎng)。學(xué)校也可以利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)建立高校電子學(xué)生檔案進(jìn)行管理，既可以讓教師通過更加迅捷的方式了解學(xué)生，也可以避免學(xué)生紙質(zhì)檔案資料的丟失，方便學(xué)校對(duì)于學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行記錄，這對(duì)于學(xué)生未來求職道路具有重要的影響，同時(shí)也是教師督促學(xué)生進(jìn)步的一種重要方式。

二、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題

(一)高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度缺乏。人們經(jīng)濟(jì)水平的提升使得人們有更多的注意力投入到學(xué)校的發(fā)展當(dāng)中，學(xué)校也在各方的監(jiān)督當(dāng)中不斷地提升自身的能力，對(duì)于檔案管理的規(guī)章制度也有了一定的要求，但是因?yàn)橐?guī)章制度不夠完善，在高校檔案管理時(shí)容易因?yàn)闄?quán)責(zé)問題產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)。規(guī)章制度不夠完善導(dǎo)致檔案的管理人員并沒有專門聘請(qǐng)，而是選擇學(xué)校當(dāng)中其他工作的教師進(jìn)行兼職管理，并且所處的部門不清晰，當(dāng)檔案管理出現(xiàn)問題時(shí)無法在第一時(shí)間尋找到相關(guān)負(fù)責(zé)人從而解決問題。

(二)學(xué)校對(duì)于檔案管理不重視?，F(xiàn)在許多高校對(duì)于學(xué)生的管理更加注重的方面是學(xué)生的應(yīng)試能力方面，因此對(duì)于學(xué)生其他的方面比較忽視，將注意力都投入到學(xué)生的應(yīng)試技巧的提升當(dāng)中，對(duì)于學(xué)生檔案管理比較忽視。這也導(dǎo)致了學(xué)校內(nèi)對(duì)于學(xué)生檔案記錄時(shí)采用比較簡(jiǎn)單的記錄方式，記錄不完整甚至缺失，檔案的整體質(zhì)量下降，對(duì)于學(xué)生未來就職企業(yè)通過瀏覽學(xué)生檔案來了解學(xué)生能力所發(fā)揮的作用微乎其微。

(三)高校檔案管理人員能力不足。國家和學(xué)校的規(guī)章制度對(duì)高校檔案管理并不完善以及學(xué)校對(duì)于檔案管理工作的忽視導(dǎo)致學(xué)校安排教師進(jìn)行高校檔案管理時(shí)選擇的教師并沒有經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練，甚至本身對(duì)于檔案管理也不重視。這些都間接導(dǎo)致了學(xué)生的檔案本身材質(zhì)質(zhì)量不過關(guān)，無法長(zhǎng)時(shí)間存放，檔案也沒有進(jìn)行集中管理，而是由各專業(yè)院系的教師進(jìn)行管理，記錄隨意，格式不規(guī)范，內(nèi)容不詳實(shí)，在學(xué)生未來使用檔案時(shí)無法發(fā)揮其作用。

(四)高校檔案管理檢查組織混亂。學(xué)生的檔案是學(xué)生參與到學(xué)校教育開始的記錄，很多內(nèi)容一旦丟失后期都很難尋找回來，因此高校檔案管理的檢查組織十分重要。既要確保學(xué)生的檔案有被科學(xué)的保管，同時(shí)還要求教師的記錄科學(xué)準(zhǔn)確，不包含個(gè)人偏見，確保檔案沒有被其他教師經(jīng)手更改，保證每一個(gè)學(xué)生的檔案都真實(shí)有效。但是因?yàn)閷?duì)于高校檔案管理的忽視，檢查組織部分學(xué)校雖然有設(shè)立但是管理混亂，沒有起到其檢查監(jiān)管的作用。

