會(huì)計(jì)檔案管理淺議

□文/范延群

（河北招標(biāo)集團(tuán)有限公司 河北·石家莊）

［提要］隨著會(huì)計(jì)電算化的普及以及智能財(cái)務(wù)的興起，財(cái)會(huì)從業(yè)者逐漸地把目光從如山的紙質(zhì)資料中轉(zhuǎn)移到會(huì)計(jì)信息化、數(shù)據(jù)化中來(lái)。會(huì)計(jì)檔案的存在形式也緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步發(fā)生著變遷，由最初的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，到現(xiàn)在的紙質(zhì)、電子會(huì)計(jì)檔案并存，以及即將到來(lái)的電子會(huì)計(jì)檔案單軌制趨勢(shì)。

一、會(huì)計(jì)檔案定義

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是以會(huì)計(jì)語(yǔ)言記錄和反映的社會(huì)再生產(chǎn)過(guò)程中以貨幣表現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，即資金運(yùn)動(dòng)或價(jià)值運(yùn)動(dòng)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企事業(yè)單位過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限一般分為10年和30年。

會(huì)計(jì)檔案包括紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案，其中紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是指將所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)按照相關(guān)會(huì)計(jì)制度記錄于書(shū)面，并將其按照規(guī)定的方式有序整理，裝訂成冊(cè)；電子會(huì)計(jì)檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、會(huì)計(jì)檔案存在形式

會(huì)計(jì)檔案管理工作作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要工作，連接著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的整個(gè)環(huán)節(jié)。而會(huì)計(jì)資料整理、歸檔工作無(wú)疑是檔案管理工作中尤其重要的一環(huán)。隨著企業(yè)信息化水平和精細(xì)化管理程度的提升，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)數(shù)量激增，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而會(huì)計(jì)檔案該以何種形式儲(chǔ)存、歸檔，是否適合企業(yè)自身管理需求又考驗(yàn)著財(cái)會(huì)從業(yè)者們。

（一）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是指將所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)按照相關(guān)會(huì)計(jì)制度記錄于書(shū)面，并將其按照規(guī)定的方式有序整理，裝訂成冊(cè)。目前，大部分企事業(yè)單位還是以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)為主，不同的是各企事業(yè)單位會(huì)依據(jù)自身規(guī)模大小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度、財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化等特點(diǎn)，決定由誰(shuí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、裝訂等工作。大的企業(yè)會(huì)在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理崗位，由專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的接收、分類、整理、裝訂、保管、移交、查詢等工作；小一些的企業(yè)會(huì)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定由會(huì)計(jì)或出納人員兼職整理、歸檔會(huì)計(jì)檔案。無(wú)論采用何種方式，企業(yè)都必須按照會(huì)計(jì)法的相關(guān)要求，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損毀、丟失和涉密。

按照會(huì)計(jì)檔案整理相關(guān)辦法，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員需要每月及時(shí)對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行歸檔、裝訂。面對(duì)由每一個(gè)經(jīng)濟(jì)事件形成的每一張票據(jù)，以及再由會(huì)計(jì)人員依據(jù)每一張票據(jù)進(jìn)行職業(yè)判斷填制的每一張記賬憑證，整理人員需要付出極大的耐心和細(xì)致，對(duì)其進(jìn)行分類歸納，有序排列。首先，接收由不同崗位的財(cái)務(wù)人員填制的不同類別的記賬憑證，并整理檢查記賬憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。其次，檢查附件有無(wú)漏缺，及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充。最后，在確認(rèn)記賬憑證上有關(guān)人員印章齊全后，按照憑證裝訂的相關(guān)要求進(jìn)行裝訂，保證憑證厚度基本一致，裝訂牢固，外觀整齊干凈大方。

