企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對(duì)策研究
——以H 公司為例

李昕凝

一、引言

自20 世紀(jì)80 年代以來，經(jīng)濟(jì)全球化促使許多企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展，管理問題也隨之產(chǎn)生，例如財(cái)務(wù)部門人員冗雜分工混亂，業(yè)務(wù)流程不標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致漏洞日益增加，加上各分部門處理流程的效率低下，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)體系已經(jīng)無法滿足集團(tuán)內(nèi)部難度逐漸加大的管理需求。如何有效解決這些問題，加強(qiáng)總部對(duì)分支機(jī)構(gòu)管控能力，降低財(cái)務(wù)成本成為一大難題。此時(shí)現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展使財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)運(yùn)而生。以美國福特公司為首的大型集團(tuán)率先設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心，用以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的公司財(cái)務(wù)管理模式，自此財(cái)務(wù)共享中心在全球得到推廣。在自由貿(mào)易不斷推進(jìn)和歐美公司在我國投資增加的情境下，這一模式也逐漸被國內(nèi)公司譬如中興通訊、海爾、中石油等引進(jìn)使用。所謂財(cái)務(wù)共享就是將集團(tuán)內(nèi)各成員單位的財(cái)務(wù)信息剝離出來，不再由他們單獨(dú)處理，轉(zhuǎn)而建立起整個(gè)集團(tuán)的信息大集合，由共享中心進(jìn)行統(tǒng)一的程序化處理。而各成員單位也會(huì)從共享中心得到經(jīng)過流程處理后的所需信息。與傳統(tǒng)的公司財(cái)務(wù)部門相比，財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)了各個(gè)分公司、分機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)聯(lián)通，構(gòu)建了一張環(huán)環(huán)相扣的標(biāo)準(zhǔn)化集成財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，有效避免了人力物力的無謂浪費(fèi)，使得信息的傳達(dá)更便捷高效。但即便是財(cái)務(wù)共享中心，漏洞也依然存在。由于我國的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)還處于起步階段，很多項(xiàng)目尚未完善，使用者經(jīng)驗(yàn)也尚不充足，是以財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)還是令人忌憚。本文以H 公司為案例，通過剖析其歷年來對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)改造歷程及對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避來探尋企業(yè)財(cái)務(wù)共享標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題及解決對(duì)策。

二、H 公司的財(cái)務(wù)共享標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)及其存在的問題

H 公司，創(chuàng)立于1984 年，是世界第四大白色家電制造商，中國最具價(jià)值品牌。自2006 年起，為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，H 公司秉持“規(guī)劃未來，引領(lǐng)雙贏”的戰(zhàn)略，創(chuàng)新出“事前算贏”的財(cái)務(wù)模式，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。服務(wù)中心充分利用互聯(lián)網(wǎng)，分為會(huì)計(jì)平臺(tái)和資金平臺(tái)兩個(gè)部分。前者負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)往來記錄和流程核算處理；后者負(fù)責(zé)資金管理，包括融資、運(yùn)營和風(fēng)險(xiǎn)管控。兩大平臺(tái)之下又細(xì)分為12 個(gè)業(yè)務(wù)板塊：質(zhì)量管理、費(fèi)用稽核、資產(chǎn)核算、收付服務(wù)、往來清賬、稅務(wù)申報(bào)、稅票服務(wù)、總賬報(bào)表、融資平臺(tái)、金融風(fēng)險(xiǎn)、資金運(yùn)營、海外會(huì)計(jì)。每個(gè)板塊按照業(yè)務(wù)效率定崗定編，明確界定職責(zé)及分工，各個(gè)崗位按照統(tǒng)一要求對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理，自此實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的規(guī)模效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)。但該共享中心還不夠完善，在應(yīng)用和不斷發(fā)展的過程中逐漸暴露出了短板。H 公司最初建立財(cái)務(wù)共享中心時(shí)，我國的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)還在起步階段，不成熟的體系導(dǎo)致了問題的產(chǎn)生。如財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門之間因?yàn)楦髯詾檎贤ú蛔銓?dǎo)致的協(xié)同困難，由于信息系統(tǒng)建設(shè)不完善導(dǎo)致的信息提取效率低下和有效信息閑置以及由于運(yùn)用了全新的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，難以追蹤熟悉的財(cái)務(wù)漏洞致使財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)依然潛在。是以H 的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)之路上還存在很多挑戰(zhàn)。

