機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作研究

文/李夢(mèng)恂（湖北省財(cái)政廳）

任何一個(gè)單位想要獲得發(fā)展，均離不開行政管理工作。然而行政管理工作是比較復(fù)雜的，其涉及各個(gè)部門、各類事務(wù)，需要借助完善的行政管理的制度，也要擁有綜合性、高質(zhì)量的管理人才。隨著機(jī)關(guān)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦公室行政管理體制的滯后問題也日益突出，若不積極對(duì)其進(jìn)行改善和優(yōu)化，必然會(huì)加大內(nèi)部管理的弊端，還會(huì)限制機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理的概述

（一）機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理的概念以及內(nèi)容

機(jī)關(guān)單位的辦公室行政管理工作指的是對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部的事務(wù)進(jìn)行處理和管理的一種活動(dòng)。隨著機(jī)關(guān)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦公室的行政管理工作也日益復(fù)雜，比如對(duì)內(nèi)需要統(tǒng)籌好單位方方面面的工作，要明確職責(zé)，制定管理辦法，對(duì)外要積極宣傳，為機(jī)關(guān)單位樹立良好的形象。具體而言，機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作一共分為四大內(nèi)容。

第一，根據(jù)各部門的實(shí)際狀況，積極協(xié)助各部門的領(lǐng)導(dǎo)制定相應(yīng)的規(guī)章制度[1]；第二，處理機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的公文電子政務(wù)，指導(dǎo)機(jī)關(guān)的相關(guān)工作；第三，要對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部的相關(guān)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和安排；第四，做好內(nèi)部突發(fā)事件的日常管理，加強(qiáng)監(jiān)督和調(diào)查機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的重大事件。從機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理的內(nèi)容可以看出，行政管理人員處于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部非常重要的崗位，其能力、素養(yǎng)均會(huì)影響到內(nèi)部的穩(wěn)定性以及機(jī)關(guān)單位的高質(zhì)量發(fā)展。

（二）機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作的特點(diǎn)

辦公室行政管理工作看似簡單，實(shí)際上內(nèi)容繁多，涉及面也比較廣。如辦公室行政管理工作包含很多的行政事務(wù)，如整理材料、收集信息、傳達(dá)上級(jí)命令，還涉及后勤的服務(wù)工作等。其次，對(duì)行政管理人員的要求較高。辦公室行政管理人員除了要處理好行政內(nèi)部工作之外，還要執(zhí)行上級(jí)的命令，在完成事務(wù)后要向上級(jí)匯報(bào)，要為各個(gè)部門制度的制定提供輔助等，如若行政管理人員沒有一定的專業(yè)知識(shí)、協(xié)調(diào)能力，便很難勝任這份工作。

二、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作的意義

（一）是傳遞信息的重要樞紐

從辦公室行政管理工作的內(nèi)容可以看出，其是一個(gè)傳遞信息的重要樞紐。機(jī)關(guān)單位的上級(jí)部門會(huì)基于自身的考量，傳遞一些命令，下級(jí)需要根據(jù)這些命令、指示進(jìn)行工作。而在這個(gè)過程中，辦公室行政管理人員就需要將上級(jí)所傳遞的命令傳達(dá)給下級(jí)。這種傳達(dá)需要行政管理人員對(duì)自身單位、各個(gè)部門有足夠的了解，可以給領(lǐng)導(dǎo)者起到一定的參謀作用，這樣才能夠使得命令下達(dá)后，下級(jí)部門能夠較好地完成工作。其次，行政管理還需要監(jiān)督基層人員，在監(jiān)督的過程中，將各部門存在的問題向上級(jí)部門反饋，繼而對(duì)問題進(jìn)行解決。不可否認(rèn)，在機(jī)關(guān)單位中，辦公室行政管理人員起到的是上傳下達(dá)、傳遞信息、落實(shí)命令的一個(gè)重要樞紐的作用[2]。