年度終了，在確保各會(huì)計(jì)賬簿結(jié)賬的情況下，傳統(tǒng)手工記賬的企事業(yè)單位首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符、賬頁(yè)數(shù)是否齊全、序號(hào)排列是否連續(xù)；其次按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁(yè)數(shù)順序排列的賬頁(yè)、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂；實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位，會(huì)及時(shí)從財(cái)務(wù)軟件中將各明細(xì)賬、總分類賬及時(shí)打印、分類整理、立卷、裝訂歸檔。

此外，還有各種形式的會(huì)計(jì)報(bào)表、納稅申報(bào)表、銀行余額調(diào)節(jié)表、盤點(diǎn)表、工資表等也應(yīng)打印出來(lái)一起分戶、立檔、整理、裝訂、保管。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)庫(kù)，包括電子憑證、電子票據(jù)、電子賬簿、電子報(bào)表以及其他電子會(huì)計(jì)核算資料。

說(shuō)起電子會(huì)計(jì)檔案，就不得不提及會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作始于1979年。其主要標(biāo)志是，1979年財(cái)政部支持并參與了長(zhǎng)春第一汽車制造廠的會(huì)計(jì)電算化試點(diǎn)工作。接著經(jīng)歷了以下幾個(gè)發(fā)展階段：一是緩慢發(fā)展階段（1983年以前）。在這個(gè)階段，由于會(huì)計(jì)電算化人員缺乏、計(jì)算機(jī)硬件比較昂貴、軟件漢化不理想，會(huì)計(jì)電算化沒(méi)有得到高度重視。二是自發(fā)發(fā)展階段（1983～1987年）。此時(shí)，由于應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的經(jīng)驗(yàn)不足，理論準(zhǔn)備與人才培訓(xùn)不夠，管理水平跟不上，會(huì)計(jì)電算化的管理落后于客觀形勢(shì)發(fā)展的需要。三是普及與提高階段（1987年至今）。這一階段會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)向通用化、規(guī)范化、專業(yè)化和商品化方向發(fā)展，各企事業(yè)單位加強(qiáng)了對(duì)會(huì)計(jì)電算化的重視與管理。

隨著信息化的發(fā)展，會(huì)計(jì)行業(yè)已逐步由傳統(tǒng)手工記賬的模式轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電算化核算，于是各種財(cái)務(wù)軟件慢慢地取代了傳統(tǒng)的手工記賬憑證和各種手工賬簿。同一財(cái)務(wù)軟件中可以按年度設(shè)置不同單位的相互獨(dú)立賬套，不同崗位的財(cái)務(wù)人員可以依權(quán)限同時(shí)對(duì)同一賬套按照一定的賬務(wù)邏輯對(duì)憑證進(jìn)行錄入、查詢、修改、刪除、導(dǎo)出等操作。會(huì)計(jì)電算化記賬快捷準(zhǔn)確、查詢方便，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠性高，可謂省時(shí)省力，不僅極大地提高了財(cái)會(huì)人員的工作效率，還在一定程度上減少了人為因素的失誤率。

會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，包括電子記賬憑證、電子賬簿、電子報(bào)表以及其他電子會(huì)計(jì)資料。面對(duì)海量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)會(huì)從業(yè)者們開(kāi)始思考會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式，只是目前在電子會(huì)計(jì)檔案管理制度尚未完善的情況下，大部分的企事業(yè)單位為了穩(wěn)妥起見(jiàn)，還是選擇對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行定期備份、安全保存的同時(shí)，一并將電子記賬憑證、賬簿等資料打印出來(lái)進(jìn)行分類整理、裝訂保存。

（三）兩種介質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比。囿于當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子會(huì)計(jì)檔案全面發(fā)展的困境，會(huì)計(jì)檔案還不能實(shí)現(xiàn)全電子化，尤其是各類外部票據(jù)以及自制的原始憑證。為了完整地保存會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)人員不得不一邊面對(duì)著需要全人工操作、整理、歸檔的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，一邊又要迎接電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)化的到來(lái)，同時(shí)做好會(huì)計(jì)紙質(zhì)資料和電子數(shù)據(jù)的整理、分類、儲(chǔ)存、歸檔工作。就目前的信息化水平來(lái)看，兩種介質(zhì)的檔案比較起來(lái)均有不同的優(yōu)劣勢(shì)。