三、H 公司財(cái)務(wù)共享建設(shè)存在的問題分析

1.集團(tuán)部門之間協(xié)同困難

高質(zhì)量的專業(yè)服務(wù)交叉疊加形成協(xié)同效應(yīng)，運(yùn)用在財(cái)務(wù)共享中心可以打通籌資、運(yùn)營和投資的整個(gè)流程，最終實(shí)現(xiàn)投資公司與業(yè)務(wù)部門的多方共贏。但對(duì)于共享中心初步建成的企業(yè)來說，財(cái)務(wù)中心和業(yè)務(wù)中心尚不能良好地適應(yīng)并及時(shí)溝通。況且財(cái)務(wù)共享中心的人員大多曾供職于從前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，接觸新系統(tǒng)的時(shí)間比較短暫，專業(yè)化素養(yǎng)在短時(shí)間內(nèi)還沒有達(dá)到駕輕就熟的水平。雖然共享中心打破以前財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)分離的格局，但業(yè)務(wù)操作仍停留在原來的標(biāo)準(zhǔn)，各部門尚未形成共同的流程執(zhí)行觀念，導(dǎo)致工作效率低下。要想改變這種困境，需要系統(tǒng)的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一以及財(cái)務(wù)組織架構(gòu)的優(yōu)化，找出與共享理念不匹配的地方，精準(zhǔn)優(yōu)化升級(jí)，最終使整個(gè)共享變得完善，協(xié)同效應(yīng)隨之形成。

2.信息整合和提取能力有待完善

作為對(duì)公司未來決策最重要的信息交流和數(shù)據(jù)歸納平臺(tái)，財(cái)務(wù)共享中心肩負(fù)了精準(zhǔn)高效提取信息整合數(shù)據(jù)的關(guān)鍵任務(wù)，是公司決策部門的重要信息來源。能否利用財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)獲得有效的相關(guān)信息將會(huì)影響到管理層能否做出正確的決策。我國引入財(cái)務(wù)共享中心時(shí)間尚短，致使信息系統(tǒng)發(fā)展不完善，數(shù)據(jù)資源得不到有效配置，大多體現(xiàn)在：信息整合和提取能力較弱，難以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)的信息交互共享；各部門輸出信息標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致信息理解產(chǎn)生地域性和部門性偏差；部門在某個(gè)固定時(shí)間傳輸信息，不能及時(shí)將交易上傳致使共享滯后，失去了對(duì)決策的時(shí)效性意義等。調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，充分利用大數(shù)據(jù)打造升級(jí)的共享信息系統(tǒng)，把財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的實(shí)施融入企業(yè)持續(xù)變革的過程中，才能使有效信息不再匱乏。

3.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理有待加強(qiáng)

在“大智移云”的時(shí)代，企業(yè)充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，其目的不僅是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的降本增效，也在于加強(qiáng)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理。對(duì)比企業(yè)從前的財(cái)務(wù)管理模式，盡管財(cái)務(wù)共享可以顯著降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)控成本，但由于未被熟練使用，一些潛在的隱患也對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)安全造成了威脅，示例如下：信息中心建設(shè)過于依賴大數(shù)據(jù)平臺(tái)，如果搭建的平臺(tái)信息安全保障不到位會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部信息泄露；員工操作不熟練不規(guī)范，對(duì)系統(tǒng)安全的日常檢查和維護(hù)可能存在漏洞；以及信息的過度共享，即各個(gè)分公司的信息完全暴露在共享平臺(tái)上，只要是內(nèi)部人員不論職位都可檢索。為防患于未然，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)后制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的緊急應(yīng)對(duì)方案，力求將隱患和損失最小化。

四、H 公司財(cái)務(wù)共享建設(shè)存在問題的應(yīng)對(duì)策略

1.實(shí)施集成化財(cái)務(wù)管理

在流程再造中，H 公司實(shí)施了集成化管理，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將分散的重復(fù)性業(yè)務(wù)抽離，發(fā)送到共享中心統(tǒng)一處理，實(shí)現(xiàn)了不同區(qū)域部門會(huì)計(jì)核算的業(yè)務(wù)集中，提高企業(yè)的整體柔性。H公司基于此形成了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同，辦公效率發(fā)生質(zhì)的飛躍，也有效地控制了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，降低財(cái)務(wù)成本。并且在新的流程中，財(cái)務(wù)人員被分成三類角色：業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)和專業(yè)財(cái)務(wù)。分散型的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)將發(fā)生的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門串聯(lián)；專業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)用其專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)進(jìn)行分析，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值；共享財(cái)務(wù)則負(fù)責(zé)將企業(yè)后臺(tái)的重復(fù)性業(yè)務(wù)提取，轉(zhuǎn)交到共享中心集中化處理。三類財(cái)務(wù)人員各司其職，相互配合。我國企業(yè)需要運(yùn)用“橫向集成、縱向貫通”的建設(shè)思路，整合內(nèi)外部信息孤島，采用規(guī)范化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及部署方式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享信息渠道的暢通、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享與應(yīng)用，以及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息流的高度集成。

