實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路與措施

◎廖一靜

辦公室行政管理是企業(yè)管理工作中的核心內(nèi)容，能夠起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、內(nèi)聯(lián)外通的關(guān)鍵作用，這項工作的建設(shè)成效將對企業(yè)整體發(fā)展產(chǎn)生深遠的影響。當今社會各企業(yè)面臨著的市場競爭環(huán)境極為激烈，企業(yè)發(fā)展的復(fù)雜性愈發(fā)突出，為進一步落實長遠化的戰(zhàn)略發(fā)展目標，需全面提升辦公室行政管理工作的精細化建設(shè)，增強其開展成效，進而有效提升職工整體工作質(zhì)量與效率。本文將針對實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路和措施展開探索。

一、辦公室行政管理工作的作用及精細化建設(shè)的必要性分析

（一）辦公室行政管理工作的作用

辦公室行政管理工作主要包含策劃、協(xié)調(diào)及整理管理等三個關(guān)鍵的作用。首先，相較于企業(yè)各領(lǐng)導(dǎo)人員而言，辦公室中各行政管理人員具備更多接觸基層工作的機會，對于企業(yè)各項信息的掌握程度更高，信息面更廣，能幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出更為科學(xué)的管理決策，起到良好的策劃作用。這種策劃作用呈現(xiàn)出強烈的輔助性特征，其并不意味著行政管理人員可取代領(lǐng)導(dǎo)層擅自作出決定，而應(yīng)是為其提供更多參考信息，提升其決策正確性、適用性及實效性，確保其所做各項決策能契合于企業(yè)實際狀況。

其次，企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中各部門及各職工間的協(xié)調(diào)共進是必不可少的，內(nèi)部凝聚力是企業(yè)競爭軟實力的核心組成。為避免部門或職工間產(chǎn)生沖突和矛盾，使之能夠更好地為企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)而奮斗，需進一步夯實內(nèi)部凝聚力?；诖?，企業(yè)辦公室行政管理工作能發(fā)揮出高效協(xié)調(diào)作用，對各部門工作任務(wù)及職工職責加以合理統(tǒng)籌，借助行政管理手段調(diào)節(jié)多方關(guān)系，協(xié)調(diào)好內(nèi)部矛盾，使之朝向統(tǒng)一的發(fā)展方向，為企業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展提供根本保障。

另外，整理及管理是辦公室行政管理工作的關(guān)鍵作用，這是保證企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作能夠依照計劃推進的基礎(chǔ)保障。如，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些原始資料是后續(xù)各項工作開展的核心參照，行政管理人員則需對其進行詳細分類整理，確保后續(xù)能夠有檔可查、有檔可依。此外，企業(yè)組織各項會議時行政管理人員也需積極參與其中，結(jié)合實際會議需求做出科學(xué)合理的會議流程規(guī)劃，并為相關(guān)出席會議的人員提供服務(wù)及管理，保障各項會議能按計劃推進。

（二）實施辦公室行政管理工作精細化建設(shè)的必要性

辦公室行政管理工作的精細化建設(shè)是相較于傳統(tǒng)管理模式而言的。提升行政管理工作的精細化能夠使得公司各項工作任務(wù)得以更好的落實，工作流程的細分化能有效減少各類工作失誤的發(fā)生頻率，工作質(zhì)量能得以穩(wěn)步提升。企業(yè)辦公室行政管理工作涉及到了多個方面的內(nèi)容，會對企業(yè)整體發(fā)展產(chǎn)生關(guān)鍵影響。因此，對其組織形式、服務(wù)手段及評價體系加以細化完善，能夠有效解決以往工作中出現(xiàn)的顯著問題，確保各行政管理人員能夠履行好自身職責，井然有序地執(zhí)行工作任務(wù)。

現(xiàn)代社會的發(fā)展速度越來越快，市場經(jīng)濟環(huán)境的動蕩顯著，無論是由企業(yè)整體運營發(fā)展而言，或是從行政管理工作來看，都將面臨更高壓力與挑戰(zhàn)。而將精細化管理模式引入企業(yè)行政管理工作中，是應(yīng)對這一挑戰(zhàn)的有效措施。這不僅是適應(yīng)新發(fā)展趨勢的根本需求，也是企業(yè)行政管理工作的根本發(fā)展方向。具備高度精細化的行政管理工作能更加契合于企業(yè)實際發(fā)展需求，使得原本雜亂繁瑣的業(yè)務(wù)工作呈現(xiàn)出良好的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性，進而有效避免執(zhí)行工作任務(wù)的過程中產(chǎn)生遺漏，避免混亂局面的出現(xiàn)[2]。從行政管理人員角度分析，踐行精細化管理模式能為其工作提供更多參考，提升工作效率的同時提升其工作針對性及目的性，避免因職責混亂或工作流程過于復(fù)雜而形成嚴重工作阻力，有效優(yōu)化行政管理人員的工作質(zhì)量?？傊?，新時期的各企業(yè)若想謀得更為長遠化的發(fā)展，需進一步落實對行政管理工作的精細化建設(shè)，全面提升自身綜合競爭力。