1、紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)。（1）整理歸檔過(guò)程費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，不需要具備太多的會(huì)計(jì)知識(shí)，會(huì)計(jì)技術(shù)含量較低，年輕的財(cái)會(huì)人不愿意接受該項(xiàng)“苦差事”。（2）檔案資料需要耗費(fèi)大量紙質(zhì)資源，且占據(jù)空間，企事業(yè)單位需要專門尋找符合檔案管理規(guī)定的存放地點(diǎn)。隨著檔案資料的增加，配備合適的存儲(chǔ)空間也會(huì)加大企事業(yè)單位的管理成本。（3）由于保存年限較長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案的防潮、防火、防盜、防變質(zhì)的工作增大了管理難度。（4）目前來(lái)看便于資料查閱，為應(yīng)對(duì)各行政部門檢查，配合各業(yè)務(wù)部門查找原始檔案，會(huì)計(jì)人員只需要遵循從報(bào)表-賬簿-記賬憑證-原始憑證的順序，環(huán)環(huán)相扣，邏輯性強(qiáng)，能快速找到需要的原始紙質(zhì)資料。（5）安全性較高，會(huì)計(jì)信息是企事業(yè)單位的商業(yè)秘密，紙質(zhì)檔案由于其自身屬于實(shí)體物質(zhì)，肉眼可見(jiàn)，一般情況不會(huì)造成大量散失而泄密。

2、電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。（1）省時(shí)省力省錢，相較紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔，電子數(shù)據(jù)可以按照特定的流程進(jìn)行收集、存儲(chǔ)歸檔，極大地提高了會(huì)計(jì)檔案整理工作的效率；（2）易于保存，不需要占據(jù)大量的物理存放空間，只需要提供大容量的電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)即可；（3）加速了會(huì)計(jì)信息的流動(dòng)，對(duì)于財(cái)務(wù)共享模式下的集團(tuán)化運(yùn)營(yíng)企業(yè)，使分散的會(huì)計(jì)檔案更加集中，檔案的傳輸更加方便；（4）電子會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)如果不科學(xué)合理，存在漏洞，極有可能發(fā)生會(huì)計(jì)信息被惡意篡改的問(wèn)題，加大了企事業(yè)單位電子數(shù)據(jù)丟失、重要商業(yè)信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)；（5）會(huì)計(jì)信息的查詢需要具備一定條件，由于電子數(shù)據(jù)的查看、使用需要電力和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行速度等的保障，二者之一受限的情況下，必將影響會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的查詢和使用；（6）會(huì)計(jì)信息不唯一，由于電子數(shù)據(jù)的可復(fù)制性，在信息技術(shù)不完善的情況下，容易導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的多樣性，不容易區(qū)分，難以驗(yàn)證準(zhǔn)確性；（7）財(cái)會(huì)人員的觀念轉(zhuǎn)變還不及時(shí)，大多數(shù)財(cái)會(huì)人適應(yīng)了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，尤其是一些老會(huì)計(jì)對(duì)電子信息化知識(shí)了解的不夠，畏懼電子數(shù)據(jù)的丟失，寧愿使用紙質(zhì)的實(shí)物會(huì)計(jì)資料，從而在思想上抗拒會(huì)計(jì)檔案的電子化存儲(chǔ)方式。

三、電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展趨勢(shì)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各種電子交易平臺(tái)興起，加速了商務(wù)交易，一方面增加了會(huì)計(jì)信息數(shù)量，加大了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度和成本費(fèi)用；另一方面由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度決定了各經(jīng)濟(jì)主體間的交易必須準(zhǔn)確快速的進(jìn)行，這也需要高效的會(huì)計(jì)檔案的管理工作，以便迅速準(zhǔn)確地對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行查詢、傳輸、接收、分析、保存。