（二）有利于協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系

一個(gè)組織想要正常地運(yùn)行，辦公室的全面性、統(tǒng)籌性是必不可少的。辦公室行政管理人員需要做好上級(jí)和下級(jí)之間的有效溝通，需要協(xié)調(diào)好內(nèi)部員工存在的矛盾，這樣才能夠保證各級(jí)各部門能夠高效地完成任務(wù)。在傳遞信息的過程中，要保證信息的重要性、及時(shí)性，要能夠化解大局和小局之間存在的沖突。要努力做好小工作，搞好全局。比如在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部，各個(gè)部門之間可能會(huì)出現(xiàn)一些工作上的沖突，有些部門會(huì)為了個(gè)人或者是自身的利益而作出決定。在這個(gè)過程中，機(jī)關(guān)行政單位就要從全局的角度去考慮，妥善地去解決。要想領(lǐng)導(dǎo)所想，做好超前的服務(wù)，解決好運(yùn)行過程中存在的矛盾，保證各個(gè)部門之間的相互配合。

（三）有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的高質(zhì)量發(fā)展

機(jī)關(guān)單位，指的是從事國家管理以及行使國家權(quán)力的機(jī)關(guān)，這類單位的發(fā)展關(guān)乎人民的切身利益以及國家的名譽(yù)。通過研究機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作，制定完善的行政管理制度，提升行政管理人員的素養(yǎng)，發(fā)揮出行政管理人員在機(jī)關(guān)單位中的協(xié)調(diào)組織、上傳下達(dá)、監(jiān)督等作用，可以保證機(jī)關(guān)單位工作的有序開展，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的高質(zhì)量發(fā)展。

三、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）行政管理制度有待完善

行政管理工作涉及的內(nèi)容繁多，事務(wù)處理復(fù)雜，為了能夠更好地發(fā)揮出管理的作用，就必須要制定完善的行政管理制度，為辦公室工作人員的工作提供依據(jù)和指引。但是從目前機(jī)關(guān)單位來看，規(guī)模在擴(kuò)大，內(nèi)部的各類問題開始顯現(xiàn)，原有的行政管理制度已經(jīng)無法再滿足現(xiàn)有辦公室工作的需求，急需進(jìn)一步的完善和改進(jìn)。比如行政管理工作內(nèi)容的不完善，就易出現(xiàn)內(nèi)部各類人員推卸責(zé)任、工作拖拉、無人處理的情況。行政管理工作流程不規(guī)范，就會(huì)出現(xiàn)事務(wù)處理時(shí)的漏洞，甚至?xí)?nèi)部賄賂現(xiàn)狀。行政管理工作缺乏有效的評(píng)價(jià)機(jī)制，也會(huì)造成辦公人員對(duì)自身工作不上心，被動(dòng)參與工作。

（二）工作人員管理方式滯后

社會(huì)在快速地發(fā)展，機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作內(nèi)容也發(fā)生了巨大的變化。在此過程中，辦公室行政管理人員依舊毫無改變，比如仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，如人工管理，忽略了信息技術(shù)在行政管理工作中的應(yīng)用，這也使得日常管理中出現(xiàn)了工作效率低下等問題，無法滿足現(xiàn)有的辦公室行政管理工作的相關(guān)要求[3]。

（三）辦公室思想作風(fēng)問題

一直以來，機(jī)關(guān)單位都是將辦公室作風(fēng)建設(shè)作為戰(zhàn)略任務(wù)，也取得了一定的效果。但是隨著機(jī)關(guān)單位的不斷發(fā)展，辦公室工作人員在作風(fēng)的建設(shè)方面還存在一些問題，比如生活作風(fēng)、思想作風(fēng)、學(xué)風(fēng)等。如辦公人員不積極主動(dòng)參與學(xué)習(xí)，思想過于保守，不愿意創(chuàng)新，工作時(shí)缺乏務(wù)實(shí)的精神，辦公室思想作風(fēng)不正等問題，均會(huì)影響行政管理工作的開展。

（四）行政管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升

行政管理人員的綜合素養(yǎng)以及辦公能力關(guān)乎機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的運(yùn)行，從行政管理工作的內(nèi)容來看，工作繁多，專業(yè)性要求較高，行政管理人員需要有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的意識(shí)，需要能夠有一定的組織能力，需要了解機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門的發(fā)展，需要能夠建言獻(xiàn)策。然而事實(shí)情況是一些機(jī)關(guān)單位的辦公人員業(yè)務(wù)水平、管理能力等均有待提升，在工作中處理事務(wù)效率低下，工作不夠積極，不愿意主動(dòng)參與學(xué)習(xí)等，均影響了辦公室工作的有效開展。

