基于儲備庫的物資計劃全過程管控研究

陳學(xué)琴

一、引言

物資計劃管理主要分為需求計劃管理和采購計劃管理兩大類，按照兩級集中采購目錄清單實施全面計劃管理，并通過計劃準(zhǔn)確性、時效性管控，確保精益高效。傳統(tǒng)物資計劃管理按照工程項目里程碑計劃，結(jié)合各類物資供應(yīng)周期和采購批次安排情況進(jìn)行多次編報，面對當(dāng)前工程項目緊、計劃批次多、物資供應(yīng)任務(wù)重的形勢，存在計劃管理工作重復(fù)性高、時效性差、人為因素導(dǎo)致易出錯的問題，計劃管理工作質(zhì)效難以把控。

本文以有效提升物資計劃管理工作質(zhì)效、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、前移計劃管理端口、實現(xiàn)全過程數(shù)據(jù)貫通為目標(biāo)，結(jié)合物資工作業(yè)務(wù)實際，持續(xù)創(chuàng)新計劃管控輔助決策分析，應(yīng)用信息化管理理念，統(tǒng)籌需求預(yù)測計劃與項目前期的關(guān)聯(lián)性，探索在規(guī)劃和設(shè)計源頭應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化成果，主動對接工程建設(shè)計劃和需求，通過構(gòu)建物資需求計劃儲備庫實現(xiàn)物資需求計劃端口前移，確保物資計劃全過程高效閉環(huán)管控。

二、基于儲備庫的物資計劃全過程管控內(nèi)涵分析

物資需求計劃儲備庫旨在結(jié)合工程項目里程碑計劃、采購批次安排、物料主數(shù)據(jù)及物資供應(yīng)周期等數(shù)據(jù)，在項目前期強(qiáng)化物資計劃管理，形成“動態(tài)儲備、清冊管理、滾動更新、一鍵轉(zhuǎn)換”的管理模式。通過引入需求計劃儲備庫理念，深化應(yīng)用工程項目設(shè)備材料清冊典型設(shè)計，對單體工程下的物資、服務(wù)需求進(jìn)行一次性全量編制后，提報并存儲至需求計劃儲備庫中，待提交正式采購計劃時，一鍵實現(xiàn)儲備庫計劃轉(zhuǎn)常規(guī)采購計劃或協(xié)議預(yù)測計劃，有效解決由于工程項目緊、計劃批次多、物資供應(yīng)任務(wù)重等形勢下的物資計劃管理短板，實現(xiàn)物資計劃全過程管控，確保精益高效。構(gòu)建物資需求計劃儲備庫的核心內(nèi)容主要體現(xiàn)以下幾個方面：

第一，基于工程項目儲備情況，完成項目基礎(chǔ)信息維護(hù)，包括項目名稱、項目定義、項目類型、項目狀態(tài)、總投資計劃、開完工時間、年度投資等重要信息。

第二，運(yùn)用信息化管理思路，前移物資需求計劃提報端口，依托典型設(shè)計方案模板，結(jié)合采購標(biāo)準(zhǔn)庫中的物料主數(shù)據(jù)及可研初設(shè)等項目信息提前編制設(shè)備材料清冊，形成各單體工程下的物資需求計劃，實現(xiàn)物資需求計劃預(yù)儲備，避免業(yè)務(wù)前端環(huán)節(jié)物資需求計劃“扎推”上報、“集中”審核的現(xiàn)象，多維度提升采購計劃申報及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，為物資需求計劃全過程數(shù)據(jù)貫通奠定基礎(chǔ)。

第三，按照工程項目里程碑計劃、物資供應(yīng)參考周期、年度采購批次安排等基礎(chǔ)信息，緊密結(jié)合項目實施進(jìn)度、物料清單與技術(shù)規(guī)范ID 的對應(yīng)關(guān)系，物資需求計劃儲備庫信息一鍵轉(zhuǎn)換正式采購計劃或協(xié)議預(yù)測計劃，實現(xiàn)物資需求計劃申報過程中的智能校驗和滾動更新，減少業(yè)務(wù)執(zhí)行中的紕漏，提高業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率和快速響應(yīng)能力。