為了順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家于2015年重新修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，并對(duì)電子會(huì)計(jì)信息的有效獲取、接收、管理、利用、保管、銷毀、交接等方面的規(guī)定進(jìn)行了完善。雖然政策上有了保障，但完全實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)資料的電子化單軌制歸檔還有很長(zhǎng)的一段路要走，還需要在具體工作實(shí)踐中不斷去嘗試、探索。

（一）外部來(lái)源原始憑證方面，政策的全面鋪開(kāi)還需要一定的時(shí)間，這需要多部門的上下聯(lián)動(dòng)。首先需要全行業(yè)實(shí)現(xiàn)增值稅發(fā)票電子化，財(cái)政票據(jù)、銀行回單等票據(jù)電子化；其次還需要相關(guān)配套的法規(guī)來(lái)支持，包括電子簽章法以及電子票據(jù)簽發(fā)、使用、查驗(yàn)等規(guī)章制度。

（二）內(nèi)部自制原始憑證方面，企事業(yè)單位需要具備足夠的資金實(shí)力，完善會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)。有條件的還可以實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，打造適合自身業(yè)務(wù)發(fā)展的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，對(duì)接銀行、稅務(wù)等外部軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的全流程流轉(zhuǎn)，直接生成格式化的電子內(nèi)部憑證，設(shè)定經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，實(shí)現(xiàn)線上報(bào)銷審批流程化、程序化，并由財(cái)務(wù)共享平臺(tái)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接生成電子記賬憑證，徹底實(shí)現(xiàn)內(nèi)部自制票據(jù)無(wú)紙化。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)核算觀念，財(cái)會(huì)人員需要主動(dòng)融入會(huì)計(jì)信息化，并具備一定的信息化知識(shí)、技能。會(huì)計(jì)信息化的科學(xué)運(yùn)用，降低了企事業(yè)單位對(duì)核算型財(cái)會(huì)人員的需求，增加了對(duì)管理型人才的需求，不僅要求財(cái)會(huì)從業(yè)者具備專業(yè)的財(cái)會(huì)知識(shí)，還要求其具備數(shù)據(jù)化思維，能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)，運(yùn)用相關(guān)財(cái)務(wù)軟件對(duì)海量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的整合、分析，并從中選取出對(duì)管理決策有用的信息。

（四）優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境。首先，要具備能高速處理、存儲(chǔ)、調(diào)用、查詢海量數(shù)據(jù)的服務(wù)器設(shè)備和大容量硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備。其次，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全方面要有保證，比如防水、防火、防震、防盜等，注意辦公區(qū)域的鎖禁和巡查等。再次，強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全和保密管理，加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)的管理，采取有效的措施，防止違規(guī)接入，防范外部攻擊，并留存互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)日志。

（五）規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。做到及時(shí)備份，定期檢查、維護(hù)數(shù)據(jù)，確保電子會(huì)計(jì)信息正確生成、可靠存儲(chǔ)、查詢驗(yàn)證、安全唯一。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名、禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、防篡改、建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案等。

結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案是財(cái)會(huì)人員運(yùn)用職業(yè)判斷，以專業(yè)的視角對(duì)企事業(yè)單位各年度經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生情況的總結(jié)，是對(duì)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)成果的客觀記錄和完整準(zhǔn)確反映。檔案管理工作在隨著會(huì)計(jì)信息化水平和精細(xì)化管理程度的提升而發(fā)生變遷，從傳統(tǒng)手工模式的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，到目前的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案并存管理。相信隨著信息化技術(shù)手段的不斷成熟發(fā)展，財(cái)會(huì)從業(yè)者們運(yùn)用自身的智慧和經(jīng)驗(yàn)，不斷探索、嘗試、修正、優(yōu)化、規(guī)范管理電子會(huì)計(jì)檔案，終將拋開(kāi)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，完全實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料的電子化單軌制歸檔，最終實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理。