三、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的具體措施

(一)改善高校檔案管理的規(guī)章制度。學(xué)校對(duì)于高校檔案管理的規(guī)章制度有很大一部分都來源于國家對(duì)于高校檔案管理的規(guī)章制度，因此國家首先需要改良高校的檔案管理制度，從而促進(jìn)高校改善檔案管理制度。相關(guān)部門規(guī)章制度的改善也是國家對(duì)于高校檔案管理制度的重視程度的表現(xiàn)，上級(jí)對(duì)于高校檔案管理制度的重視間接影響了學(xué)校對(duì)于檔案管理的重視程度。高校檔案管理規(guī)章制度的完善也是讓參與到檔案管理的教師遵守規(guī)則，重視高校檔案管理的工作，同時(shí)學(xué)校也需要根據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度為檔案管理布置場(chǎng)所，所有的工作人員和設(shè)施都需要按照要求進(jìn)行配制，確保高校檔案管理發(fā)生問題的時(shí)候可以迅速找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，并將問題迅速解決。這不僅可以讓學(xué)生的檔案內(nèi)容有專業(yè)的管理人員進(jìn)行編寫，并且內(nèi)容可以更加的規(guī)范和準(zhǔn)確。比如檔案中記錄的學(xué)生獲獎(jiǎng)情況以及校內(nèi)獲得獎(jiǎng)學(xué)金情況都可以為學(xué)生未來的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度一定要完善落實(shí)，以便更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

(二)提升相關(guān)部門和學(xué)校的檔案管理重視程度。學(xué)生的檔案資料包含了學(xué)生在校就讀期間重要的相關(guān)信息，企業(yè)可以根據(jù)這些信息對(duì)學(xué)生的專業(yè)技能產(chǎn)生一定的了解，因此相關(guān)部門以及學(xué)校對(duì)于檔案管理的意識(shí)需要迅速提升，上級(jí)對(duì)于檔案管理的態(tài)度會(huì)間接影響檔案管理的工作人員對(duì)于檔案管理的態(tài)度。對(duì)此，相關(guān)部門和學(xué)校需要大力宣揚(yáng)高校檔案管理的重要性，派遣專業(yè)的工作人員對(duì)學(xué)校的檔案管理形式進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，除了讓相關(guān)的工作人員提高對(duì)于檔案管理工作的積極性，也是讓學(xué)生提高對(duì)檔案的重視程度，積極參加活動(dòng)，豐富檔案內(nèi)容，一旦發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題及時(shí)尋找專業(yè)的工作人員解決問題，避免使用檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案存在問題。同時(shí)也是讓教師鼓勵(lì)學(xué)生多多參與未來職業(yè)相關(guān)的競(jìng)賽，這些都將記錄在檔案當(dāng)中為未來的工作奠定基礎(chǔ)，幫助學(xué)生在職場(chǎng)當(dāng)中工作更加順?biāo)臁?/p>

(三)提高檔案管理人員的工作能力。為了確保高校檔案管理的穩(wěn)定運(yùn)行，對(duì)于相關(guān)工作人員的能力需要進(jìn)行判斷，在選擇高校檔案管理人員時(shí)首選具有檔案管理技能的教師，對(duì)于技能不熟練的教師學(xué)?？梢园才排嘤?xùn)，提高檔案管理人員的工作能力，除了檔案整理的能力之外，工作人員的檔案記錄能力也需要進(jìn)行一定的鍛煉，確保每一位學(xué)生的檔案記錄都符合要求，及時(shí)排查出記錄不符合要求的學(xué)生，通知其進(jìn)行更改，提高學(xué)生未來在求職道路上檔案的作用程度。并且因?yàn)楫?dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校對(duì)于學(xué)生的檔案管理除了紙質(zhì)檔案還有電子檔案和備份，這就要求了教師要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練地記錄和檢查檔案，這些能力的培養(yǎng)和鍛煉有利于教師對(duì)于高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，保證學(xué)生的檔案內(nèi)容準(zhǔn)確，記錄詳實(shí)[1]。準(zhǔn)確記錄的檔案信息是學(xué)生在校期間技能掌握程度的一個(gè)重要判斷依據(jù)，學(xué)生在學(xué)校獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)被詳細(xì)記錄在檔案當(dāng)中，既可以讓學(xué)生有充足的資料展現(xiàn)自身的實(shí)力，同時(shí)也是鼓勵(lì)學(xué)生積極參加各類活動(dòng)的一種重要方式，為未來的就業(yè)提供機(jī)遇。