二、企業(yè)當前辦公室行政管理工作中存在的問題分析

（一）缺乏完善工作制度

企業(yè)各部門都需具備完善的規(guī)章制度，以供部門員工參照，這是提升工作規(guī)范性的前提，也是保障各部門工作能得以順利開展的必然條件。管理制度是否具備合理性及完整性將直接影響企業(yè)行政管理工作的開展成效。就現(xiàn)階段來看，尚有諸多企業(yè)缺乏完善的行政辦公制度，無法為行政管理工作提供可靠支撐，這也使得其行政管理工作的開展成效一直無法達到理想狀態(tài)。甚至有部分企業(yè)未依照辦公室行政管理工作的特性制定相應(yīng)工作制度，而是將其他部門工作制度稍作調(diào)整便投入使用，這種缺乏針對性的工作規(guī)章難以發(fā)揮出真正效應(yīng)，實用性及操作性的匱乏阻礙了行政管理工作的開展。

（二）各部門間協(xié)調(diào)性過低

基于行政管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)管理功能，若想使這項工作得以高效落實，必須確保各部門及各職工的高度配合，因此企業(yè)行政管理工作并不能夠依靠行政管理人員一方的力量去落實，這是一項涉及到企業(yè)各部門、各職工的工作。但就其開展現(xiàn)狀而言，諸多企業(yè)開展行政管理工作時仍存在協(xié)作能力低下的問題，無法與各部門各職工建立良好的交流溝通，內(nèi)部協(xié)作意識極為匱乏。這也使得出現(xiàn)工作失誤時，常存在相互推諉的現(xiàn)象，職責不明、工作不夠細致的問題加重了負面效應(yīng)，企業(yè)管理成本也難以得到有效控制。

（三）行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不達標

行政管理人員是企業(yè)行政管理工作的主要落實者，各項工作建設(shè)最終將落實到他們身上?，F(xiàn)今部分企業(yè)尚存在行政管理人員綜合素養(yǎng)過低、無法勝任本職工作的問題。辦公室工作具備一定特殊性，且企業(yè)部分工作時常存在無法追究到具體責任人的問題，這就使得行政管理人員無法對此類問題予以有效處理，職工對于行政管理人員的信服感大有不足。且部分行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，對待工作秉持著敷衍了事的態(tài)度，面對部分難以處理的工作問題常存在推卸責任、逃避的現(xiàn)象，長此以往將導(dǎo)致問題不斷累積，因而誘發(fā)更為嚴重的負面效應(yīng)，對企業(yè)各項工作的運行造成不便。而行政管理人員綜合素養(yǎng)的低下也意味著其工作意識存在一定落后性，認為行政管理工作的精細化建設(shè)意味著自己所承擔的工作任務(wù)和職責會更加繁瑣，存在一定的抵觸心理。這也使得辦公室制度制定過程中的全面性難以得到保障，無法針對當前行政管理工作中的問題進行細致拆分，不利于精細化管理制度的落實。

三、實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路概述

（一）轉(zhuǎn)變思想認知

為進一步提升企業(yè)行政管理工作精細化建設(shè)的成效，需首先達成思想層面的高度統(tǒng)一，確保企業(yè)自上而下都能意識到精細化管理的實效性和必要性，激發(fā)管理人員主觀能動性的同時提升各部門、各職工的配合性，進而有效推動后續(xù)工作落實。基于此，需先提升企業(yè)管理層的思想認知，使之對行政管理精細化建設(shè)工作給予高度支撐。作為決定企業(yè)發(fā)展方向的核心引領(lǐng)者，企業(yè)管理層的思想認知將對各項工作措施的實施產(chǎn)生重要影響，提升其精細化管理意識是落實相關(guān)工作制度的前提。與此同時，應(yīng)引導(dǎo)行政管理人員深刻認知實施精細化管理模式的必要性，由企業(yè)及員工兩方面入手進行分析，使之明晰這項工作的建設(shè)不僅能促進企業(yè)發(fā)展，還能提升自身工作效率及綜合能力，確保行政管理人員的工作態(tài)度是積極的，提升其對該項工作的接受程度。