三、基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型研究

1.需求分析

物資計劃申報是由需求部門發(fā)起，由于物資種類多、物資需求特性復(fù)雜多樣、標(biāo)準(zhǔn)與通用物料的應(yīng)用、物資采購策略的變化、工程施工進(jìn)度的變化等因素，需求部門在物資申報時缺乏全面的申報信息指引或者提醒，難以準(zhǔn)確把控各物資計劃應(yīng)用正確的物料和固化ID、合理的申報時間和納入的采購批次，易出現(xiàn)錯報、漏報、遲報等常見問題，影響工程建設(shè)的進(jìn)度。

通過對當(dāng)前物資計劃管理工作流程和方法逐項進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型至少具備四個條件，見表1。

表1 基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型需求分析表

2.方案提出

通過對基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型需求分析，充分考慮多種因素，廣泛查閱搜集專業(yè)技術(shù)資料，咨詢相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合實際業(yè)務(wù)提出多種備選方案并對各種備選方案的優(yōu)缺點(diǎn)、可行性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評價對比，確定基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型實施方案如表2 所示。

表2 基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型實施方案

四、基于儲備庫的物資計劃全過程管控功能實現(xiàn)

1.業(yè)務(wù)流程梳理

按照現(xiàn)行物資計劃管理辦法和實施細(xì)則等相關(guān)制度要求與任務(wù)分工，結(jié)合物資需求計劃提報流程、實際工作經(jīng)驗和基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型實施方案，組織開展業(yè)務(wù)流程梳理并設(shè)計出系統(tǒng)功能流程圖如圖1 所示。

圖1 基于儲備庫的物資計劃全過程管控功能流程圖

2.模塊代碼編寫與調(diào)試

根據(jù)基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型需求分析、方案設(shè)計、流程規(guī)劃及實現(xiàn)效果研究，運(yùn)用結(jié)構(gòu)化設(shè)計的方法完成模塊軟件代碼編寫，通過多次改進(jìn)及調(diào)試最終實現(xiàn)“工程項目動態(tài)儲備、設(shè)備材料清冊智能管理、物資需求計劃滾動更新、正式采購計劃一鍵轉(zhuǎn)換”的既定功能。

3.功能應(yīng)用測試與消缺

在完成基于儲備庫的物資計劃全過程管控模塊的基本研發(fā)，并確保實現(xiàn)各既定目標(biāo)功能后，進(jìn)行模塊功能及數(shù)據(jù)通道應(yīng)用測試，及時建立問題庫銷號機(jī)制，對模塊功能進(jìn)行完善，驗證系統(tǒng)實用性、易用性和有效性。

4.效果檢查

自基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型應(yīng)用以來，有效避免了業(yè)務(wù)前端環(huán)節(jié)物資需求計劃“扎推”上報、“集中”審核的現(xiàn)象，需求計劃的及時性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性均得到顯著提升，其中物資計劃變動率自2021 年的16.21%降至目前的3.84%。

五、結(jié)語

本文以構(gòu)建物資需求計劃儲備庫實現(xiàn)物資需求計劃端口前移為突破口，以問題為導(dǎo)向，以有效提升物資計劃管控水平、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、實現(xiàn)全過程數(shù)據(jù)貫通為目標(biāo)，將信息管理系統(tǒng)開發(fā)與物資管理工作有機(jī)結(jié)合，通過建立基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型，將傳統(tǒng)的“被動接收”轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的“動態(tài)儲備、一鍵轉(zhuǎn)換”，實現(xiàn)了“工程項目動態(tài)儲備、設(shè)備材料清冊智能管理、物資需求計劃滾動更新、正式采購計劃一鍵轉(zhuǎn)換”等既定功能，提高了工程項目管理與物資計劃管理的關(guān)聯(lián)性和契合度，有效解決了影響全局工作的突出問題和管理短板，節(jié)約了人力和時間的投入，使物資計劃管理工作邁上了新臺階。