(四)充分利用高新技術(shù)。現(xiàn)如今的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)融入到人們生活的各個(gè)方面，并且都產(chǎn)生了深刻的影響，互聯(lián)網(wǎng)一旦缺失將會(huì)對(duì)各個(gè)行業(yè)造成嚴(yán)重的打擊，對(duì)于人們的生活也會(huì)造成嚴(yán)重的影響，但是不可忽視計(jì)算機(jī)為人們帶來的便利的生活條件，資料的存儲(chǔ)是其中的一個(gè)方面，將相關(guān)資料存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中方便了人們資料的查詢，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間用于資料的尋找，可以利用計(jì)算機(jī)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，這極大地節(jié)約了人們?cè)谫Y料查詢上花費(fèi)的時(shí)間，因此，學(xué)校也將檔案錄入計(jì)算機(jī)當(dāng)中形成電子檔案。電子檔案不僅可以減少占地面積，還可以避免自然災(zāi)害等對(duì)于電子檔案造成的影響，教師和學(xué)生家長(zhǎng)都可以迅速地查找到相關(guān)的檔案資料，而不是通過教師的一個(gè)個(gè)排查進(jìn)行尋找，這大大加強(qiáng)了檔案管理工作人員的工作效率。并且學(xué)生就職時(shí)的企業(yè)也可以通過互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)的查看到學(xué)生的具體檔案信息，了解學(xué)生在學(xué)校當(dāng)中的具體表現(xiàn)和活動(dòng)參與情況，以及一些其他技能的掌握，幫助企業(yè)尋找一個(gè)最適合學(xué)生的工作崗位[2]。

(五)組建檔案管理檢查組織。學(xué)生的檔案記錄了學(xué)生在高校就讀期間的所有表現(xiàn)，出眾的表現(xiàn)和處分的記錄都在其中，是未來人們對(duì)于學(xué)生進(jìn)行了解的一個(gè)重要方式。進(jìn)行檔案管理的工作人員即便有國家和學(xué)校的規(guī)章制度管理，但是能否真正地按照要求進(jìn)行檔案管理是不可知的，為此，需要保證工作人員在進(jìn)行檔案記錄的時(shí)候是真實(shí)準(zhǔn)確的，盡可能地避免個(gè)人觀點(diǎn)對(duì)于學(xué)生檔案產(chǎn)生的影響，因此需要一個(gè)檔案管理的檢查組織進(jìn)行監(jiān)督，確保進(jìn)行檔案管理的工作人員其工作的真實(shí)性和有效性[3]。同時(shí)檢查組織也是為了保證紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸和轉(zhuǎn)移的過程當(dāng)中沒有缺失，因?yàn)檫^去的學(xué)生檔案都是用紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，這也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案一旦丟失學(xué)生的所有的在校表現(xiàn)很難在重新制作的檔案當(dāng)中完整的表現(xiàn)出來[4]。為了避免這種不可控情形的出現(xiàn)，設(shè)置相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)管十分有必要。

四、結(jié)語

學(xué)生檔案記錄了學(xué)生從小學(xué)階段開始的所有的在校表現(xiàn)，無論是獲獎(jiǎng)狀況還是學(xué)生在學(xué)校當(dāng)中得到的處分在檔案當(dāng)中都會(huì)被完整的記錄下來，可以看出高校檔案記錄對(duì)于學(xué)生的影響不只是在校期間行為的記錄，也是學(xué)校和教師了解學(xué)生能力的一個(gè)重要方式，同時(shí)也是學(xué)生未來進(jìn)行就業(yè)相關(guān)的企業(yè)對(duì)學(xué)生進(jìn)行了解的一個(gè)重要途徑，對(duì)此，學(xué)校需要加強(qiáng)檔案管理人員的工作能力，確保檔案中的文案記錄真實(shí)有效，同時(shí)也可以建立一個(gè)檢查組織，避免紙質(zhì)檔案的丟失并監(jiān)督工作人員進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)確的記錄。檔案管理制度還需要相關(guān)部門和企業(yè)的規(guī)章制度的完善，科學(xué)的規(guī)章制度可以促使檔案管理制度更加科學(xué)有效。