葉玉瓊 莊承平
高校食堂是學(xué)校師生正常開(kāi)展工作、學(xué)習(xí)的后勤保障,具有很強(qiáng)的公益性。隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,物價(jià)水平逐年提高,高校食堂基于其公益性,其物價(jià)水平在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)必須保持穩(wěn)定的較低價(jià)不變。然而,高校食堂經(jīng)費(fèi)不由國(guó)家財(cái)政資金全額撥款,一定程度上體現(xiàn)為自負(fù)盈虧。在不能隨意上調(diào)價(jià)格且不能以降低食堂伙食質(zhì)量的方式來(lái)減少成本的情況下,要確保食堂能盈利能健康發(fā)展,那么,高校的食堂成本管控至關(guān)重要。成本管控可以采用標(biāo)準(zhǔn)成本法、責(zé)任成本法、目標(biāo)成本法、內(nèi)部控制法等。內(nèi)部控制法相對(duì)其他方法更具有宏觀性和全面性。通過(guò)COSO 內(nèi)部控制框架可以深入分析高校食堂成本管控存在的問(wèn)題,針對(duì)問(wèn)題尋找長(zhǎng)治有效的成本管控策略。
高校食堂經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從采購(gòu)到驗(yàn)收入庫(kù)、到出庫(kù)加工,再到銷(xiāo)售,涉及直接成本、間接成本,而影響總體成本的因素存在于各環(huán)節(jié)。以COSO 內(nèi)部控制框架為基準(zhǔn),可以深入分析食堂成本管控在控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督等五方面存在的問(wèn)題。
高校食堂內(nèi)控環(huán)境包括軟環(huán)境和硬環(huán)境。食堂內(nèi)控軟環(huán)境主要指成本管控的觀念、制度、水平、氛圍等。硬環(huán)境主要體現(xiàn)為食堂內(nèi)控機(jī)構(gòu)構(gòu)成、內(nèi)控機(jī)構(gòu)運(yùn)行、組織機(jī)構(gòu)改革、權(quán)力運(yùn)行制衡機(jī)制建立情況。高校食堂內(nèi)控環(huán)境是高校食堂成本管控得以實(shí)施的保證,內(nèi)控環(huán)境欠佳導(dǎo)致成本控制面臨種種困難。
(1)成本管控觀念陳舊,成本管控難以推進(jìn)
據(jù)訪談得知,許多高校食堂管理者、普通員工普遍認(rèn)為控制食材采購(gòu)價(jià)格才是控制成本的重要途徑。社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,物價(jià)普遍上漲,食堂食材采購(gòu)價(jià)格水漲船高,這讓食堂管理者惶恐,束手無(wú)策。普遍觀念認(rèn)為,物價(jià)上漲無(wú)法控制,因而食堂成本上漲也是無(wú)奈之事,成本管控因此停滯不前。管理人員未意識(shí)到除了食材成本這項(xiàng)主營(yíng)業(yè)務(wù)成本外,食堂成本還包含職工薪資、能源耗費(fèi)、鍋爐維修保養(yǎng)費(fèi)等。這些費(fèi)用看似金額不是很高,但是積少成多,大量的費(fèi)用最后也會(huì)導(dǎo)致成本劇增。
(2)制度、流程欠缺,成本管控不理想
高校主要任務(wù)為教書(shū)育人,學(xué)校重視與教學(xué)、科研相關(guān)的制度建設(shè)和流程梳理。但是高校食堂的制度建設(shè)、流程梳理往往得不到重視,以致管理制度陳舊且覆蓋面不全,流程梳理不及時(shí),甚至有的高校食堂未設(shè)置業(yè)務(wù)流程。制度和流程的欠缺導(dǎo)致食堂管理主觀性、隨意性強(qiáng),管理效率、效果低下,難以開(kāi)展高效的成本控制。
(3)職員管理能力弱,成本管控受限
高校后勤食堂除關(guān)鍵管理人員為學(xué)校指派,屬于學(xué)校直接聘用的在職在編人員外,多數(shù)員工為臨時(shí)聘用人員,所聘用臨時(shí)人員整體專(zhuān)業(yè)水平不是很高,管理能力難以滿足成本管控的需求,對(duì)于成本管理顯得有心無(wú)力。
(4)文化氛圍不濃,職工歸屬感不強(qiáng),不利于成本管控
文化是企業(yè)、學(xué)校的靈魂,但很多高校食堂不像企業(yè)、學(xué)校那般注重文化建設(shè)和沉淀。因此,在一定程度上影響了職工對(duì)食堂的歸屬感,難以使其形成主人翁意識(shí),不利于推進(jìn)成本的有效控制。
(5)內(nèi)控結(jié)構(gòu)不合理,制衡機(jī)制落實(shí)不到位,改革進(jìn)程緩慢