（二）提升工作制度的精細化

為保障各項工作任務(wù)的執(zhí)行標準化及規(guī)范化，需進一步提升工作制度的精細化，確保各行政管理人員能夠各司其職，嚴格依照工作程序落實各項工作任務(wù)，為后續(xù)工作提供根本參照?；诖?，需結(jié)合企業(yè)實際情況及企業(yè)行政管理工作的開展狀況展開深度摸查，集中針對以往工作中存在的問題構(gòu)建出更為精細化的工作制度，從工作流程、工作管理、工作評價等各方面入手加以細分。同時還需加大培訓(xùn)指導(dǎo)工作的建設(shè)，讓行政管理人員掌握更多先進管理手段和技術(shù)，提升其在執(zhí)行工作任務(wù)時的投入性。針對一些常出現(xiàn)的不良工作現(xiàn)象，需在管理制度中加以明確，予以相應(yīng)的懲罰，并嚴格落實績效考核制度，將其工作表現(xiàn)與實際工作質(zhì)量相掛鉤，獎懲兼?zhèn)涞靥嵘涔ぷ鞣e極性。當然，行政管理人員對于自身工作更為熟悉，對于工作中的漏洞和弊端也更加了解，可由其自行制定一套工作規(guī)劃及執(zhí)行方案，并交由領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過后方可投入使用。

（三）積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的飛速進步，我國現(xiàn)代化信息技術(shù)已趨于成熟，各方面功能都更加強大。已有諸多企業(yè)引入了信息化辦公體系，并取得了一定的成效?；诖?，提升企業(yè)行政管理工作的精細化離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的作用。如前文所述，行政管理工作對于內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通性的要求較高，若采用傳統(tǒng)辦公方式，各項工作流程的審批與推進必將十分繁瑣，且企業(yè)內(nèi)部信息溝通也將遭到一定阻礙。因此現(xiàn)代企業(yè)可將信息技術(shù)運用到行政管理工作之中，將部分工作轉(zhuǎn)到線上進行，進而有效提升企業(yè)各部門間的協(xié)調(diào)溝通性，為行政管理工作的開展提供更多便利，進而不斷鞏固這些工作的開展效率及建設(shè)質(zhì)量，推動企業(yè)朝向良態(tài)化的方向發(fā)展。

四、實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細化的措施構(gòu)建

（一）細化工作制度

各企業(yè)落實辦公室行政管理工作精細化建設(shè)的首要任務(wù)便是細化工作制度，借助合理有效的工作制度設(shè)置來為行政管理工作提供可靠參照，借此來簡化繁瑣的辦公室工作，提升崗位設(shè)置的合理性，明確工作人員的職責分配，避免出現(xiàn)責任重疊的問題，進而有效減少人力浪費，確保企業(yè)能得以正常運轉(zhuǎn)。制定工作制度的過程中，需充分考慮到權(quán)責制度，嚴格落實定崗定責制。各企業(yè)需針對辦公室行政管理工作進行全面分析，摸清其所包含的所有工作任務(wù)及職責，確保各項工作職責都能得到細分，處理工作時能夠找到相應(yīng)的制度做支撐，這既能提升行政管理工作的開展效率，也能使得企業(yè)職工對行政管理工作的信服感有效提升。設(shè)置工作崗位時需基于工作任務(wù)的根本屬性入手，提升工作人員與崗位工作間的匹配度，幫助其履行自身職責。

（二）完善考核機制

為提升辦公室行政管理工作的精細化，需加強對該項工作的督促管理，借助合理有效的考核機制來加強對工作人員行為意識的監(jiān)管約束，確保其既能從思想上認識到建設(shè)精細化行政管理工作的必要性，又能在行為上以高度的熱情投身于工作建設(shè)中去。在確立精細化工作流程并投入使用后，需作出相應(yīng)的績效考核制度，行政管理人員的工作態(tài)度、質(zhì)量及成效都應(yīng)與其薪資報酬直接掛鉤，借助合理有效的績效考核制度端正其工作態(tài)度，使之以更高的熱情投身于本職工作中。此外還應(yīng)借助科學(xué)的獎懲制度來調(diào)動其工作熱情，若行政管理人員能夠高效完成工作任務(wù)，或取得一定的工作成就，可給予一定物質(zhì)獎勵和精神激勵，反之則會遭受懲罰。同時還可推行季度優(yōu)秀員工評比活動，使得工作表現(xiàn)優(yōu)異的員工發(fā)揮出榜樣作用，引導(dǎo)其他行政人員以更高的熱情投身到工作中去。獎懲制度和績效考核制度的精細化建設(shè)能夠起到良好的激勵與約束作用，能夠推動行政管理工作的精細化建設(shè)得以高效落實。