2.完善共享信息服務(wù)系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)廣泛運(yùn)用的時(shí)代背景下，2005 年H 公司搭建了全球統(tǒng)一信息系統(tǒng)SAP/ECC，實(shí)現(xiàn)全球各公司的業(yè)務(wù)情況共享，讓全部實(shí)體業(yè)務(wù)在虛擬世界達(dá)成數(shù)據(jù)化，破除集團(tuán)內(nèi)部數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)孤島的串聯(lián)。H 公司充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，打造云端互聯(lián)網(wǎng)模式的共享服務(wù)中心，使得H 公司財(cái)務(wù)可以成為企業(yè)戰(zhàn)略的重要制定者、承接者和推動(dòng)者。H 公司還研發(fā)了員工自助費(fèi)用核銷系統(tǒng)、信息化對(duì)賬系統(tǒng)及MPC 資金支付系統(tǒng)等有裨益于線上財(cái)務(wù)管理的信息系統(tǒng)，高效的信息系統(tǒng)配合全球化戰(zhàn)略使得H公司能夠有效配置資源、加強(qiáng)決策、提高效益，真正做到“事前算贏”。除此之外，H 公司跟隨大數(shù)據(jù)的腳步，深刻理解發(fā)展戰(zhàn)略，將最先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理念相結(jié)合，不斷優(yōu)化和完善共享信息服務(wù)系統(tǒng)，使得H 公司始終保持活力，永不落后于時(shí)代浪潮。

3.建立規(guī)范流程自我審計(jì)

為保證集團(tuán)信息安全，H 公司將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)嵌入統(tǒng)一的交易規(guī)則和業(yè)務(wù)流程并固化至信息系統(tǒng)，通過流程穿刺、信息反饋、科目解析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等共享質(zhì)量管理，有效規(guī)避各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，極大程度上使企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)得到了全方位管控。除此之外，H 公司設(shè)計(jì)了全球科目會(huì)計(jì)編碼系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)信息成為流通于集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部語言，降低了外部人員盜用的可能性。在H 的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中明確規(guī)定了不同職位人員權(quán)限不同，只開放本職位相應(yīng)工作內(nèi)容與權(quán)限，無法越級(jí)查看，使公司內(nèi)部的信息安全得到了保障。構(gòu)建數(shù)據(jù)信息源頭追溯機(jī)制，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，H 通過事前控制，事中自審，事后提高，實(shí)現(xiàn)了交易、業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部信息的高度內(nèi)控，極大降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語與展望

大數(shù)據(jù)和人工智能盛行的時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行不僅使業(yè)務(wù)處理更便捷，也令戰(zhàn)略決策的高效和正確性更上一層樓。企業(yè)集團(tuán)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心已是勢(shì)在必行。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中不可避免存在問題，H 公司作為建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的典例給后來公司留下了很多優(yōu)秀的指導(dǎo)。面臨問題的企業(yè)適當(dāng)參考H 公司的經(jīng)驗(yàn)，借鑒其應(yīng)對(duì)措施，或許會(huì)更快地走出困境，完善財(cái)務(wù)共享中心。當(dāng)部門與部門各自為政缺乏交流，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理的效率低下，難以形成計(jì)劃中的協(xié)同效應(yīng)時(shí)，實(shí)施集成化管理化零為整，將業(yè)務(wù)人員角色分類使其專注于標(biāo)準(zhǔn)化流程，企業(yè)管理部門發(fā)揮協(xié)調(diào)作用促進(jìn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合是有效方案。當(dāng)信息整合提取能力欠缺，造成資源無法有效配置時(shí)，應(yīng)積極地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，打造升級(jí)統(tǒng)一的信息共享系統(tǒng)，打破信息的地域和部門局限，從而達(dá)到全公司有效信息實(shí)時(shí)在平臺(tái)共享的效果。當(dāng)采用財(cái)務(wù)共享中心模式后財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理仍未能得到大幅度改善時(shí)，固化流程中的風(fēng)控點(diǎn)及開發(fā)公司內(nèi)部語言都是有效的解決辦法。困境中的公司應(yīng)當(dāng)以事前警惕控制、事中自檢為主，事后優(yōu)化改造為輔實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的全面內(nèi)控，從而降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

國內(nèi)外集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享建設(shè)經(jīng)驗(yàn)表明，未來企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)建設(shè)需將注意力更多地放在流程的標(biāo)準(zhǔn)化和更統(tǒng)一的數(shù)字化控制上如程序的精簡(jiǎn)。企業(yè)集團(tuán)在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)較完善的情況下也可進(jìn)行一些功能性拓展，如利用成熟的流程承接其他企業(yè)外包的財(cái)務(wù)共享服務(wù)需求，不僅能為企業(yè)創(chuàng)造收益，也將內(nèi)部積攢下的經(jīng)驗(yàn)技能傳授出去，幫扶后來企業(yè)加快進(jìn)步發(fā)展，形成良性競(jìng)爭(zhēng)也實(shí)現(xiàn)更高的企業(yè)價(jià)值。全球化的戰(zhàn)略格局當(dāng)前，未來企業(yè)集團(tuán)應(yīng)樹立全局意識(shí)，堅(jiān)守住發(fā)展方向不偏離，在這個(gè)基礎(chǔ)上不斷完善和創(chuàng)新財(cái)務(wù)共享中心，使先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理念相結(jié)合，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，也帶動(dòng)我國財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)水平邁向新的高度。