一些高校食堂未嚴(yán)格按需求設(shè)置采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)等崗位,存在同一人負(fù)責(zé)不兼容的兩個(gè)崗位的現(xiàn)象。不合理的崗位設(shè)置、不明確的職權(quán)劃分導(dǎo)致權(quán)力制衡機(jī)制無(wú)法有效執(zhí)行。另外,由于食堂受重視程度不高,很少有人關(guān)注食堂發(fā)展,故食堂組織機(jī)構(gòu)改革非常緩慢,幾乎處于長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)。欠佳的食堂內(nèi)控硬環(huán)境給成本管控帶來(lái)了巨大的阻力。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管理主要包括設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)及風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析、應(yīng)對(duì)。高校食堂普遍未建立科學(xué)、有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,無(wú)法準(zhǔn)確設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)及智能預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。風(fēng)險(xiǎn)分析依賴(lài)主觀經(jīng)驗(yàn)和判斷,分析依據(jù)、過(guò)程不夠科學(xué)和充分。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)只能被動(dòng)應(yīng)對(duì),碰得滿鼻子灰且效果不佳。比如,當(dāng)社會(huì)環(huán)境出現(xiàn)變化時(shí),食堂由于未建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)系統(tǒng)不能第一時(shí)間預(yù)警和給出可行的解決措施,那么可能面臨一些食材或其他用品采購(gòu)價(jià)格上漲,且難以獲取有效應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施。
食堂生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)主要包括采購(gòu)、驗(yàn)收與入庫(kù)、領(lǐng)用與出庫(kù)、加工與銷(xiāo)售。許多高校食堂控制活動(dòng)乏力,成本管控阻力重重。
(1)采購(gòu)規(guī)范化程度不高,成本控制艱難
高校食堂米、面、油、鮮肉、凍品、雞蛋等大宗物資一般通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式采購(gòu)。但輔料類(lèi)、日常零用類(lèi)物資由采購(gòu)人員自行采購(gòu)。自行采購(gòu)給成本管控留下了許多漏洞,采購(gòu)人員有機(jī)會(huì)向供貨商索要回扣或開(kāi)具虛假票據(jù)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用,增加食堂經(jīng)營(yíng)成本。
(2)驗(yàn)收、入庫(kù)管控不當(dāng),成本被迫提高
部分高校食堂驗(yàn)收不嚴(yán)格按內(nèi)控要求進(jìn)行,存在采購(gòu)與驗(yàn)收同為一人等不合規(guī)現(xiàn)象,無(wú)法體現(xiàn)制衡。在入庫(kù)環(huán)節(jié)上,存在應(yīng)入庫(kù)物資入庫(kù)不及時(shí)、不完整現(xiàn)象。食材被遺失、毀損難以察覺(jué),造成食堂成本被迫提高。
(3)領(lǐng)用、出庫(kù)管理不規(guī)范,成本管理粗放
食堂食材領(lǐng)用存在領(lǐng)用無(wú)申請(qǐng),出庫(kù)無(wú)登記或登記不及時(shí)等現(xiàn)象,導(dǎo)致系統(tǒng)動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確程度不高,無(wú)法滿足數(shù)據(jù)分析、運(yùn)用需求。成本管理粗放、低效。
(4)加工、銷(xiāo)售管理不當(dāng),成本提高
當(dāng)前,許多高校食堂未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn),加工方法較原始。這嚴(yán)重影響了食材的成品率,造成食材浪費(fèi),徒增成本。另外,食材從最初始狀態(tài)到被銷(xiāo)售環(huán)節(jié),食材成本幾乎已全部發(fā)生。這時(shí),如若因銷(xiāo)售人員的服務(wù)態(tài)度欠佳而影響食物的銷(xiāo)量,則可能增加飯菜剩余量,造成不必要的浪費(fèi),提高經(jīng)營(yíng)成本。