（三）提升行政工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)辦公室行政管理工作本身就具備極高繁瑣性，隨著企業(yè)發(fā)展環(huán)境的日益嚴峻，這項工作的復(fù)雜性也較以往上漲了許多。因此，為確保行政人員能夠具備充盈的工作素養(yǎng)，能夠支撐起各項工作任務(wù)的落實，需加強員工培訓(xùn)工作的建設(shè)，為其提供更為廣闊的成長空間。行政管理工作表面看似簡單，但對于工作人員的耐心及細心有著極高的要求，因此推行員工培訓(xùn)工作時需從工作技能及思想意識兩方面入手展開建設(shè)。一方面，各企業(yè)可積極邀請行業(yè)專家開展培訓(xùn)活動，定期組建集中學(xué)習(xí)會議和工作交流會，讓員工學(xué)習(xí)到更多的管理技巧和專業(yè)知識，使之綜合素養(yǎng)得到不斷的提升。也可運用外部招聘的方式向社會征集優(yōu)秀人才，為企業(yè)引入具備高專業(yè)性的人才，進而有效提升企業(yè)行政管理質(zhì)量。還可組織外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，或組織員工前往合作企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，采用引進來和走出去相結(jié)合的方式不斷夯實人才隊伍建設(shè)。另一方面，還需加強思政教育力度，組織集體宣講會，采用對比精細化管理與傳統(tǒng)管理模式間差異的方式，讓員工認識到建設(shè)精細化行政管理的必要性，并樹立起正確的工作態(tài)度，始終以高度的熱情投身于工作中，提升工作耐心和細心度。

（四）強化內(nèi)部溝通

行政管理工作的業(yè)務(wù)范疇極廣，涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及管理活動中的方方面面，這也意味著行政管理的精細化建設(shè)并無法依靠部分員工或某一部門的努力來實現(xiàn)，需提升內(nèi)部凝聚力，強化內(nèi)部溝通，達成“一加一大于二”的效果。加強行政管理精細化建設(shè)的過程中，需落實好提升內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通性的任務(wù)，充分調(diào)動職工積極性，這是后續(xù)工作能得以有序推進的前提。企業(yè)可將團隊合作意識納入到企業(yè)文化之中，營造出良好的工作氛圍，借助環(huán)境的影響潛移默化地增強職工的協(xié)作意識。當遇到過于復(fù)雜的行政管理工作內(nèi)容時，可由行政部門負責工作內(nèi)容的分配，將其發(fā)放給其他部門，進而達成對企業(yè)人力資源的高效化利用，并有效降低企業(yè)經(jīng)營成本，提升整體工作效率。當然，強化內(nèi)部溝通并不能僅停留于表面，若想將其落實下去，也需落實責權(quán)約束制，讓各部門和各員工明晰配合行政管理工作是自己不可推卸的職責和義務(wù)。

（五）積極引入人工智能技術(shù)

信息化時代背景下的各企業(yè)需進一步落實辦公智能化，提升行政管理工作精細度的過程中需建設(shè)好相應(yīng)的輔助體系，優(yōu)化升級現(xiàn)有信息化系統(tǒng)的同時積極引入更為先進的人工智能技術(shù)，從而達成行政管理水平的全面提升。企業(yè)可借助釘釘、極企等軟件構(gòu)建出辦公室智能中樞，實現(xiàn)人與設(shè)備和設(shè)備與設(shè)備間的互通性，行政管理人員可借助這套智能中樞操控辦公設(shè)備，也可快速聯(lián)系到其他部門的工作人員，進而達成高效協(xié)作的目的，使得行政管理工作愈發(fā)便捷。此外，由百度打造的智能辦公平臺“如流”也具備極高實用性。該辦公平臺能夠大大提升辦公便捷性，其所涵蓋的“通訊流”能夠?qū)π姓芾砉ぷ鞯木毣ㄔO(shè)起到良好的促進效果。辦公室的日常工作較為繁瑣，會頻繁涉及到同事間、上下級間及與客戶間的溝通交流，在此過程中會涉及到大量的信息傳遞。而信息的精準性與否將會影響到最終溝通結(jié)果。各企業(yè)可將各項溝通需求交付給“如流”等具備先進通訊功能的平臺，由其承擔日常對話、語音識別、語言翻譯等工作任務(wù)，各項信息回執(zhí)及工作交接都可在智能辦公平臺上實現(xiàn)，進而確保各項辦公信息的傳遞更為及時化、精準化。

結(jié)束語

綜上所述，伴隨著我國社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展及科技水平的不斷進步，落實企業(yè)辦公室行政管理的精細化建設(shè)已成為一項緊迫的任務(wù)。為夯實自身發(fā)展基礎(chǔ)，謀得更為有利的競爭環(huán)境，企業(yè)需明晰這項工作的建設(shè)意義，并找準提升辦公室行政管理精細化的方向，借助合理有效的措施將其落實好。本文針對企業(yè)辦公室行政管理工作建設(shè)過程中存在的問題進行了分析，并就這項工作的精細化建設(shè)提出了相應(yīng)的思路與措施，期望能為相關(guān)人士提供一些參考。