四、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作的策略

（一）提升對(duì)辦公室行政管理工作的重視度，合理定位

辦公室行政管理工作是機(jī)關(guān)單位中極其重要的一部分，其關(guān)乎機(jī)關(guān)單位職能水平的發(fā)揮以及服務(wù)的效益。首先要在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部，需要對(duì)該部門的工作進(jìn)行重視，能夠基于機(jī)關(guān)單位的實(shí)際現(xiàn)狀，組建部門，配置足夠的人員。其次，合理定位。辦公室行政管理工作涉及的內(nèi)容比較多，如機(jī)關(guān)單位的建設(shè)、經(jīng)營和發(fā)展等，如若職能定位不明確，就會(huì)造成工作中的各類問題。因此機(jī)關(guān)單位的管理者應(yīng)通過內(nèi)部的規(guī)章制度，明確行政管理工作的權(quán)利和責(zé)任，突出其在單位中的重要作用，以保證各個(gè)部門的有效配合。

（二）建立完善的行政管理制度，明確劃分權(quán)、責(zé)、利

辦公室工作比較繁雜，員工在工作時(shí)會(huì)面臨巨大的工作壓力，如若在行政管理制度中并未明確地劃分好各自的權(quán)利、責(zé)任以及義務(wù)，就會(huì)出現(xiàn)工作中相互推諉的情況，形成管理上的混亂，因此必須要對(duì)現(xiàn)有的行政管理制度進(jìn)行完善。（1）機(jī)關(guān)單位應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，了解當(dāng)前辦公室行政管理中存在的問題和不足，能夠不斷地創(chuàng)新管理的內(nèi)容和方法[4]。（2）融入精細(xì)化的行政管理，在制定行政內(nèi)容以及相關(guān)規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)允許工作人員的直接參與，提出自身的意見，以此保證后期制度的落實(shí)。其次要細(xì)分行政管理部門人員的工作，可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際事務(wù)，將行政管理部門劃分為日常處理行政事務(wù)人員、上傳下達(dá)人員、監(jiān)督人員等，明確好部門內(nèi)部各類人員的職責(zé)，分工合作，保證各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。（3）引入標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的理念。在機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作中，引入流程化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念，可以保證各項(xiàng)工作朝著有序高效的方向發(fā)展，保證辦公室事務(wù)和其他部門之間的有序銜接。（3）融入獎(jiǎng)懲機(jī)制。為了能夠更好地規(guī)范辦公室行政管理人員日常工作的行為，提升工作的效率，就需要在行政管理制度中制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確行政管理人員績效考核的標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)周期進(jìn)行評(píng)測(cè)。評(píng)測(cè)結(jié)果優(yōu)秀的人員，進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，評(píng)測(cè)結(jié)果顯示工作效率低下的人員就要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。通過這樣的手段，更好地發(fā)揮出行政管理人員在工作中的積極性，落實(shí)好各自的職能。

（三）創(chuàng)新傳統(tǒng)行政管理工作模式

傳統(tǒng)行政管理工作是以人工處理為主，隨著機(jī)關(guān)單位內(nèi)部規(guī)模的不斷擴(kuò)大，外部形勢(shì)日益嚴(yán)峻，僅依靠人工處理行政事務(wù)是很難滿足機(jī)關(guān)單位運(yùn)行的需求的，因此需要對(duì)傳統(tǒng)的辦公室行政管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。首先從思想上，要能夠主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)，積極地融入先進(jìn)的技術(shù)和手段，為行政管理工作效率的提升提供可能。其次，應(yīng)基于信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+行政管理，建立信息化、系統(tǒng)化的管理體系。比如引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，系統(tǒng)中包含信息中心、人事考核、公文管理、會(huì)議管理、文檔管理各項(xiàng)內(nèi)容，該系統(tǒng)和機(jī)關(guān)單位實(shí)際部門的情況是一致的，只要哪一部分有待處理的文件，該部門就會(huì)亮出紅燈，行政管理人員可以直接點(diǎn)入進(jìn)行處理。建立這樣一個(gè)系統(tǒng)化的行政管理的平臺(tái)，便于辦公室人員了解機(jī)關(guān)單位各部門的狀況，也有利于提升行政管理工作的效率[5]。