高校食堂成本管控部門(mén)與各相關(guān)部門(mén)間存在各自為政現(xiàn)象,有效信息不能及時(shí)傳遞到成本管控部門(mén),導(dǎo)致管理者所做預(yù)測(cè)、決策不科學(xué),不利于成本管控。另外,落后的信息管理系統(tǒng)也嚴(yán)重影響了信息溝通,阻礙成本管控。目前,很多高校食堂具備基本的信息化系統(tǒng),主要包括財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)、原始采購(gòu)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。但是,這些信息化系統(tǒng)功能不夠全面,模塊間未實(shí)現(xiàn)連接。因而,信息系統(tǒng)無(wú)法體現(xiàn)直接財(cái)務(wù)信息以外的其他信息。如每天就餐人數(shù)、就餐消費(fèi)習(xí)慣等信息。信息流通、溝通不及時(shí)、不全面,嚴(yán)重影響管理者對(duì)食堂采購(gòu)、加工、售賣(mài)量所作預(yù)估的準(zhǔn)確性,造成全面成本管控受限。
(1)內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)監(jiān)督乏力,成本控制困難
多數(shù)高校食堂未單獨(dú)設(shè)置紀(jì)檢、審計(jì)室,其監(jiān)督管理工作一般由學(xué)校審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)兼任。然而,大多高校審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員薄弱,應(yīng)付學(xué)校各項(xiàng)監(jiān)管任務(wù)已是心有余而力不足。因此,監(jiān)管部門(mén)對(duì)食堂監(jiān)督乏力。一般情況下,審計(jì)部門(mén)只在采購(gòu)招標(biāo)以及月末、季末、年底盤(pán)點(diǎn)時(shí)作為監(jiān)督人參與其中。紀(jì)檢部門(mén)通常只在食堂監(jiān)管出現(xiàn)較大問(wèn)題或有人舉報(bào)食堂管理問(wèn)題時(shí)才參與監(jiān)管,而日常則一般不參與到食堂監(jiān)管工作中。不管是審計(jì)還是紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)食堂的監(jiān)管程度,都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到食堂成本管控的需求。
(2)職工成本管控責(zé)任感不強(qiáng),未形成相互監(jiān)督機(jī)制
食堂成本管控涉及采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、加工、銷(xiāo)售等多個(gè)環(huán)節(jié),單純依靠外部機(jī)構(gòu)監(jiān)管或管理人員監(jiān)督是不夠的,廣大職工群體是監(jiān)管的主力軍,但是目前很多高校食堂的職工沒(méi)有成本監(jiān)管的責(zé)任感,即使發(fā)現(xiàn)應(yīng)入庫(kù)食材不足額入庫(kù)、食材被偷盜、食材被浪費(fèi)等嚴(yán)重影響成本的行為也不一定及時(shí)反饋或舉報(bào)。監(jiān)督缺失,成本控制受阻。
(1)更新職工成本管控觀念,推動(dòng)成本管控
人的意識(shí)操控著人的行為,要想推動(dòng)食堂成本管控,首先應(yīng)更新食堂管理者、職工們的成本管控理念。高校食堂可以通過(guò)定期、不定期開(kāi)展與成本管控相關(guān)的培訓(xùn)或組織到區(qū)內(nèi)外成本管控出色的高校食堂參觀學(xué)習(xí)等方式,使管理者和職工們對(duì)食堂成本構(gòu)成有更深入的了解,掌握有效的成本管理方法,從而積極推動(dòng)成本管控。
(2)完善管理制度、梳理業(yè)務(wù)流程,助力成本管控
規(guī)范有效的管理需要制度支撐,沒(méi)有制度的管理將會(huì)一片混亂。高校食堂要想高效地進(jìn)行成本管理,合理完善的制度是保證。因此,高校食堂應(yīng)及時(shí)制定和更新管理制度,使各項(xiàng)成本管控的執(zhí)行有章可依。同時(shí),食堂管理人員應(yīng)及時(shí)向職工解讀制度,引導(dǎo)職工積極貫徹、執(zhí)行成本管控制度。另外,食堂應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)梳理并制定業(yè)務(wù)流程圖,讓職工一目了然并牢記于心。通過(guò)執(zhí)行合理、標(biāo)準(zhǔn)的流程,促成成本的有效管控。
(3)提高職工管理能力,促進(jìn)成本管控
高校食堂雖不是學(xué)校的關(guān)鍵部門(mén),但食堂對(duì)高校發(fā)展的后勤保障作用不容忽視。因此,對(duì)食堂員工的選擇在注重技能的基礎(chǔ)上還應(yīng)關(guān)注其綜合管理能力,特別是管理人員,好的管理人員能帶出一批出色的職員。高校食堂應(yīng)舍得人才成本的投入,以小成本支出換取大成本節(jié)約。
(4)加強(qiáng)食堂文化建設(shè),增強(qiáng)職工歸屬感,推動(dòng)成本管控
企業(yè)的文化可以深遠(yuǎn)地影響職工的行為,優(yōu)良濃厚的食堂文化同樣能起到積極引導(dǎo)職工自覺(jué)參與成本管控的作用。食堂可以通過(guò)圖文上墻、日常宣傳等方式進(jìn)行食堂文化建設(shè),潛移默化地影響職工,從而以無(wú)形的方式持續(xù)推動(dòng)成本管控。
(5)優(yōu)化內(nèi)控結(jié)構(gòu),堅(jiān)持制衡機(jī)制,加快機(jī)構(gòu)改革
要實(shí)現(xiàn)有效的成本管控,食堂須按控制活動(dòng)需求組建合理的食堂內(nèi)部控制結(jié)構(gòu),設(shè)置采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、出庫(kù)、加工、銷(xiāo)售等崗位,同時(shí)不相容崗位嚴(yán)格相分離。全面堅(jiān)持權(quán)力運(yùn)行制衡機(jī)制,把影響成本控制的權(quán)力關(guān)進(jìn)制度的牢籠。另外,根據(jù)食堂管理情況開(kāi)展組織機(jī)構(gòu)改革,建立起食堂管理者權(quán)力清單、各部門(mén)責(zé)任清單、崗位職責(zé)清單。明確成本管控責(zé)任,促使管理者、職工勇?lián)杀竟芸卮笕巍?/p>
為有效避免食堂成本失控,高校食堂應(yīng)逐步建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。具體措施為:①建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組,明確小組風(fēng)控職責(zé)。如若因評(píng)估小組失職造成成本失控,則應(yīng)追究相應(yīng)人員責(zé)任;②構(gòu)建起一套科學(xué)、高效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng),確保在風(fēng)險(xiǎn)將發(fā)生時(shí)第一時(shí)間發(fā)出預(yù)警提示;③增強(qiáng)食堂職工特別是管理人員的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí),提高風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力。確保當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警出現(xiàn)時(shí),風(fēng)險(xiǎn)管控人員能及時(shí)做出充分、有力的分析,并得出科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)措施,從而最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失,減少成本支出。
(1)規(guī)范采購(gòu),推動(dòng)成本管控
高校食堂應(yīng)自覺(jué)拓寬零星物資采購(gòu)渠道,關(guān)于新鮮農(nóng)產(chǎn)品的采購(gòu)可考慮建立“農(nóng)校對(duì)接”模式,減少中間成本。另外,食堂應(yīng)定期、不定期更換供應(yīng)商和采購(gòu)人員,規(guī)范采購(gòu)行為,從而遏制不良采購(gòu)事件的發(fā)生,有力掌控成本發(fā)生額。
(2)加強(qiáng)驗(yàn)收、入庫(kù)管理,促進(jìn)成本管理
在驗(yàn)收環(huán)節(jié)上始終嚴(yán)格按內(nèi)部控制要求,堅(jiān)持不相容職位相分離,采購(gòu)、驗(yàn)收崗嚴(yán)格區(qū)分,各行其責(zé)。在入庫(kù)環(huán)節(jié)上,及時(shí)、完整、準(zhǔn)確入庫(kù),確保數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)精準(zhǔn)度,為數(shù)據(jù)的運(yùn)用與分析提供根本保證,促進(jìn)成本的有效管理。
(3)優(yōu)化領(lǐng)用、出庫(kù)管理,助力精準(zhǔn)成本管控
嚴(yán)格規(guī)范食材領(lǐng)用手續(xù),領(lǐng)用人憑獲批領(lǐng)用單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用食材。不允許以先斬后奏方式領(lǐng)用食材。保證食材使用合理,成本合理。倉(cāng)庫(kù)管理人員及時(shí)登記出庫(kù)信息,確?;A(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無(wú)誤,助力成本管理效率、效果。