（四）組織活動(dòng)，提升機(jī)關(guān)單位各部門之間的凝聚力

通常情況下，機(jī)關(guān)單位辦公室的行政管理人員每個(gè)人都會(huì)有各自的工作，有些工作是獨(dú)立完成的，有些工作需要由多人合作完成的。因此，在辦公室行政管理工作內(nèi)部，培養(yǎng)職員的團(tuán)隊(duì)理念和精神是非常重要的。只有具備了團(tuán)隊(duì)的觀念，才能夠不斷地提升行政管理的效率及質(zhì)量，最大化地發(fā)揮出行政管理工作在機(jī)關(guān)單位中的作用。但是，由于辦公室日常處理的工作繁多，且比較枯燥，內(nèi)部又缺乏一些組織活動(dòng)，這也導(dǎo)致行政管理內(nèi)部部門人員之間的關(guān)系不夠友好，甚至拉幫結(jié)派。因此，行政管理主管應(yīng)該不定期地組織團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的室內(nèi)或者是室外的活動(dòng)，讓部門人員能夠相互了解，建立深厚的友誼，也便于在工作中相互扶持，樹立全局的意識(shí)。其次，要提升其他部門對(duì)辦公室行政工作管理的正確認(rèn)知。在實(shí)際管理過程中，機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的其他部門會(huì)出現(xiàn)對(duì)辦公室行政管理工作不配合的情況，這會(huì)阻礙辦公室行政管理工作的正常運(yùn)行，以及機(jī)關(guān)單位的進(jìn)一步發(fā)展。故在單位內(nèi)部可以通過宣傳的方式，對(duì)辦公室工作進(jìn)行重視，也可以通過舉辦開放日活動(dòng)，拉近辦公室部門和群眾之間的關(guān)系，讓其他部門的群眾更了解辦公室行政人員和工作，促進(jìn)行政管理工作更好地開展。

（五）提升辦公室行政管理人員服務(wù)的主動(dòng)性以及綜合素養(yǎng)

辦公室工作人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的官僚主義作風(fēng)，能夠認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，主動(dòng)地參與到工作中，盡職盡責(zé)地完成工作。就機(jī)關(guān)單位而言，辦公室行政工作屬于形象窗口，可以直接地反映機(jī)關(guān)單位整體的服務(wù)程度。因此，作為辦公室人員，必須要具備求真務(wù)實(shí)的精神，能夠主動(dòng)參與工作，將理論和實(shí)踐相結(jié)合，提升工作的實(shí)效性。其次要主動(dòng)學(xué)習(xí)，提升自身的綜合素養(yǎng)。辦公室這種工作，其需要工作人員具備綜合管理的職責(zé)，如專業(yè)知識(shí)、處理公共關(guān)系的技巧和信息技術(shù)的能力等。作為行政管理人員，在空余時(shí)間就應(yīng)積極地參與學(xué)習(xí)，提升自身素養(yǎng)，具體可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)：（1）主動(dòng)遵守機(jī)關(guān)單位的規(guī)章制度，按時(shí)按質(zhì)地完成工作。對(duì)于日常事務(wù)的處理要認(rèn)真、熱情、專業(yè)。（2）積極學(xué)習(xí)黨的理論、上級(jí)文件，掌握黨的方針路線，不斷提升自身的政治素養(yǎng)。（3）積極參與單位組織的培訓(xùn)活動(dòng)，掌握辦公自動(dòng)化的處理方法和人際關(guān)系的協(xié)調(diào)方法等。（4）應(yīng)走出辦公室，主動(dòng)深入基層，了解基層的實(shí)際情況，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

五、結(jié)語

機(jī)關(guān)單位管理工作中，行政管理是必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，其是單位服務(wù)運(yùn)營和發(fā)展的樞紐。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景之下，機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變，行政管理工作必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，具體體現(xiàn)在對(duì)行政管理工作的合理定位，行政管理制度的不斷完善，行政信息化技術(shù)在行政管理工作模式中的滲透。同時(shí)還要注重機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門之間的團(tuán)結(jié)力和凝聚力，提升行政管理人員綜合素養(yǎng)，才能夠發(fā)揮出行政管理部門在機(jī)關(guān)單位中的重要作用。