(4)推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化加工,減少浪費(fèi);優(yōu)化服務(wù),促銷(xiāo)量增長(zhǎng)
建立標(biāo)準(zhǔn)化食材加工車(chē)間,在可行范圍內(nèi)保證食材成品率,減少加工環(huán)節(jié)的不必要浪費(fèi),減少成本開(kāi)支。通過(guò)人才選拔、培訓(xùn)等方式提升食堂職工服務(wù)水平,特別是要注重售賣(mài)窗口人員的服務(wù)禮儀,推行微笑服務(wù)。增強(qiáng)廣大師生就餐意愿,減少既已完成生產(chǎn)食物的浪費(fèi),減少不必要成本發(fā)生的概率。
(5)加強(qiáng)信息溝通,加快信息化建設(shè),促成本高效管理
要實(shí)現(xiàn)信息流通,食堂成本管控部門(mén)不可閉門(mén)造車(chē),必須積極主動(dòng)加強(qiáng)與校內(nèi)外相關(guān)部門(mén)的溝通,及時(shí)獲取有用信息,輔助成本管控。另外,要實(shí)現(xiàn)信息高效流通,加快信息化建設(shè)是關(guān)鍵。
有條件的高校食堂應(yīng)大力推進(jìn)信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)食堂信息系統(tǒng)與學(xué)校相關(guān)信息系統(tǒng)的模塊連接,同時(shí)依托智慧校園,使信息傳遞及時(shí)、全面、精準(zhǔn),通過(guò)信息系統(tǒng)快速獲取所需信息,并對(duì)信息進(jìn)行分析,從而運(yùn)用有效信息進(jìn)行成本管控。具體而言,食堂信息系統(tǒng)除具備記賬功能外,還能通過(guò)數(shù)據(jù)導(dǎo)入反映食材購(gòu)入單價(jià)、數(shù)量等信息,同時(shí)還能及時(shí)反映每天就餐人數(shù)、收入情況,通過(guò)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析,智能預(yù)測(cè)未來(lái)1 ~2 天采購(gòu)價(jià)格、就餐人數(shù)等。有效的價(jià)格預(yù)測(cè)可以幫助采購(gòu)者更好地把控采購(gòu)價(jià)格,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本控制。預(yù)測(cè)就餐人數(shù),可以更精準(zhǔn)地測(cè)算采購(gòu)量、食材加工量和銷(xiāo)售量,減少采購(gòu)、加工成本,同時(shí)也減少剩余飯菜,減少浪費(fèi),最終減少成本支出。
(1)全面加強(qiáng)審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)監(jiān)督力度
要想食堂成本得到有效監(jiān)管,首先應(yīng)設(shè)置監(jiān)管部門(mén)或加強(qiáng)審計(jì)、監(jiān)察部門(mén)的監(jiān)管能力。條件允許的高校食堂可考慮增設(shè)監(jiān)管部門(mén)或適當(dāng)增加審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員并提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng),從而實(shí)現(xiàn)對(duì)食堂經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)行全程監(jiān)管,不給成本管控留下監(jiān)督空白點(diǎn)。
(2)增強(qiáng)職工成本管控責(zé)任感,建立成本監(jiān)督機(jī)制
群眾的眼睛是雪亮的,群眾的力量也是強(qiáng)大的。高校食堂可以考慮設(shè)置成本管控獎(jiǎng)罰機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制。當(dāng)成本得到有效控制、利潤(rùn)得到上漲時(shí),則給予相關(guān)組別員工考核獎(jiǎng)勵(lì);成本控制失效,利潤(rùn)下降時(shí)扣罰相應(yīng)組別員工的績(jī)效工資,以此使成本管控與食堂每個(gè)職工切身利益緊密相關(guān)。形成人人積極、主動(dòng)參與成本監(jiān)管的良好氛圍。
高校是培養(yǎng)人才的搖籃,食堂是高校發(fā)展的有力后勤保障。公益性的高校食堂要持續(xù)健康發(fā)展必須把好成本管控關(guān)。通過(guò)持續(xù)優(yōu)化食堂成本管控環(huán)境,建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,優(yōu)化成本控制活動(dòng)措施,提高信息溝通水平,強(qiáng)化監(jiān)督可有效推動(dòng)高校食堂成本管控,助力食堂發(fā)展,助力教育事業(yè)發(fā)展。